Abonnementsvilkår for E-Komplet

1. Accept af abonnement og vilkår

1.1. Nærværende abonnementsvilkår (herefter “Vilkår”) tiltrædes ved accept af ordrebekræftelse, ved at anvende applikationen eller services eller ved på anden måde at tilkendegive accept heraf, og gælder mellem E-Komplet A/S, CVR-nummer 34 58 76 55, Karlskogavej 6B, 9200 Aalborg SV (herefter “E-Komplet”) og kunden (herefter “Kunden”). Hvis Kunden er en juridisk person accepteres disse vilkår på vegne af Kunden. Denne service er business to business.

2. Abonnementets varighed og fakturering

2.1. Abonnementet træder i kraft ved bestilling og løber indtil det opsiges i overensstemmelse med disse Vilkår.

2.2. Der faktureres månedsvis forud gældende fra ibrugtagningsdato, med mindre andet følger af aftale eller vilkår for det specifikke produkt.

3. Abonnementets omfang og anvendelse

3.1. Kunden opnår i overensstemmelse med disse Vilkår en ikke-eksklusiv adgang til at anvende regnskabsprogrammet E-Komplet, der stilles til rådighed online som software as a service. Kunden erhverver ikke Applikationen eller en kopi eller del heraf og opnår ikke licens til at afvikle Applikationen undtagen som software as a service.

3.2. Kundens abonnement giver Kunden adgang til at bruge Applikationen til det antal transaktioner, brugere, tillægsmoduler m.v., der fremgår af de specifikke produkter. Såfremt Kunden har behov for yderligere kapacitet eller funktionalitet, vil abonnementet automatisk blive opgraderet ved brug af sådanne yderligere transaktioner, brugere, tillægsmoduler m.v., og Kunden accepterer, at prisen tilsvarende vil blive forøget.

3.3. Adgangen til at anvende Applikationen gælder udelukkende for Kunden og dennes rådgivere, og Applikationen må ikke benyttes for andre end Kunden eller til at foretage databehandling eller yde andre ydelser for andre end Kunden. Kunden indestår for og har de fulde ansvar for de tredjeparter, som Kunden giver adgang til Applikationen eller som bruger Kundens log in detaljer.

3.4. Med undtagelse af det, der fremgår af 3.3, er Kunden ikke berettiget til at overdrage abonnementet til tredjemand, hverken helt eller delvist, eller til at give adgang til Applikationen til tredjemand.

3.5. Kunden skal sikre, at Applikationen ikke bliver anvendt på en måde, som kan skade E-Komplets navn, omdømme eller goodwill, eller som er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

4. Priser og betalingsbetingelser

4.1. Betalingsbetingelser er 8 dage netto fra fakturadato.

4.2. Betales abonnementet ikke rettidigt, sendes rykker 1 uden gebyr 7 dage efter fakturaens forfaldsdato. Betales abonnementet fortsat ikke, sendes 10 dage senere rykker 2 med gebyr på DKK 150,00. Såfremt betaling stadig ikke er modtaget inden 7 dage efter rykker 2, spærres adgangen til Applikationen. Adgangen til Applikationen åbnes igen efter modtaget betaling, medmindre E-Komplet forinden har ophævet abonnementet.

4.3. Kunden skal betale de vederlag som fremgår af kontrakten til Leverandøren.

4.4. Kunden skal ved acceptest, dog senest 2 uger efter idriftsættelse betale engangsvederlag.

4.5. Driftsvederlaget reguleres hvert år den 1. januar med udgangspunkt i nettoprisindekset, dog minimum 2%.

4.6. Kunden accepterer, at fakturaer og rykkere sendt pr. e-mail til den af Kunden opgivne email adresse skal anses for leverede, når de er afsendt af E-Komplet.

4.7. Alle priser er ekskl. moms.

5. Ophør

5.1. Eventuel opsigelse af abonnementet skal ske senest 3 måneder til udgangen af en kalendermåned. Ellers faktureres der automatisk for en ny abonnementsperiode.

5.2. Kunden kan i Applikationen ændre antallet af bruger og deres opsætning til udgangen af en kalendermåned (med mindre andet fremgår af beskrivelse eller vilkår for den specifikke ydelse).

5.3. E-Komplet kan opsige abonnementet med 6 måneders varsel til udløbet af et kalenderkvartal, eller uden varsel ved Kundens væsentlige misligholdelse af disse Vilkår eller ved Kundens konkurs eller insolvens.

6. Databehandling

6.1. Parterne er enige om, at Kunden ejer og kan frit disponere over egne data i Applikationen. Applikationen giver Kunden mulighed for at eksportere kartoteker, data mv. via Applikationens eksportfunktion, og Kunden accepterer, at sådan eksport skal gennemføres af Kunden inden abonnementets ophør. I tilfælde af at abonnementet udløber eller ophæves af Kunden, skal E-Komplet, hvor rimeligt og kommercielt forsvarligt, tilsigte at give kunden en periode på 10 dage efter ophør, hvor eksportfunktionen kan anvendes.

6.2. E-Komplet forbeholder sig ret til at slette Kundens data 90 dage efter abonnementets ophør uanset årsagen hertil, og E-Komplet har ingen forpligtelser til at opbevare data efter dette tidspunkt.

6.3. E-Komplet er berettiget til at opbevare Kundens data efter ophør med henblik på at anvende disse i anonymiseret form til statistik og analyse.

6.4. E-Komplet kan i ganske særlige tilfælde, hvor det efter E-Komplets vurdering skønnes forsvarligt og rimeligt, for eksempel ud fra en værditabsbetragtning, give tredjemand og myndigheder adgang til Kundes data, herunder i forbindelse med dom, myndighedskrav, Kundens konkurs, dødsfald eller lignende.

6.5. E-Komplets overholdelse af persondataloven i forbindelse med virksomhedens rolle som databehandler ved håndtering af personoplysning er udformet efter artikel 28, stk. 3, i Europa-parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger. Erklæringen om E-Komplets ansvar som databehandler kan læses her.

6.6. Som led i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, er E-Komplet forpligtet til at sikre, at alle underdatabehandlere pålægges de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i E-Komplets databehandleraftale. Netic A/S er som udbyder af hostingydelser for E-Komplet underdatabehandler for virksomheden. En erklæring vedrørende behandlingsikkerhed for persondata i relation til Netic A/S’ serviceydelser kan læses her. Dertil kan en ISAE3402 type 2-erklæring vedrørende generelle it-kontroller for Netic A/S’ hosting- og driftsydelser læses her.

7. Driftsstabilitet

7.1. E-Komplet tilstræber højst mulig driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for E-Komplets kontrol. Herved forstås bl.a. strømsvigt, fejl på udstyr, internetforbindelser, telekommunikationsforbindelser eller lignende. Applikationen og servicen leveres, som den er og forefindes, og E-Komplet fraskriver sig enhver garanti, tilsikring, indeståelse, anprisning eller andre vilkår, uanset direkte eller indirekte.

7.2. I tilfælde af nedbrud eller forstyrrelser tilstræber E-Komplet i at genskabe normal drift hurtigst muligt.

7.3. Planlagte afbrydelser vil fortrinsvis blive placeret i tidsrummet kl. 21.00-06.00 CET. Skulle det blive nødvendigt at afbryde adgangen til Applikationen uden for det anførte tidsrum, vil dette blive varslet forinden i muligt omfang.

8. Ændringer

8.1. E-Komplet er berettiget til løbende at foretage opdateringer og forbedringer af Applikationen. E-Komplet er ligeledes berettiget til at ændre sammensætning og opbygning af Applikationen og ydelser. Sådanne opdateringer, forbedringer og ændringer kan ske med eller uden varsel, og kan påvirke services, herunder informationer og data uploadet til eller afgivet af Applikationen.

9. Immaterielle rettigheder

9.1. Applikationen og information, der afgives fra Applikationen, undtagen Kundens data, er beskyttet af ophavsret og andre immaterielle rettigheder og tilhører eller er licenseret til E-Komplet A/S. Individuelt udarbejdet programmel tilhører ligeledes E-Komplet A/S, medmindre andet skriftligt er aftalt. Kunden skal give E-Komplet meddelelse om enhver aktuel eller potentiel krænkelse af E-Komplets immaterielle rettigheder eller uautoriseret brug af Applikationen, som Kunden får kendskab til.

9.2. Der sker ingen overdragelse af immaterielle rettigheder til Kunden.

9.3. I forhold til materiale, der uploades af Kunden og alle Kundens data, giver Kunden E-Komplet, og dennes leverandører, en tilladelse og global licens, der er tilstrækkelig til at E-Komplet forsvarligt kan afvikle og drifte Applikationen og opfylde sine forpligtelser samt foretage markedsføring overfor Kunden. Kunden indestår for, at det materiale, der uploades, ikke krænker tredjemands rettigheder, og ikke indeholder materiale, der kan virke stødende eller er i strid med relevant lovgivning eller anden regulering.

10. Overdragelse

10.1. E-Komplet har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser overfor Kunden til koncernforbundet selskab eller tredjemand.

10.2. Kunden accepterer, at E-Komplet er berettiget til at anvende underleverandører i alle forhold, herunder til afvikling og drift af Applikationen og til opbevaring af Kundens data.

11. E-Komplets ansvar

11.1. E-Komplet fraskriver sig ethvert ansvar i relation til disse Vilkår, services eller brug af Applikationen, uanset om dette opstår i kontrakt eller udenfor kontrakt, herunder for driftstab, følgeskader eller andre indirekte tab, tab af data, tab begrundet i produktansvar eller tab, der er opstået som følge af simpel uagtsomhed.

11.2. Uanset typen af tab eller ansvarsgrundlaget er E-Komplets samlede ansvar beløbsmæssigt begrænset til Kundens betaling i 12 måneder før det ansvarspådragende forholds indtræden, dog i alle tilfælde minimum DKK 10.000. Kunden påtager sig at friholde EKomplet for produktansvarsskader, tredjemands tab og øvrige krav fra tredjemand som følge af Kundens brug af Applikationen.

11.3. Kunden accepterer at skadesløs holde E-Komplet mod ethvert krav eller tab, der skyldes produktansvar, tab hos tredjeparter eller ansvar for tredjeparter, i det omfang det hidrører fra Kundens brug af Applikationen.

12. Driftsupport

E-komplet kan kontaktes på tlf. +45 70 70 27 86 inden for supporttidsrum (hotline telefonen, se afsnit 12.1), eller på e-mail support@e-komplet.dk med henblik på Kundens rekvirering af driftssupport hjælp i relation til Servicen. Ved driftssupport forstås alene hjælp til fejlretning og afhjælpning af nedbrud i driften pga. fejl i Softwaren. Kunden kan benytte driftssupport, såfremt der opstår fejl eller nedbrud i driften. Leverandøren vil forsøge at hjælpe Kunden umiddelbart, og kan dette ikke ske, vil Leverandøren vende tilbage med et estimat for, hvor lang tid Leverandøren forventer der vil gå, før henvendelsen kan besvares. Driftssupport ydelsen vedrører alene teknisk support og ikke anvendelse af softwaren, opsætning af internetbrowsere, kommunikationsudstyr eller øvrige spørgsmål til andet programmel eller hardware. Det er op til Leverandøren at afgøre, hvorvidt Kundens henvendelse skal besvares telefonisk eller pr. e-mail.

Såfremt Kunden ud over den tekniske hotline, der ydes inden for det aftalte vederlag, rekvirerer anden hjælp, hotline eller support fra Leverandøren vil Leverandøren foretage afregning heraf efter medgået tid i henhold til Leverandørens til enhver tid gældende timepriser, medmindre der er tale om indrapportering af en fejlsituation, der ikke skyldes Kunden selv. Kundens brug af hotline ud over det i pkt. 12 beskrevne sker i øvrigt på sædvanlige konsulentvilkår, der er nærmere beskrevet på Leverandørens hjemmeside, pt. www.ekomplet.dk. Kunden kan indgå aftale om Hotline på brugen af Softwaren, hvilket fremgår af den aftale som er indgået, eller at kunden har givet en eller flere brugere rollen som supportkontakt.

12.1. Hotline

Hotline giver Kunden ret til telefonisk henvendelse til supporten angående brugen af EKomplet i følgende tidsrum:

Mandag 09:00 til 15:00
Tirsdag 09:00 til 15:00
Onsdag 09:00 til 15:00
Torsdag 09:00 til 15:00
Fredag 09:00 til 14:00

Henvendelser uden for dette tidsrum vil blive faktureret efter forbrugt tid, og til den til enhver tid gældende timepris.

Hotline giver kunden ret til at sende support henvendelser angående brugen af E-Komplet til følgende e-mailadresse:

support@e-komplet.dk

E-mail sendt til ovenstående adresse vil blive besvaret i følgende tidsrum:

Mandag 09:00 til 15:00
Tirsdag 09:00 til 15:00
Onsdag 09:00 til 15:00
Torsdag 09:00 til 15:00
Fredag 09:00 til 14:00

Hele året undtagen helligdage samt 5. juni, 24. og 31. december.

Henvendelser uden for ovenstående tidsrum vil så vidt det er muligt blive besvaret den efterfølgende arbejdsdag.

Support dækker ikke konsulentydelser i form af:

  • Undervisning
  • Hjælp til nye opsætninger
  • Konsulentydelser, f.eks. hjælp til årsafslutning
  • Regnskabstekniske problemstillinger
  • Design og installation af diverse layouts
  • Oprettelse og ændring af rapporter
  • Tilpasninger og diverse rettelser af systemopsætninger
  • Problemer i E-Komplet der skyldes Kundens hardware
  • Eksterne personer samt diverse andre ting som er uden for leverandørens indflydelse.
  • Office 365

Det kan være svært at vurdere hvornår der er tale om undervisning og almindelig support, men en god tommelfinger regel er, at opkald som tager mere end 15 minutter at besvare, vil der som regel være tale om almindelig ”løbende assistance” som vil blive faktureret.

13. Tavshedspligt og datasikkerhed

13.1. E-Komplet behandler alene Kundens data, efter dennes instruks og således ikke til egne, uvedkommende formål.

13.2. E-Komplet har tavshedspligt om alle informationer, E-Komplet måtte komme i besiddelse af om Kunden, og er ikke berettiget til at videregive sådanne informationer til tredjemand, medmindre sådan information er offentlig tilgængelig, eller hvor E-Komplet har fået informationen fra en tredjepart udenfor fortrolighed, eller hvor E-Komplet er forpligtet til at videregive informationen ifølge lovgivning eller efter pålæg fra en myndighed eller domstol.

13.3. E-Komplet har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger i Applikationen hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger.

13.4. E-Komplet giver på Kundens anmodning – og mod betaling af E-Komplets til enhver tid gældende timetakster for sådant arbejde – tilstrækkelige oplysninger til, at Kunden kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.

14. Vilkårsændringer

14.1. E-Komplet er berettiget til at ændre disse Vilkår i enhver henseende. De til enhver tid gældende Vilkår vil være tilgængelige på E-Komplets hjemmeside. E-Komplet tilsigter at give rimeligt varsel (1 måned) i forbindelse med enhver ændring, ved opslag på hjemmesiden. Brug af Applikationen efter en ændring af disse Vilkår udgør en accept af sådanne ændrede Vilkår. Det er Kundens forpligtelse løbende at holde sig opdateret i forhold til ændringer af Vilkår.

15. Tvister

15.1. Disse Vilkår er undergivet dansk ret og enhver tvist, der udspringer af abonnementet, herunder disse Vilkår, skal anlægges ved Byretten i Aalborg.

16. Gyldighed

16.1. Disse Vilkår er gyldige fra 01-07-2015 og erstatter tidligere vilkår.