Administration af købsfakturagrundlag

Købsfakturagrundlag

Relaterede emner

Oversigt over købsfakturagrundlag

I oversigten Fakturagrundlag under Kreditorer → Købsfaktura finder du både bogførte og ikke-bogførte købsfakturaer (fakturagrundlag).

Du kan vælge en tidsperiode for de viste resultater og filtrere dem efter status (Bogført eller Fakturagrundlag), kreditor og flere andre kriterier.

Kolonnen Er forfalden viser, om fakturaen er forfalden.

Kolonnen Restbeløb viser restbeløbet, altså det beløb, der mangler at blive udlignet.

Kolonnen Betalingsstatus viser, om fakturaen er betalt, delvist betalt eller ikke betalt.

Kolonnen Modtaget via viser, om købsfakturaen er oprettet manuelt eller modtaget elektronisk.

I sumboksen øverst i oversigten vises det samlede fakturabeløb inkl./ekskl. moms, det samlede momsbeløb og antallet af fakturagrundlag. Bemærk, at tallene i sumboksen kun dækker over de fakturaer du har valgt at medtage i oversigten, og de bliver opdateret hver gang, du bruger et filter.

Sådan kopierer du en købsfaktura

Denne vejledning beskriver, hvordan du kopierer en eksisterende købsfaktura til et nyt købsfakturagrundlag. Det er muligt at kopiere både bogførte og ikke-bogførte fakturaer.

1. Gå til Kreditorer → Købsfaktura → Fakturagrundlag.

2. Klik på i den venstre kolonne ud for den faktura, som du vil kopiere.

3. En kopi af fakturaen vil blive oprettet og gemt under Kreditorer → Købsfaktura → Fakturagrundlag.

4. Samtidig vil du få den nyoprettede faktura vist i fanen Ny købsfaktura. Her kan du redigere og bogføre fakturaen.

Sådan laver du en kreditnota for en købsfaktura

Denne vejledning beskriver, hvordan du laver en kreditnota for en købsfaktura. Kreditnotaer kan laves for både bogførte og ikke-bogførte fakturaer.

1. Gå til Kreditorer → Købsfaktura → Fakturagrundlag.

2. Klik på ud for den faktura, som du vil oprette en kreditnota for.

3. Den nyoprettede kreditnota vil blive gemt i oversigten under Kreditorer → Købsfaktura → Fakturagrundlag.

4. Du bliver samtidig omdirigeret til fanen Ny købsfaktura, hvor du kan redigere og bogføre kreditnotaen.

Sådan sletter du købsfakturagrundlag

Denne vejledning beskriver, hvordan du sletter købsfakturagrundlag.

1. Gå til Kreditorer → Købsfaktura → Fakturagrundlag.

2. Sæt flueben ud for de fakturagrundlag, du vil slette.

3. Klik på .

Sådan bogfører du et eksisterende købsfakturagrundlag

Denne vejledning beskriver, hvordan du færdiggør og bogfører et eksisterende købsfakturagrundlag.

1. Gå til fanen Kreditorer → Købsfaktura → Fakturagrundlag.

2. Søg det fakturagrundlag frem, som du vil færdiggøre og bogføre.

3. Klik på luppen under Fakturatype.

4. Nedenfor beskriver vi, hvordan du udfylder grundlaget.

Kreditor- og fakturaoplysninger

Det første, du skal udfylde, er oplysninger om kreditor og faktura. For at tilgå disse oplysninger skal du klikke på

i sektionen øverst til venstre.

Hermed fremkommer nedenstående vindue.

Her kan du udfylde følgende informationer*:

Kreditor: I dette felt kan du søge eksisterende kreditorer frem. Hvis fakturaen oprettes for en ny kreditor, er der mulighed for at oprette kreditoren ved at åbne rullemenuen og trykke .

Fakturadato

Forfaldsdato

Afdeling: Fakturaen kan klassificeres efter afdeling, hvis I bruger denne dimension.

Bærer: Fakturaen kan klassificeres efter bærer, hvis I bruger denne dimension.

Formål: Fakturaen kan klassificeres efter formål, hvis I bruger denne dimension.

Finanskonto: Feltet vil automatisk være sat til den finanskonto, der er valgt under kontoindstillinger. Ønsker man at bogføre på en anden finanskonto en denne, kan man på den enkelte fakturalinje ændre finanskontoen til den ønskede.

Er der opsat betalingsbetingelser, bankaftale og/eller betalingsmetode på den valgte kreditor, vil felterne Betalingsbetingelser, Bankaftale og Betalingsmetode blive udfyldt automatisk. Bemærk, at bankaftale og betalingsmetode skal være udfyldt, hvis du ønsker at trække købsfakturaen med i en betalingsfil.

Identifikationslinje: Det 15-cifrede nummer i midten af FI-nummeret. Det er ikke nødvendigt at indtaste foranstillede 0’er.

FI-kreditornummer: Det 8-cifrede nummer, der står sidst i FI-nummeret.

Når ovenstående er udfyldt, trykker du på .

*Hvis den fil, fakturagrundlaget er oprettet fra, er blevet modtaget fra en email som er registreret på en kreditor som “email til elektronisk faktura”, vil nogle af felterne, såsom Kreditor og Betalingsbetingelser, være præudfyldt ud fra opsætningen på denne kreditor. Det er dog muligt at rette opsætningen på den enkelte faktura.

Fakturafil

Hvis købsfakturaen er oprettet fra en fil i oversigten under Kreditorer → Ny købsfaktura, vil denne fil vises i højre side på fakturagrundlaget:

Ellers er det muligt at tilføje en fakturafil manuelt ved at trykke på :

Yderligere dokumentation kan vedhæftes til fakturaen ved at trykke på i højre side af skærmen og herefter på :

Leveringsoplysninger

Når kreditoren er tilføjet og de basale oplysninger på fakturaen udfyldt, vil det være muligt at registrere leveringsoplysninger.

Klik på i sektionen øverst til højre.

Du får herefter vist nedenstående vindue.

Her kan du udfylde:

Leveringsadresse: Leveringsadresse

Lokation: Lokation

Bestiller: Bestiller

Afhenter: Afhenter

Note: Note
Vedr. faktura.: Reference til hvilken faktura en evt. kreditnota udligner

Tryk på for at gemme opsætningen.

Godkendere

Du kan redigere godkendeopsætningen på den enkelte faktura.

Klik på i sektionen midterst til højre.

Du får herefter vist nedenstående vindue.

Her kan du tilføje eller fjerne godkendere samt Godkende for dig selv eller for alle på den pågældende faktura.

Sådan knytter du købsfakturaen til en sag

Via fakturagrundlaget kan fakturaen også knyttes til en sag.

Klik på i sektionen nederst til venstre.

Hermed fremkommer nedenstående vindue.

Her kan du søge sagen frem under Sagsnavn. (Det er feltet Sagsnavn der styrer om der er knyttet en sag til fakturaen, og ikke sagsnumrene på de enkelte fakturalinjer. Dette er relevant i forbindelse med godkenderreglerne “Uden sag” og “Sagsansvarlig”.)

Når sagen er valgt, vil du få vist yderligere indstillinger.

Tilføj sag på alle linjer: Sæt flueben i denne boks, hvis fakturanummeret skal fremgå på de enkelte fakturalinjer.

Opdatér dimensioner på faktura og alle linjer: Sæt flueben i denne boks, hvis de dimensioner (afdeling, bærer, formål) der er udfyldt ved sagsoprettelse, skal fremgå af fakturaen og på de enkelte fakturalinjer. Har du valgt afdeling, bærer og/eller formål ved tilføjelse af kreditor, vil disse blive overskrevet af dimensionerne fra sagen.

Tryk på

for at gemme opsætningen.

Sådan tilføjer du købsfakturalinjer og bogfører fakturaen

Når ovenstående sektioner på grundlaget er udfyldt, kan der tilføjes fakturalinjer.

1. Klik på nederst til venstre på fakturagrundlaget.

2. Der bliver hermed indsat en ny linje nederst på grundlaget. Her kan du udfylde felterne Antal, Varenummer, Varenavn, Enhed, Stykpris og Rabat. Hvis beløbet i feltet Stykpris er inklusiv moms, skal der vinges af i boksen “Moms inkluderet”.

3. Hvis funktionen “Slå op i varekatalog” er slået til under “Indstillinger” (som vist i billedet nedenfor), vil der ved indtastning af Varenavn eller Varenummer blive vist en rullemenu med matchende resultater fra jeres grossistkataloger. Her kan du klikke på den vare, du ønsker at indsætte på linjen.

4. Det er også muligt at vælge afdeling, bærer og formål på linjen. Hvis der er udfyldt dimensioner på kreditor eller sag, vil systemet foreslå disse dimensioner (dimensionerne på sagen vil overstyre dimensionerne på kreditor).

5. Feltet Konto vil automatisk være sat til det kontonummer, der er sat op som standard konto til elektronisk købsfaktura under kontoindstillinger. Ønsker du at bogføre linjen på en anden finanskonto end denne, kan du ændre finanskontoen til den ønskede ved at søge på enten kontonummer eller kontonavn i feltet Konto. Vær dog opmærksom på, at finanskontoen skal have en momstype før den bliver en aktiv valgmulighed i kreditormodulet.

6. Når alle linjer er tilføjet til fakturaen, vil du nederst til højre på grundlaget kunne se den samlede netto- og totalbeløb og moms:

Hvis det beløb, systemet har udregnet ud fra fakturalinjerne, ikke stemmer overens med totalbeløbet på fakturaen (eksempelvis på grund af øreafrunding), er der mulighed for justere beløbet på fakturagrundlaget ved at klikke på “Overstyret total omk.”: