Sagsoversigt
I denne artikel
Brug af sagsoversigten
Sagsoversigten for en sag åbnes ved at klikke på knappen
ud for sagsnummeret. Sagsoversigten kan også tilgås ved at fremsøge sagen i supersøgeren.
Hvis I bruger arter, og I har valgt dette under Mine indstillinger, omdirigerer knappen dog direkte til artsoversigten.
Via sagsoversigten er der følgende muligheder:
- Få overblik over omsætningen og udgifterne på sagen
- Se og administrere de tilknyttede arbejdssedler, kvalitetssikringsskemaer og dokumenter
- Oprette salgsfakturaer på sagen
- Tilføje noter og beskeder til sagen
- Tilføje materialer til sagen
- Redigere diverse indstillinger for sagen
- Administrere arter via artsoversigten
Denne vejledning beskriver sagsoversigtens overordnede opbygning samt de registreringer og tal, der kan ses her.
- I boksene øverst på siden ses en opsummering af de data der er registreret på sagen (realiserede og forventede timer, arbejdssedler, antal ikke-godkendte fakturaer m.m.). (1)
- Tabellen viser en oversigt over realiserede og budgetterede tal på diverse poster; her kan de forventede tal også opdateres. Hvis der bruges arter på sagen, kan I skifte mellem to visninger – klassisk og arter. (2)
- Midt på siden vises de tilknyttede arbejdssedler (3), såfremt denne visning er slået til under Mine indstillinger → Visninger.
- I højre side ses de tilknyttede kvalitetssikringsskemaer (4), såfremt denne visning er slået til under Mine indstillinger → Visninger.
- Under sumboksene ligger diverse funktioner. (5)
Sumtal
Øverst på fanen Sagsoversigt kan der — udover de helt grundlæggende oplysninger om sagen — ses en opsummering af diverse registreringer der er lavet på sagen.
Har I lavet ændringer på sagen, fx rettet forventede tal, kan sumtallene opdateres ved at klikke på 
.
I kassen Timer ses følgende:
- Budget timer: Antal timer beregnet på baggrund af de lønlinjer, der er tastet i sagens budget.
- Forventet timer: Forventet antal timer beregnet på baggrund af den gennemsnitlige timeløn på de budgetterede timeregistreringer på sagen og det tal der er tastet i kolonnen “Forventet” ud for “Totalløn i alt”.
- Realiseret timer: Antal timer – både godkendte og ikke-godkendte – der er registreret på sagen.
- Resterende timer: Differencen mellem “Forventet timer” og “Realiseret timer”.
Bemærk: I kassen Timer medtages kun timer, der er registreret med løndele, hvor arbejdstypen er sat til “Basisløn”.
I kassen Realiserede timer vises både realiserede og budgetterede timer, fordelt på løndel.
I kassen Diverse vises følgende:
- Ikke-godkendtekøbsfaktura: Antal ikke-godkendte købsfakturaer på sagen.
- Antal noter på sagen: Antal noter på sagen.
- Ikke godkendte timer: Antal ikke godkendte timer på sagen.
- Salgsfakturagrundlag: Antal ikke-bogførte salgsfakturaer på sagen.
I kassen Arbejdssedler – status ses antallet af arbejdssedler på sagen opdelt efter arbejdssedlens status — ikke påbegyndt, i gang, delvist udført og udført:
I kassen Arbejdssedler – sekundær status ser I antallet af arbejdssedler opdelt efter arbejdssedlens sekundære status:
Klassisk visning
Den klassiske visning af tabellen giver et overblik over sagens økonomi uden opdeling i arter.
Her ses de realiserede vs. budgetterede tal, justere de forventede tal og se de aktuelle udregninger for DB, DG, omsætning pr. time m.m.:
Kolonnerne i tabellen kan flyttes ved at klikke på en overskrift og trække den til den ønskede placering.
Herunder kan der læses mere om de enkelte kolonner og rækker i tabellen.
Realiseret
Kolonnen Realiseret tager udgangspunkt i de registreringer, der reelt er lavet på sagen (fakturaer, posteringer, timeregistreringer).
Budget
Når der påsættes budget ved sagsoprettelse, vil dette budget blive vist under Budget og Forventet. Når der senere ændres i budgettet på sagen, vil kolonnen Budget blive opdateret. Det oprindelige budget vil stadigvæk stå i kolonnen Forventet medmindre I vælger at overskrive den ved opdatering af budget på sagen.
Forventet
Fra sagen er oprettet og der er påsat budget, kan ændringer af ydre faktorer spille ind – hvis der fx sker prisændring på materialer, der ændres i jeres timepriser eller andet. I forbindelse med disse ændringer, kan ens forventning til sagens omsætning/omkostning også ændre sig.
Derfor har man mulighed for at opdatere kolonnen Forventet på sagsoversigten.
Bemærk:
Hvis der bruges arter på sagen, kan de forventede tal ses og opdateres i Arter-visningen.
Linjerne Materialer, Diverse/UE og Totalløn i alt i sagsoversigten kan udvides ved at klikke på pilen 
. Herefter kan de forventede beløb indtastes i de respektive felter. I kan dermed udspecificere de forventede beløb for de kreditorer, der er tilføjet i forbindelse med budgettet, samt for forskellige arbejdstyper.
Når de forventede beløb nedjusteres i underkategorierne under Materialer eller Diverse/UE, bliver summen ud for Materialer og Diverse/UE ikke automatisk nedjusteret. I stedet oprettes en ny linje, Uspecificeret, med det beløb, med det som er fratrukket.
Formålet med dette er at sikre, at I ikke mister overblikket over det oprindelige samlede forventede beløb.
Hvis der ønskes at fjerne linjen Uspecificeret, skal I manuelt nedjustere summen ud for Materialer eller Diverse/UE i kolonnen Forventet, hvorefter linjen Uspecificeret forsvinder.
Når beløbene i underkategorierne opjusteres, bliver summen ud for Materialer og Diverse/UE automatisk opjusteret.
Resterende budget
Kolonnen Resterende budget viser differencen mellem Realiseret og Budget.
Resterende forventet
Kolonnen Resterende forventet viser differencen mellem Realiseret og Forventet.
Omsætning
Ud for Omsætning ses den realiserede, budgetterede og forventede omsætning, samt differencen mellem realiseret og budgetteret, og mellem realiseret og forventet omsætning.
Er der blevet faktureret på sagen, kan der, ved at trykke på luppen 
ud for Omsætning, få vist de salgsfakturaer, der er bogført på sagen:
Materialer
Ud for Materialer ses de realiserede, budgetterede og forventede udgifter på materialer.
Ved at klikke på 
kan der blive vist alle de købsfakturalinjer der er registreret på bogførte købsfakturaer på sagen.
Ved at klikke på 
ud for Materialer, kan der tilføjes en kreditor, samt forventet beløb:
Ved at klikke på 
ud for Materialer, kan der blive vist en udspecificering af data på de kreditorer der ligger købsfakturalinjer fra:
Ud for den enkelte kreditor ses herefter følgende funktioner:
- Klik på for at vise købsfakturaer fra denne kreditor på denne sag.
- Klik på for at få et overblik over købsfakturalinjer fra denne kreditor.
- Klik på
for at flytte linjerne fra denne kreditor til kategorien “Diverse/UE”.
Diverse/UE
Ud for Diverse/UE ses de realiserede, budgetterede og forventede udgifter i kategorien “Diverse/UE”:
Ved at klikke på ud for Diverse/UE, kan der tilføjes en kreditor, samt forventet beløb:
Ved at klikke på ud for Diverse/UE, vises en udspecificering af data på de kreditorer der ligger købsfakturalinjer fra.
Ud for den enkelte kreditor ses følgende funktioner:
- Klik på for at vise købsfakturaer fra denne kreditor på denne sag.
- Klik på for at få et overblik over købsfakturalinjer fra denne kreditor.
- Klik på for at flytte linjerne fra denne kreditor til kategorien “Materialer”.
Posteringer
Ved at trykke ud for Posteringer, ses de finanskonti, der er posteret på i forbindelse med sagen.
Ved at trykke ud for Posteringer, ses de posteringer, der er lavet på sagen.
Købt i alt
Ud for Købt i alt ses de realiserede, budgetterede og forventede totaludgifter på både materialer, diverse/UE og posteringer:
Her ses følgende funktioner:
: Viser købsfakturalinjer grupperet på varenummer.
: Viser købsfakturalinjer grupperet på varegruppe.
: Viser et overblik over alle købsfakturaer på sagen, hvor I under Nettopris DKK kan se omkostningerne før rabat
: Viser et overblik over alle købsfakturalinjer på sagen.
Totalløn i alt
Ud for Totalløn i alt ses de realiserede, budgetterede og forventede totaludgifter.
I kan udvide linjen ved at klikke på og dermed få et overblik over fordelingen af lønudgifterne:
Timeregistreringer på sagen kan også blive vist, enten som enkelte registreringer eller grupperet på montør:
: Viser arbejdstimer grupperet på montørens navn.
: Viser en liste over alle timeregistreringer på sagen.
Bemærk:
Hvis timeregistreringen er godkendt, vil eventuelle tilknyttede løndele være udspecificeret i tabellen, når der klikkes på
Totalomkostninger
Nederst i tabellen ses de totale udgifter på sagen, og dermed også netto dækningsbidrag, netto dækningsgrad, omsætning pr. time og DB pr. time.
Håndterede/ikke-håndterede linjer
Når I importerer linjer fra en sag til et salgsfakturagrundlag, kan I vælge mellem import af håndterede og ikke-håndterede linjer fra sagen. Denne valgmulighed sikrer, at I kun importerer de linjer, der ikke er blevet faktureret før.
Ikke-håndterede linjer omfatter købsfakturalinjer, godkendte timer og posteringer, som ikke tidligere har været med på en salgsfaktura. Bemærk, at købsfakturaer skal være bogført, og timeregistreringer skal være godkendt, for at linjerne korrekt kan medtages ved brug af importfunktionen.
Håndterede linjer omfatter købsfakturalinjer, timeregistreringer og posteringer fra sagen, som enten:
- allerede har været med på en salgsfaktura og fremstår som “Faktureret” på sagsoversigten, eller
- manuelt er blevet markeret som “Håndteret” via sagsoversigten.
Se hvilke linjer der er håndteret
Hvis I vil se, hvilke registreringer på sagen der er håndteret, skal I gå til sagsoversigten og klikke på ud for Materialer, ud for Posteringer eller ud for Totalløn i alt, afhængigt at hvilken type linjer du vil se.
De tilsvarende registreringer vil herefter blive vist i tabellen nederst på siden, hvor håndterede registreringer fremstår som “Håndteret” eller “Faktureret” i kolonnen Håndteret.
For at markere en registrering som håndteret, skal I sætte et flueben i kolonnen Håndteret.
Arter-visning
Arter-visningen i sagsoversigten giver mulighed for at udvide de enkelte kategorier – Omsætning, Materialer, Diverse, Posteringer og Totalløn i alt – for at få indsigt i de realiserede, budgetterede og forventede tal opdelt efter arter.
For at sikre korrekt opdeling skal registreringerne på sagen være tildelt en art. Hvis dette ikke er tilfældet, vil registreringerne fremgå under “Registreringer uden art”.
Tabellens kolonner fortolkes på samme måde som i den klassiske visning, men med den forskel, at de enkelte rækker er inddelt efter arter.
Desuden kan linjerne under Materialer udvides yderligere, så det er muligt at se, hvilken kreditor varerne er leveret af.
Filtrér visning
Hvis I kun ønsker at se tal for bestemte arter, kan I tilpasse jeres visning ved at følge disse trin:
1. Tabellen i Arter-visningen viser som standard de realiserede, budgetterede og forventede tal for alle de arter, der er knyttet til sagen.
2. Klik på 
.
4. Der kan nu tilpasses følgende:
Filtrér arter baseret på deres værdier:
Vælg at inkludere enten alle arter, kun arter med registreringer, eller kun arter med enten registreringer eller forventede værdier.Valgte arter:
Vælg, hvilke arter der skal medtages i oversigten, ved at fjerne flueben ved dem, I ikke ønsker at inkludere.
5. Gem jeres ændringer ved at klikke på 
.
Artsoversigten
Hvis I bruger arter, og de er aktiveret på sagen, vil sagsoversigten indeholde det ekstra menupunkt Artsoversigt.
Tip: Under Mine indstillinger, kan der vælges, at knappen
Artsoversigten giver et detaljeret overblik over sagens økonomi, opdelt efter de arter, der er tilknyttet sagen. Her kan I også administrere arterne, fx tilføje flere arter og sumarter samt justere de forventede tal for hver enkelt art.
I denne vejledning kan der læses om de funktioner, der findes under hver enkelt underfane i artsoversigten.
Artsoversigt
Når du åbner menupunktet Artsoversigt, vises underfanen Artsoversigt som den første.
Tabellen under fanen Artsoversigt indeholder følgende kolonner:
- Omsætning: Viser den realiserede, budgetterede, forventede og resterende omsætning, udspecificeret på art.
- Totalomkostninger: Viser de samlede udgifter på sagen – summen af materialer, diverse/UE og løn – udspecificeret på art.
- Nøgletal: Viser følgende nøgletal:
- DB (dækningsbidrag): Differensen mellem sagens omsætning og samlede omkostninger.
- DG (dækningsgrad): Beregnes som DB × 100 / salgspris.
- FG (færdiggørelsesgrad): Beregnes som Forventet totalomkostninger / Realiseret totalomkostninger × 100.
- Materialer: Viser de realiserede, budgetterede, forventede og resterende udgifter til materialer, udspecificeret på art.
- Diverse/UE: Viser de realiserede, budgetterede, forventede og resterende udgifter i kategorien “Diverse/UE”, udspecificeret på art.
- Løn: Viser de realiserede, budgetterede, forventede og resterende lønudgifter, udspecificeret på art. Samt forventede timer og resterende timer.
I kan selv styre, hvilke kolonner der vises – se vejledningen nedenfor.
Bemærk:
Det er muligt via denne knapat se Artsoversigten i fuld skærm.
Ved at klikke på tandhjulet øverst til venstre kan I tilgå indstillingerne, der bestemmer, hvilke informationer der vises under fanen Artsoversigt.
Her kan følgende justeres:
Placering af totallinjer: Vælg, om rækken Total skal vises øverst eller nederst i oversigten.
Vis registreringer uden art-rækken: Vælg, om oversigten skal indeholde rækken Registreringer uden art, som viser tal for registreringer uden tilknyttet art.
I kan styre, hvilke kolonner der vises, ved at klikke på henholdsvis Tilføj og Fjern ud for den enkelte sektion:
Derudover kan sektionerne foldes ud og vælges, hvilke informationer der skal vises, ved at sætte flueben ud for dem, I ønsker at have med i oversigten.
Dokumenter
Under fanen Dokumenter kan der ses og administreres de filer, der er uploadet på sagen, samt oprette nye filer og mapper.
Omsætning
På underfanen Omsætning ses de bogførte salgsfakturaer, der er knyttet til sagen og bidrager til omsætningen.
Registreringer uden art
Hvis der er registreringer på sagen – fx fakturalinjer, timer m.m. – uden en tilknyttet art, kan de nemt identificeres via artsoversigten under Registreringer uden art. I sumboksen øverst på denne fane fremgår det, om registreringerne vedrører timeregistreringer, købsfakturalinjer, salgsfakturalinjer eller posteringer. Derudover vises den samlede brutto- og nettopris for disse registreringer.
I nedenstående eksempel ses fx to købsfakturalinjer – én fra en købsfaktura og én fra en kreditnota – som mangler en art.
Her kan I nemt tildele den manglende art ved at sætte flueben ud for de linjer, I vil opdatere, og derefter klikke på 
.
Herefter kan der vælges mellem de arter, der er knyttet til sagen.
Forbrug
På underfanen Forbrug fås der et overblik over de registreringer på sagen, der er klassificeret som enten materialeforbrug eller diverse/UE.
I kolonnerne Art og Sumart kan I se henholdsvis, hvilken art og sumart der er knyttet til linjen. Derudover vises netto- og bruttoprisen samt en række andre relevante oplysninger om registreringen.
Via underfanen Forbrug kan følgende handlinger udføres:
- Flyt linjer til en anden sag eller lokation:
Sæt flueben ud for de linjer, I ønsker at flytte, klik på
, og vælg den ønskede sag eller lokation.
- Opdatér art eller linjens status (håndteret/ikke håndteret):
Sæt flueben ud for de linjer, I ønsker at opdatere, og klik på
. Herefter kan I vælge, hvad der skal opdateres, og gemme ændringerne ved at klikke på 
.
Timer
På underfanen Timer i artsoversigten gives et overblik over de timeregistreringer, der er lavet på sagen, opdelt efter arter og sumarter.
Via underfanen Timer følgende handlinger udføres:
- Flyt linjer til en anden sag:
Sæt flueben ud for de linjer, I ønsker at flytte, klik på, og vælg den ønskede sag. Hvis I kun ønsker at flytte et bestemt antal timer fra en given timeregistrering, klik på 
ud for registreringen. Herefter kan I ikke kun angive den sag, timerne skal flyttes til, men også det specifikke antal timer.
- Opdatér art eller linjens status (håndteret/ikke håndteret):
Sæt flueben ud for de linjer, I ønsker at opdatere, og klik på. Herefter kan I vælge, hvad der skal opdateres, og gemme ændringerne ved at klikke på .
E-Ark
E-Ark er en Excel-rapport, der giver en struktureret oversigt over ressourceforbrug og projektstatus. Rapporten trækker data fra de aktuelle registreringer på sagen og indeholder nøgletal om materialeforbrug, arbejdstimer, omsætning og andet.
Rapporten kan hentes direkte fra sagsoversigten, når som helst der er behov for det.
Læs mere her.
Sagshistorik
Denne vejledning beskriver, hvordan sagshistorikken tilgåes.
1. Søg sagen frem i E-Komplet, fx under Igangværende arbejder.
2. Klik på i kolonnen Sagsnr.
3. I bliver nu ført til sagsoversigten.
4. Klik på menupunktet Sagshistorik i menubjælken øverst på siden:
5. Sagshistorikken viser følgende informationer:
- Generelt: Basale oplysninger om sagen. I har mulighed for at rette start- og slutdato.
- Købsfakturaer: Dato for første og sidste købsfaktura på sagen.
- Salgsfakturaer: Dato for første og sidste salgsfaktura på sagen.
- Timer: Dato for første og sidste timeregistrering på sagen.
- Forventede historik: Viser ændringer foretaget under “Forventet” i sagsoversigten.
- Budget historik: Viser ændringer foretaget i budgettet på sagen.
