Arter
I denna artikel
Användning av arter i E-Komplet
Arter gör det möjligt att dela upp intäkter och andra data i enskilda delar av ett ärende. Detta skapar en tydlig och hanterbar struktur där du kan behålla överblicken över hela ärendet samtidigt som du kan fördjupa dig i enskilda detaljer.
I E-Komplet kan du skapa både arter och summaarter. En summaart fungerar som en huvudkategori där du kan samla flera underkategorier (arter). Detta ger dig större flexibilitet i hur du strukturerar och hanterar dina ärenden.
För att göra processen ännu effektivare kan du skapa artmallar som kan återanvändas när du skapar ärenden och offerter. Detta är särskilt användbart om du ofta arbetar med samma typ av projekt och vill ha en enhetlig artstruktur. När du bifogar en artmall till ett ärende importeras de tillhörande summaarterna och arterna automatiskt.
Förutsättningar
Följande roller är relevanta vid användning och administration av arter i E-Komplet:
Artadministratör: Denna roll används tillsammans med andra roller som ger åtkomst till ärendeinställningar (”Administratör”, ”Ledning”, ’Projektledare’, ”Ekonom”) och gör det möjligt att ställa in arter och artmallar via följande menyalternativ:
- Administration → Fallinställningar → Art/Summa arter
- Administration → Fallinställningar → Artmallar
Artansvarig: Denna roll används tillsammans med andra roller som ger åtkomst till ärenden (”Ärendechef”, ”Ledning”, ’Kontraktschef’, ”Ekonom”) och gör det möjligt att aktivera och använda arter i ärenden samt redigera tillhörande inställningar.
Observera: Att aktivera en eller båda dessa roller för en användare medför en extra kostnad. Se prislistan här .
Kom igång med arter på din webbplats
Det första steget när du vill börja använda arter på din webbplats är att skapa önskade arter och summa arter under Administration → Fallinställningar → Arter/Summa arter.
Om du vill att dina användare ska följa en enhetlig klassificering av typer för specifika ärenden kan du också skapa artmallar under Administration → Ärendeninställningar → Artmallar.
Hur fungerar det?
När du skapar ett fall
Användare med rollen ”Arter-ansvarig” kan aktivera arter i de fall de skapar genom att aktivera alternativet ”Använd arter” i fälldialogen under fliken Fallinformation.
När arter har aktiverats i fallet kan de hanteras direkt i fälldialogen under fliken Arter:
- Här kan användaren välja vilka arter som ska användas för att dela upp registreringar (fakturalinjer, timmar, poster) i ärendet.
- Användaren kan också tillämpa de artmallar som har skapats.
- Du kan också lägga till en budget för varje typ under posterna ”Omsättning”, ’Material’, ”Övrigt/UE” och ”Löner”.
Permanent fästning av arter
För att säkerställa att poster alltid kopplas till rätt ärendetyp kan du koppla en fast ärendetyp till följande element:
Kreditor
Om en typ väljs på kreditkortet kommer inköpsfakturar från denna kreditor automatiskt att klassificeras under den valda art och visas under denna typ i fallöversikten.Løndel
Om en art väljs för en lönekomponent kommer tidsregistreringar med denna lönekomponent automatiskt att kategoriseras under den valda arten i ärendet.Medarbetare
Om en typ väljs för en medarbetare kommer deras tidsregistreringar automatiskt att klassificeras under den valda typen och visas i fallöversikten.
- Fallgrupp
I fallgrupper kan du välja en fast artmall. När du skapar ett nytt fall med denna fallgrupp kommer artmallen automatiskt att tillämpas, förutsatt att arterna är aktiverade i fallet.
- Arbetsorder
När du lägger till en art i en arbetsorder kommer denna art automatiskt att föreslås som standard för tidsregistreringar som görs i arbetsordern via appen.
Översikt över fallets ekonomi uppdelad efter art
Dessutom får du tillgång till artöversikten , där du också kan få detaljerad inblick i ekonomin uppdelad per art.
Tips: Under Mina inställningar kan du välja att knappenbredvid ärendenumren ska omdirigera dig direkt till artöversikten . Som standard omdirigerar knappen dig till ärendeöversikten.
Aktivering och inställningar
Du kan aktivera arter under Administration → Fallinställningar genom att markera ”Aktivera arter” under Moduler.
Under Art kan du välja hur systemet ska hantera registreringar utan art som standard i fall där arter är aktiverade:
- Gör ingenting: Registreringen slutförs utan någon systemrespons.
- Varna användaren: Användaren får en varning.
- Block: Registreringen kan inte sparas utan att art anges.
Observera att denna inställning kan ändras manuellt från fall till fall av användare med rollen ”Avdelningschef”.
Skapande av arter och summa arter
Arter och summa arter skapas under Administration → Fallinställningar → Arter/Summa arter.
Skapa art
Denna guide beskriver hur man skapar en art.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Art/Summa arter.
2. Klicka på 
i rutan Arter.
3. I fönstret som öppnas kan du konfigurera följande fält:
- Alias: Ange ett alias – vi rekommenderar att du använder siffror.
- Namn: Ange ett kort och beskrivande namn för arten.
- Färg: Välj en färg efter dina önskemål.
- Aktiv: Måste väljas för att arten ska kunna användas.
- Registreringar: Välj om följande registreringar ska tillåtas för denna art:
- Tidsregistreringar
- Material- och UE-registreringar
- Anmälningar
- Associerade arter: Koppla arten till en associerad art.
4. Klicka på 
.
Skapa summaart
Denna guide beskriver hur man skapar en summaart.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Art/Summa arter.
2. Klicka på i rutan Summa arter.
3. I fönstret som öppnas kan du konfigurera följande fält:
- Alias: Ange ett alias – vi rekommenderar att du använder siffror.
- Namn: Ange ett kort och beskrivande namn för summaarten.
- Färg: Välj en färg efter dina önskemål.
- Aktiv: Måste väljas för att summaarten ska kunna användas.
- Associerade arter: Koppla arter till arten.
4. Klicka på .
Hantera arter och summaarter
Du kan redigera och ta bort både enskilda och flera arter samt summaarter samtidigt. Läs mer i denna guide.
Korrekt art
Denna guide beskriver hur man korrigerar en art.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Art/Summa arter.
2. Sök efter den art du vill korrigera i rutan Arter.
3. Klicka på 
bredvid den aktuella arten.
4. Du kan nu justera följande inställningar för arten:
- Alias: Alias – vi rekommenderar att du använder siffror.
- Namn: Artens namn.
- Färg: Färg.
- Aktiv: Måste väljas för att arten ska kunna användas.
- Registreringar: Välj om följande registreringar ska tillåtas för denna art:
- Tidsregistreringar
- Material- och UE-registreringar
- Anmälningar
- Associerade arter: Välj den art som arten ska associeras med.
5. Klicka på för att spara ändringarna.
Korrigera summaart
Denna guide beskriver hur man korrigerar en summaart.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Art/Summa arter.
2. Sök efter den summaart du vill redigera i rutan Summaart.
3. Klicka på bredvid relevant sumart.
4. Du kan nu justera följande inställningar för summaarten:
- Alias: Alias – vi rekommenderar att du använder siffror.
- Namn: Summaartens namn.
- Färg: Färg.
- Aktiv: Måste väljas för att summaarten ska kunna användas.
- Associerade sumarter: Välj vilka arter som ska tillhöra denna sumart.
5. Klicka på för att spara ändringarna.
Massuppdatering av arter och summaarter
Du kan enkelt uppdatera olika inställningar för flera arter samtidigt:
- Summaarter: Du kan ändra om sumart är aktivt eller inaktivt.
- Art: Du kan ändra vilka typer av registreringar som är tillåtna och om arten är aktiv eller inaktiv.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Art/Summa arter.
2. Markera de arter du vill uppdatera i bulk och klicka på 
.
3. I dialogrutan som nu visas kan du välja vad du vill uppdatera – status eller tillåtna registreringar:
- Aktiv: Rutan måste vara markerad för att arten ska kunna användas.
- Registreringar: Välj om följande registreringar ska tillåtas för denna art:
- Tidsregistreringar
- Material- och UE-registreringar
- Direkta poster
4. Ändringarna sparas genom att klicka på .
Summaarter uppdateras på samma sätt i bulk.
Ta bort art/sumart
Denna guide beskriver hur man tar bort arter och summaarter.
Observera:
En art kan endast raderas om den inte är kopplad till en kreditgivare, en katalog, en anställd eller en lönekomponent.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Art/Summa arter.
2. Under Sumarter respektive Arter kan du se alla summaarter och arter som har skapats på webbplatsen.
3. Enskilda arter och summaarter kan raderas genom att klicka på 
bredvid relevant rad.
4. En dialogruta visas då, där du ombeds bekräfta raderingen.
Massutrotning av arter/summa arter
Denna guide beskriver hur man tar bort flera arter och summaarter samtidigt.
Observera:
En art kan endast raderas om den inte är kopplad till en kreditgivare, en katalog, en anställd eller en lönekomponent.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Art/Summaarter.
2. Markera rutan bredvid den sumart eller de arter som du vill ta bort under Summaart respektive Arter.
3. Klicka på 
.
4. Bekräfta raderingen.
Arter mallar
I E-Komplet kan du också skapa artmallar som kan återanvändas när du skapar ärenden och offerter.
Detta är särskilt användbart om du ofta arbetar med samma typ av projekt och vill säkerställa en konsekvent artstruktur. När du bifogar en artmall till ett ärende importeras de associerade summaarterna och arterna automatiskt till ärendet.
Skapa artmall
Denna guide beskriver hur man skapar en artmall.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Artmallar.
2. Klicka på under Mallar.
3. I fönstret som nu visas kan du konfigurera följande inställningar:
- Namn: Välj ett meningsfullt namn för mallen.
- Aktiv: Måste väljas för att mallen ska kunna användas.
- Länka arter eller summaarter: Sök efter arter och summa arter som redan har skapats och länka dem till mallen. Dessa arter och summaarter läggs automatiskt till i fallet när mallen väljs.
4. Klicka på för att spara mallen.
Korrekt artmall
Denna guide beskriver hur man korrigerar en artmall.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Artmallar.
2. Sök efter den mall du vill redigera och klicka på bredvid den.
3. I fönstret som nu visas kan du ändra följande inställningar:
- Namn: Redigera namnet på mallen.
- Aktiv: Måste väljas för att mallen ska kunna användas.
- Länka arter eller summera arter: Justera vilka arter och summerade arter som är länkade till mallen.
4. Klicka på för att spara ändringarna.
Ta bort artmall
Denna guide beskriver hur man tar bort en artmall.
1. Gå till Administration → Fallinställningar och växla till underfliken Artmallar.
2. Sök efter den mall du vill ta bort och klicka på bredvid den.
3. En dialogruta visas då, där du ombeds bekräfta raderingen.
Användning av arter i fall
Denna guide ger en allmän översikt över hur arter används i ett fall.
Ställa in arter på ett fall
Användare med tillgång till arter kan aktivera arter i sina ärenden under fliken Ärendedetaljer i ärendedialogen. När arter har kopplats till ett ärende kan funktionen inte längre inaktiveras.
Under fliken Arter i falldialogen kan användaren styra vilka arter och underarter som är kopplade till fallet.
När användaren skapar och redigerar ett ärende med arter kan hen tilldela en typ till alla poster som gjorts i ärendets budget under fliken Budget i ärendedialogen. När användaren skapar kreditorer, lönerader och försäljningsrader i budgeten kan hen välja mellan de arter som är kopplade till ärendet.
Användning av arter i fallrapporter
I ett ärende som rör arter är det god praxis att fylla i arten på alla poster som görs i ärendet – inklusive försäljningsfakturor, inköpsfakturor och tidsposter.
Om detta alternativ väljs under fliken Fallinformation i fälldialogen kommer systemet antingen att varna användarna om registreringar utan art eller helt blockera registreringen.
Korrekt val av art i posterna säkerställer att systemet kan placera dem korrekt i arter-vyn i fallöversikten . Detta gör att du kan behålla en översikt över aktuella intäkter och kostnader inom varje art. Nedan finns ett exempel på denna vy, där realiserade, budgeterade och förväntade belopp är uppdelade efter tilldelad art.
Det är också viktigt att korrekt tilldela arter till försäljningsfakturarader, inköpsfakturarader och tidsregistreringar så att systemet kan skapa en korrekt artsöversikt för ärendet. Artsöversikten ger en översikt över ärendets ekonomi, uppdelad efter de arter som är kopplade till ärendet. Här kan du också hantera arterna, t.ex. lägga till fler arter och sammanfattande arter, samt justera de förväntade siffrorna för varje enskild art. Du kan läsa mer om artsöversikten här .
Poster utan arter
Om det finns poster i ärendet – t.ex. fakturalinjer, timmar etc. – utan tillhörande art, kan de enkelt identifieras via typöversikten under Poster utan art. I exemplet nedan ser du två inköpsfakturalinjer – en från en inköpsfaktura och en från en kreditnota – som saknar art.
Här kan du enkelt tilldela de saknade art genom att markera de rader du vill uppdatera och sedan klicka på 
.
Du kan sedan välja mellan de arter som är kopplade till fallet.
Avslutade arter
När du avslutar ärenden som innehåller arter sker även en avslutning på artnivå. Detta innebär att en historik över omsättning, löner och materialkostnader sparas för varje art som har använts för registreringar i ärendet.
Du kan komma åt denna historik via översikten över Avslutade arter under fliken Fall. För varje avslutat fall skapas här en rad för varje art som använts i fallet. Du kan filtrera översikten efter dina behov, till exempel genom att söka efter den art eller underart som du vill se statistik för.
I exemplet nedan har en sökning utförts på arten Byggarbetsplats. Du kan se att denna art har använts i två avslutade ärenden.
Sammanfattningsrutan högst upp på sidan visar olika sammanfattande siffror för den valda arten.
Förklaring av siffrorna i summafältet
Siffrorna i summafältet visar summan för alla rader som du har sökt efter i översikten nedan.
Varje gång du gör en ny sökning uppdateras sammanfattningsrutan automatiskt så att du alltid ser statistik för de arter du har filtrerat i tabellen.
Summafältet visar följande siffror:
Timmar: Antal timmar som registrerats med den valda arten.
Lönekostnader: Totala lönekostnader beräknade på grundval av tidsregistreringar för den valda arten.
Materialkostnader: Totalt belopp från inköpsfakturor som registrerats som materialförbrukning med den valda arten.
Omsättning: Den realiserade omsättningen från alla försäljningsfakturarader som inkluderar den aktuella arten.
Återstående budgetomsättning: Skillnaden mellan budgeterade försäljningspriser och vad som faktiskt har fakturerats via försäljningsfakturarader med den valda arten.
Förväntade återstående intäkter: Skillnaden mellan förväntade försäljningspriser (anges i kolumnen Förväntat i Arts-vyn i fallöversikten) och det belopp som fakturerats via försäljningsfakturarader med den valda arten.
Återstående budget för material: Skillnaden mellan den materialbudget som tilldelats den valda arten och det totala belopp som spenderats på material som registrerats för denna art.
Förväntat kvarvarande material: Skillnaden mellan de förväntade materialvärdena och den totala mängden materialinköp som registrerats för den valda arten.
Återstående budgeterade löner: Skillnaden mellan budgeterade lönekostnader och det faktiska utbetalda beloppet, beräknat på basis av tidsrapporter med de valda arterna.
Förväntad återstående lön: Skillnaden mellan förväntade lönekostnader och det faktiska utbetalda beloppet, beräknat utifrån tidsregistreringar med den valda arten.
Budget övrigt/UE återstående: Skillnaden mellan budgeterade kostnader i kategorin Övrigt/UE och faktiska utgifter, beräknat utifrån inköpsfakturor som registrerats för den valda arten.
Förväntade övriga kostnader/UE återstående: Skillnaden mellan de förväntade kostnaderna i kategorin Övriga kostnader/UE och de faktiska utgifterna, baserat på inköpsfakturor med den valda arten.
Antal rader: Antal rader i översikten nedan för vilka summafältet beräknar totalsummor.
DB (bidragsmarginal): Total skillnad mellan intäkter och kostnader för den valda arten.
DB per timme: Bidragsmarginal dividerat med det totala antalet registrerade timmar för den valda arten.
DG (täckningsgrad): Total täckningsgrad för den valda arten, beräknad enligt följande: Bidragsmarginal (CM) × 100 / försäljningspris.
Standardval av arter i appen
För tidsregistrering:
Om en typ anges på arbetsbladet kommer den att väljas som standard för tidsregistreringar som görs på arbetsbladet via appen.
Vid registrering av material:
I fall där arter aktiveras har installatören möjlighet att välja en art för varje artikel och standardrad som läggs till i fallet via appen .
Systemet föreslår automatiskt en art enligt följande prioritet:
-
Om det finns en art associerad med artikelnumret används denna.
-
Om det inte finns någon art angiven för artikelnumret, men det finns en art angiven i katalogen som artikeln kommer från, ska denna användas.
-
Om det inte finns någon art i katalogen heller, används arten från den associerade grossisten.
-
Om inget av ovanstående villkor är uppfyllt ska den art som anges på arbetsbladet användas.
