Kvalitetssikring
I denne artikel
Kvalitetssikring med E-Komplet
I E-Komplet kan du oprette kvalitetssikringsskemaer, som dine medarbejdere kan udfylde via E-Komplets app. Et kvalitetsskema kan enten tilknyttes en specifik sag, eller kobles på en sagsgruppe, således skemaet altid kommer på, når sagen oprettes med denne sagsgruppe.
I E-Komplet kan montører afslutte en arbejdsseddel direkte fra mobilen. Hvis en sag kræver kvalitetssikring, kan medarbejderen først afslutte arbejdssedlen, når kvalitetsskemaet er udfyldt.
I appen kan montøren nemt se, om kvalitetssikring er påkrævet, samt hvilke skemaer der skal udfyldes. Når dette er gjort, kan medarbejderen melde arbejdssedlen færdig, hvorefter den automatisk sendes til kontoret og er klar til fakturering.
Dette sikrer, at kvaliteten af det udførte arbejde altid lever op til dine standarder.
Opret KS-skema
Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter et kvalitetssikringsskema, som du efterfølgende kan tilføje til dine sager.
1. Gå til Administration → Kvalitetssikring.
2. Øverst på siden kan du angive en faglig ansvarlig, som vil være synlig på skemaerne (valgfrit). Du skal ligeledes angive hvilken billedstørrelse der skal anvendes i KS rapporterne.
3. Klik på
:
4. Nu fremkommer denne side:
5. Under Stamdata kan du udfylde:
- Skema ID: Entydigt nummer på KS-skemaet.
- Bilagsnr.: Bilagsnummer.
- Skema navn: Navngiv skemaet.
- Intern/Ekstern: Her vælger du, om skemaet oprettes til intern brug eller om det er et skema fra en ekstern leverandør, såsom Q-Kontrol.
- Kontrolskema leverandør: Opretter du et eksternt skema, vælges her en leverandør. Er der tale om et skema fra en kontrolinstans fra branchen, skal skemaet være identisk med deres oplysninger.
6. Under Kontroltyper kan du vælge mellem otte forskellige kontroltyper. Disse typer følger branchestandarder og kan ikke redigeres.
Hvis skemaet er til intern brug, skal du vælge den kontroltype, der bedst matcher det skema, du ønsker at oprette.
- Vælg den ønskede kontroltype i rullemenuen og klik på
. Det er muligt at tilføje flere kontroltyper.
- De valgte kontroltyper vil lande i kassen nedenfor.
- Du kan nu oprette kategorier og spørgsmål for hver kontroltype — klik på
:
7. På siden, der nu vises, kan du oprette kategorier og spørgsmål for denne kontroltype:
- Oprettelse af kategorier: Udfyld feltet Kategorinavn og klik på
.
- De oprettede kategorier vil vises i kassen Kategorier og som overskrift på de sektioner, der vises til højre.
- Redigering af en kategori: Klik på under Kategorier.
- Sletning af en kategori: Klik på
under Kategorier.
Opret kontrolspørgsmål
Oprettelse af kontrolspørgsmål: Under hver kategori kan du oprette kontrolspørgsmål. For at oprette et spørgsmål, klik på 
under kategorinavnet.
Kontrolpunkt type: Efter du har klikket på , kan du vælge en kontrolpunkt type. De forskellige valgmuligheder er beskrevet i næste afsnit.
Kontrolpunkt typer
Nedenfor beskrives de forskellige typer af kontrolpunkter, du kan oprette i et KS-skema.
Her kan du læse, hvordan hver kontrolpunkt type fungerer, samt hvilke felter du skal udfylde for at oprette den.
Valgmulighed
Kontrolpunkt typen Valgmulighed fungerer som et afkrydsningsskema, hvor montøren kun kan vælge én svarmulighed.
- Udfyld feltet Tekst med det ønskede spørgsmål.
- Vælg, om spørgsmålet skal være påkrævet, medtages i PDF rapporten, og om det må besvares flere gange.
- For at tilføje en ny svarmulighed, udfyld feltet Valgmulighed og klik på Tilføj.
- Angiv på den måde alle de svarmuligheder, montøren skal kunne vælge imellem.
I appen vises både spørgsmålet og de tilhørende valgmuligheder. Montøren kan kun vælge én af mulighederne. Derudover har montøren mulighed for at tilføje kommentarer samt uploade filer og billeder til sin besvarelse.
Valgmulighed - flere svar tilladt
Kontrolpunkt typen Valgmulighed – flere svar tilladt fungerer som et afkrydsningsskema, hvor montøren har mulighed for at vælge flere svarmuligheder.
- Udfyld feltet Tekst med det ønskede spørgsmål.
- Vælg, om spørgsmålet skal være påkrævet, medtages i PDF rapporten, og om det må besvares flere gange.
- For at tilføje en ny svarmulighed, udfyld feltet Valgmulighed og klik på Tilføj.
- Angiv på den måde alle de svarmuligheder, montøren skal kunne vælge imellem.
I appen vises både spørgsmålet og de tilhørende valgmuligheder. Montøren kan vælge flere af de angivne valgmuligheder. Derudover har montøren mulighed for at tilføje kommentarer samt uploade filer og billeder til sin besvarelse.
Spørgsmål - svar med tekst
Ved valg af kontrolpunkt typen Spørgsmål – svar med tekst kan du oprette et spørgsmål, som skal besvares med tekst.
Nedenfor ses et eksempel på denne type spørgsmål i appen. Montøren kan skrive svaret i tekstform samt tilføje kommentarer og uploade filer og billeder.
Spørgsmål - svar med tal
Ved valg af kontrolspørgsmål typen Spørgsmål – svar med tal får du mulighed for at tilføje et spørgsmål, der skal besvares med en talværdi.
Nedenfor ses et eksempel på denne type spørgsmål i appen. Montøren kan indtaste en talværdi samt tilføje kommentarer og uploade filer og billeder.
Spørgsmål uden svarfelt
Denne kontrolpunkttype fungerer som et spørgsmål uden tilhørende svarfelt i skemaet. Ved oprettelse af spørgsmålet angiver du blot den tekst, der skal vises som selve spørgsmålet.
Nedenfor ses et eksempel på denne type spørgsmål i appen. Montøren kan tilføje kommentarer, samt uploade filer og billeder.
Underskrift
Denne kontrolpunkttype bruges, når montøren skal bekræfte en handling eller godkende et forhold med sin underskrift.
Spørgsmålet vises i appen med et felt, hvor montøren kan skrive sin signatur med fingeren på en touchskærm.
Temperatur
Ved valg af denne kontrolpunkt type oprettes et kontrolpunkt, hvor montøren skal måle temperaturen. Du skal blot udfylde feltet Tekst med den relevante tekst for at oprette kontrolspørgsmålet.
Bemærk: Spørgsmålet kan ikke besvares via web.
I appen vil montøren se følgende billede og have mulighed for at foretage en automatisk temperaturmåling.
Luftfugtighed
Ved valg af denne kontrolpunkt type oprettes et kontrolpunkt, hvor montøren skal måle luftfugtigheden. Du skal blot udfylde feltet Tekst med den relevante tekst for at oprette kontrolspørgsmålet.
Bemærk: Spørgsmålet kan ikke besvares via web.
I appen vil montøren se følgende billede og have mulighed for at foretage en automatisk måling af luftfugtigheden.
Godkendelse
Når punktet tilføjes, vil der automatisk komme mulighederne Ja/Nej, Besvarelse af punktet har relation til kolonnerne ”Godkendt” og ”Godkendt af” i oversigten under Sager – Kvalitetssikring.
Indstillinger til kontrolpunkter
Ved hvert kontrolpunkt som du opretter, kan du vælge nedenstående indstillinger.
- Medtages på rapport: Det er vigtigt at der bliver sat flueben i denne boks for at montørens svar vil komme med på rapporten hvis man trækker den som PDF.
- Påkrævet: Fluebenet indikerer, at spørgsmålet er obligatorisk. Montøren vil ikke kunne få lov til at melde sin arbejdsseddel som “udført”, før dette spørgsmål er besvaret.
- Må besvares flere gange: Et flueben her vil sikre, at spørgsmålet kan besvares mere end én gang. Der vil komme en registrering for hvilken montør der har lavet hver besvarelse.
Sådan gemmer du KS-skemaet
. på denne side:
igen:
Redigér KS-skema
Denne vejledning beskriver, hvordan du redigerer et KS-skema.
1. Gå til Administration → Kvalitetssikring.
2. Her vises en oversigt over alle oprettede KS-skemaer.
3. Klik på 
i kolonnen Handlinger ud det skema, du ønsker at redigere.
4. Herefter vises følgende side:
5. Under Stamdata kan du redigere følgende oplysninger:
- Skema ID: Nummeret på KS-skemaet.
- Bilagsnr.: Bilagsnummeret.
- Skema navn: Navnet på skemaet.
- Intern/Ekstern: Angiv, om skemaet er til intern brug eller et eksternt skema fra en leverandør, såsom Q-Kontrol.
- Kontrolskema leverandør: Hvis skemaet er eksternt, skal en leverandør vælges her. Hvis det er et skema fra en kontrolinstans i branchen, skal det være identisk med deres oplysninger.
6. I sektionen Kontroltyper kan du gå ind på en specifik kontroltype ved at klikke på . Her kan du redigere de tilhørende kategorier og spørgsmål.
- For at slette en eksisterende kontroltype, klik på .
- For at oprette en ny kontroltype, klik på .
7. Klik på for at gemme dine rettelser.
Slet KS-skema
Denne vejledning beskriver, hvordan du sletter et KS-skema.
Bemærk: Når du sletter et KS-skema, kan det ikke længere knyttes til nye sager. Skemaet forbliver dog på de sager, hvor det allerede er tilføjet.
Sådan sletter du et kvalitetssikringsskema:
- Gå til Administration → Kvalitetssikring.
- Her vises en oversigt over alle oprettede KS-skemaer.
- Klik på
i kolonnen Handlinger ud det skema, du ønsker at slette.
4. En dialogboks vil nu poppe op – klik på OK for at bekræfte sletningen.
Montør rettigheder ifm. KS
Under Administration → Kvalitetssikring kan du justere forskellige indstillinger, der bestemmer, hvilke funktioner montører har adgang til i forbindelse med kvalitetssikringsskemaer i E-Komplet-appen.
- Tillad montører at kopiere sektioner i KS:
Når denne indstilling er aktiveret, får montører mulighed for at kopiere sektioner i KS-skemaer via appen ved at trykke på Kopier sektion
. Sådan ser funktionen ud i appen:
Montøren skal blot angive et navn til kopien og vil herefter have mulighed for at udfylde den på ny.
Kontoret vil derefter kunne se både den oprindelige version af skemaet med de oprindelige svar og den nye sektion, når de åbner skemaet via web.
- Vis, hvornår individuelle KS-spørgsmål er besvaret i appen:
Hvis der er sat flueben her, vil dato og tidspunkt for, hvornår det enkelte spørgsmål sidst er besvaret, blive vist ved udfyldelse af kvalitetssikringsskemaer i appen – som vist nedenfor.
- Tillad montør at vælge “Ingen KS” i appen:
Hvis denne indstilling er slået til, vil montører i appen have mulighed for at sætte enten et helt KS-skema eller enkelte sektioner af et KS-skema i status “Ingen KS” som vist nedenfor:
- Tillad montører at tilføje nye KS-skemaer:
Montører vil selv kunne tilføje de skemaer, der er oprettet via web, til sager i appen. Montøren skal blot ind på arbejdssedlen, trykke på KS og herefter trykke på “+” for at tilføje et nyt skema.
Import og erstatning af KS-skemaer
Hvis du skal have oprettet et KS-skema, som ligner et andet, har du mulighed for at eksportere det eksisterende skema og importere det igen som et nyt skema.
1. Gå til Administration → Generelt → Kvalitetssikring.
2. Klik på 
i kolonnen Handlinger ud for det skema, du gerne vil eksportere:
3. Klik på 
under Administration → Generelt → Kvalitetssikring:
4. I dialogboksen, som nu åbner, kan du vælge det eksporterede skema på din computer og klikke på 
:
Efter import bliver det nye skema tilføjet i tabellen under Administration → Generelt → Kvalitetssikring. Du kan herefter tilrette skemaet ved at klikke på under Handlinger.
Hvis det skema som du importerer, skal erstatte et eksisterende skema, klik på 
i kolonnen Handlinger ud for det skema der skal erstattes og følg herefter samme fremgangsmåde som beskrevet ovenover.
Knyt KS-skema til sag
Denne vejledning forklarer, hvordan du knytter et KS-skema til en sag. Bemærk at selve skemaet skal være oprettet under Administration → Kvalitetssikring inden du kan knytte den til en sag.
1. Gå til Sager → Kvalitetssikring.
2. Klik på øverst i oversigten:
3. Hermed fremkommer nedenstående vindue:
4. Under Sag kan du vælge den sag, skemaet skal knyttes til, ved at søge på sagsnummer eller sagsnavn.
5. Under Kontrollokationer vil der være oprettet standard lokationen “Generelt”. Hvis de samme KS-skemaer skal anvendes flere gange eller på forskellige lokationer, kan du oprette ekstra lokationer ved at udfylde “Lokation navn” og klikke på . Alle de lokationer, du har oprettet, vil vises under “Lokation(er)”.
4. I sektionen Tilknyt kontrolskemaer kan du tilknytte KS-skemaer til hver lokation:
- Vælg lokationen i feltet “Lokation”.
- I venstre boks, “Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer”, vises alle de kvalitetssikringsskemaer der er oprettet. Markér det kvalitetssikringsskema, som du ønsker at knytte til sagen. Du kan markere flere skemaer ved at holde Ctrl-knappen ned samtidig med at du klikker på skemaerne.
- Tryk på pilen mod højre for at de valgte skemaer kommer over i boksen “Tilknyttede kvalitetsskemaer”.
- Hvis du vil fjerne et kvalitetssikringsskema fra lokationen, skal du markere skemaet i den højre boks “Tilknyttede kvalitetsskemaer” og derefter klikke på pilen til venstre, så skemaet flyttes over i “Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer”.
5. Klik på .
6. I dialogboksen, som nu åbner, får du vist antallet af kvalitetssikringsskemaer, der er blevet tilknyttet:
Knyt KS-skema til sag via sagsoversigten
Det er også muligt at knytte et KS-skema til en sag via sagsoversigten.
1. Find den pågældende sag, fx under Sager → Igangværende arbejder.
2. Klik på 
i kolonnen Sagsnr.
3. Når du kommer til sagsoversigten, kan du i boksen Kvalitetssikring se alle de KS-skemaer, der er knyttet til sagen (såfremt dette er slået til under Mine indstillinger → Visninger):
4. Tryk på 
.
5. Hermed fremkommer nedenstående vindue.
6. Under Kontrollokationer vil der som udgangspunkt være oprettet standard lokationen “Generelt”. Hvis de samme KS-skemaer skal anvendes flere gange/på forskellige lokationer, kan du tilføje en lokation ved at udfylde Lokation navn og klikke på . De oprettede lokationer vil vises under Lokation(er).
7. I sektionen Tilknyt kontrolskemaer kan du tilknytte KS-skemaer til hver lokation.
- Vælg lokationen i feltet Lokation.
- I venstre boks, Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer, vises alle de kvalitetssikringsskemaer der er oprettet. Markér det kvalitetssikringsskema, som du ønsker at tilknytte. Du kan markere flere skemaer ved at holde Ctrl-knappen ned samtidig med at du klikker på skemaerne.
- Tryk på pilen mod højre for at de valgte skemaer kommer over i boksen Tilknyttede kvalitetsskemaer.
- For at fjerne et kvalitetssikringsskema fra lokationen, markerer du skemaet i højre boks, Tilknyttede kvalitetsskemaer, og trykker herefter på pilen til venstre for at skemaet kommer over i Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer
8. Klik på .
9. Du får vist nedenstående vindue, hvor du får vist antallet af kvalitetssikringsskemaer, du har tilknyttet.
Oversigten "Kvalitetssikring"
Under Sager → Kvalitetssikring kan du se alle de kvalitetssikringsskemaer, der er knyttet til sager. Ud for hvert KS-skema vises, hvilken sag og kunde skemaet er knyttet til, om skemaet er godkendt/afsluttet, hvornår og af hvem.
Kolonnen Ubesvarede påkrævede spørgsmål viser, om der er ubesvarede, påkrævede spørgsmål.
Masseopdatering af KS-skemaer
I oversigten Kvalitetssikring finder du følgende masseopdaterings funktioner:
: Fjerner de markerede skemaer og alle tilhørende besvarelser.
: Låser skemaerne op igen i appen til videre udfyldelse.
: Afslutter skemaer, dog kun dem uden ubesvarede, påkrævede spørgsmål.
: Opdaterer PDF-visningen efter ændringer i skabelonen.
: Henter skemaerne som PDF-filer i en zip-mappe.
Ret og godkend KS-skema via web
Denne vejledning beskriver, hvordan du retter og godkender et kvalitetssikringsskema via web.
1. Gå til Sager → Kvalitetssikring.
2. Klik på i kolonnen Handlinger ud for det skema, du vil rette.
3. Du får nu vist følgende vindue. Her kan du se de eksisterende besvarelser under hver “Kontroltype”, samt hvem der har besvaret det enkelte spørgsmål – og hvornår.
4. Øverst i vinduet finder du nedenstående felter:
Kontroltype: Her kan du skifte mellem de forskellige kontroltyper, som skemaet indeholder, og dermed få vist besvarelserne for hver enkelt kontroltype.
Skema version: Her kan du vælge mellem Nyeste værdier og Originale værdier.
– Originale værdier: Viser besvarelserne fra første gang, skemaet blev udfyldt. Hvis skemaet endnu ikke er blevet besvaret, vises tomme svarfelter. Bemærk, at når denne visning er valgt, kan svarene kun ses – ikke redigeres.
– Nyeste værdier: Viser seneste version med mulighed for at redigere svarene og dermed oprette en opdateret version af skemaet.Tegning nr.: Her kan du eventuelt angive tegningsnummer.
Kontrolafsnit: Her kan du eventuelt angive kontrolafsnit.
Er der afvigelser?: Her kan du angive, om der er registreret afvigelser.
Afvigelsesrapport nr.: Her kan du indtaste nummeret på den tilhørende afvigelsesrapport.
Ingen KS: Marker denne boks, hvis der ikke kræves kvalitetssikring på sagen.
5. Ved hvert spørgsmål er det muligt at rette besvarelsen, tilføje en kommentar og vedhæfte dokumentation:
- Supplerende bemærkning: Her kan du skrive en kommentar til besvarelsen.
- Vedhæftet dokumentation: Upload supplerende dokumentation ved at klikke på
og herefter på .
6. Nederst på vinduet er det muligt at markere skemaet som godkendt:
Udført selvkontrol: Bruges til at registrere, at kvalitetssikringsskemaet er kontrolleret og godkendt.
Godkendelsestekst: Her kan du som godkender tilføje en kommentar. Kommentaren vises i oversigten ud for det pågældende skema.
7. Når ovenstående er udfyldt, klik på .
Faste KS-skemaer på sagsgruppe
Det er muligt at sætte faste kvalitetssikringsskemaer op på en sagsgruppe. Når dette er gjort, vil disse skemaer automatisk blive tilføjet, hver gang der oprettes en sag med den pågældende sagsgruppe.
1. Gå til fanen Sagsgrupper under Administration → Sagsindstillinger.
2. Klik på ud for den sagsgruppe, du ønsker at tilføje et fast kvalitetssikringsskema til.
3. Klik på fanen Kvalitetssikring i det vindue, der åbnes.
- I venstre boks, Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer, kan du vælge mellem alle de kvalitetssikringsskemaer, der er oprettet under Administration → Kvalitetssikring.
- Venstreklik på det kvalitetssikringsskema, som du ønsker at knytte til sagsgruppen. Du kan markere flere skemaer ved at holde Ctrl-knappen nede, mens du klikker på de ønskede skemaer.
- Tryk på pilen, der peger mod højre, for at flytte de valgte skemaer over i boksen Tilknyttede kvalitetsskemaer.
- For at fjerne et kvalitetssikringsskema:
Markér skemaet i højre boks, Tilknyttede kvalitetsskemaer, og klik derefter på pilen, der peger mod venstre, for at flytte skemaet tilbage til Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer.
4. Klik på .
De valgte KS skemaer er hermed tilknyttet sagsgruppen.
Afslut KS-skema
Når du afslutter et KS-skema, vil det blive markeret som “Afsluttet” både i webdelen og i appen, og det vil herefter ikke længere kunne udfyldes.
Bemærk:
Et skema kan kun afsluttes, hvis den ikke indeholder ubesvarede påkrævede spørgsmål.
1. Gå til Sager → Kvalitetssikring.
2. Klik på 
i kolonnen Handlinger ud for det pågældende skema:
3. Du får vist nedenstående vindue, hvor du kan angive et tegning nr., kontrol afsnit og afvigelsesrapport nr.
4. Klik på Afslut:
5. Kvalitetssikringsskemaet vil herefter vises Kvalitetssikring som “afsluttet” – både via web og via appen. Det vil også være synligt, hvem og hvornår har afsluttet skemaet.
6. Skemaet kan genåbnes ved at klikke på 
i kolonnen Handlinger.
Afslut/genåbn KS-skema via sagsoversigten
Denne vejledning beskriver, hvordan du afslutter/genåbner et KS-skema via sagsoversigten.
På sagsoversigten ses de tilknyttede KS-skemaer i boksen længst til højre:
Du kan afslutte et skema ved at klikke på dette ikon:
Hermed åbner nedenstående vindue, hvor du kan angive et tegning nr., kontrol afsnit og afvigelsesrapport nr. og afslutte skemaet:
Du kan genåbne et skema ved at klikke på dette ikon:
hvorefter du skal bekræfte:
Fjern KS-skema fra sag
Denne vejledning beskriver, hvordan du fjerner et KS-skema fra en sag.
1. Gå til Sager → Oversigter → Kvalitetssikring.
2. Klik på 
i kolonnen Handlinger ud for det pågældende skema.
3. Tryk 
.
4. Kvalitetssikringsskemaet er hermed fjernet fra sagen.
Hent KS-skema som PDF
Denne vejledning beskriver, hvordan du henter et kvalitetssikringsskema ned som en PDF-fil.
1. Gå til Sager → Kvalitetssikring.
2. Klik på 
i kolonnen Handlinger ud for det pågældende skema.
3. Den nyeste version af kvalitetssikringsskemaet bliver nu hentet ned på din computer.
