Bokföring av kund- och leverantörsbetalningar

Relaterade ämnen

Bokföring av en kund- eller leverantörsbetalning

I denna guide kan du läsa om hur du bokför en in- eller utgående betalning. För att betalningen ska kunna matchas mot en faktura måste den aktuella kund- eller leverantörsfakturan vara bokförd.

1. Gå till Finans → Skapa bokföring:

2. Fyll i nedanstående fält:

Datum: In- eller utbetalningsdatum från banken.

Konto: Kund/leverantör som ska bokföras på (du kan växla mellan debet/kredit genom att klicka på /).

3. Klicka på som visas till höger om fältet ”Faktura” efter val av leverantör/kund:

4. I fönstret som nu öppnas kan du markera den eller de fakturor som du vill matcha. På så sätt hämtar systemet automatiskt den information från fakturan som behövs, inklusive momsen. Observera att det bara är bokförda fakturor som visas här, och leverantörsfakturor måste dessutom vara godkända.

5. Klicka på för att spara ditt val och komma tillbaka till fliken Skapa bokföring.

6. Fyll i resten av fälten i sektionen ”Bokföring”:

Motkonto: Vanligtvis det bankkonto som betalningen har dragits från eller satts in på.

Beskrivning: Bokföringsbeskrivning är obligatorisk och fältet måste därför fyllas i. Du kan t.ex. använda fakturanumret som bokföringen refererar till, ”Inbetalning xxxxxx”.
Beskrivning på journalen: I sektionen ”Journal” kan du fylla i en beskrivning på själva kassajournalen.

Verifikationsnummer: Sätts automatiskt löpande om fältet inte fylls i. Systemet accepterar endast nummer som ligger inom den uppsatta verifikationsserien, och som inte tidigare har använts.
Avdelning: Här kan du välja avdelning om ni använder denna dimension; fältet fylls i automatiskt om avdelning är ifylld på fakturan du har valt att matcha.

Bärare: Här kan du välja bärare om ni använder denna dimension; fältet fylls i automatiskt om bärare är ifylld på fakturan du har valt att matcha.

Syfte: Här kan du välja syfte, om ni använder denna dimension; fältet fylls i automatiskt om syfte är ifyllt på fakturan du har valt att matcha.

7. När ovanstående är ifyllt, klicka på knappen , och raden kommer att läggas i verifikatet nedan. Du kan därefter lägga till fler bokföringar i verifikatet genom samma tillvägagångssätt.

8. Om du har gjort ett fel i bokföringen eller glömt att bifoga något, kan du klicka på under Åtgärder i sektionen Verifikat.

9. Bokföringen kommer därefter att ligga i sektionen Bokföring, där du kan göra nödvändiga rättelser och sedan klicka på .

10. När alla bokföringar är skapade kan verifikatet bokföras genom att klicka på :

Betalningen är därmed bokförd och du kan hitta verifikatet under Finans → Verifikat.

Kortkommandon

Under Finans → Skapa bokning är det möjligt att använda följande kortkommandon.

Alt + Z: Byt ordning på debet/kredit.

Ctrl + Enter: Lägg till bokning i journal.

Alt + Enter: Bokför journal.

Delvis matchning av faktura

Vid registrering av in- och utbetalningar kan man göra en delvis matchning av antingen en kund- eller leverantörsfaktura, t.ex. om man har fått en inbetalning som avviker från fakturabeloppet. Systemet kommer därefter att hålla reda på restbeloppet. Denna guide beskriver hur du gör en delvis matchning av en faktura.

1. Gå till Finans → Skapa bokföring.

2. Välj det aktuella fakturanumret i fältet ”Faktura” — därmed överförs fakturabeloppet till fältet ”Belopp”:

3. Klicka på (knappen visas först efter inmatning av kund/leverantör eller fakturanummer):

4. I fönstret som nu öppnas får du se alla omatchade fakturor för den valda kunden eller leverantören och kan mata in matchningsbeloppet vid den önskade fakturan under ”Matchning”:

5. Klicka på för att spara din inmatning och komma tillbaka till fliken Skapa bokföring.

6. Fyll i resten av fälten:

Motkonto: Vanligtvis det bankkonto som betalningen har dragits från eller satts in på.

Beskrivning: Bokföringsbeskrivning är obligatorisk och fältet måste därför fyllas i. Ett bra tips är att ange fakturanumret på den faktura som bokföringen refererar till, t.ex. ”Inbetalning xxxxxx”.
Beskrivning på journalen: I sektionen ”Journal” kan du fylla i en beskrivning på själva kassajournalen.

Verifikationsnummer: Sätts automatiskt löpande om inte fältet fylls i. Systemet accepterar endast nummer som ligger inom den uppsatta verifikationsserien, och som inte tidigare har använts.

Avdelning: Här kan du välja avdelning om ni använder denna dimension; fältet fylls i automatiskt om avdelning är ifylld på fakturan du har valt att matcha.

Bärare: Här kan du välja bärare om ni använder denna dimension; fältet fylls i automatiskt om bärare är ifylld på fakturan du har valt att matcha.

Syfte: Här kan du välja syfte om ni använder denna dimension; fältet fylls i automatiskt om syfte är ifyllt på fakturan du har valt att matcha.

7. När ovanstående är ifyllt, tryck på knappen , och raden kommer att läggas i verifikatet nedan.

8. Du kan därefter lägga till fler bokföringar i verifikatet genom att följa samma tillvägagångssätt.

Under Administration → Finansinställningar hittar du inställningen ”Tillåt delmatchning på markerat belopp”. När du matar in beloppet för delvis matchning på en kund/leverantörsbokföring och därefter markerar motverifikatet, kommer denna inställning att göra att samma belopp automatiskt föreslås för delmatchning på motverifikatet. Rekommenderas inte vid massmatchning av stora leverantörer.

Observera: När du matchar är det viktigt att du tar det minsta beloppet först, om bokföringarna inte går jämnt ut. När man säger ”det minsta beloppet”, ska man bortse från förtecknet på bokföringen.

Bokföring av betalningar som täcker flera fakturor

I denna guide kan du läsa om hur du bokför en in- eller utbetalning som täcker flera fakturor. I detta fall behöver du nämligen mata in det mottagna beloppet per faktura.

1. Gå till Finans → Skapa bokföring.

2. Välj den aktuella kunden i fältet ”Konto”.

3. Klicka på knappen till höger om fältet ”Faktura”:

4. I fönstret som nu öppnas kan du se alla omatchade fakturor för den valda kunden/leverantören:

5. När du markerar en faktura överförs hela restbeloppet till fältet ”Matchning”. Om det inbetalda beloppet avviker från restbeloppet kan du ange det inbetalda beloppet i fältet ”Matchning”. Fältet ”Restbelopp” uppdateras därmed för att visa det nya restbeloppet. På samma sätt kan du fylla i det inbetalda beloppet på var och en av de fakturor som betalningen täcker.

6. Klicka på för att spara din inmatning och komma tillbaka till fliken Skapa bokföring.

7. Fyll därefter i resten av fälten i sektionen ”Bokföring”:

Motkonto: Vanligtvis det bankkonto som betalningen har dragits från eller satts in på.

Beskrivning: Bokföringsbeskrivning är obligatorisk och fältet måste därför fyllas i. Ett bra tips är att ange fakturanumret på den faktura som bokföringen refererar till, t.ex. ”Inbetalning xxxxxx”.
Beskrivning på journalen: I sektionen ”Journal” kan du fylla i en beskrivning på själva kassajournalen.

Verifikationsnummer: Sätts automatiskt löpande om fältet inte fylls i. Systemet accepterar endast nummer som ligger inom den uppsatta verifikationsserien, och som inte tidigare har använts.

Avdelning: Här kan du välja avdelning om ni använder denna dimension; fältet fylls i automatiskt om avdelning är ifylld på fakturan du har valt att matcha.

Bärare: Här kan du välja bärare om ni använder denna dimension; fältet fylls i automatiskt om bärare är ifylld på fakturan du har valt att matcha.

Syfte: Här kan du välja syfte om ni använder denna dimension; fältet fylls i automatiskt om syfte är ifyllt på fakturan du har valt att matcha.

8. När ovanstående fält är ifyllda, klicka på knappen , och raden kommer att läggas i sektionen ”Verifikat”.

9. Klicka på :

10. Restbeloppet på de valda fakturorna kommer nu att uppdateras till det faktiska restbeloppet efter inbetalning.

Rätta matchningar på en kundbokföring

Denna guide beskriver hur du ser vilka matchningar som har gjorts på en kundbokföring, samt hur du rättar en matchning eller flyttar en matchning till en annan faktura.

1. Gå till fliken Kunder → Kunder.

2. Hitta den aktuella kunden och klicka på under ”Åtgärder”:

3. Du får nu se alla bokföringar som har gjorts på den valda kunden. I kolumnen ”Matchad” visas bokföringens status:

Matchad: Bokföringen är matchad mot en faktura.
Delvis matchad: Bokföringen är delvis matchad.
Inte matchad: Bokföringen är inte matchad.

4. Om det finns matchningar kommer knappen att visas vid bokföringen.

5. När du klickar på kommer nedanstående fönster fram:

5. Under ”Åtgärder” hittar du funktionerna och . Genom att klicka på kan du ta bort matchningen så att inbetalningen markeras som inte matchad. Om du vill rätta matchningsbeloppet kan du klicka på , varpå du kommer att se detta fönster:

6. Matchningsbeloppet kan rättas i kolumnen ”Matchning”.

7. Här är det också möjligt att flytta matchningen till en annan faktura. Om du vill göra detta, börja med att slå upp fakturan i sökfältet överst i fönstret och klicka på det sökresultat som matchar:

8. Därmed läggs en rad till med det valda fakturanumret i tabellen, och du kan nu flytta det matchade beloppet till denna faktura:

9. Ändringar sparas genom att klicka på och därefter på .

Kursreglering vid matchning av faktura med utländsk valuta

Kursdifferenser uppstår när beloppet på fakturan avviker från det du har betalat till en utländsk leverantör eller mottagit från en utländsk kund, på grund av ändring i valutakursen under perioden mellan fakturans utställelse- och förfallodatum.

När du gör en betalningsbokföring av faktura med utländsk valuta kommer systemet automatiskt att skapa kursdifferensen. Kursdifferensen (beroende på om den är negativ eller positiv) bokförs på det förlust- eller vinstkonto som är valt för den aktuella valutan.

I denna guide kan du läsa om hur du matchar en kundfaktura i fall där det har uppstått en kursdifferens. Samma tillvägagångssätt används vid matchning av leverantörsfakturor.

1. Gå till Finans → Skapa bokföring.

2. Sök fram kunden i fältet ”Konto”.

3. När kunden är ifylld kommer du i fältet ”Kurs” att se den kurs som är vald för kundens valuta:

4. Börja med att fylla i följande fält:

Motkonto: Som motkonto väljs vanligtvis det bankkonto som betalningen har dragits från eller satts in på.

Beskrivning: Bokföringsbeskrivning är obligatorisk och fältet måste därför fyllas i. Ett bra tips är att ange fakturanumret på de fakturor som bokföringen refererar till, t.ex. ”Inbetalning xxxxxx”.

Verifikationsnummer: Sätts automatiskt löpande om inte fältet fylls i. Systemet accepterar endast nummer som ligger inom den uppsatta verifikationsserien, och som inte tidigare har använts.

Avdelning: Här kan du välja en avdelning om bokföringen ska specificeras på denna dimension. Fältet fylls automatiskt i om det finns en vald avdelning på fakturan du har valt att matcha.

Bärare: Här kan du välja en bärare om bokföringen ska specificeras på denna dimension. Fältet fylls automatiskt i om det finns en vald bärare på fakturan du har valt att matcha.

Syfte: Här kan du välja ett syfte om bokföringen ska specificeras på denna dimension. Fältet fylls automatiskt i om syfte är valt på fakturan du har valt att matcha.

5. Klicka på vid fältet ”Faktura”:

6. I fönstret som nu öppnas får du se alla omatchade fakturor för denna kund. Vid varje enskild faktura kan du dessutom se:

Belopp: Fakturabelopp i SEK.

Belopp i utländsk valuta: Fakturabelopp i utländsk valuta.

Restbelopp: Det omatchade beloppet i SEK.

Restbelopp i utländsk valuta: Det omatchade beloppet i utländsk valuta.

Kurs: Valutakurs.

7. Markera de fakturor du vill matcha. Restbeloppet kommer därmed att överföras till fältet ”Matchning”. Om inte hela restbeloppet ska matchas har du möjlighet att ändra beloppet under ”Matchning”.

8. Klicka på .

9. De valda fakturanumren och det totala matchningsbeloppet kommer att visas i sektionen ”Bokföring”.

10. Om du, på grund av kursdifferensen, har mottagit ett mindre eller större belopp än det som visas i fältet ”Belopp”, kan du mata in det faktiska beloppet i fältet ”Inbetalningsbelopp”:

11. Klicka på :

12. I sektionen ”Verifikat” kommer därmed följande bokföringar att läggas till:

Beloppet bokfört på det valda kundkontot.

Beloppet bokfört på det valda motkontot.

Om du har matat in ett inbetalningsbelopp som avviker från det fakturabelopp som systemet har räknat ut baserat på valutakursen, kommer du också att se en bokföring av kursdifferensen på det förlust- eller vinstkonto som är valt för valutan:

13. Verifikatet bokförs genom att trycka på .

Så här använder du rutan "Moms inkluderad"

Denna guide beskriver hur du använder rutan ”Moms inkluderad” vid bokföring av kund- och leverantörsbetalningar under fliken Skapa bokföring.

Exemplet nedan utgår från en utgående betalning av en inköpsfaktura. Betalningar för varuinköp bokförs vanligtvis på finanskonto ”Varuinköp”, som är kodat med 25% moms.

Beloppet är utan moms, och moms ska läggas till samt beräknas

Om beloppet du anger i sektionen ”Bokföring utan moms” är exklusive moms ska rutan ”Moms inkluderad” inte kryssas i.

I exemplet nedan är beloppet på fakturan 1000 kr utan moms. Den beräknade momsen visas under ”Momsbelopp”:

Systemet kommer att inkludera den beräknade momsen i det totala beloppet som visas på kassakladden efter att du har tryckt på .

Beloppet på raden i kladden kommer således att vara 1 250 kr.:

När kladden är bokförd kommer beloppet (utan moms) på 1 000 kr att vara bokfört på finanskontot ”Varuinköp”:

Momsen på 250 kr kommer att vara bokförd på finanskontot ”Ingående moms”:

På själva verifikatet kan du se alla konton som har bokförts på:

Beloppet är inkl. moms och moms ska beräknas

Om beloppet du anger i sektionen ”Bokföring utan moms” är inklusive moms ska du kryssa i rutan ”Moms inkluderad”.

Systemet beräknar automatiskt momsen och visar den under ”Momsbelopp”. I exemplet nedan är beloppet på fakturan 1 000 kr inkl. moms:

Beloppet på raden i kladden kommer således att vara 1 000 kr., eftersom detta belopp är samma som beloppet inkl. moms:

När kladden är bokförd kommer beloppet (utan moms) på 800 kr att vara bokfört på finanskontot ”Varuinköp”:

Momsen på 200 kr kommer att vara bokförd på finanskontot ”Ingående moms”:

Genom att klicka på vid verifikatnumret kan du få alla bokföringar som hör till verifikatet visade:

Beloppet är utan moms och moms ska inte beräknas

Om det finanskonto som bokförs på har momskoden ”Ingen moms” tilldelad spelar det ingen roll om du kryssar i rutan ”Moms inkluderad” eller inte.

Här är det finanskontot som bestämmer beräkningen av momsen, som i detta fall kommer att vara 0.

I exemplet nedan är beloppet på fakturan 1 000 kr utan moms, och det valda kontot är momsfritt:

Eftersom ingen moms är pålagd kommer beloppet på kassakladden att vara samma som det inmatade. Systemet beräknar automatiskt momsen, som i detta fall är 0 på grund av inställningarna på finanskontot:

Beloppet på 1 000 kr kommer att vara bokfört på finanskontot ”Varuinköp”, och momsen på 0 kr kommer att vara bokförd på ”Redovisad moms”:

Wiki