Planlægning i E-Komplet

Relaterede emner

Planlægningsmodul

Planlægningsmodulet, som du finder under fanen Planlægning, er et værktøj, der hjælper dig med at holde styr på den daglige, ugentlige og månedlige planlægning af medarbejdere og opgaver. Planlægningsværktøjet får du som en kalenderoversigt, som viser de aftaler, der er planlagt.

På oversigten kan du bl.a. se, hvilke opgaver der er i gang lige nu, og hvilke der snart skal påbegyndes. Du får et komplet overblik over din opgaveportefølje og kan hurtigt vurdere, om der er plads til nye opgaver, samt hvilke af dine medarbejdere der er ledige til at håndtere dem.

Når du ændrer en aftale eller tilføjer en ny, vil dine medarbejdere i marken straks kunne se opdateringen i deres E-Komplet-app, hvis de er tilknyttet den pågældende opgave.

Bemærk:
Vis/skjul medarbejdere: Du kan selv bestemme, hvilke medarbejdere der skal vises i planlægningen. Dette gør du ved at sætte eller fjerne flueben i “Vis i planlægning” på medarbejderkortet under Administration → Medarbejdere.
Visning efter slutdato: Hvis der er angivet en slutdato på medarbejderkortet, vil medarbejderen autmatisk ikke længere vises i planlægningen efter denne dato. Dog vil medarbejderen stadig “poppe frem”, hvis der er oprettet en aftale på vedkommende, selvom aftalen ligger uden for ansættelsesperioden. På den måde sikrer du, at ingen aftaler går tabt, selv hvis de er oprettet for en medarbejder, der ikke længere er ansat.
Sørteringsnøgler: Du kan også bestemme rækkefølgen, medarbejderne vises i, ved at anvende sorteringsnøgler.

Visninger

Planlægningsmodulet indeholder flere forskellige visninger, som du kan læse mere om i denne vejledning.

Dag

Planlægningsvisningen Dag viser alle de aftaler, der er planlagt på en specifik dag. For at skifte dato kan du bruge piletasterne øverst på siden eller klikke på og derefter vælge den ønskede dato.

Ved at føre musen hen over en aftale, kan du få vist oplysninger om den tilknyttede sag og arbejdssedler.

I øverste venstre hjørne ligger funktionen , som kan bruges til at udvide visningen således at der også vises de timer, der ligger uden for arbejdsdagen. Det vil sige, at du får en visning fra 00:00 til 23:00. Du kan skifte tilbage til arbejdsdagsvisningen ved at klikke på .

De timer, der definerer en arbejdsdag i systemet, kan opsættes under Administration → Planlægning.

Arbejdsuge

Planlægningsvisningen Arbejdsuge viser dig alle de aftaler, der ligger inden for en bestemt uge fra mandag til fredag.

Ved at føre musen hen over en aftale, kan du få vist oplysninger om den tilknyttede sag og arbejdssedler.

De timer, der definerer en arbejdsdag i systemet, kan opsættes under Administration → Planlægning.

Uge

Planlægningsvisningen Uge viser de aftaler, der ligger inden for en bestemt uge. I modsætning til visningen Arbejdsuge, vil denne visning vise en hel uge fra mandag til søndag.

Ved at føre musen hen over en aftale, kan du få vist oplysninger om den tilknyttede sag og arbejdssedler.

De timer, der definerer en arbejdsdag i systemet, kan opsættes under Administration → Planlægning.

Måned

Planlægningsvisningen Måned viser de aftaler, der ligger inden for den aktuelle måned. Bemærk, at der kun vises én aftale ad gangen pr. dato. Ved at føre musen hen over en aftale, kan du få vist oplysninger om den tilknyttede sag og arbejdssedler.

Ved at klikke på de tre prikker under en dato kan du skifte til dagsvisningen for den pågældende dato.

Tidslinje arbejdsdag

Planlægningsvisningen Tidslinje arbejdsdag viser alle aftaler, der er planlagt på en bestemt dag. I modsætning til visningen Dag viser denne visning medarbejdernes dage nedenfor hinanden, så du nemmere kan få et overblik over en enkelt medarbejder og deres planlagte opgaver.

For at skifte dato kan du bruge piletasterne øverst på siden eller klikke på og vælge den ønskede dato.

Du kan bestemme rækkefølgen af medarbejderne i visningen ved at bruge sorteringsnøgler, som kan opsættes på medarbejdere under Administration → Medarbejdere.

Hvis denne funktion er aktiveret under indstillinger, vil der under den enkelte medarbejder blive vist tre værdier:

Realiseret tid: Det første tal viser de registrerede timer.
Planlagt tid: Det andet tal viser det samlede antal timer på de aftaler, der er planlagt.
Normtid: Det tredje tal viser medarbejderens normtid for perioden, altså den tid, der er til rådighed til at booke aftaler.

Ved at føre musen hen over en aftale, kan du få vist oplysninger om den tilknyttede sag og arbejdssedler.

I øverste venstre hjørne ligger funktionen , som kan bruges til at udvide visningen, så der også vises timer uden for arbejdsdagen. Det betyder, at du får en visning fra kl. 00:00 til 23:00. Du kan skifte tilbage til arbejdsdagsvisningen ved at klikke på .

De timer, der definerer en arbejdsdag i systemet, kan opsættes under Administration → Planlægning.

Tidslinje arbejdsuge

Planlægningsvisningen Tidslinje arbejdsuge viser de aftaler der er planlagt inden for en bestemt uge fra mandag til fredag.

I modsætning til visningen Arbejdsuge, vil denne visning vise medarbejdernes arbejdsuger nedenfor hinanden, så du nemmere kan se direkte på en enkelt medarbejder, hvilke opgaver de er ude på.

For at skifte uge kan du bruge piletasterne øverst på siden eller klikke på og vælge den ønskede dato.

Du kan bestemme rækkefølgen af medarbejderne i visningen ved at bruge sorteringsnøgler, som kan opsættes på medarbejdere under Administration → Medarbejdere. Så vil medarbejderne i planlægningen stå i den rækkefølge som er valgt via sorteringsnøglen.

Hvis denne funktion er aktiveret under indstillinger, vil der under den enkelte medarbejder blive vist tre værdier:

Realiseret tid: Det første tal viser de registrerede timer.
Planlagt tid: Det andet tal viser det samlede antal timer på de aftaler, der er planlagt.
Normtid: Det tredje tal viser medarbejderens normtid for perioden, altså den tid, der er til rådighed til at booke aftaler.

Ved at føre musen hen over en aftale, kan du få vist oplysninger om den tilknyttede sag og arbejdssedler:

De timer, der definerer en arbejdsdag i systemet, kan opsættes under Administration → Planlægning.

Tidslinje uge

Planlægningsvisningen Tidslinje uge viser de aftaler der er planlagt inden for en bestemt uge fra mandag til søndag.

For at skifte uge kan du bruge piletasterne øverst på siden eller klikke på og vælge den ønskede dato.

Du kan bestemme rækkefølgen af medarbejderne i visningen ved at bruge sorteringsnøgler, som kan opsættes på medarbejdere under Administration → Medarbejdere.

Hvis denne funktion er aktiveret under indstillinger, vil der under den enkelte medarbejder blive vist tre værdier:

Realiseret tid: Det første tal viser de registrerede timer.
Planlagt tid: Det andet tal viser det samlede antal timer på de aftaler, der er planlagt.
Normtid: Det tredje tal viser medarbejderens normtid for perioden, altså den tid, der er til rådighed til at booke aftaler.

Ved at føre musen hen over en aftale, kan du få vist oplysninger om den tilknyttede sag og arbejdssedler:

De timer, der definerer en arbejdsdag i systemet, kan opsættes under Administration → Planlægning.

Tidslinje arbejdsmåned

Planlægningsvisningen Tidslinje arbejdsmåned viser de aftaler, der er planlagt inden for en bestemt måned. I modsætning til visningen Måned, vil denne visning vise medarbejdernes arbejdsplaner nedenfor hinanden.

Medarbejdernes tidsplaner vises nedenfor hinanden. Du kan bestemme rækkefølgen af medarbejderne i visningen ved at bruge sorteringsnøgler, som kan opsættes på medarbejdere under Administration → Medarbejdere.

Hvis denne funktion er aktiveret under indstillinger, vil der under den enkelte medarbejder blive vist tre værdier:

Realiseret tid: Det første tal viser de registrerede timer.
Planlagt tid: Det andet tal viser det samlede antal timer på de aftaler, der er planlagt.
Normtid: Det tredje tal viser medarbejderens normtid for perioden, altså den tid, der er til rådighed til at booke aftaler.

Ved at føre musen hen over en aftale, kan du få vist oplysninger om den tilknyttede sag og arbejdssedler:

Tidslinje brugerspecificeret

Planlægningsvisningen Tidslinje brugerspecificeret viser de aftaler, der er planlagt for den enkelte medarbejder inden for det datospænd, du har angivet.

Datospændet opsættes ved at klikke på og vælge en startdato i kalenderen. Herefter kan du i den nedenstående menu vælge, hvor mange dage fra startdatoen du ønsker at få vist:

Ved at føre musen hen over en aftale kan du få vist oplysninger om den tilknyttede sag og arbejdssedler.

Sådan søger du i planlægningen

Denne vejledning beskriver, hvordan du bruger søgefunktionen i de forskellige planlægningsvisninger.

1. Tryk på i højre side af skærmen.

2. Under Gruppér efter kan du vælge, om søgeresultaterne skal være grupperet efter aftaler eller arbejdssedler. Dette afgør, om det vil være aftalen eller arbejdssedlen, der vil vises øverst på det enkelte søgeresultat.

3. I feltet Søgetekst kan du søge på fritekst – fx sagsnavn, sagsbeskrivelse, aftalens emne, medarbejderens navn osv.

4. Ved at klikke på Udvidet søgning kan du få vist en række prædefinerede søgekriterier:

5. Benytter du dig af skyggeplanlægning, kan du i feltet Skyggeplanlægning vælge mellem følgende valgmuligheder:

Aftaler der er synlige for montører
Aftaler der ikke er synlige for montører
Aftaler der er skyggeplanlagt
Aftaler der ikke ikke skyggeplanlagt

6. Når du har valgt de ønskede kriterier, klik på .

7. De arbejdssedler/aftaler, der opfylder dine søgekriterier, bliver nu vist i en rullemenu.

Tip: Ved at trække en arbejdsseddel fra rullemenuen ind i kalenderen, kan du nemt og hurtigt oprette en aftale på denne.

Sådan gemmer du en søgning

Det er muligt at gemme de søgninger, du ønsker at benytte igen.

1. Start med at klikke på og opsætte de ønskede søgekriterier, som beskrevet i ovenstående afsnit.

2. Klik på . I eksemplet herunder oprettes der fx en søgning for delvist udførte arbejdssedler.

3. Åbn herefter rullemenuen under Gemte søgninger.

4. Navngiv din søgning og klik på .

5. Søgningen er nu gemt, og du kan finde den i rullemenuen under Gemte søgninger, hver gang du bruger søgefunktionen i planlægningsmodulet.

Sådan gemmer du en søgning som standard visning

Hvis du ønsker, at en bestemt søgning automatisk er valgt, når du bruger søgefunktionen i planlægningsmodulet, kan dette opsættes på følgende måde.

1. Tryk på i højre side af skærmen.

2. Åbn rullemenuen under Gemte søgninger.

3. Sæt et flueben ud for den søgning, du vil sætte op som standard (søgningen skal være oprettet og gemt).

4. Den pågældende søgning er hermed opsat som en standard indstilling. Søgningen vil altså altid være valgt, når du bruger søgefunktionen i planlægningsmodulet uden at du skal ind og vælge den til (gælder for alle visninger – dag, uge, måned osv.).

Filtre i planlægningen

Ønsker du kun at få vist aftaler, som opfylder nogle bestemte kriterier, kan du bruge filtre. Denne vejledning beskriver, hvordan du sætter et filter op på de forskellige planlægningsvisninger (dag, uge, måned osv.).

1. Klik på i højre side af skærmen.

2. Du får herved vist en række filtre.

3. Vælg de ønskede kriterier og tryk .

4. Kalenderen vil nu kun vise de aftaler, der opfylder de opsatte kriterier.

Filteret vil blive nulstillet så snart du går ud af planlægningen igen, medmindre den er gemt og indstillet som et standard filter.

Sådan gemmer du et filter

Det kan være praktisk at gemme et filter, hvis du har brug for at se den samme kategori af aftaler flere gange dagligt, ugentligt osv.

1. Klik på og vælg de ønskede kriterier for det filter, du vil oprette.

2. Tryk på .

3. Åbn rullemenuen i øverste højre hjørne af kalenderen (her vil der stå “Intet valgt”, medmindre et filter allerede er valgt).

4. Navngiv det nye filter og klik på .

5. Filteret er hermed gemt, og du vil fremadrettet kunne vælge den fra rullemenuen i øverste højre hjørne af kalenderen, hver gang du bruger planlægningen (gælder for alle visninger – dag, uge, måned osv.).

Sådan gemmer du et filter som standard visning

Hvis du ønsker, at et bestemt filter altid er valgt, når du går ind på planlægningen, uden at du skal gå ind og vælge den til, kan dette opsættes på følgende måde.

1. Åbn rullemenuen i øverste højre hjørne af kalenderen.

2. Sæt et flueben ud for det filter, du vil sætte op som standard (filteret skal være oprettet og gemt).

3. Det pågældende filter er hermed opsat som en standard indstilling. Filteret vil altså være anvendt på alle visninger (dag, uge, måned osv.) i planlægningsmodulet, uden at du skal ind og vælge det til.

Planlægning på storskærm

Har I en storskærm på kontoret, er det muligt at oprette en bruger, som udelukkende bruges til visning af planlægningen.

1. Gå til Administration → Generelt → Brugere.

2. Opret en bruger med rollen “Planlægger” uden at tilknytte en medarbejder. Brugeren vil være uden beregning. Rollen “Planlægger” er udelukkende en kigge-rolle og er tiltænkt netop dette formål.

3. Log på med denne bruger – der vil være adgang til de forskellige planlægnings-visninger (dag, uge, tidslinje arbejdsdag osv.).

Sådan ser du om en aftale er/har været skyggeplanlagt

Uanset hvilken planlægnings-visning du er inde på, kan du på den enkelte aftale se, om den er eller har været skyggeplanlagt.

Hvis aftalen er skyggeplanlagt og ikke synlig for medarbejderen endnu, vil der på aftalen vises .

Ikonet indikerer, at aftalen har været skyggeplanlagt, men på nuværende tidspunkt er synlig for medarbejderen.

Sådan retter/sletter du en aftale i planlægningen

Via hver af de forskellige planlægnings-visninger er det muligt rette og slette den enkelte aftale.

1. Dobbeltklik på den pågældende aftale under Planlægning → Dag (eller Måned, Tidslinje arbejdsdag osv.).

2. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

3. Her kan du rette følgende indstillinger/oplysninger.

Emne.

Beskrivelse.

Opdatér beskrivelsen på tilknyttet arbejdsseddel: Er der sat flueben i denne boks, vil beskrivelsen på den tilknyttede arbejdsseddel blive opdateret samtidig med at du opdaterer beskrivelsen på aftalen.

Kategori: Her kan du vælge mellem de kategorier, der er oprettet under Administration → Generelt → Planlægning.

Fast aftale: Vinges af, hvis aftalen skal gøres fast.

Medarbejder: Her kan du fjerne/tilføje medarbejdere fra/til aftalen.

Arbejdsseddel: Her kan du fjerne arbejdssedler og knytte nye arbejdssedler til aftalen.

Start- og sluttidspunkt: Aftalens start- og sluttidspunkt.

Benyt skyggeplanlægning: Vinges af, hvis aftalen skal skyggeplanlægges. Bemærk, at der skal være valgt mindst én medarbejder.

- Synlig fra: Tidspunkt hvorfra aftalen skal være synlig for medarbejdere i deres E-Komplet-app.

5. Når de ønskede rettelser er foretaget, tryk .

6. Hvis aftalen skal slettes, trykker du i stedet på .

Sorteringsnøgler - rækkefølgen af medarbejdere i planlægningen

Ved at bruge sorteringsnøgler kan du bestemme rækkefølgen af medarbejdere i planlægnings-visningerne Tidslinje arbejdsdag, Tidslinje arbejdsuge, Tidslinje uge, Tidslinje måned og Tidslinje brugerspecificeret.

1. Gå til Administration → Planlægning.

2. Her skal du slå funktionen “Brug sorteringsnøgle for medarbejdere i tidslinjevisning” til:

3. Herefter er du klar til at sætte sorteringsnøgler op på dine medarbejdere under Administration → Medarbejdere.

4. Her skal du søge efter medarbejderen og klikke på under Handlinger:

5. Du får hermed vist medarbejderkortet.

6. Angiv det ønskede nummer i feltet Sorteringsnøgle. Medarbejderen med sorteringsnøgle 1, vil fx altid vises øverst i planlægningen.

7. Klik på .

8. På samme måde opsætter du sorteringsnøglen på alle medarbejdere. De medarbejdere som ikke har fået sat en sorteringsnøgle på, vil vises i bunden i alfabetisk rækkefølge.

Wiki

I denne artikel