Wiki

Manuel købsfaktura

Relaterede emner

Opret manuel købsfaktura

Denne vejledning viser, hvordan du opretter en købsfaktura i E-Komplet fra en PDF-fil, der enten er modtaget via jeres doc-mail eller uploadet manuelt.

1. Gå til Kreditorer → Ny købsfaktura.

2. Her vises alle de fakturafiler, der er sendt til jeres doc-mail.

3. Klik på ud for den fakturafil, du vil behandle — eller på for at oprette en købsfaktura og uploade filen manuelt senere.

Bemærk: Hvis du markerer flere dokumenter og klikker på , vil systemet oprette ét samlet fakturagrundlag for de valgte dokumenter. Vi anbefaler ikke at bruge denne funktion, hvis formålet er at oprette en separat faktura for hver fil.

4. Der oprettes nu et nyt fakturagrundlag.

Kreditor- og fakturaoplysninger

Øverst til venstre i fakturagrundlaget vælger du kreditor og angiver de grundlæggende indstillinger.
Klik på

for at låse felterne op.

Følgende vindue vil blive vist.

Hvis PDF-filen, som fakturagrundlaget er oprettet fra, er modtaget fra en e-mailadresse, der er registreret som E-mail til elektronisk faktura på en kreditor, vil oplysningerne fra kreditorkortet automatisk blive udfyldt her.

Her finder du følgende felter:

Kreditor: Søg efter en eksisterende kreditor, eller opret en ny kreditor ved at åbne rullemenuen og vælge .

Fakturanummer: Indtast fakturanummeret.

Fakturadato: Datoen på fakturaen.

Forfaldsdato: Den dato, fakturaen skal betales. Systemet foreslår en forfaldsdato baseret på de betalingsbetingelser, der er valgt på kreditoren.

Afdeling: Hvis I bruger afdelingsdimensionen, kan fakturaen klassificeres her.

Bærer: Hvis I bruger dimensionen bærer, kan fakturaen klassificeres her.

Formål: Hvis I bruger dimensionen formål, kan fakturaen klassificeres her.

Finanskonto: Feltet udfyldes automatisk med den finanskonto, der er angivet under kontoindstillinger. Hvis kreditoren har en specifik finanskonto tilknyttet, vil denne blive anvendt i stedet. Ønsker du at bogføre på en anden konto, kan du ændre det direkte på fakturalinjen

Betalingsbetingelser, Bankaftale og Betalingsmetode: Hvis disse oplysninger er registreret på kreditoren, overføres de automatisk til fakturaen.
Bemærk:
Hvis du ændrer i feltet “Betalingsmetode” eller relaterede felter på fakturaen, sættes ansvarlig for betalingsmetoden som godkender på fakturaen.
Vær desuden opmærksom på, at både Bankaftale og Betalingsmetode skal være udfyldt, for at købsfakturaen kan medtages i en betalingsfil.
Identifikationslinje: Det 15-cifrede nummer fra FI-nummerets midterste del. Foranstillede 0’er behøver ikke at blive indtastet.

FI-kreditornummer: Det 8-cifrede nummer, der står sidst i FI-nummeret.

Når ovenstående er udfyldt, klik på .

Fakturafil

Hvis fakturagrundlaget er oprettet fra en eksisterende PDF-fil, vises filen i højre side.

Du kan også manuelt tilføje en fakturafil ved at klikke på.

Yderligere dokumentation kan vedhæftes til fakturaen ved at trykke på i højre side af skærmen og herefter på :

Leveringsoplysninger og visning af købsfaktura

Når kreditor og fakturaoplysninger er udfyldt, kan du registrere leveringsoplysninger og vælge, om købsfakturaen skal være synlig i oversigter. Klik på øverst til højre på grundlaget for at redigere disse indstillinger.

Du får nu vist nedenstående vindue.

Her kan du udfylde følgende oplysninger (valgfrit):

Leveringsadresse: Angiv leveringsadressen.

Lokation: Vælg en lokation.

Bestiller: Angiv en bestiller.

Afhenter: Angiv en afhenter.

Note: Tilføj en note.

Vis i oversigter: Hvis denne indstilling ikke vælges, skjules købsfakturaen i købsfakturaoversigterne for brugere uden rollerne “Administrator”, “Bogholder” eller “Ledelse”.

Bemærk: Hvis købsfakturaen er knyttet til en sag, vil den stadig være synlig, selvom denne funktion er deaktiveret.

Tryk på

for at gemme opsætningen.

Godkendere

Ud for “Afventer godkendelse fra” vises de godkendere, der er tilføjet i henhold til godkenderreglerne.

Hvis du ønsker at tilføje flere godkendere eller ændre rækkefølgen af godkendere, skal du klikke på her:

Hermed fremkommer følgende vindue, hvor du kan tilføje flere godkendere:

Du kan ændre rækkefølgen af manuelt indtastede godkendere ved at bruge drag-and-drop eller ved at angive numre i kolonnen “Rækkefølge”.

Klik på for at gemme opsætningen.

Vær opmærksom på, at manuelt tilføjede godkendere altid skal godkende fakturaen til sidst.

Knyt købsfaktura til sag

Hvis omkostningerne fra denne faktura skal registreres på en sag, skal købsfakturaen knyttes til sagen. For at gøre dette skal du klikke på i sektionen nederst til venstre.

Hermed fremkommer følgende vindue.

Her kan du søge efter sagen under Sagsnavn.

Bemærk: Det er feltet Sagsnavn på fakturagrundlaget der afgør, om der er knyttet en sag til fakturaen – ikke sagsnumrene på de enkelte fakturalinjer. Dette er relevant i forbindelse med godkenderreglerne “Uden sag” og “Sagsansvarlig”.

Når sagen er valgt, vises følgende yderligere indstillinger:

Tilføj sag på alle linjer: Tilføjer sagsnummer på de enkelte fakturalinjer.

Opdatér dimensioner på faktura og alle linjer: Tilføjer dimensioner på sagen på fakturaen og på den enkelte linje. Hvis der er udfyldt dimensioner på kreditor, vil disse blive overskrevet.

Opsætningen gemmes ved at klikke på

Købsfakturalinjer

Når de ovenstående oplysninger på fakturagrundlaget er udfyldt, kan du tilføje fakturalinjer for at specificere, hvilke varer og services der er blevet købt. For at oprette en fakturalinje følg denne vejledning:

1. Klik på nederst til venstre på fakturagrundlaget:

2. Der bliver hermed tilføjet en ny linje på grundlaget. På linjen kan du udfylde felterne Antal, Varenummer, Varenavn, Enhed, Stykpris og Rabat.

Bemærk: Hvis det beløb du angiver i feltet Stykpris, er inklusiv moms, skal der vinges af i boksen “Moms inkluderet”. Systemet vil derefter automatisk beregne momsen baseret på den momssats, der er knyttet til den momstype, der er valgt på linjen.

3. Hvis funktionen “Slå op i varekatalog“ er slået til, som vist i billedet nedenfor, vil der ved indtastning af Varenavn eller Varenummer blive vist en rullemenu med matchende resultater fra jeres grossistkataloger. Her kan du klikke på den vare, du ønsker at indsætte på linjen.

4. Det er også muligt at vælge Afdeling, Bærer og Formål på linjen. Hvis der er udfyldt dimensioner på kreditor eller sag, vil systemet foreslå disse dimensioner (dimensionerne på sagen vil dog overskrive dimensionerne på kreditor).

5. Feltet Konto vil automatisk være udfyldt med det kontonummer, der er angivet ud for Finanskonto. Det vil som regel være enten standardkontoen til varekøb eller den konto, der er valgt på kreditoren. Hvis du ønsker at bogføre linjen på en anden finanskonto, kan du ændre kontoen ved at søge på enten kontonummer eller kontonavn i feltet Konto. Den pågældende linje vil derefter blive bogført på den konto, du har valgt.

Bemærk: Finanskontoen skal have en momstype for at være en aktiv valgmulighed i kreditormodulet.

6. Hvis der bruges arter på sagen, vil du også have mulighed for at vælge en art på linjen blandt de arter, der er knyttet til sagen.

Bogfør købsfaktura

Når købsfakturagrundlaget er udfyldt, og fakturalinjerne er tilføjet, kan købsfakturaen bogføres. Inden du bogfører, kan du i sektionen nederst til højre på fakturagrundlaget se det samlede netto-, totalbeløb og momsbeløb:

Hvis det beløb, systemet har udregnet ud fra fakturalinjerne, ikke stemmer overens med totalbeløbet på fakturaen (eksempelvis på grund af øreafrunding), er der mulighed for justere beløbet på fakturagrundlaget ved at klikke på Overstyret total omk.:

Fakturaen bogføres ved at klikke på .

Sådan samler du flere elektroniske fakturafiler til én købsfaktura

Har kreditor sendt en faktura med flere sider, vil disse vises under Kreditorer → Ny købsfaktura som flere filer.

For at samle filerne til én faktura, sætter du flueben ved den enkelte fil og klikker på .

Dokumenterne vil hermed blive samlet til ét dokument.

Fakturaen oprettes ellers som beskrevet her.

Hvis filerne skal skilles ad igen

Har du samlet dokumenterne i ét dokument, kan disse ikke skilles ad igen. Du vil derfor skulle downloade dokumenterne side for side og sende på ny til jeres “@doc.e-komplet.dk” mail. Hermed vil de lande på ny under Kreditorer → Ny købsfaktura.

Sådan forholder du dig til manglende købsfakturaer

Hvis du mener, at der mangler en eller flere købsfakturaer på dit site, og din leverandør har afsendt disse, kan det skyldes DMARC indstillingerne hos afsenderen.

Bliver valide E-mails, altså E-mails som domæne-ejer selv har sendt, afvist på grund af DMARC, skal afsender kontrollere følgende for afsenderdomænet og for de afviste e-mails:

SPF
DKIM
DMARC

SPF – Sender Policy Framework

Kontrollér at dit domænes SPF-record omfatter dine afsendende mailservere.

DKIM- DomainKeys Identified Mail

Kontrollér at de DKIM-signerede headere ikke bliver ændret under transit. En typisk faldgrube er manipulering af e-mail-indhold efter DKIM-signering. Bliver en e-mails subject-header DKIM-signeret og subject senere får tilføjet fx “EXTERNAL EMAIL”, så vil DKIM-signaturen ikke kunne valideres af den modtagende mailserver.

DMARC

Kontrollér at dit domænes DMARC-politik er tilpasset dit domænes mailflow. Din DMARC-politik har til formål at instruere modtagende mailservere i hvordan de skal håndtere e-mails sendt fra dit domæne med udgangspunkt i domænet i “From”-headeren. Kontroller domænerne* i følgende headers i e-mails fra dit domæne:

Return-path
From
DKIM-Signature (d=domæne)

* Dit domænes DMARC-politik angiver også om sub-domæner til dit domæne er omfattet.

Hvis domænerne ikke matcher, er domænerne i dine e-mails ikke domain-aligned, og DMARC-tjekket vil fejle. Dit domænes DMARC-politik indeholder en policy som du ønsker modtagende mailservere skal følge — none, quarantine eller reject. Langt de fleste mailservere respekterer din DMARC-politik og tager handling herefter.

Læs mere på: Overview – dmarc.org