Arter
I denne artikel
Brug af arter i E-Komplet
Arter gør det muligt at opdele indtjeningen og andre data på de enkelte dele af en sag. Dette skaber en klar og overskuelig struktur, hvor I både kan bevare overblikket over hele sagen og samtidig dykke ned i de enkelte detaljer.
I E-Komplet kan I oprette både arter og sumarter. En sumart fungerer som en hovedkategori, hvor I kan samle flere underkategorier (arter). Dette giver jer større fleksibilitet i, hvordan I strukturerer og administrerer jeres sager.
For at gøre processen endnu mere effektiv kan I oprette artsskabeloner, der kan genbruges ved oprettelse af sager og tilbud. Dette er særligt praktisk, hvis I ofte arbejder med samme type projekter og ønsker en ensartet artsstruktur. Når I tilknytter en artsskabelon til en sag, importeres de tilhørende sumarter og arter automatisk.
Forudsætninger
Ved brug og administration af arter i E-Komplet er følgende roller relevante:
Artsadministrator: Rollen anvendes sammen med andre roller, der giver adgang til Sagsindstillinger (“Administrator”, “Ledelse”, “Entrepriseleder”, “Bogholder”), og giver mulighed for at opsætte arter og artsskabeloner via følgende menupunkter:
- Administration → Sagsindstillinger → Arter/Sumarter
- Administration → Sagsindstillinger → Artsskabeloner
Artsleder: Rollen anvendes sammen med andre roller, der giver adgang til sager (“Sagsansvarlig”, “Ledelse”, “Entrepriseleder”, “Bogholder”), og giver mulighed for at aktivere og bruge arter på sager samt redigere de tilhørende indstillinger.
Bemærk: Aktivering af én eller begge af disse roller for en bruger medfører en meromkostning. Se prislisten her.
Kom godt i gang med arter på jeres site
Det første skridt, når I skal begynde at bruge arter på jeres site, er at oprette de ønskede arter og sumarter under Administration → Sagsindstillinger → Arter/Sumarter.
Hvis I ønsker, at jeres brugere følger en ensartet opdeling af arter på bestemte sager, kan I også oprette artsskabeloner under Administration → Sagsindstillinger → Artsskabeloner.
Hvordan fungerer det?
Ved sagsoprettelse
Brugere med rollen “Artsleder” kan aktivere arter på de sager, de opretter, ved at slå indstillingen “Brug arter” til i sagsdialogen under fanen Sagsinformation.
Når arter er aktiveret på sagen, kan de administreres direkte i sagsdialogen under fanen Arter:
- Her kan brugeren vælge, hvilke arter der skal anvendes til opdeling af registreringer (fakturalinjer, timer, posteringer) på sagen.
- Brugeren kan også anvende de oprettede artsskabeloner.
- Der kan desuden lægges budget på den enkelte art under posterne “Omsætning”, “Materialer”, “Diverse/UE” og “Løn”.
Fast tilknytning af arter
For at sikre, at registreringer altid knyttes til den korrekte art på sagen, kan I tilknytte en fast art til følgende elementer:
Kreditor
Hvis en art er valgt på kreditorkortet, vil købsfakturalinjer fra denne kreditor automatisk blive klassificeret under den valgte art og fremgå under denne art i sagsoversigten.Løndel
Hvis en art er valgt for en løndel, vil timeregistreringer med denne løndel automatisk blive kategoriseret under den valgte art på sagen.Medarbejder
Hvis en art er valgt for en medarbejder, vil vedkommendes timeregistreringer automatisk blive klassificeret under den valgte art og fremgå i sagsoversigten.
- Sagsgruppe
På sagsgrupper har I mulighed for at vælge en fast artsskabelon. Når I opretter en ny sag med denne sagsgruppe, vil artsskabelonen automatisk blive anvendt, forudsat at arter er aktiveret på sagen.
- Arbejdssedler
Når I sætter en art på en arbejdsseddel, vil denne art automatisk blive foreslået som standard ved timeregistreringer, der laves på arbejdssedlen via appen.
Artsopdelt overblik over sagens økonomi
Når der er knyttet arter til en sag, kan I via sagsoversigten få en artsopdelt visning af sagens omsætning og forskellige typer af udgifter.
Derudover får I adgang til artsoversigten, hvor I også kan få detaljeret indsigt i økonomien opdelt efter arter.
Tip: Under Mine indstillinger, kan I vælge, at knappen
ud for sagsnumrene omdirigerer jer direkte til artsoversigten. Som standard omdirigerer knappen til sagsoversigten.
Aktivering og indstillinger
I kan aktivere arter under Administration → Sagsindstillinger ved at sætte flueben i “Aktivér arter” under Moduler.
Under Arter kan I vælge, hvordan systemet som standard skal håndtere registreringer uden arter på sager, hvor arter er aktiveret:
- Gør intet: Registreringen gennemføres uden systemreaktion.
- Advar brugeren: Brugeren får en advarsel.
- Blokér: Registreringen kan ikke gemmes uden angivne arter.
Bemærk, at denne indstilling kan ændres manuelt på den enkelte sag af brugere med rollen “Artsleder”.
Oprettelse af arter og sumarter
Arter og sumarter oprettes under Administration → Sagsindstillinger → Arter/Sumarter.
Opret art
Denne vejledning beskriver, hvordan I opretter en art.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Arter/Sumarter.
2. Klik på 
i boksen Arter.
3. I det vindue, der åbnes, kan I konfigurere følgende felter:
- Alias: Angiv et alias — vi anbefaler at bruge tal.
- Navn: Indtast et kort og sigende navn på arten.
- Farve: Vælg en farve efter jeres præferencer.
- Aktiv: Skal være markeret for, at arten kan bruges.
- Registreringer: Vælg, om det skal være tilladt at lave følgende registreringer på denne art:
- Timer
- Materiale og Diverse/UE
- Direkte posteringer
- Omsætning
- Tilknyttede sumarter: Knyt arten til en sumart.
4. Klik på 
.
Opret sumart
Denne vejledning beskriver, hvordan I opretter en sumart.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Arter/Sumarter.
2. Klik på i boksen Sumarter.
3. I det vindue, der åbnes, kan I konfigurere følgende felter:
- Alias: Angiv et alias – vi anbefaler at bruge tal.
- Navn: Indtast et kort og sigende navn på sumarten.
- Farve: Vælg en farve efter dine præferencer.
- Aktiv: Skal være markeret for, at sumarten kan bruges.
- Tilknyttede sumarter: Knyt arter til sumarten.
4. Klik på .
Administrér arter og sumarter
I kan redigere og slette både enkelte og flere arter og sumarter samtidigt. Læs mere i denne vejledning.
Ret art
Denne vejledning beskriver, hvordan I retter en art.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Arter/Sumarter.
2. Søg efter den art, I vil rette, i boksen Arter.
3. Klik på 
ud for den pågældende art.
4. Du kan nu rette følgende indstillinger på arten:
- Alias: Alias – vi anbefaler at bruge tal.
- Navn: Navnet på arten.
- Farve: Farve.
- Aktiv: Skal være markeret for, at arten kan bruges.
- Registreringer: Vælg, om følgende registreringer skal være tilladt for denne art:
- Timer
- Materiale og Diverse/UE-
- Direkte posteringer
- Omsætning
- Tilknyttede sumarter: Vælg den sumart, arten skal være knyttet til.
5. Klik på for at gemme ændringerne.
Ret sumart
Denne vejledning beskriver, hvordan I retter en sumart.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Arter/Sumarter.
2. Søg efter den sumart, I vil rette, i boksen Sumarter.
3. Klik på ud for den pågældende sumart.
4. I kan nu rette følgende indstillinger på sumarten:
- Alias: Alias – vi anbefaler at bruge tal.
- Navn: Navnet på sumarten.
- Farve: Farve.
- Aktiv: Skal være markeret for, at sumarten kan bruges.
- Tilknyttede sumarter: Vælg, hvilke arter der skal høre under denne sumart.
5. Klik på for at gemme ændringerne.
Masseopdatering af arter og sumarter
I kan nemt opdatere forskellige indstillinger for flere arter på én gang:
- Sumarter: I kan ændre, om sumarten er aktiv eller inaktiv.
- Arter: I kan ændre typer af tilladte registreringer samt om arten er aktiv eller inaktiv.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Arter/Sumarter.
2. Sæt flueben ved de arter, I ønsker at masseopdatere, og klik på 
.
3. I dialogboksen, der nu vises, kan I vælge, hvad der skal opdateres – status eller tilladte registreringer:
- Aktiv: Boksen skal være markeret for, at arten kan bruges.
- Registreringer: Vælg, om følgende registreringer skal være tilladt for denne art:
- Timer
- Materiale og Divese/UE
- Direkte postering
- Omsætning
4. Ændringer gemmes ved at klikke på .
Sumarter masseopdateres på samme måde.
Slet art/sumart
Denne vejledning beskriver, hvordan I sletter arter og sumarter.
Bemærk:
En art kan kun slettes, hvis den ikke er tilknyttet en kreditor, et katalog, en medarbejder eller en løndel.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Arter/Sumarter.
2. Under henholdsvis Sumarter og Arter kan I se alle de sumarter og arter, der er oprettet på sitet.
3. Enkelte arter og sumarter kan slettes ved at klikke på 
ud for den pågældende linje.
4. Herefter vises en dialogboks, hvor du skal bekræfte sletningen.
Massesletning af arter/sumarter
Denne vejledning beskriver, hvordan I sletter flere arter og sumarter på én gang.
Bemærk:
En art kan kun slettes, hvis den ikke er tilknyttet en kreditor, et katalog, en medarbejder eller en løndel.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Arter/Sumarter.
2. Sæt flueben ved de sumarter eller arter, I vil slette, under henholdsvis Sumarter eller Arter.
3. Klik på 
.
4. Bekræft sletningen.
Artsskabeloner
I E-Komplet kan I også oprette artsskabeloner, som kan genbruges ved oprettelse af sager og tilbud.
Dette er særligt praktisk, hvis I ofte arbejder med samme type projekter og vil sikre en ensartet artsstruktur. Når I tilknytter en artsskabelon til en sag, importeres de tilhørende sumarter og arter automatisk på sagen.
Opret artsskabelon
Denne vejledning beskriver, hvordan I opretter en artsskabelon.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Artsskabeloner.
2. Klik på under Skabeloner.
3. I det vindue, der nu vises, kan du konfigurere følgende indstillinger:
- Navn: Vælg et sigende navn til skabelonen.
- Aktiv: Skal være markeret for, at skabelonen kan anvendes.
- Tilknyt arter eller sumarter: Søg efter de arter og sumarter, der allerede er oprettet, og tilknyt dem til skabelonen. Disse arter og sumarter vil automatisk blive tilføjet til sagen, når skabelonen vælges.
4. Klik på for at gemme skabelonen.
Ret artsskabelon
Denne vejledning beskriver, hvordan I retter en artsskabelon.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Artsskabeloner.
2. Søg efter den skabelon, I vil redigere, og klik på ud for den.
3. I det vindue, der nu vises, kan I ændre følgende indstillinger:
- Navn: Redigér navnet på skabelonen.
- Aktiv: Skal være markeret for, at skabelonen kan anvendes.
- Tilknyt arter eller sumarter: Justér, hvilke arter og sumarter der er knyttet til skabelonen.
4. Klik på for at gemme ændringerne.
Slet artsskabelon
Denne vejledning beskriver, hvordan I sletter en artsskabelon.
1. Gå til Administration → Sagsindstillinger, og skift til underfanen Artsskabeloner.
2. Søg efter den skabelon, du vil slette, og klik på ud for den.
3. Herefter vises en dialogboks, hvor I skal bekræfte sletningen.
Brug af arter på sager
Denne vejledning indeholder en overordnet gennemgang af, hvordan arter anvendes på en sag.
Opsætning af arter på sag
Brugere med adgang til arter kan aktivere arter på deres sager under fanen Sagsinformation i sagsdialogen. Når arter først er knyttet til en sag, kan funktionen ikke længere deaktiveres.
Under fanen Arter i sagsdialogen kan brugeren styre, hvilke sumarter og arter der er tilknyttet sagen.
Ved oprettelse og redigering af en sag med arter, har brugeren herefter mulighed for at sætte art på alle de poster, der laves i sagens budget under fanen Budget i sagsdialogen. Ved oprettelse af kreditorer, lønlinjer og salgslinjer i budgettet, kan brugeren altså vælge blandt de arter, der er knyttet til sagen.
Brug af arter i sagsregistreringer
På en sag med arter er det god praksis at udfylde art på alle registreringer, der foretages på sagen – herunder salgsfakturalinjer, købsfakturalinjer og timeregistreringer.
Hvis det er valgt under fanen Sagsinformation i sagsdialogen, vil systemet enten advare brugerne ved registreringer uden art eller helt blokere registreringen.
Et korrekt valg af arter på registreringerne sikrer, at systemet kan placere dem korrekt i Arter-visningen på sagsoversigten. Dermed bevarer I overblikket over den aktuelle omsætning og udgifter inden for hver enkelt art. Nedenfor ses et eksempel på denne visning, hvor de realiserede, budgetterede og forventede beløb er opdelt efter tildelt art.
Det er samtidig vigtigt med en korrekt tildeling af arter til salgsfakturalinjer, købsfakturalinjer og timeregistreringer, for at systemet kan opbygge en retvisende artsoversigt for sagen. Artsoversigten giver et overblik over sagens økonomi, opdelt efter de arter, der er tilknyttet sagen. Her kan I også administrere arterne, fx tilføje flere arter og sumarter samt justere de forventede tal for hver enkelt art. I kan læse mere om artsoversigten her.
Registreringer uden art
Hvis der er registreringer på sagen – fx fakturalinjer, timer m.m. – uden en tilknyttet art, kan de nemt identificeres via artsoversigten under Registreringer uden art. I nedenstående eksempel ses fx to købsfakturalinjer – én fra en købsfaktura og én fra en kreditnota – som mangler en art.
Her kan I nemt tildele den manglende art ved at sætte flueben ud for de linjer, du vil opdatere, og derefter klikke på 
.
Herefter kan I vælge mellem de arter, der er tilknyttet sagen.
Afsluttede arter
Når I afslutter sager, der indeholder arter, sker der også en afslutning på artsniveau. Der bliver dermed gemt historik for omsætning, løn- og materialeomkostninger på hver enkelt af de arter, der er blevet brugt til registreringer på sagen.
I kan tilgå denne historik via oversigten Afsluttede arter under fanen Sager. For hver afsluttet sag bliver der her dannet en linje for hver af de arter, der er anvendt på sagen. I kan filtrere oversigten helt efter dine behov — fx ved at søge efter den art eller sumart, I ønsker at se statistik for.
I nedenstående eksempel er der lavet en søgning på arten Byggeplads. Man kan se, at denne art har været i brug på 2 afsluttede sager.
Sumboksen øverst på siden viser jer diverse sumtal for de valgte arter.
Forklaring af tal i sumboksen
Tallene i sumboksen viser totaler for alle de linjer, I har fremsøgt i oversigten nedenfor.
Hver gang I laver en ny søgning, opdateres sumboksen automatisk, så I altid ser statistik for netop de arter, I har filtreret frem i tabellen.
Sumboksen viser følgende tal:
Timer: Antal timer, der er registreret med de valgte arter.
Lønomkostninger: Samlede lønomkostninger beregnet på baggrund af de timeregistreringer, der er foretaget med de valgte arter.
Materialeomkostninger: Samlet beløb fra købsfakturalinjer, der er registreret som materialeforbrug med de valgte arter.
Omsætning: Den realiserede omsætning fra alle salgsfakturalinjer, der har de pågældende arter på.
Budget omsætning resterende: Differencen mellem de budgetterede salgspriser og det, der faktisk er faktureret via salgsfakturalinjer med de valgte arter.
Forventet omsætning resterende: Differencen mellem de forventede salgspriser (opsat i kolonnen Forventet i Arter-visningen i sagsoversigten) og det fakturerede beløb via salgsfakturalinjer med de valgte arter.
Budget materialer resterende: Differencen mellem det materiale-budget, der er lagt på de valgte arter, og det samlede beløb på materialekøb registreret med disse arter.
Forventet materialer resterende: Differencen mellem de forventede materialetal og det samlede beløb på materialekøb registreret med de valgte arter.
Budget løn resterende: Forskellen mellem de budgetterede lønomkostninger og det faktisk udbetalte beløb, beregnet ud fra timeregistreringer med de valgte arter.
Forventet løn resterende: Forskellen mellem de forventede lønomkostninger og det faktisk udbetalte beløb, beregnet ud fra timeregistreringer med de valgte arter.
Budget diverse/UE resterende: Forskellen mellem de budgetterede omkostninger i kategorien Diverse/UE og de faktiske udgifter, beregnet ud fra købsfakturalinjer registreret med de valgte arter.
Forventet diverse/UE resterende: Forskellen mellem de forventede omkostninger i kategorien Diverse/UE og de faktiske udgifter, baseret på købsfakturalinjer med de valgte arter.
Antal linjer: Antal linjer i oversigten nedenfor, som sumboksen beregner totaler for.
DB (dækningsbidrag): Samlet differens mellem omsætning og omkostninger for de valgte arter.
DB pr. time: Dækningsbidrag divideret med det samlede antal registrerede timer på de valgte arter.
DG (dækningsgrad): Samlet dækningsgrad for de valgte arter, beregnes som: Dækningsbidrag (DB) × 100 / salgspris.
Standardvalg af arter i appen
Ved timeregistrering:
Hvis der er sat en art på arbejdssedlen, vil denne være valgt som standard ved timeregistreringer, der laves på arbejdssedlen via appen.
Ved materialeregistrering:
På sager, hvor arter er aktiveret, har montøren mulighed for at vælge en art for hver vare og standardlinje, der tilføjes til sagen via appen.
Systemet foreslår automatisk en art efter følgende prioritering:
-
Hvis der er en art knyttet til varenummeret, anvendes denne.
-
Hvis der ikke er en art på varenummeret, men på kataloget, varen kommer fra, anvendes denne.
-
Hvis der heller ikke er en art på kataloget, anvendes arten fra den tilknyttede grossist.
-
Hvis ingen af ovenstående betingelser er opfyldt, anvendes den art, der er sat på arbejdssedlen.
