Prisaftaler og fakturakontrol
I denne artikel
Prisaftaler og fakturakontrol
I forbindelse med en entreprisesag bliver der som regel lavet en prisaftale på materialer med bestemte kreditorer.
Når du sætter en prisaftale op på en sag i E-Komplet, får du mulighed for at sammenligne den aftalte pris med den faktiske pris, der figurerer på de købsfakturaer, der er tilknyttet sagen.
Der er to metoder til at oprette en prisaftale på en sag i E-Komplet:
- Manuel oprettelse af prisaftalen.
- Brug af en Excel-skabelon, som du udfylder og efterfølgende indlæser i E-Komplet.
Manuel oprettelse af prisaftaler på en sag
Følg nedenstående trin for at oprette en prisaftale på en sag:
1. Gå til Sager → Igangværende arbejder.
2. Find den sag, du vil lave en prisaftale på, og klik på 
ud for sagen for at åbne sagsoversigten:
3. På sagsoversigten finder du knappen 
:
4. I det vindue, der åbnes, kan du se en oversigt over eventuelle eksisterende prisaftaler på sagen.
5. Klik på 
for at oprette en ny prisaftale:
6. En dialogboks vises, hvor du kan udfylde følgende felter:
- Kreditornavn: Grossisten, som aftalen er indgået med. Feltet bliver udfyldt automatisk, hvis du vælger et katalognavn i feltet “Varekatalog”.
- Varekatalog: Her vælger du det katalog, som indeholder den vare/varegruppe, som aftalen gælder for.
- Varegruppe: Hvis rabatten gælder en hel varegruppe, angiv denne her. Feltet kan stå tomt, hvis “Varenummer” er udfyldt.
- Varenummer: Hvis rabatten gælder en specifik vare, angiv varens nummer (inkl. eventuelle foranstillede nuller). Dette felt skal udfyldes, hvis “Varegruppe” ikke er udfyldt.
- Beskrivelse: Navn/beskrivelse af varen (valgfrit).
- Enhed: Varens enhed.
- Brutto enhedspris: Bruttopris pr. enhed af varen.
- Rabat: Rabatsats i procent for varegruppen eller varenummeret.
- Antal: Det forventede købsantal ifølge aftalen.
- Gældende til: Angiv slutdatoen for, hvornår aftalen gælder.
7. Klik på 
for at gemme aftalen.
Import af prisaftaler via skabelon
Denne vejledning beskriver, hvordan du importerer en prisaftale på en sag ved at bruge vores skabelon.
1. Gå til Sager → Igangværende arbejder.
2. Find den sag, hvor du vil oprette en prisaftale, og klik på ud for sagen for at åbne sagsoversigten:
3. På sagsoversigten finder du knappen :
4. I det vindue, der åbnes, kan du se en oversigt over eventuelle eksisterende prisaftaler på sagen.
5. Klik på 
for at downloade skabelonen:
6. Skabelonen downloades og gemmes på din computer, typisk i mappen Overførsler.
7. Åbn skabelonen og udfyld følgende felter på fanen “Indsæt her”:
- Kreditor
- Varegruppe/Varenummer
- Katalognavn
- Enhed
- Antal
- Andre relevante oplysninger
8. Brug følgende faner som hjælp:
- “Beskrivelse”: Vejledning til korrekt udfyldning af skabelonen.
- “Eksempel”: Et eksempel på en udfyldt skabelon.
9. Når du har udfyldt skabelonen, skal du gemme den.
10. Gå tilbage til sagsoversigten i E-Komplet, klik på og herefter på 
:
11. Vælg den udfyldte skabelon fra din computer. Prislisten fra Excel-arket bliver nu importeret i E-Komplet:
Bemærk:
- Hvis importen mislykkes, skal du sikre dig, at du bruger den korrekte skabelon til import af prisaftaler.
- Mangler der varenumre i din prisaftale, kan det skyldes, at varerne ikke findes i de kataloger, der er indlæst på jeres site. Varenumrene skal stemme præcist overens.
Import af priser fra varekatalog
Ønsker du at E-Komplet skal importere alle indkøb uden prissammenligning, kan du bruge funktionen 
.
Sådan fungerer det:
1. Når du klikker på , bliver du bedt om at indtaste den dato, hvor prisaftalen blev indgået.
2. Systemet vil herefter forsøge følgende for hver enkelt varelinje:
- Trin 1: Søger efter vareprisen for den angivne dato.
- Trin 2: Hvis trin 1 mislykkes, søges der efter en ældre pris.
- Trin 3: Hvis trin 2 også mislykkes, søges der efter den nærmeste pris, der stemmer overens med datoen for indgået aftale.
3. Hvis en pris findes, bliver den indsatte post tilføjet til din prisliste.
Du kan nu anvende den fundne pris sammen med de priser, du har importeret fra dit Excel-ark.
Ret prisaftale
Følg disse trin for at rette en prisaftale på en sag:
1. Gå til Sager → Igangværende arbejder.
2. Find den relevante sag, og klik på ud for sagen for at åbne sagsoversigten:
3. På sagsoversigten finder du knappen :
4. Et vindue åbnes, hvor du kan se en oversigt over eventuelle eksisterende prisaftaler på sagen.
5. For at rette en prisaftale:
- Klik på
under Handlinger ud for den linje, du ønsker at rette. - Foretag de ønskede ændringer direkte i det viste vindue.
Tilretning af prisaftaler via Excel-skabelonen
Hvis du skal rette rabatsatsen på flere linjer, kan det være nemmere at foretage ændringer i Excel og derefter importere arket igen. Følg disse trin:
1. Klik på og derefter på 
for at hente de nuværende aftaler i et Excel-ark.
2. Slet alle linjerne i prisaftalen i E-Komplet ved at klikke på 
.
3. Åbn Excel-arket, og ret rabatsatsen i de relevante linjer.
4. Gem arket, og importér det igen i E-Komplet ved at klikke på .
Fakturakontrol
Funktionen “Fakturakontrol” bruges til at sammenligne den aftalte bruttopris og rabat med de faktiske købspriser på sagen. Dette giver dig mulighed for at se, hvad den aftalte pris var i forhold til den faktiske pris, du har betalt for varen.
Når du udfører fakturakontrol, sammenligner systemet købspriserne på de købsfakturaer, der er registreret på sagen, med de prisaftaler, der er oprettet eller indlæst på sagen.
Bemærk: For at fakturakontrollen giver mening, skal der være oprettet eller indlæst mindst én prisaftale på sagen.
Sådan udfører du fakturakontrol
1. Gå til Sager → Igangværende arbejder.
2. Find den relevante sag, og klik på ud for sagen for at åbne sagsoversigten:
3. Klik på 
i sagsoversigten:
4. I dialogboksen, der åbnes, skal du:
- Vælge en grossist fra listen.
- Angive en kort beskrivelse, som du kan bruge til at identificere denne fakturakontrol senere.
5. Klik på 
for at oprette fakturakontrollen.
6. Resultatet kan herefter ses under Sager → Fakturakontrol.
Vis fakturakontrol
Under Sager → Fakturakontrol finder du alle fakturakontroller, der er oprettet på sitet. For hver fakturakontrol vises følgende oplysninger:
- Sagsbeskrivelse
- Sagsnummer
- Aftalt pris
- Faktisk pris
- Difference
- Status
- Andre relevante oplysninger
Du kan finde en specifik fakturakontrol ved at søge efter:
- Sagsnummer
- Udregningsbeskrivelse (den beskrivelse, du angav ved oprettelsen)
I menuen “Vis” kan du vælge mellem følgende visninger:
- Alle: Viser alle fakturakontroller.
- Os til gode: Viser kun de fakturakontroller, hvor I har penge til gode.
- Kreditor til gode: Viser kun de fakturakontroller, hvor kreditor har penge til gode.
Øverst på siden vises en sumboks, der summerer de fakturakontroller, som er vist i oversigten.
Tallene i sumboksen opdateres automatisk, når du afgrænser din søgning.
Detaljeret visning af fakturakontrol
Følg nedenstående trin for at få en detaljeret visning af en specifik fakturakontrol:
1. Gå til Sager → Fakturakontrol.
2. Find og markér den ønskede fakturakontrol i tabellen.
3. Vælg mellem følgende visninger for at se detaljerne:
: Viser den aftalte pris, faktiske pris og differencen pr. varenummer.
: Viser den aftalte pris, faktiske pris og differencen pr. varegruppe.
: Viser den aftalte pris, faktiske pris og differencen pr. vare:
Sådan sletter du en fakturakontrol
Denne vejledning beskriver, hvordan du sletter en fakturakontrol.
1. Gå til Sager → Fakturakontrol.
2. Markér den linje i tabellen, som du vil slette.
3. Klik på 
.
4. Klik på 
.
