Administration av inköpsfakturaunderlag

Inköpsfakturaunderlag

Relaterade ämnen

Översikt över inköpsfakturaunderlag

I översikten Fakturaunderlag under Leverantörer → Inköpsfaktura hittar du både bokförda och icke-bokförda inköpsfakturor (fakturaunderlag).

Du kan välja en tidsperiod för de visade resultaten och filtrera dem efter status (Bokförd eller Fakturaunderlag), leverantör och flera andra kriterier.

Kolumnen Är förfallen visar om fakturan är förfallen.

Kolumnen Restbelopp visar restbeloppet, alltså det belopp som saknas att bli utjämnat.

Kolumnen Betalningsstatus visar om fakturan är betald, delvis betald eller inte betald.

Kolumnen Mottagen via visar om inköpsfakturan är skapad manuellt eller mottagen elektroniskt.

I summeringsrutan överst i översikten visas det sammanlagda fakturabeloppet inkl./exkl. moms, det sammanlagda momsbeloppet och antalet fakturaunderlag. Observera att siffrorna i summeringsrutan endast täcker de fakturor du har valt att ta med i översikten, och de uppdateras varje gång du använder ett filter.

Så här kopierar du en inköpsfaktura

Denna vägledning beskriver hur du kopierar en befintlig inköpsfaktura till ett nytt inköpsfakturaunderlag. Det är möjligt att kopiera både bokförda och icke-bokförda fakturor.

1. Gå till Leverantörer → Inköpsfaktura → Fakturaunderlag.

2. Klicka på i den vänstra kolumnen bredvid den faktura som du vill kopiera.

3. En kopia av fakturan kommer att skapas och sparas under Leverantörer → Inköpsfaktura → Fakturaunderlag.

4. Samtidigt kommer du att få den nyskapade fakturan visad i fliken Ny inköpsfaktura. Här kan du redigera och bokföra fakturan.

Så här gör du en kreditnota för en inköpsfaktura

Denna vägledning beskriver hur du gör en kreditnota för en inköpsfaktura. Kreditnotor kan göras för både bokförda och icke-bokförda fakturor.

1. Gå till Leverantörer → Inköpsfaktura → Fakturaunderlag.

2. Klicka på bredvid den faktura som du vill skapa en kreditnota för.

3. Den nyskapade kreditnotan kommer att sparas i översikten under Leverantörer → Inköpsfaktura → Fakturaunderlag.

4. Du blir samtidigt omdirigerad till fliken Ny inköpsfaktura, där du kan redigera och bokföra kreditnotan.

Så här tar du bort inköpsfakturaunderlag

Denna vägledning beskriver hur du tar bort inköpsfakturaunderlag.

1. Gå till Leverantörer → Inköpsfaktura → Fakturaunderlag.

2. Sätt en bock bredvid de fakturaunderlag du vill ta bort.

3. Klicka på .

Så här bokför du ett befintligt inköpsfakturaunderlag

Denna vägledning beskriver hur du färdigställer och bokför ett befintligt inköpsfakturaunderlag.

1. Gå till fliken Leverantörer → Inköpsfaktura → Fakturaunderlag.

2. Sök fram det fakturaunderlag som du vill färdigställa och bokföra.

3. Klicka på förstoringsglaset under Fakturatyp.

4. Nedan beskriver vi hur du fyller i underlaget.

Leverantörs- och fakturauppgifter

Det första du ska fylla i är uppgifter om leverantör och faktura. För att komma åt dessa uppgifter ska du klicka på

i sektionen överst till vänster.

Härmed framkommer nedanstående fönster.

Här kan du fylla i följande information*:

Leverantör: I detta fält kan du söka fram befintliga leverantörer. Om fakturan skapas för en ny leverantör finns det möjlighet att skapa leverantören genom att öppna rullgardinsmenyn och trycka på .

Fakturadatum

Förfallodatum

Avdelning: Fakturan kan klassificeras efter avdelning, om ni använder denna dimension.

Bärare: Fakturan kan klassificeras efter bärare, om ni använder denna dimension.

Ändamål: Fakturan kan klassificeras efter ändamål, om ni använder denna dimension.

Finanskonto: Fältet kommer automatiskt att vara satt till den finanskonto som är vald under kontoinställningar. Om man önskar att bokföra på en annan finanskonto än denna, kan man på den enskilda fakturaraden ändra finanskontot till den önskade.

Om det är uppsatt betalningsvillkor, bankavtal och/eller betalningsmetod på den valda leverantören, kommer fälten Betalningsvillkor, Bankavtal och Betalningsmetod att fyllas i automatiskt. Observera att bankavtal och betalningsmetod måste vara ifyllda om du vill ta med inköpsfakturan i en betalningsfil.

Identifikationslinje: Det 15-siffriga numret i mitten av FI-numret. Det är inte nödvändigt att ange inledande nollor.

FI-leverantörsnummer: Det 8-siffriga numret som står sist i FI-numret.

När ovanstående är ifyllt trycker du på .

*Om den fil, fakturaunderlaget är skapat från, har mottagits från ett e-postmeddelande som är registrerat på en leverantör som ”e-post till elektronisk faktura”, kommer några av fälten, såsom Leverantör och Betalningsvillkor, att vara förifyllda utifrån inställningen på denna leverantör. Det är dock möjligt att rätta inställningen på den enskilda fakturan.

Fakturafil

Om inköpsfakturan är skapad från en fil i översikten under Leverantörer → Ny inköpsfaktura, kommer denna fil att visas i höger sida på fakturaunderlaget:

Annars är det möjligt att lägga till en fakturafil manuellt genom att trycka på :

Ytterligare dokumentation kan bifogas till fakturan genom att trycka på i höger sida av skärmen och därefter på :

Leveransuppgifter och godkännare

När leverantören är tillagd och de grundläggande uppgifterna på fakturan är ifyllda, kommer det att vara möjligt att registrera leveransuppgifter.

Klicka på i sektionen överst till höger.

Du får härefter se nedanstående fönster.

Här kan du fylla i:

Leveransadress: Leveransadress (valfritt).

Plats: Plats (valfritt).

Beställare: Beställare (valfritt).

Avhämtare: Avhämtare (valfritt).

Notering: Notering (valfritt).

Godkänd: Sätter du en bock här, kommer det att registreras att du har godkänt fakturan.

Lägg till godkännare: Här kan du manuellt lägga till godkännare. De medarbetare som du lägger till här kommer att kunna se fakturan i översikten ”Mina icke-godkända inköpsfakturor”, när det är deras tur att godkänna. Manuellt tillagda godkännare ska alltid godkänna sist.

Godkännare: Här kan du se vem som ska godkänna fakturan. Här visas de medarbetare som uppfyller godkännarreglerna eller som du har lagt till via det föregående fältet.

Tryck på för att spara inställningen.

Så här knyter du inköpsfakturan till ett ärende

Via fakturaunderlaget kan fakturan också knytas till ett ärende.

Klicka på i sektionen nederst till vänster.

Härmed framkommer nedanstående fönster.

Här kan du söka fram ärendet under Ärendenamn. (Det är fältet Ärendenamn som styr om ett ärende är kopplat till fakturan, och inte ärendenumren på de enskilda fakturaraderna. Detta är relevant i samband med godkännarreglerna ”Utan ärende” och ”Ärendeansvarig”.)

När ärendet är valt visas ytterligare inställningar.

Lägg till ärende på alla rader: Markera denna ruta om fakturanumret ska visas på de enskilda fakturaraderna.

Uppdatera dimensioner på faktura och alla rader: Markera denna ruta om de dimensioner (avdelning, bärare, syfte) som fyllts i vid ärendeskapandet ska visas på fakturan och på de enskilda fakturaraderna. Om du har valt avdelning, bärare och/eller syfte vid tillägg av leverantör kommer dessa att skrivas över av dimensionerna från ärendet.

Tryck på

för att spara inställningarna.

Så här lägger du till inköpsfakturarader och bokför fakturan

När ovanstående sektioner på underlaget är ifyllda kan fakturaraderna läggas till.

1. Klicka på längst ner till vänster på fakturaunderlaget.

2. En ny rad infogas nu längst ner på underlaget. Här kan du fylla i fälten Antal, Artikelnummer, Artikelnamn, Enhet, Styckpris och Rabatt. Om beloppet i fältet Styckpris är inklusive moms ska rutan ”Moms inkluderad” markeras.

3. Om funktionen ”Sök i artikelkatalog” är aktiverad under ”Inställningar” (som visas i bilden nedan), kommer det vid inmatning av Artikelnamn eller Artikelnummer att visas en rullgardinsmeny med matchande resultat från era grossistkataloger. Här kan du klicka på den artikel du vill infoga på raden.

4. Det är också möjligt att välja avdelning, bärare och syfte på raden. Om det finns ifyllda dimensioner på leverantören eller ärendet kommer systemet att föreslå dessa dimensioner (dimensionerna på ärendet kommer att åsidosätta dimensionerna på leverantören).

5. Fältet Konto kommer automatiskt att vara inställt på det kontonummer som är uppsatt som standardkonto för elektronisk inköpsfaktura under kontoinställningar. Om du vill bokföra raden på ett annat finanskonto än detta kan du ändra finanskontot till det önskade genom att söka på antingen kontonummer eller kontonamn i fältet Konto. Observera dock att finanskontot måste ha en momstyp innan det blir ett aktivt valalternativ i leverantörsmodulen.

6. När alla rader har lagts till på fakturan kommer du längst ner till höger på underlaget att kunna se det totala netto- och totalbeloppet samt moms:

Om det belopp som systemet har beräknat utifrån fakturaraderna inte stämmer överens med totalbeloppet på fakturan (exempelvis på grund av öresavrundning), finns det möjlighet att justera beloppet på fakturaunderlaget genom att klicka på ”Överstyrd total kostnad”: