Ny salgsfaktura uden sag

Relaterede emner

Debitor ⋅ Prismatrix

Prisgruppe ⋅ E-mailskabeloner

Avancegruppe ⋅ Forfaldsoversigt

Nyt salgsfakturagrundlag

Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter et salgsfakturagrundlag med eller uden en tilknyttet sag.

1. Gå til Debitorer → Ny salgsfaktura.

2. Klik på blyanten til højre for Vælg debitor.

3. Du kan nu udfylde følgende felter:

Find debitor: Vælg en debitor fra dit debitorkartotek eller opret en ny debitor ved at klikke på .

Sagsnummer: Hvis fakturaen skal knyttes til en sag, vælges sagsnummeret her.

Fakturadato: Den dato, der skal fremgå af fakturaen.

Betalingsbetingelser: Her vælges den ønskede betalingsfrist. Hvis der er valgt betalingsbetingelser på debitoren, vil disse automatisk blive foreslået.

Bemærk: Yderligere valgmuligheder for betalingsbetingelser kan oprettes under Administration → Betalingsbetingelser.

Finanskonto: Systemet vil foreslå den finanskonto, som under kontoindstillinger er valgt som standardkonto for salgsfakturaer. Hvis denne faktura skal bogføres på en anden finanskonto, kan du vælge en alternativ konto fra rullemenuen.

Erstat finanskonto på fakturalinjer ved ændring af finanskonto: Hvis du ønsker, at den valgte finanskonto også skal anvendes på de enkelte fakturalinjer, skal du markere dette felt med et flueben.

Afdeling/Bærer/Formål: Vælg de relevante dimensioner.

4. Klik på for at gemme opsætningen.

5. Hvis du har valgt et sagsnummer, vil systemet tilbyde dig at oprette fakturalinjer ud fra de registreringer, der er lavet på sagen (materialeforbrug, timer og posteringer). Du får vist nedenstående dialogboks, hvor du kan vælge de regler, der skal anvendes til import af registreringer fra sagen. Du kan også vælge, om du ønsker at importere alle linjer, håndterede eller ikke-håndterede linjer, samt angive den periode, som registreringer fra sagen skal importeres fra samt hvilken regel du ønsker at anvende ift. beregningen af salgsprisen. Ønsker du at importere registreringer fra sagen, klik på .

6. Klik på blyanten til højre for Noter og referencer.

7. Du får nu mulighed for at redigere fakturaoverskrift, rekvisitionsnummer, deres reference, kontaktperson, arbejdsadresse, vedr. faktura (relevant ifbm. kreditnota) og arbejde udført. Hvis fakturaen er tilknyttet en sag, vil oplysningerne fra sagen automatisk blive overført til fakturaen.

8. Klik på for at gemme opsætningen.

9. Klik på blyanten til højre for Intern note.

10. Du kan nu udfylde eller rette følgende felter:

Intern note: Intern note.

Sagsbeskrivelse: Sagsbeskrivelsen fra den valgte sag.

Opdatér sagsbeskrivelse på sag: Vælger du denne indstilling til, vil beskrivelsen på den tilknyttede sag blive ændret til den beskrivelse, du har udfyldt i ovenstående felt.

Arbejdsbeskrivelse: Arbejdsbeskrivelse.

Note fra montør: I dette felt vises de noter, montører har tilføjet via appen.

Medtag på faktura: Er der sat et flueben her, vil det pågældende felt blive medtaget på fakturaen.

11. Under Valgt skabelon kan du vælge mellem de skabeloner, I har til salgsfaktura.

12. Når fakturagrundlaget er udfyldt, kan du tilføje fakturalinjer og herefter bogføre fakturaen.

Fakturalinjer

Når fakturagrundlaget er sat op, kan du tilføje de varer og services, kunden skal faktureres for. Det er både muligt at oprette manuelle fakturalinjer, tilføje standardlinjer og importere timeregistreringer, materialer og posteringer fra den tilknyttede sag.

Ikke-håndterede registreringer fra den tilknyttede sag bliver automatisk sat ind på grundlaget. Se mere om håndterede og ikke-håndterede linjer her.

Manuelle fakturalinjer

Hvis fakturagrundlaget er oprettet uden en tilknyttet sag, eller hvis du fx ønsker at tilføje materialer der ikke er registreret på sagen, kan fakturalinjer oprettes manuelt.

Klik på :

Hermed fremkommer nedenstående vindue:

Linjetype: Her kan du vælge mellem følgende linjetyper:

- Materiale forbrug: Vælger du denne linjetype, kan du i feltet “Varenavn” søge efter varer i de indlæste grossistkataloger.
- Standardlinje: Vælger du denne linjetype, kan du i feltet “Varenavn” vælge blandt dine standardlinjer.
- Blank linje: Bruges til at tilføje afstand mellem linjerne på fakturaen.
- Overskrift: Bruges til at gruppere linjer (fx en overskrift med “Timer” og en anden med “Materialer”).
- UE: Anvendes ved underentrepriser. Ved valg af denne linjetype får du mulighed for manuelt at indtaste en varebeskrivelse, købspris, salgspris og eventuel rabat.
- Leje: Vælger du denne linjetype, vises ekstra felter, hvor du kan angive en startdato og slutdato for lejeperioden samt et tidsinterval.
- Subtotal: Bruges til at tilføje en linje, der viser subtotalen for de foregående linjer. På fakturaen kan du dermed vise subtotalen for én eller flere grupper af linjer. Hvis de foregående varer er samlet under en overskrift, vil fakturaen vise “Subtotal: [Overskrift]” efterfulgt af det samlede beløb for de linjer, der ligger under overskriften og over subtotallinjen.

Enhed: Vælg en enhed.

Antal: Angiv antallet.

Varenummer: Angiv et varenummer selv eller søg et eksisterende varenummer frem.

Varenavn: Angiv et varenavn eller søg et eksisterende varenavn frem.

Bruttopris: Bruttoprisen på den fremsøgte vare vil stå her. Ved varer der tilføjes manuelt, kan du selv skrive prisen på.

Købsrabat i %: Eventuel købsrabat i % taster du i dette felt.

DG-Brutto: Beregnes som:

\[ \text{DG-Brutto} = \left( \frac{\text{Salgspris} – \text{Bruttopris}}{\text{Salgspris}} \right) \times 100 \]

DG-Netto: Beregnes som:

\[ \text{DG-Netto} = \left( \frac{\text{Salgspris} – \left( (1 – \text{Købsrabat%}) \times \text{Bruttopris} \right)}{\text{Salgspris}} \right) \times 100 \]

Avance-Brutto: Her har du mulighed for at tilføje en avance på linjen eller ændre den avance der er hentet fra sagen. Avancen er det beløb, du ligger oveni købsprisen. Angives som den procentmæssige del af bruttoprisen. Beregnes som:

\[
\text{Avance-Brutto} = \left( \frac{\text{Salgspris}}{\text{Bruttopris}} – 1 \right) \times 100
\]

Avance-Netto: Svarer til, hvad du faktisk tjener på videresalg af varen. Dette felt bliver udregnet automatisk og vil kun afvige fra Avance-Brutto, hvis der er angivet en købsrabat. Beregnes som:

$$ \text{Avance-Netto} = \left( \frac{\text{Salgspris-Nettopris}}{\text{Nettopris}} \right) \times 100 = \left( \frac{\text{Avance}}{\text{Nettopris}} \right) \times 100 $$

som svarer til

$$ \text{Avance-Netto} = \left( \frac{\text{Salgspris}}{\text{Bruttopris} \times (1 – \text{Købsrabat})} – 1 \right) \times 100 $$

Salgspris: Salgsprisen beregnes ud fra de regler der er sat op under salgsfakturaindstillinger, den angivne bruttopris og avance/DG. Bemærk, at når du retter i feltet Salgspris, bliver avance og DG ikke rettet. Beregnes som:

\[ \text{Salgspris} = \text{Bruttopris} + \left( \text{Avance} – \text{Brutto%} \times \text{Bruttopris} \right) \]

Salgsrabat i %: Eventuel salgsrabat i % taster du i dette felt.

Nettopris-Salg: Den endelige salgspris. Beregnes som:

\[
\text{Nettopris-Salg}=\text{Salgspris} \times (1 – \text{Salgsrabat} \%)
\]

Bruttopriser og nettopriser kan skjules ved hhv. at sætte flueben i Skjul bruttopriser og Skjul nettopriser.

Sagsnummer: Hvis fakturagrundlaget er knyttet til en sag, kan

Art: Hvis arter er aktiveret på sagen, kan du vælge en art på salgsfakturalinjen.

Finanskonto: Som udgangspunkt anvendes den finanskonto, der blev valgt ved tilføjelsen af debitor. Du har dog mulighed for at vælge en anden finanskonto for den enkelte varelinje, fx hvis det drejer sig om en afgift. Det er kun muligt at vælge finanskonti, hvor der kan posteres direkte.

Momstype: Momstypen er som standard sat til at være den momstype, som der er sat op på selve finanskontoen. Det vil som regel være U25 (udgående moms). De momstyper du kan vælge imellem, er dem der er oprettet under momsindstillinger.

Afdeling: Vælg en afdeling på fakturalinjen. Hvis der er valgt en afdeling på sagen, vil systemet automatisk foreslå denne.

Bærer: Vælg en bærer på fakturalinjen. Hvis der er valgt en bærer på sagen, vil systemet automatisk foreslå denne.

Formål: Vælg et formål på fakturalinjen. Hvis der er valgt et formål på sagen, vil systemet automatisk foreslå dette.

Når ovenstående er udfyldt, klik på . Linjen bliver hermed tilføjet på fakturagrundlaget.

Standardlinjer

Denne vejledning beskriver, hvordan du tilføjer en standardlinje til fakturagrundlaget.

Klik på :

Du får nu vist en oversigt over alle de standardlinjer, der er oprettet.

Angiv antallet ud for de linjer, du ønsker at tilføje til fakturaen.

Klik på for at tilføje de valgte linjer til fakturaen.

Sådan importerer du fakturalinjer fra sag

Hvis du ved oprettelse af fakturagrundlaget, har knyttet fakturaen til en sag og valgt at importere registreringer fra denne sag, vil varelinjer, timeregistreringer og posteringer fra sagen i forvejen være importeret og vises i tabellen nederst på grundlaget.

Hvis du vil importere registreringerne fra sagen på ny, følg nedenstående vejledning.

1. Klik på og herefter på Importér linjer fra sag.

2. Herved vises nedenstående dialogboks. Her vælger du de regler, der skal anvendes til import, samt om du ønsker at importere alle linjer, håndterede eller ikke-håndterede linjer. Du kan også vælge den periode, som registreringerne skal importeres fra.

3. Klik på .

4. De timer, materialer og posteringer, der er registreret på sagen inden for den valgte periode, vil herved blive indsat på fakturagrundlaget.

Håndterede/ikke-håndterede linjer

Når du importerer linjer fra en sag til et salgsfakturagrundlag, får du mulighed for at vælge mellem import af håndterede og ikke-håndterede linjer fra sagen. Denne valgmulighed sikrer, at du kun importerer de linjer, der ikke er blevet faktureret før.

Bemærk: Købsfakturaer skal være bogført, og timeregistreringer skal være godkendt, for at linjerne korrekt kan medtages ved brug af importfunktionen.

Ikke-håndterede linjer omfatter købsfakturalinjer, godkendte timer og posteringer, som ikke tidligere har været med på en salgsfaktura.

Håndterede linjer omfatter købsfakturalinjer, timeregistreringer og posteringer fra sagen, som enten:

Har været med på en salgsfaktura før og fremstår som “Faktureret” på sagsoversigten, eller
Manuelt er blevet markeret som “Håndteret” via sagsoversigten.

For at se, hvilke registreringer på sagen der er håndteret, åbn sagsoversigten og klik på ud for Materialer, ud for Posteringer eller ud for Totalløn i alt.

De tilsvarende registreringer vil nu blive vist i en tabel nederst på siden, hvor håndterede registreringer fremstår som “Håndteret” eller “Faktureret” i kolonnen Håndteret.

For at markere en registrering som håndteret, skal du sætte et flueben i kolonnen Håndteret.

Tildeling af dimensioner på fakturalinjer

Ved oprettelse af salgsfakturalinjer er der mulighed for at opsætte dimensioner – afdeling, bærer og formål.

Systemet vil automatisk foreslå dimensioner på salgsfakturalinjen i følgende rækkefølge:

Hvis der er knyttet et fastpris tilbud til sagen, hentes dimensionerne herfra.
Hvis der ikke er et fastpris tilbud knyttet til sagen, men der er knyttet en sag til fakturaen, hentes dimensionerne fra sagen.
Hvis der hverken er en sag eller et fastpris tilbud knyttet til fakturaen, hentes dimensionerne fra debitoren.

Bemærk: Ved oprettelse af en sag vil det tilknyttede tilbud overskrive dimensionerne på sagen – uanset om faktureringstypen på tilbuddet er “fastpris” eller “overslag”.

Sådan retter og sletter du fakturalinjer

Denne vejledning beskriver, hvordan du retter og sletter linjer på et salgsfakturagrundlag.

Hvis du vil rette en fakturalinje, skal du dobbeltklikke på linjen, så felterne bliver låst op. Du kan derefter rette de ønskede felter og gemme linjen ved at trykke Enter.

Hvis du vil ændre rækkefølgen af linjerne, kan det gøres ved at klikke på en linje og trække den til den ønskede placering.

Hvis du vil fjerne en linje fra grundlaget, skal du klikke på i venstre side ud for den pågældende linje. Skal der slettes flere linjer på én gang, kan du sætte flueben ud for de pågældende linjer og klikke på og herefter på .

Du kan nemt og hurtigt markere flere linjer på én gang ved at klikke på og derefter på :

Sådan retter du avance og salgsrabat på flere fakturalinjer

Avance er differensen mellem en vares salgspris og omkostninger ved anskaffelse og salg af varen. Avancen er altså det beløb, du ligger oveni købsprisen, når du videresælger en vare.

Denne vejledning beskriver, hvordan du via salgsfakturagrundlaget kan rette avance og salgsrabat på flere fakturalinjer på én gang.

1. Hvis avance/salgsrabat kun skal ændres på nogle af linjerne, så skal du sætte flueben ved de pågældende linjer. Hvis ingen linjer er markeret, vil systemet opdatere alle linjerne.

2. Klik på knappen .

3. Herved fremkommer følgende dialogboks.

4. Her kan du vælge, hvordan avancen, dækningsgrad eller salgsrabat skal udregnes, og angive den ønskede procentsats.

5. Klik på .

Sådan vedhæfter du filer til fakturaen

Det er muligt at vedhæfte filer til fakturagrundlaget, som du efterfølgende kan vælge at sende til kunden sammen med fakturaen.

1. Klik på i højre side på fakturagrundlaget.

2. Hermed fremkommer nedenstående vindue. Er der allerede vedhæftet filer til grundlaget, vil disse ses i tabellen.

3. Her kan du foretage følgende handlinger:

Rette navn og adgangsniveau på den enkelte fil ved at klikke på .

Slette filer ved at klikke på .

Hente en fil ned ved at klikke på .

Vedhæfte nye filer ved at klikke på .

4. For at vedhæfte en ny fil, klik på .

5. Klik på det grå felt for at vælge en fil fra en mappe på din computer. Du kan også trække filen ind i feltet.

6. I feltet Adgangsniveau kan du vælge, hvem filen skal være synlig for.

7. Klik på .

Sådan skriver du en faktureringsnote

Ved at klikke på øverst på fakturagrundlaget, kan du skrive en note til grundlaget.

Noten vil herefter vises både på grundlaget og ud for fakturaen i oversigten Alle salgsfakturaer:

Bogføring og afsendelse

Når fakturagrundlaget er oprettet og sat op, og der er tilføjet de fakturalinjer, kunden skal faktureres for, kan salgsfakturaen bogføres. Inden du bogfører, har du mulighed for at forhåndsvise fakturaen. Ønskes dette, klik på

i højre side af fakturagrundlaget.

Denne vejledning beskriver, hvordan du bogfører og afsender salgsfakturaen.

Klik på knappen i nederste højre hjørne på fakturagrundlaget:

Hermed fremkommer nedenstående vindue.

Under Faktura information kan du ændre følgende indstillinger:

Faktura overskrift: Overskrift på fakturaen.

Fakturadato: Dato der skal fremgå af fakturaen. Har du lejevarer på sagen, vil dato ikke kunne ændres.

Afslut sag: Denne funktion vises kun, hvis fakturagrundlaget er knyttet til en sag. Er funktionen valgt til, vil den tilknyttede sag (og dermed de arbejdssedler og kvalitetssikringsskemaer, der ligger på sagen) blive afsluttet samtidig med at fakturaen bliver bogført.

Forsendelsesmetode: Forsendelsesmetoden vil være udfyldt automatisk ifølge opsætningen på debitorkortet, men kan ændres her på den enkelte faktura, hvis nødvendigt.

Bemærk: Hvis du bogfører en faktura på en servicesag, der skal genplanlægges, skal du sætte flueben i feltet “Afslut sag” for at sikre, at sagen bliver genplanlagt.

Forsendelsesmetode

Ved valg af forsendelsesmetode er der fire muligheder. Hvis sagen er oprettet via Scalepoint, vil forsendelsesmetoden dog automatisk være sat til “Scalepoint” og kan ikke ændres.

Forsendelsesmetode "Post"

Når du klikker på , bogføres fakturaen og åbnes som en PDF-fil, som du kan downloade og udskrive.

Forsendelsesmetode "Email"

Når du vælger denne forsendelsesmetode, sendes fakturaen til kunden som en PDF-fil via e-mail. Inden afsendelse har du mulighed for at redigere følgende oplysninger og indstillinger.

Til: Modtagerens email.
Cc, Bcc: Her kan du angive en eller flere andre modtagere. Cc modtagere er synlige for andre, mens Bcc-modtagere ikke er det.
Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter til fakturagrundlaget, kan vælge at sende disse til kunden ved at sætte et flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ud for den enkelte fil.

E-mailskabelon: Her vises den e-mailskabelon, der er valgt som standard. Er der oprettet flere skabeloner, kan du vælge en anden.
Emne: I emnefeltet vil der som udgangspunkt vises fakturanummer og evt. sagsnummer, men du kan rette feltet efter behov.
Vedhæft XML faktura i mail: Vinges af, hvis du ønsker, at fakturaen bliver sendt i både XML og PDF-format.
Tekst: Her får du vist den valgte e-mailskabelon og kan rette teksten efter behov.

Når ovenstående er udfyldt, tryk for at bogføre og afsende fakturaen.

Forsendelsesmetode "Nemhandel"

Ved valg af forsendelsesmetoden “Nemhandel”, skal der angives kundens EAN eller CVR. Det angivne EAN/CVR skal være sat op til at kunne modtage fakturaer via Nemhandel.

Bemærk: For at du kan sende og modtage elektroniske fakturaer, kræver det, at elektronisk fakturering er sat op for din virksomhed igennem en tredjepart, såsom Sproom eller lignende løsninger.

Hvis der er moms på fakturaen, skal momsbeløbet udgøre mindst 0.01 kr. Det er muligt at sende 0-fakturaer, men fakturaen skal indeholde mindst én linje med beløbet 0,00 kr.

Du kan tjekke via dette link, om kundens EAN og/eller CVR er sat op til at kunne modtage fakturaer via NemHandel.

For at tjekke EAN nummeret, vælger du “EAN/GLN”:

For at tjekke CVR nummeret, vælger du “DK:CVR” :

Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter til fakturagrundlaget, kan vælge at sende disse til kunden ved at sætte et flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ud for den enkelte fil.

Når ovenstående er udfyldt, tryk . Fakturaen bliver hermed bogført og sendt til kunden.

Forsendelsesmetode "Betalingsservice"

For at kunne bruge denne forsendelsesmetode skal indstillingerne for Betalingsservice være udfyldt under salgsfakturaindstillinger.

Læs mere om Betalingsservice her.

Status for forsendelse

Efter bogføring kan du kontrollere fakturaens status under Alle salgsfakturaer.

Bemærk: Hvis det tager lang tid at bogføre fakturaer med mange linjer, tjek om “Bogfør salgsfaktura i baggrunden” er aktiveret under Mine indstillinger.
Slået fra: Kassen Opret og bogfør forbliver åben, indtil fakturaen er bogført.
Slået til: Kassen lukkes hurtigt, og fakturaen bogføres i baggrunden.
Virker ikke med forsendelsesmetoden “Post”.

Send proforma

En proformafaktura er en midlertidig faktura, som typisk sendes til kunden, før varer leveres eller tjenester udføres.

Følg nedenstående trin for at oprette en proformafaktura.

1. Fakturagrundlaget skal være oprettet og der er skal være tilføjet de fakturalinjer, der skal fremgå af proformafakturaen.

2. Klik på nederst til højre på fakturagrundlaget.

3. Nedenstående vindue vil komme frem.

Til: Modtagerens e-mail. Der kan også sendes en kopi som Cc eller Bcc.
Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter, kan du sætte flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ud for den enkelte fil for at vedhæfte de ønskede filer til e-mailen.
Salgsfaktura proforma skabelon: Her vises den e-mailskabelon, der er valgt som standard. Er der oprettet flere skabeloner, kan du vælge en anden.
Vedhæft XML: Proforma sendes som en PDF. Der er desuden en mulighed for også at få filen sendt som XML ved at markere boksen .