Kreditor- og købsfakturaindstillinger
I denne artikel
Kreditorindstillinger
Under Administration → Kreditorindstillinger kan der vælges forskellige indstillinger for kreditormodulet.
Generelt
I sektionen Generelt under Administration → Kreditorindstillinger kan følgende indstillinger vælges:
- Standard betalingsbetingelser til kreditor: Betalingsbetingelser, som systemet vil foreslå som standard, når I opretter en kreditor.
- Betalingsfil bankformat: Bankformat, som systemet skal foreslå som standard, når I henter betalingsfiler. Valget af det korrekte bankformat sikrer, at betalingsfilen bliver formateret korrekt og kan indlæses uden fejl i jeres bank.
Tip:
Hvis I oplever, at indlæsningen af betalingsfilen fejler, kan I med fordel ændre filformatet under Betalingsfil bankformat til “BEC Format” og forsøge igen. BEC Format er kompatibelt med de fleste banker og kan ofte løse eventuelle indlæsningsproblemer.
Ændringerne gemmes ved at klikke på 
nederst til højre.
Købsfaktura
I sektionen Købsfaktura under Administration → Kreditorindstillinger kan følgende indstillinger vælges:
- Mulighed for at skjule købsfakturaer: Når denne indstilling er aktiveret, tilføjes funktionen “Vis købsfakturaer i oversigter” på kreditorkortet, som vist på billedet nedenfor. Denne funktion gør det muligt at skjule fakturaer fra en specifik kreditor i de forskellige oversigter. Dette kan være nyttigt, hvis der for eksempel er medarbejdere, der ikke skal have adgang til oplysninger om køb fra denne kreditor.
- Brug kort advisering i betalingsfil: Når denne indstilling er aktiveret, forkortes teksten på betalinger i betalingsfiler.
- Forfaldsdato for elektroniske OIO-kreditnotaer: Her kan I vælge, hvilken forfaldsdato der som standard skal anvendes på elektroniske XML-kreditnotaer.
- Forfaldsdato for elektroniske købsfakturaer: Her kan der vælges, hvilken forfaldsdato der som standard skal anvendes på elektroniske købsfakturaer. Hvis I vælger “Efter OIO-faktura”, sikrer I, at systemet automatisk anvender den forfaldsdato, som kreditor har angivet i fakturaen. Dette er en fordel, hvis kreditor har ændret betalingsbetingelserne uden at informere jer, da det reducerer risikoen for forsinket betaling.
nederst til højre.I sektionen Ansvarlig for betalingsmetode under Administration → Kreditorindstillinger kan I vælge en ansvarlig for betalingsmetoden. Formålet med denne indstilling er at forebygge svindel, så udbetalinger kun kan foretages til de konti, der er registreret på kreditorkortet, medmindre ændringerne er godkendt af den ansvarlige.
Hvordan fungerer det?
Hvis der sker ændringer i følgende felter på en købsfaktura:
- Bankaftale
- Betalingsmetode
- Registreringsnr.
- Kontonr.
…bliver den ansvarlige automatisk tilføjet som godkender af fakturaen.
Bemærk:
Hvis den ansvarlige allerede har godkendt fakturaen, skal vedkommende godkende den igen.
I dette tilfælde placeres den ansvarlige sidst i godkenderlisten, så fakturaen gennemgår de øvrige godkendere først.
Hvis der sker ændringer i følgende felter på en kreditor:
- Bankaftale
- Betalingsmetode
- Registreringsnr.
- Kontonr.
…sendes der automatisk en e-mail til den ansvarlige.
For at vælge en ansvarlig kan I bruge rullemenuen til at søge efter og vælge en medarbejder. Denne bruger skal have rollen “Bogholder”, “Ledelse” eller “Administrator”. Til højre vises en historik over, hvem der tidligere har været ansvarlig.
Ændringerne gemmes ved at klikke på nederst til højre.
