Stadeopgørelse i E-Komplet
I denne artikel
Stadeopgørelse
Stadeopgørelse er en af de faktureringstyper der kan anvendes på entreprisesager i E-Komplet. Den aftalte pris deles op i flere betalinger over et længere tidsrum, hvor der løbende faktureres for den udførte procentdel af arbejdet.
For at denne faktureringstype kan bruges, skal udfaktureringstypen på sagen være sat til “Stadeopgørelse”.
Herefter skal der på sagen oprettes eller importeres en tilbudsliste, som indeholder alle de aktiviteter, kunden vil blive faktureret for i løbet af sagens løbetid. Når tilbudslisten er oprettet, vil det være muligt at oprette fakturaer for den udførte procentdel af arbejdet.
Følgende forudsætninger skal være opfyldt for at du kan stadefakturere din entreprisesag:
- Modulet “Stadeopgørelse” skal være aktiveret under Administration → Sagsindstillinger.
- Entreprisesagen skal være oprettet med sagstypen “Entreprise” og udfaktureringstypen “Stadeopgørelse”. Hvis du ønsker, at “Stadeopgørelse” automatisk foreslås som udfaktureringstype på nye entreprisesager, kan dette opsættes under sagsindstillinger.
Aktivering af stadeopgørelse i E-Komplet
Denne vejledning beskriver, hvordan du aktiverer stadeopgørelse i E-Komplet.
1. Gå til fanen Sagsindstillinger under Administration → Sagsindstillinger.
2. Sæt flueben ud for Aktivér stadeopgørelse i sektionen Moduler.
3. Klik på 
.
Opret tilbudsliste
Det første, du skal opsætte på din entreprisesag for at kunne anvende stadefakturering, er en tilbudsliste. Tilbudslisten kan enten oprettes manuelt på sagen eller importeres via et Excel-ark.
Denne vejledning viser, hvordan du manuelt opretter en tilbudsliste direkte i E-Komplet.
1. Gå til Sager → Igangværende arbejder.
2. Find den relevante entreprisesag og klik på 
ud for sagsnummeret:
3. Når du er blevet omdirigeret til sagsoversigten, skal du klikke på Stadeopgørelse.
4. Her finder du to underfaner: Stadeopgørelse og Tilbudsliste. Under fanen Stadeopgørelse vil du senere kunne oprette dine stadefakturaer. For nu skal du skifte til fanen Tilbudsliste for at oprette selve tilbudslisten.
5. På fanen Tilbudsliste kan du oprette de aktiviteter, som kunden skal faktureres for i løbet af sagens løbetid. Inden du kan oprette aktiviteter, skal der være oprettet mindst én gruppe.
Du kan oprette så mange grupper og aktiviteter, som du har brug for – alt afhænger af behovene i dit specifikke projekt.
Opret aktivitetsgruppe
Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter en aktivitetsgruppe i tilbudslisten.
1. Klik på 
under fanen Tilbudsliste.
2. Udfyld nedenstående felter:
- Nr.: Nummer på gruppen.
- Aktivitet: Kort beskrivelse af gruppen.
- Art: Hvis arter er aktiveret på din entreprisesag, kan du vælge en art for gruppen her.
- Mængde: Angiv mængde, hvis relevant.
- Enhed: Angiv enhed, hvis relevant.
- Pris: Hvis du udfylder en pris på gruppen, vil det ikke være muligt at tilføje aktiviteter i gruppen.
3. Klik på 
— gruppen er nu oprettet og vises under fanen Tilbudsliste.
4. For at gemme dine rettelser i tilbudslisten, skal du herefter klikke på i nederste højre hjørne af siden.
Ud for gruppen, under Handlinger, finder du følgende funktioner:
: Klik her for at rette nummer, navn, art, mængde, enhed eller pris på gruppen.
: Klik her for at slette gruppen.
: Klik her for at tilføje en aktivitet i gruppen.
Opret aktivitet
Når grupperne er oprettet, kan du udspecificere aktiviteter i hver gruppe.
Bemærk: Dette er kun muligt, hvis der ikke er angivet en pris på hele gruppen.
Nedenfor ser du et eksempel på en tilbudsliste. Følg nedenstående trin for at oprette en aktivitet:
1. Klik på under Handlinger ud for den gruppe, du vil oprette en aktivitet i.
2. I vinduet, der nu vises, kan du udfylde nedenstående felter:
- Nr.: Nummer på aktiviteten.
- Aktivitet: Kort beskrivelse af aktiviteten.
- Art: Hvis arter er aktiveret på sagen, kan du angive en art på linjen. Hvis der er valgt en art på den gruppe, som aktiviteten oprettes i, vil denne art automatisk være valgt.
- Mængde: Angiv mængde, hvis relevant.
- Enhed: Angiv enhed, hvis relevant.
- Pris: Prisen på aktiviteten.
3. Klik på — aktiviteten er nu oprettet og vises under den pågældende gruppe.
Ud for hver aktivitet, du opretter, under Handlinger, finder du følgende funktioner:
: Klik her for at rette nummer, navn, art, mængde, enhed eller pris på aktiviteten.
: Klik her for at slette aktiviteten.
4. For at gemme dine rettelser i tilbudslisten, skal du herefter klikke på i nederste højre hjørne af siden.
Import af tilbudsliste
Det er også muligt at udfylde tilbudslisten i en Excel-skabelon og derefter importere den i E-Komplet. Læs herunder, hvordan du gør.
1. Gå til Sager → Igangværende arbejder.
2. Find den relevante entreprisesag og klik på ud for sagsnummeret:
3. Du bliver nu omdirigeret til sagsoversigten. Her klikker du på fanen Stadeopgørelse .
4. Her finder du to underfaner: Stadeopgørelse og Tilbudsliste. Under fanen Stadeopgørelse vil du senere kunne oprette dine stadefakturaer. For nu skal du skifte til fanen Tilbudsliste.
5. Hent skabelonen til udfyldning af tilbudslisten ved at klikke på 
og gem den på din computer.
5. For at kunne redigere i Excel-arket, efter du har åbnet det, skal du først klikke på “Aktivér redigering”. Skabelonen indeholder tre ark:
- Indsæt her: Her skal du indsætte dine egne data.
- Beskrivelse af kolonner: Vejledning til udfyldelse af skabelonen.
- Eksempel: Eksempel på en udfyldt tilbudsliste.
6. På fanen Indsæt her kan du udfylde de aktivitetsgrupper og aktiviteter, som kunden skal faktureres for. For hver gruppe eller aktivitet kan du udfylde:
- Nr.: Nummer på aktiviteten. Grupper angives som 1, 2, 3, osv.; aktiviteter angives som 1.1, 1.2. osv.
- Aktivitet: Kort beskrivelse af gruppen/aktiviteten.
- Art: Hvis arter er aktiveret på sagen, kan du angive en art på linjen.
- Mængde: Angiv mængde, hvis relevant.
- Enhed: Angiv enhed, hvis relevant.
- Pris: Prisen på gruppen/aktiviteten. Hvis du angiver en pris på hele gruppen, må der ikke oprettes aktiviteter i gruppen.
7. Når tilbudslisten er udfyldt, skal Excel-filen gemmes. Den er nu klar til import i E-Komplet.
8. Klik på 
under fanen Tilbudsliste. (Du finder fanen ved at gå ind på sagsoversigten og skifte til Stadeopgørelse, som beskrevet ovenfor.)
9. Linjerne fra Excel filen bliver indlæst i E-Komplet. Du kan herefter tilrette tilbudslisten, hvis nødvendigt, ved at bruge følgende funktioner under Handlinger:
: Klik her for at rette nummer, navn, art, mængde, enhed eller pris på gruppen eller aktiviteten.
: Klik her for at slette gruppen eller aktiviteten.
: Klik her for at tilføje en aktivitet i gruppen.
10. Til sidst skal tilbudslisten gemmes ved at klikke på i nederste højre hjørne af siden.
Konvertering af tilbud til stadeopgørelse
Denne vejledning beskriver, hvordan du konverterer et tilbud til en stadeopgørelse.
1. Tilbuddet skal være opbygget med linjetyperne Overskrift og Subtotal. De linjer, der er placeret under hver overskrift, skal opsummeres i den tilhørende subtotal-linje.
2. Efter tilbuddet er accepteret af kunden, kan du under Sager → Tilbud oprette sagen ved at klikke på 
ud for tilbuddet:
3. Herefter kan du oprette selve sagen — sæt Sagstype til “Entreprise” og Udfaktureringstype til “Stadeopgørelse”, og sørg for, at sagen og tilbuddet er korrekt knyttet sammen.
4. Når sagen er oprettet, find den (fx under igangværende arbejder) og klik på 
:
4. Du bliver nu omdirigeret til sagsoversigten. Her klikker du på fanen Stadeopgørelse.
4. Her finder du to underfaner: Stadeopgørelse og Tilbudsliste. Under fanen Stadeopgørelse vil du senere kunne oprette dine stadefakturaer. For nu skal du skifte til fanen Tilbudsliste. Her har du mulighed for at indlæse linjerne fra tilbuddet, hvis dette ønskes, ved at klikke på 
.
5. Linjerne fra tilbuddet bliver hermed indlæst på tilbudslisten. Du kan tilrette tilbudslisten, hvis nødvendigt, ved at bruge følgende funktioner under Handlinger:
: Klik her for at rette nummer, navn, art, mængde, enhed eller pris på gruppen eller aktiviteten.
: Klik her for at slette gruppen eller aktiviteten.
: Klik her for at tilføje en aktivitet i gruppen.
Opret stadefaktura
Når tilbudslisten på din entreprisesag er oprettet, bliver det muligt at udskrive stadefakturaer. Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter en faktura på en entreprisesag, hvor der anvendes stadefakturering.
1. Gå til Sager → Igangværende arbejder.
2. Find den relevante entreprisesag og klik på ud for sagsnummeret:
3. Når du er blevet omdirigeret til sagsoversigten, skal du klikke på fanen Stadeopgørelse og herefter på 
:
4. Der bliver hermed oprettet et nyt fakturagrundlag. Stamdata fra sagen vil automatisk blive hentet ind på fakturaen, men du har mulighed for at foretage rettelser ved at klikke på 
ud for de forskellige sektioner.
5. I tabellen nederst på grundlaget kan du angive, hvor stor %-del af arbejdet der skal faktureres på denne faktura. Du kan enten:
- angive en %-del for en hel gruppe, eller
- klikke på pilen ud for gruppen og angive %-delen for hver enkelt linje.
6. Øverst til højre på fakturagrundlaget vises følgende tal:
Entreprisesum: Det samlede beløb for hele entreprisen.
Stadeopgørelse i alt: Det samlede beløb, der er faktureret indtil nu – inklusive beløbet på den aktuelle faktura.
Tidligere faktureret: Beløbet fra den seneste faktura, angivet som et negativt tal.
Til fakturering: Det beløb, der skal faktureres på den aktuelle faktura.
7. Fakturaen kan forhåndsvises ved at klikke på Vis faktura:
8. Under Skabelon kan du vælge mellem de skabeloner, der er oprettet på jeres site.
9. Under Rapport type kan du vælge mellem følgende layouts til fakturaen:
Standard: Viser alle aktivitetslinjer – uanset om de tidligere er blevet faktureret, eller om de skal faktureres på dette grundlag.
Vis summering: Viser det samme som Standard, men med en ekstra linje under hver hovedaktivitet, hvor der vises en summering.
Vis kun ændringer: Viser kun de aktiviteter, hvor der er foretaget ændringer i det aktuelle fakturagrundlag.
Vis summering og ændringer: Viser det samme som “Vis kun ændringer”, men tilføjer en summeringslinje under de hovedaktiviteter, hvor der er foretaget ændringer i dette fakturagrundlag.
10. Når alle oplysningerne på fakturaen er tilrettet, kan du klikke på 
, vælge forsendelsesmetoden og gøre fakturaen klar til afsendelsen, hvorefter fakturaen kan bogføres og sendes til kunden.
Bemærk: På entreprisesager sættes der ikke automatisk flueben i feltet Afslut sag. Dette er for at sikre, at sagen ikke afsluttes, før den er færdigfaktureret.
Bemærk: Når den første stadefaktura er bogført, vil det ikke længere være muligt at redigere tilbudslisten på sagen.
Under menupunktet Stadeopgørelse og underfanen Stadeopgørelse, som du tilgår via sagsoversigten, finder du også en oversigt over tidligere stadefakturaer.
Her kan du se, hvilken procentdel der er blevet faktureret ved hver faktura, samt om fakturaen er betalt.
Opret kreditnota på stadefaktura
Bemærk: Der skal være bogført på stadeopgørelsen før det er muligt at kreditere på den.
Kreditering af en stadefaktura foregår ved at sætte procentsatsen for “udført” ned / lavere end der er “tidligere faktureret” på den, derved fremkommer en faktura med negativt beløb, altså en kreditnota.
