Sagsgrupper
I denne artikel
Arbejd med sagsgrupper
Ved oprettelse af sager i E-Komplet skal der altid påsættes en sagsgruppe.
Sagsgrupperne kan hjælpe dig med at føre statistik på hvordan dine forskellige grupper af sager går, samt generelt sikre at sagerne placeres korrekt ved bogføring af salgs- og købsfakturaer, hvis man ønsker at dette skal være differentieret fra den sædvanlige opsætning.
Derudover er der en række indstillinger du kan sætte op på sagsgruppeniveau, således disse automatisk er udfyldt på de sager, der oprettes med denne sagsgruppe. Du har fx mulighed for at sætte faste kvalitetssikringsskemaer og standardlinjer op på dine sagsgrupper. Har du gjort dette, vil disse kvalitetssikringsskemaer/standardlinjer altid komme på de sager der oprettes med denne sagsgruppe.
Sagsgrupper administreres via fanen Sagsgrupper under Administration → Sagsindstillinger.
Ud for hver sagsgruppe kan du se, hvilken sagstype den hører til, samt om sagsgruppen er tiltænkt interne sager og/eller igangværende arbejder (IGVA). Ligeledes kan du her se de tilknyttede finanskonti til håndtering af salg og køb, antallet af faste kvalitetssikringsskemaer, samt DG% og % af sociale tillæg, der er sat på sagsgruppen.
Opret sagsgruppe
Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter en sagsgruppe.
1. Gå til fanen Sagsgrupper under Administration → Sagsindstillinger.
2. Klik på 
:
3. I vinduet, der nu vises, er der tre faner, du kan udfylde.
4. Under fanen Stamdata kan du udfylde:
- Sagsgruppe: Navnet på sagsgruppen.
- Beskrivelse: En retvisende beskrivelse på sagsgruppen.
- Type: Vælg i menuen, hvilken sagstype sagsgruppen skal kunne bruges til (spjæld-, service- eller entreprisesager). Hvis du vælger “Alle”, kan sagsgruppen benyttes på alle sagstyper. Herefter kan du specificere, hvilke sager sagsgruppen er tiltænkt, ved at sætte flueben ved de relevante valgmuligheder (flere kan vælges):
- Intern: Sagsgruppen er tiltænkt interne sager.
- Reklamation: Sagsgruppen er tiltænkt reklamationer.
- IGVA: Sagsgruppen er tiltænkt igangværende sager.
- Er mobil spjældsag: Hvis dette felt er markeret, vil systemet foreslå denne sagsgruppe som standard ved oprettelse af sager via appen.
- Aktiv: Fluebenet indikerer, at sagsgruppen er aktiv og kan vælges på sager.
- Vises under opret sag i app’en: Vælg, om sagsgruppen skal være synlig og dermed valgbar i appen ved sagsoprettelse.
- Blokér timeregistreringer: Sætter du et flueben her, vil det ikke være muligt at timeregistrere på sager med denne sagsgruppe, medmindre du slår denne indstilling fra på sagen.
- Finanskonto til håndtering af køb: Hvis købsfakturaer på sager med denne sagsgruppe skal bogføres på en anden konto end den standard konto som valgt under kontoindstillinger, vælges den ønskede finanskonto i dette felt. Dette er fx en god løsning, hvis du har en intern sagsgruppe til køb af arbejdstøj eller værktøj, så du kan definere, hvilken konto de købsfakturaer der kommer ind, skal bogføres på.
- Finanskonto til håndtering af salg: Hvis salgsfakturaer på sager med denne sagsgruppe skal bogføres på en anden konto end den standard konto, der er valgt under kontoindstillinger, vælges den ønskede kreditkonto i dette felt.
- DG: Hvis I har en DG, som I sigter efter eller ved I normalt ligger omkring, når det er denne sagstype, så kan du altså angive denne. Den dækningsgrad, du angiver her, vil automatisk blive sat op på nye sager, der oprettes i denne sagsgruppe.
- Sociale tillæg %: Hvis du angiver et socialt tillæg % her, vil det automatisk være udfyldt i budgettet, når du opretter sager med denne sagsgruppe. Hvis du udfylder dette felt, inden du udfylder feltet “Løndel”, vil feltet “Løndel” blive gråmarkeret. Hvis feltet “Løndel” er udfyldt, indsættes satsen fra løndelen automatisk.
- Løndel: Angiver du en løndel her, vil systemet automatisk anvende prisen fra denne løndel, når du laver budget på sager, hvor denne sagsgruppe er valgt.
- Artsskabelon: Hvis arter er aktiveret på sitet, kan du vælge en artsskabelon her. Når du opretter en ny sag med denne sagsgruppe, vil artsskabelonen automatisk blive anvendt, forudsat at arter er aktiveret på sagen.
5. Under fanen Kvalitetssikring kan du sætte faste kvalitetssikringsskemaer op på sagsgruppen, således disse automatisk kommer på, når du opretter en sag i denne sagsgruppe.
6. Under fanen Standardlinjer kan du sætte faste standardlinjer op på sagsgruppen, således disse automatisk bliver tilføjet ved oprettelse af salgsfakturaer på sager i denne sagsgruppe.
7. Klik på 
.
Redigér sagsgruppe
Denne vejledning beskriver, hvordan du retter opsætningen på en sagsgruppe.
1. Gå til fanen Sagsgrupper under Administration → Sagsindstillinger.
2. Find den pågældende sagsgruppe, og klik på 
under Handlinger:
3. I vinduet, der nu vises, kan du rette følgende opsætning:
- Sagsgruppe: Navnet på sagsgruppen.
- Beskrivelse: En retvisende beskrivelse på sagsgruppen.
- Type: Vælg i menuen, hvilken sagstype sagsgruppen skal kunne bruges til (spjæld-, service- eller entreprisesager). Hvis du vælger “Alle”, kan sagsgruppen benyttes på alle sagstyper. Herefter kan du specificere, hvilke sager sagsgruppen er tiltænkt, ved at sætte flueben ved de relevante valgmuligheder (flere kan vælges):
- Intern: Sagsgruppen er tiltænkt interne sager.
- Reklamation: Sagsgruppen er tiltænkt reklamationer.
- IGVA: Sagsgruppen er tiltænkt igangværende sager.
- Er mobil spjældsag: Hvis dette felt er markeret, vil systemet foreslå denne sagsgruppe som standard ved oprettelse af sager via appen.
- Aktiv: Fluebenet indikerer, at sagsgruppen er aktiv og kan vælges på sager.
- Vises under opret sag i app’en: Vælg, om sagsgruppen skal være synlig og dermed valgbar i appen ved sagsoprettelse.
- Blokér timeregistreringer: Sætter du et flueben her, vil det ikke være muligt at timeregistrere på sager med denne sagsgruppe, medmindre du slår denne indstilling fra på sagen.
- Finanskonto til håndtering af køb: Hvis købsfakturaer på sager med denne sagsgruppe skal bogføres på en anden konto end den standard konto som valgt under kontoindstillinger, vælges den ønskede finanskonto i dette felt. Dette er fx en god løsning, hvis du har en intern sagsgruppe til køb af arbejdstøj eller værktøj, så du kan definere, hvilken konto de købsfakturaer der kommer ind, skal bogføres på.
- Finanskonto til håndtering af salg: Hvis salgsfakturaer på sager med denne sagsgruppe skal bogføres på en anden konto end den standard konto der er valgt under kontoindstillinger, vælges den ønskede kreditkonto i dette felt.
- DG: Hvis I har en DG, som I sigter efter eller ved I normalt ligger omkring, når det er denne sagstype, så kan du altså angive denne. Den dækningsgrad, du angiver her, vil automatisk blive sat op på nye sager som oprettes i denne sagsgruppe.
- Sociale tillæg %: Hvis du angiver et socialt tillæg % her, vil det automatisk være udfyldt i budgettet, når du opretter sager med denne sagsgruppe. Hvis du udfylder dette felt, inden du udfylder feltet “Løndel”, vil feltet “Løndel” blive gråmarkeret. Hvis feltet “Løndel” er udfyldt, indsættes satsen fra løndelen automatisk.
- Løndel: Angiver du en løndel her, vil systemet automatisk anvende prisen fra denne løndel, når du laver budget på sager, hvor denne sagsgruppe er valgt.
- Artsskabelon: Hvis arter er aktiveret på sitet, kan du vælge en artsskabelon her. Når du opretter en ny sag med denne sagsgruppe, vil artsskabelonen automatisk blive anvendt, forudsat at arter er aktiveret på sagen.
4. Under fanen Kvalitetssikring kan du administrere de kvalitetssikringsskemaer der er sat op på sagsgruppen.
5. Under fanen Standardlinjer kan du administrere de standardlinjer der er sat op på sagsgruppen.
6. Klik på .
Faste kvalitetssikringsskemaer
Det er muligt at sætte faste kvalitetssikringsskemaer op på en sagsgruppe. Har du gjort dette, vil du når sagen oprettes med denne sagsgruppe, opleve at disse kvalitetssikringsskemaer altid kommer på.
1. Gå til fanen Sagsgrupper under Administration → Sagsindstillinger.
2. Klik på ud for den sagsgruppe, du ønsker at lægge faste kvalitetssikringsskemaer på.
3. I vinduet, der nu vises, klik på fanen Kvalitetssikring:
- I venstre boks, Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer, kan du vælge mellem alle de kvalitetssikringsskemaer, der er oprettet under Administration → Kvalitetssikring.
- Venstreklik på det kvalitetssikringsskema, du ønsker at knytte til sagsgruppen. Du kan markere flere skemaer ved at holde Ctrl-knappen nede, mens du klikker på de ønskede skemaer.
- Klik på pilen, der peger mod højre, for at flytte de valgte skemaer til boksen Tilknyttede kvalitetsskemaer.
- For at fjerne et kvalitetssikringsskema skal du markere skemaet i boksen Tilknyttede kvalitetsskemaer og derefter klikke på pilen, der peger mod venstre, for at flytte det til boksen Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer.
4. Klik på 
.
De valgte KS skemaer er hermed tilknyttet sagsgruppen.
Faste standardlinjer
Det er ligeledes muligt at sætte faste standardlinjer op på sagsgruppen, som ligesom kvalitetssikringsskemaerne, altid vil komme på, når der oprettes salgsfakturaer på sager med den pågældende sagsgruppe.
Bemærk: Når du ændrer prisen på en standardlinje, der er opsat som en fast standardlinje på en sagsgruppe, via fanen Standardlinjer under Administration → Materialer, vil ændringen ikke automatisk slå igennem på sagsgruppen. Dette skyldes, at der kan være angivet en specifik pris for standardlinjen på sagsgruppen, som ikke må overskrives. Hvis du ønsker at ændre prisen på en standardlinje inden for en sagsgruppe, skal ændringen foretages direkte på sagsgruppen.
Sådan sætter du en fast standardlinje op på sagsgruppen
1. Gå til fanen Sagsgrupper under Administration → Sagsindstillinger.
2. Klik på ud for den sagsgruppe, du ønsker at tilknytte en standardlinje til.
3. I det vindue, der åbnes, skal du klikke på fanen Standardlinjer og derefter på :
4. Dette vindue åbnes nu:
5. Her kan du udfylde følgende felter:
- Importér data fra standardlinje: Hvis standardlinjen skal baseres på en eksisterende, kan du importere alle indstillinger fra den ved at vælge den her.
- Varenummer: Indtast et nummer for standardlinjen.
- Beskrivelse: Skriv et navn eller en kort beskrivelse af standardlinjen.
- Varegruppe: Vælg en varegruppe blandt de manuelt oprettede.
- Enhed: Vælg en passende enhed.
- Nettopris: Kan kun angives på standardlinjer med fast pris.
- Salgspris: Angiv salgsprisen for standardlinjen. Hvis “Brug pris i procent” er markeret, angives i stedet den procentdel af salgsprisen for de øvrige salgsfakturalinjer, som standardlinjens pris skal udgøre.
- Vises i app’en: Markér denne boks, hvis standardlinjen skal være tilgængelig for brugere i appen.
- Brug pris i procent: Markér denne boks, hvis prisen på standardlinjen skal beregnes som en procentdel af de øvrige salgsfakturalinjer. Hvis dette er valgt, kan du også redigere følgende indstillinger:
- Beregningsgrundlag: Vælg, om nettoprisen eller salgsprisen på de øvrige salgsfakturalinjer skal bruges som grundlag for beregningen af prisen på standardlinjen.
- Linjetyper der ikke bidrager til prisen: Her vises de salgsfakturalinjetyper, der i øjeblikket ikke indgår i beregningen af standardlinjens pris. For at tilføje en linjetype til beregningen, skal du markere linjetypen og klikke på pilen mod højre for at flytte den til boksen “Linjetyper der bidrager til prisen”. På den måde kan du vælge, hvilke linjetyper der skal indgå i beregningen. Du kan markere flere linjer på én gang ved at holde Ctrl-knappen nede.
- Linjetyper der bidrager til prisen: Her vises de linjetyper, der indgår i beregningen af den procentbaserede pris på standardlinjen. For at fjerne en linjetype fra beregningen, skal du markere den og klikke på pilen mod venstre.
6. Klik på 
for at gemme standardlinjen.
7. Klik på igen for at gemme sagsgruppen.
