Fakturagrundlag
I denne artikel
Fakturagrundlag
Oversigten Fakturagrundlag under Debitorer → Salgsfaktura indeholder alle de salgsfakturagrundlag, du har oprettet, men ikke bogført.
Sumboksen øverst til venstre viser det samlede fakturabeløb med og uden moms, og den samlede moms på alle de fakturagrundlag der ligger i oversigten.
Øverst på siden har du mulighed for at rette datospændet.
Slet flere fakturagrundlag
Via oversigten Fakturagrundlag kan du nemt slette flere fakturagrundlag på én gang.
1. Gå til Debitorer → Salgsfaktura → Fakturagrundlag.
2. Sæt flueben ved de fakturagrundlag, du ønsker at slette.
3. Klik på 
.
Bogfør flere fakturagrundlag på én gang
Under Debitorer → Salgsfaktura → Fakturagrundlag kan du bogføre flere eksisterende fakturagrundlag på én gang.
Bemærk: Ved massebogføring er det ikke muligt at gennemse fakturaerne, før de bogføres og sendes.
1. Sæt flueben ud for de fakturagrundlag, du ønsker at bogføre, og klik på 
.
2. Hermed vises det følgende vindue:
3. Her kan du se antallet af fakturaer, der er klar til afsendelse, samt den valgte forsendelsesmetode. Forsendelsesmetoden vil være den, der er opsat på debitoren.
4. Under Indstillinger i samme vindue kan du vælge følgende:
- Modtag kopi af fakturaer: Sæt flueben her, hvis du ønsker at modtage en kopi af fakturaerne. (Dette vil kun gælde for fakturaer der afsendes til Email).
- Overstyr fakturadato: Sætter du flueben her, får du mulighed for at redigere fakturadatoen, før du afsender fakturaerne.
- Afslut sager: Hvis du sætter flueben her, vil de sager, som fakturaerne er knyttet til, blive afsluttet.
- Genplanlæg servicesager: Sæt flueben her, hvis du ønsker, at de servicesager, der er knyttet til fakturaerne, bliver genplanlagt. Startdatoen for den nye sag vil blive fastsat i henhold til det besøgsinterval, der er angivet på den oprindelige servicesag.
- Vedhæft dokumenter fra fakturagrundlag: Hvis denne funktion er aktiveret, vil de dokumenter, der er vedhæftet fakturagrundlaget, blive sendt til kunden sammen med fakturaen.
5. Når ovenstående er udfyldt, klik på 
. De valgte fakturaer er nu bogført.
Redigér og bogfør salgsfakturagrundlag
Denne vejledning beskriver, hvordan du redigerer og bogfører et eksisterende salgsfakturagrundlag.
1. Gå til fanen Debitorer → Fakturagrundlag.
2. Find det fakturagrundlag, du ønsker at færdiggøre og bogføre.
3. Klik på luppen 
i kolonnen “Fakturatype”:
4. Du bliver nu omdirigeret til det valgte fakturagrundlag:
5. Ved at klikke på 
får du mulighed for at ændre opsætningen på fakturaen — såsom betalingsbetingelser, den tilknyttede sag, fakturaoverskrift og andre oplysninger og indstillinger. Hvis fakturaen er knyttet til en sag, vil oplysninger fra sagen (fx arbejdsadresse, rekvisitionsnummer m.m.) automatisk blive overført til fakturagrundlaget.
6. I bunden af fakturagrundlaget vises de fakturalinjer, der enten er tilføjet manuelt eller importeret fra sagen:
Hvis der er foretaget nye registreringer på sagen, siden fakturalinjerne sidst blev importeret til grundlaget, vil denne meddelelse vises øverst på siden:
Ved at holde musen over denne meddelelse kan du se antallet af nye materialer og timeregistreringer, der er blevet tilføjet. I dette tilfælde kan det være nødvendigt at importere de manglende linjer, før du afsender salgsfakturaen.
Tilføj en manuel fakturalinje
Hvis fakturagrundlaget er oprettet uden en tilknyttet sag, eller hvis du eksempelvis ønsker at tilføje materialer, der ikke er registreret på sagen, er det muligt at oprette fakturalinjer manuelt.
1. Klik på 
2. I vinduet der nu åbnes, kan du udfylde nedenstående felter:
- Linjetype: Her kan du vælge mellem følgende linjetyper:
- Materiale forbrug: Vælger du denne linjetype, kan du i feltet Varenavn søge efter varer i de indlæste grossistkataloger.
- Standardlinje: Vælger du denne linjetype, kan du i feltet Varenavn vælge blandt dine standardlinjer.
- Blank linje: Bruges til at tilføje afstand mellem linjerne på fakturaen.
- Overskrift: Bruges til at gruppere linjer (fx en overskrift med “Timer” og en anden med “Materialer”).
- UE: Anvendes ved underentrepriser. Ved valg af denne linjetype får du mulighed for manuelt at indtaste en varebeskrivelse, købspris, salgspris og eventuel rabat.
- Leje: Vælger du denne linjetype, vises ekstra felter, hvor du kan angive en startdato og slutdato for lejeperioden samt et tidsinterval.
- Subtotal: Bruges til at tilføje en linje, der viser subtotalen for de foregående linjer. På fakturaen kan du dermed vise subtotalen for én eller flere grupper af linjer. Hvis de foregående varer er samlet under en overskrift, vil fakturaen vise “Subtotal: [Overskrift]” efterfulgt af det samlede beløb for de linjer, der ligger under overskriften og over subtotallinjen.
- Enhed: Vælg en enhed.
- Antal: Angiv antallet.
- Varenummer: Angiv et varenummer selv eller søg et eksisterende varenummer frem.
- Varenavn: Angiv et varenavn eller søg et eksisterende varenavn frem.
- Bruttopris: Bruttoprisen på den fremsøgte vare vil stå her. Ved varer der tilføjes manuelt, kan du selv skrive prisen på.
- Købsrabat i %: Eventuel købsrabat i % taster du i dette felt.
- DG-Brutto: Beregnes som:
\[ \text{DG-Brutto} = \left( \frac{\text{Salgspris} – \text{Bruttopris}}{\text{Salgspris}} \right) \times 100 \]
- DG-Netto: Beregnes som:
\[ \text{DG-Netto} = \left( \frac{\text{Salgspris} – \left( (1 – \text{Købsrabat%}) \times \text{Bruttopris} \right)}{\text{Salgspris}} \right) \times 100 \]
- Avance-Brutto: Her har du mulighed for at tilføje en avance på linjen eller ændre den avance der er hentet fra sagen. Avancen er det beløb, du ligger oveni købsprisen. Angives som den procentmæssige del af bruttoprisen. Beregnes som:
\[
\text{Avance-Brutto} = \left( \frac{\text{Salgspris}}{\text{Bruttopris}} – 1 \right) \times 100
\]
- Avance-Netto: Svarer til, hvad du faktisk tjener på videresalg af varen. Dette felt bliver udregnet automatisk og vil kun afvige fra Avance-Brutto, hvis der er angivet en købsrabat. Beregnes som:
$$ \text{Avance-Netto} = \left( \frac{\text{Salgspris-Nettopris}}{\text{Nettopris}} \right) \times 100 = \left( \frac{\text{Avance}}{\text{Nettopris}} \right) \times 100, $$
som svarer til
$$ \text{Avance-Netto} = \left( \frac{\text{Salgspris}}{\text{Bruttopris} \times (1 – \text{Købsrabat})} – 1 \right) \times 100 $$
- Salgspris: Salgsprisen beregnes ud fra de regler der er sat op under salgsfakturaindstillinger, den angivne bruttopris og avance/DG. Bemærk, at når du retter i feltet Salgspris, bliver avance og DG ikke rettet. Beregnes som:
\[ \text{Salgspris} = \text{Bruttopris} + \left( \text{Avance} – \text{Brutto%} \times \text{Bruttopris} \right) \]
- Salgsrabat i %: Eventuel salgsrabat i % taster du i dette felt.
- Nettopris-Salg: Den endelige salgspris. Beregnes som:
\[
\text{Nettopris-Salg}=\text{Salgspris} \times (1 – \text{Salgsrabat} \%)
\]
- Finanskonto: Som udgangspunkt er det den finanskonto der blev valgt ved tilføjelse af debitor, der anvendes. Du har dog mulighed for at vælge en anden finanskonto til den enkelte varelinje, hvis fx det er en afgift. Det er kun muligt at vælge de finanskonti, hvor der kan posteres direkte på.
- Bruttopriser og nettopriser kan skjules ved hhv. at sætte flueben i Skjul bruttopriser og Skjul nettopriser.
- Momstype: Momstypen er som standard sat til at være den momstype, som der er sat op på selve finanskontoen. Det vil som regel være U25 (udgående moms). De momstyper du kan vælge imellem, er dem du har oprettet under momsindstillinger.
Når ovenstående er udfyldt, klik på 
. Linjen bliver hermed tilføjet på fakturagrundlaget.
Tilføj en standardlinje
Denne vejledning beskriver, hvordan du tilføjer en standardlinje til salgsfakturagrundlaget.
1. Klik på 
.
2. Du får nu vist en oversigt over alle de standardlinjer, der er oprettet.
3. Angiv antallet ud for de linjer, du ønsker at tilføje til fakturaen.
4. Klik på 
— hermed indsættes de valgte standardlinjer på fakturagrundlaget.
Importér fakturalinjer fra sag
Hvis det ved oprettelsen af fakturagrundlaget er valgt at importere registreringer fra den tilknyttede sag, vil varelinjer, timeregistreringer og posteringer fra sagen allerede være importeret og vises i tabellen nederst på grundlaget.
For at importere registreringer fra sagen på ny, følg denne vejledning.
1. Klik på 
og derefter på “Importér linjer fra sag”:
2. I dialogboksen, der nu åbnes, kan du vælge de regler, der skal anvendes til import, samt om du ønsker at importere alle linjer, håndterede eller ikke-håndterede linjer. Du kan også vælge perioden, som registreringerne skal importeres fra. Ydermere er det muligt at opdatere arbejde udført på fakturaen. I så fald er det de “ikke håndterede” registreringer fra sagen, der tages ind på fakturaen for den valgte periode, samt datoen for “arbejde udført ændres herpå.
3. Klik på 
.
4. De timer, materialer og posteringer, der er registreret på sagen inden for den valgte periode, vil herefter blive tilføjet til fakturagrundlaget.
Håndterede/ikke-håndterede linjer
Når du importerer linjer fra en sag til et salgsfakturagrundlag, får du mulighed for at vælge mellem import af håndterede og ikke-håndterede linjer fra sagen. Denne valgmulighed sikrer, at du kun importerer de linjer, der ikke er blevet faktureret før.
Bemærk: Købsfakturaer skal være bogført, og timeregistreringer skal være godkendt, for at linjerne korrekt kan medtages ved brug af importfunktionen.
Ikke-håndterede linjer omfatter købsfakturalinjer, godkendte timer og posteringer, som ikke tidligere har været med på en salgsfaktura.
Håndterede linjer omfatter købsfakturalinjer, timeregistreringer og posteringer fra sagen, som enten:
- Har været med på en salgsfaktura før og fremstår som “Faktureret” på sagsoversigten, eller
- Manuelt er blevet markeret som “Håndteret” via sagsoversigten.
For at se, hvilke registreringer på sagen der er håndteret, åbn sagsoversigten og klik på 
ud for Materialer, ud for Posteringer eller 
ud for Totalløn i alt.
De tilsvarende registreringer vil nu blive vist i en tabel nederst på siden, hvor håndterede registreringer fremstår som “Håndteret” eller “Faktureret” i kolonnen Håndteret.
For at markere en registrering som håndteret, skal du sætte et flueben i kolonnen Håndteret.
Tildeling af dimensioner på fakturalinjer
Ved oprettelse af salgsfakturalinjer er der mulighed for at opsætte dimensioner – afdeling, bærer og formål.
Systemet vil automatisk foreslå dimensioner på salgsfakturalinjen i følgende rækkefølge:
- Hvis der er knyttet et fastpris tilbud til sagen, hentes dimensionerne herfra.
- Hvis der ikke er et fastpris tilbud knyttet til sagen, men der er knyttet en sag til fakturaen, hentes dimensionerne fra sagen.
- Hvis der hverken er en sag eller et fastpris tilbud knyttet til fakturaen, hentes dimensionerne fra debitoren.
Bemærk: Ved oprettelse af en sag vil de tilknyttede tilbud overskrive dimensionerne på sagen – uanset om faktureringstypen på tilbuddet er “fastpris” eller “overslag”.
Ret og slet fakturalinjer
For at redigere en fakturalinje skal du dobbeltklikke på linjen. Linjen åbnes derefter i et nyt vindue, hvor du kan rette de enkelte felter.
Linjernes rækkefølge kan ændres ved hjælp af “træk og slip”.
For at fjerne en linje fra grundlaget, klik på 
i venstre side ud for linjen. Hvis du ønsker at slette flere linjer på én gang, kan du sætte flueben ved de ønskede linjer, klikke på og derefter vælge 
.
Under kan du også nemt og hurtigt markere flere linjer på én gang ved at vælge “Markér”.
Bogføring og afsendelse
Når fakturagrundlaget er sat op, og de fakturalinjer, som kunden skal faktureres for, er tilføjet, kan salgsfakturaen bogføres.
1. Inden du bogfører, har du mulighed for at forhåndsvise fakturaen. For at gøre dette, klik på 
i højre side af fakturagrundlaget.
2. Klik på knappen 
i nederste højre hjørne på fakturagrundlaget.
3. I vinduet, der åbnes, kan du under “Faktura information” ændre følgende indstillinger:
- Faktura overskrift: Overskrift på fakturaen.
- Fakturadato: Dato der skal fremgå af fakturaen. Har du lejevarer på sagen, vil dato ikke kunne ændres.
- Afslut sag: Denne funktion vises kun, hvis fakturagrundlaget er knyttet til en sag. Er funktionen valgt til, vil den tilknyttede sag (og dermed de arbejdssedler og kvalitetssikringsskemaer, der ligger på sagen) blive afsluttet samtidig med at fakturaen bliver bogført.
Bemærk: Hvis du bogfører en faktura på en servicesag, der skal genplanlægges, skal du sætte flueben i feltet “Afslut sag” for at sikre, at sagen bliver genplanlagt.
- Forsendelsesmetode: Forsendelsesmetoden vil være udfyldt automatisk ifølge opsætningen på debitorkortet, men kan ændres her på den enkelte faktura, hvis nødvendigt.
Valg af forsendelsesmetode
Ved valg af Forsendelsesmetode er der fire muligheder:
Forsendelsesmetode "Post"
Når du klikker på 
, bogføres fakturaen og åbnes som en PDF-fil, som du kan downloade og udskrive.
Forsendelsesmetode "Email"
Når du vælger denne forsendelsesmetode, sendes fakturaen til kunden som en PDF-fil via e-mail. Inden afsendelse har du mulighed for at redigere følgende oplysninger og indstillinger.
- Til: Modtagerens email.
- Cc, Bcc: Her kan du angive en eller flere andre modtagere. Cc modtagere er synlige for andre, mens Bcc-modtagere ikke er det.
- Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter til fakturagrundlaget, kan vælge at sende disse til kunden ved at sætte et flueben i “Vedhæft fakturafiler” eller ud for den enkelte fil.
- E-mailskabelon: Her vises den e-mailskabelon, der er valgt som standard. Er der oprettet flere skabeloner, kan du vælge en anden.
- Emne: I emnefeltet vil der som udgangspunkt vises fakturanummer og evt. sagsnummer, men du kan rette feltet efter behov.
- Vedhæft XML faktura i mail: Vinges af, hvis du ønsker, at fakturaen bliver sendt i både XML og PDF-format.
- Tekst: Her får du vist den valgte e-mailskabelon og kan rette teksten efter behov.
Når ovenstående er udfyldt, klik på for at bogføre og afsende fakturaen.
Forsendelsesmetode "Nemhandel"
Ved valg af forsendelsesmetoden “Nemhandel”, skal der angives kundens EAN eller CVR. Det angivne EAN/CVR skal være sat op til at kunne modtage fakturaer via Nemhandel.
Hvis der er moms på fakturaen, skal momsbeløbet udgøre mindst 0.01 kr. Det er muligt at sende 0-fakturaer, men fakturaen skal indeholde mindst én linje med beløbet 0,00 kr.
Du kan tjekke via dette link, om kundens EAN og/eller CVR er sat op til at kunne modtage fakturaer via NemHandel.
For at tjekke EAN nummeret, vælger du “EAN/GLN”:
For at tjekke CVR nummeret, vælger du “DK:CVR” :
- Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter til fakturagrundlaget, kan vælge at sende disse til kunden ved at sætte et flueben i “Vedhæft fakturafiler” eller ud for den enkelte fil.
Når ovenstående er udfyldt, tryk . Fakturaen bliver hermed bogført og sendt til kunden.
Forsendelsesmetode "Betalingsservice"
For at du kan bruge denne forsendelsesmetode, skal betalingsservice være opsat under salgsfakturaindstillinger.
For opsætning af betalingsservice kontakt E-Komplet: support@e-komplet.dk
