Kreditor betalingsfiler
I denne artikel
Opret kreditor betalingsfil
For at kunne danne en betalingsfil kræver det, at du har oprettet mindst én bankaftale med tilknyttet bankkonto samt opsat dine kreditorer med betalingsinformation.
Sådan opretter du en betalingsfil:
1. Gå til Kreditorer → Ny betalingsfil. Her vises alle åbne fakturaer og kreditnotaer med fakturadato inden for den valgte periode. Du kan søge efter specifikke fakturaer baseret på kreditor, forfaldsdato, beskrivelse og flere andre kriterier.
Bemærk:
Følgende krav skal være opfyldt for at en købsfaktura kan vises i denne oversigt:
- Felterne “Bankaftale” og “Betalingsmetode” skal være udfyldt på købsfakturaen.
- Hvis du ønsker at disse data automatisk bliver sat på fakturaer som du modtager elektronisk (OIO) fra en bestemt kreditor, anbefaler vi, at du opsætter betalingsmetode og bankaftale på kreditorkortet.
- Fakturaen skal være godkendt.
- Fakturaen må ikke have været med i en betalingsfil før og må ikke være markeret til udligning i en anden fil.
- Fakturaer med betalingsmetode “IBAN” vil ikke trækkes med ud i betalingsfilen. Disse fakturaer skal betales manuelt i banken og efterfølgende udlignes på kreditor i E-Komplet.
2. Sæt flueben ud for de fakturaer, du ønsker skal med i betalingsfilen.
3. Skriv et retvisende navn i feltet Navn.
4. Der vil være oplyst hvor mange fakturaer der er markeret, og værdien af disse.
5. Klik på 
.
6. Herefter vil systemet danne en fil indeholdende de valgte købsfakturaer, og samtidig danne en kassekladde med posteringerne.
7. Du får vist nedenstående dialogboks. Klik på “Ja” for at komme til oversigten “Betalingsfiler”. Her vil du have mulighed for at hente betalingsfilen ned, så den kan indlæses i din netbank.
Mangelfulde bankoplysninger
Hvis der mangler bankoplysninger på fakturaen, vil du blive informeret om det med et rødt udråbstegn ud for fakturaen. Ved at holde musen henover udråbstegnet, vil du få en sigende fejlbesked frem.
Får du denne fejlbesked, anbefaler vi at kontrollere, om bankaftalen og betalingsmetoden er udfyldt på den pågældende købsfaktura. Du kan klikke på 
i kolonnen Fakturanr. for at gå til fakturaen.
Opret betalingsfil til samlebetaling
Det er muligt at sætte kreditorer op til at skulle samlebetales. Når samlebetaling er slået til, vil flere betalinger til samme kreditor ved dannelse af betalingsfiler blive sammenlagt i en enkelt betaling. Fordelen ved denne funktion er, at du kan spare transaktionsomkostninger.
Bemærk:
Samlebetaling kan udelukkende bruges til fakturaer med betalingsmetoden “Bankoverførsel”.
For at aktivere samlebetaling for en enkelt kreditor, markeres indstillingen “Tillad samlebetaling” på kreditorkortet. Denne indstilling kan dog overrules ved dannelse af den enkelte betalingsfil – her kan du nemlig vælge at bruge samlebetaling for alle de kreditorer og fakturaer som er indeholdt i den betalingsfil du opretter.
Vejledningen herunder beskriver, hvordan du opretter en betalingsfil til samlebetaling.
1. Gå til Kreditorer → Ny betalingsfil.
2. Markér boksen “Brug samlebetaling for alle kreditorer”, hvis du ønsker at bruge samlebetaling for alle kreditorer. Hvis den ikke er markeret, vil samlebetaling kun bruges for de kreditorer, hvor indstillingen “Tillad samlebetaling” er slået til.
3. Skriv et retvisende navn i feltet Navn.
4. Herefter sættes flueben ud for de fakturaer, du ønsker at medtage i betalingsfilen. Ønsker du at vælge alle fakturaer i oversigten, er det muligt at sætte et flueben i boksen “Vælg alle”.
5. Klik på .
6. Systemet opretter nu en fil, der indeholder de valgte købsfakturaer, samt en kassekladde med de tilhørende posteringer.
7. En dialogboks vises. Klik på “Ja” for at blive ført til oversigten “Betalingsfiler”. Her kan du hente betalingsfilen, så den kan indlæses i din netbank.
Hent betalingsfil til indlæsning i netbank
1. Gå til Kreditorer → Betalingsfiler, og klik på knappen 
ud for den betalingsfil, du ønsker at hente.
2. Vælg det rette bankformat og klik på 
.
3. Betalingsfilen bliver nu gemt på din computer og er klar til at blive indlæst til godkendelse og betaling i din netbank.
Tip:
Hvis du oplever, at indlæsningen af betalingsfilen fejler, kan du med fordel ændre filformatet til “BEC Format” og forsøge igen. BEC Format er kompatibelt med de fleste banker og kan ofte løse eventuelle indlæsningsproblemer.
Bogfør betalingsfil
Når du har indlæst betalingsfilen i din bank, kan du bogføre betalingerne i E-Komplet. Ved oprettelse af en betalingsfil dannes der automatisk en kassekladde med alle betalingerne. Denne kassekladde kan nemt bogføres, hvilket udligner alle fakturaer på én gang. Udligningen sker automatisk.
1. Gå til Kreditorer → Betalingsfiler.
2. Find den relevante betalingsfil i oversigten, og klik på 
. Alternativt kan du finde kassekladden under Finans → Kassekladder.
3. Kassekladden bliver nu vist. Gennemgå de enkelte posteringer, og bogfør kladden ved at klikke på 
.
