Postering af debitor- og kreditorbetalinger

Relaterede emner

Postering af en debitor- eller kreditorbetaling

I denne vejledning kan du læse, hvordan du bogfører en ind- eller udgående betaling. For at betalingen kan udlignes mod en faktura, skal den pågældende salgs- eller købsfaktura være bogført.

1. Gå til Finans → Opret postering:

2. Udfyld nedenstående felter:

Dato: Ind- eller udbetalingsdato fra banken.

Konto: Debitor/kreditor der skal posteres på (du kan skifte mellem debet/kredit ved at klikke på /).

3. Klik på det der bliver vist til højre for feltet “Faktura” efter valg af kreditor/debitor:

4. I vinduet, som nu åbner, kan du vinge den eller de fakturaer af, som du gerne vil udligne. På den måde trækker systemet selv den information fra fakturaen som er nødvendig, ligeledes momsen. Bemærk at det kun er bogførte fakturaer der bliver vist her, og kreditorfakturaer skal være derudover være godkendte.

5. Klik på for at gemme dit valg og komme tilbage til fanen Opret postering.

6. Udfyld resten af felterne i sektionen “Postering”:

Modkonto: Typisk den bankkonto, som betalingen er trukket på eller gået ind på.

Beskrivelse: Posteringsbeskrivelse er påkrævet, og feltet skal derfor udfyldes. Du kan f.eks. bruge fakturanummeret, posteringen refererer til, “Indbetaling xxxxxx”.
Beskrivelse på kladden: I sektionen “Kladde” kan du udfylde en beskrivelse på selve kassekladden.

Bilagsnummer: Sættes automatisk fortløbende, hvis ikke feltet udfyldes. Systemet vil kun acceptere numre, der ligger inden for den opsatte bilagsserie, og som ikke tidligere har været brugt.
Afdeling: Her kan du vælge afdeling, hvis i bruger denne dimension; feltet bliver udfyldt automatisk, hvis afdeling er udfyldt på den faktura, du har valgt at udligne.

Bærer: Her kan du vælge bærer, hvis i bruger denne dimension; feltet bliver udfyldt automatisk, hvis bærer er udfyldt på den faktura, du har valgt at udligne.

Formål: Her kan du vælge formål, hvis i bruger denne dimension; feltet bliver udfyldt automatisk, hvis formål er udfyldt på den faktura, du har valgt at udligne.

7. Når ovenstående er udfyldt, klik på knappen , og linjen vil lægge sig i kladden nedenfor. Du kan herefter tilføje flere posteringer til kladden ved samme fremgangsmåde.

8. Hvis du er kommet til at lave en fejl i posteringen eller har glemt at vedhæfte, kan du klikke på under Handlinger i sektionen Kladde.

9. Posteringen vil herefter igen ligge i sektionen Postering, hvor du kan foretage de nødvendige rettelser og derefter klikke på .

10. Når alle posteringer er oprettet, kan kladden bogføres ved at klikke på :

Betalingen er hermed bogført, og du kan finde kassekladden under Finans → Kassekladder.

Genvejstaster

Under Finans → Opret postering er det muligt at benytte følgende genvejstaster.

Alt + Z: Skift rækkefølgen af debit/kredit.

Ctrl + Enter: Tilføj postering til kladde.

Alt + Enter: Bogfør kladde.

Delvis udligning af faktura

Ved registrering af indbetalinger og udbetalinger kan man foretage en delvis udligning af enten en salgs- eller købsfaktura, fx hvis man har modtaget en indbetaling der afviger fra fakturabeløbet. Systemet vil herefter holde styr på restbeløbet. Denne vejledning beskriver, hvordan du laver en delvis udligning af en faktura.

1. Gå til Finans → Opret postering.

2. Vælg det pågældende fakturanummer i feltet “Faktura” — herved overføres fakturabeløbet til feltet “Beløb”:

3. Klik på (knappen vises først efter indtastning af debitor/kreditor eller fakturanummer):

4. I vinduet, som nu åbner, får du vist alle ikke udlignede fakturaer på den valgte debitor eller kreditor og kan indtaste udligningsbeløbet ud for den ønskede faktura under “Udligning”:

5. Klik på for at gemme din indtastning og komme tilbage til fanen Opret postering.

6. Udfyld resten af felterne:

Modkonto: Typisk den bankkonto, som betalingen er trukket på eller gået ind på.

Beskrivelse: Posteringsbeskrivelse er påkrævet, og feltet skal derfor udfyldes. Et godt råd er at indsætte fakturanummeret på den faktura, posteringen refererer til, fx “Indbetaling xxxxxx”.
Beskrivelse på kladden: I sektionen “Kladde” kan du udfylde en beskrivelse på selve kassekladden.

Bilagsnummer: Sættes automatisk fortløbende, hvis ikke feltet udfyldes. Systemet vil kun acceptere numre, der ligger inden for den opsatte bilagsserie, og som ikke tidligere har været brugt.

Afdeling: Her kan du vælge afdeling, hvis i bruger denne dimension; feltet bliver udfyldt automatisk, hvis afdeling er udfyldt på den faktura, du har valgt at udligne.

Bærer: Her kan du vælge bærer, hvis i bruger denne dimension; feltet bliver udfyldt automatisk, hvis bærer er udfyldt på den faktura, du har valgt at udligne.

Formål: Her kan du vælge formål, hvis i bruger denne dimension; feltet bliver udfyldt automatisk, hvis formål er udfyldt på den faktura, du har valgt at udligne.

7. Når ovenstående er udfyldt, trykkes der på knappen , og linjen vil lægge sig i kladden nedenfor.

8. Du kan herefter tilføje flere posteringer til kladden ved at følge samme fremgangsmåde.

Under Administration → Finansindstillinger finder du indstillingen “Tillad deludlign på markeret beløb”. Når du indtaster beløbet for delvis udligning på en debitor/kreditor postering og herefter markerer modbilaget, vil denne indstilling gøre, at samme beløb automatisk bliver foreslået for deludligning på modbilaget. Anbefales ikke ved masseudligning af store kreditorer.

Bemærk: Når du udligner, er det vigtigt at du tager det mindste beløb først, hvis posteringerne ikke går ud med hinanden. Når der siges “det mindste beløb”, så skal man ignorere fortegnet på posteringen.

Postering af betalinger der dækker flere fakturaer

I denne vejledning kan du læse, hvordan du bogfører en ind- eller udbetaling der dækker flere fakturaer. Er dette tilfældet, vil du nemlig skulle indtaste det modtagne beløb per faktura.

1. Gå til Finans → Opret postering.

2. Vælg den pågældende debitor i feltet “Konto”.

3. Klik på knappen til højre for feltet “Faktura”:

4. I vinduet, som nu åbner, kan du se alle ikke udlignede fakturaer på den valgte debitor/kreditor:

5. Når du vinger en faktura af, overføres hele restbeløbet til feltet “Udligning”. Hvis det indbetalte beløb afviger fra restbeløbet, kan du angive det indbetalte beløb i feltet “Udligning”. Feltet “Restbeløb” bliver hermed opdateret, så det viser det nye restbeløb. På samme måde kan du udfylde det indbetalte beløb på hver af de fakturaer, betalingen dækker over.

6. Klik på for at gemme din indtastning og komme tilbage til fanen Opret postering.

7. Udfyld herefter resten af felterne i sektionen “Postering”:

Modkonto: Typisk den bankkonto, som betalingen er trukket på eller gået ind på.

Beskrivelse: Posteringsbeskrivelse er påkrævet, og feltet skal derfor udfyldes. Et godt råd er at indsætte fakturanummeret på den faktura, posteringen refererer til, fx “Indbetaling xxxxxx”.
Beskrivelse på kladden: I sektionen “Kladde” kan du udfylde en beskrivelse på selve kassekladden.

Bilagsnummer: Sættes automatisk fortløbende, hvis ikke feltet udfyldes. Systemet vil kun acceptere numre, der ligger inden for den opsatte bilagsserie, og som ikke tidligere har været brugt.

Afdeling: Her kan du vælge afdeling, hvis i bruger denne dimension; feltet bliver udfyldt automatisk, hvis afdeling er udfyldt på den faktura, du har valgt at udligne.

Bærer: Her kan du vælge bærer, hvis i bruger denne dimension; feltet bliver udfyldt automatisk, hvis bærer er udfyldt på den faktura, du har valgt at udligne.

Formål: Her kan du vælge formål, hvis i bruger denne dimension; feltet bliver udfyldt automatisk, hvis formål er udfyldt på den faktura, du har valgt at udligne.

8. Når ovenstående felter er udfyldt, klik på knappen , og linjen vil lægge sig i sektionen “Kladde”.

9. Klik på :

10. Restbeløbet på de valgte fakturaer vil nu blive opdateret til det faktiske restbeløb efter indbetaling.

Ret udligninger på en debitorpostering

Denne vejledning beskriver, hvordan du ser, hvilke udligninger der er foretaget på en debitorpostering, samt hvordan du retter en udligning eller flytter en udligning til en anden faktura.

1. Gå til fanen Debitorer → Debitorer.

2. Find den pågældende debitor og klik på under “Handlinger”:

3. Du får nu vist alle de posteringer, der er foretaget på den valgte debitor. I kolonnen “Udlignet” vises posteringens status:

Udlignet: Posteringen er udlignet mod en faktura.
Delvist udlignet: Posteringen er delvist udlignet.
Ikke udlignet: Posteringen er ikke udlignet.

4. Er der foretaget udligninger, vil der ud for posteringen vises knappen .

5. Når du klikker på , kommer nedenstående vindue frem:

5. Under “Handlinger” finder du funktionerne og . Ved at klikke på , kan du slette udligningen, så indbetalingen bliver markeret som ikke udlignet. Hvis du vil rette udligningsbeløbet, kan du klikke på , hvormed du vil få vist dette vindue:

6. Udligningsbeløbet kan rettes i kolonnen “Udligning”.

7. Her er det også muligt at flytte udligningen til en anden faktura. Ønskes dette, start med at slå fakturaen op i søgefeltet øverst på vinduet og klik på det søgeresultat, der matcher:

8. Hermed bliver der tilføjet en linje med det valgte fakturanummer i tabellen, og du kan nu flytte det udlignede beløb til denne faktura:

9. Ændringer gemmes ved at klikke på og herefter på .

Kursregulering ved udligning af faktura med udenlandsk valuta

Kursdifferencer opstår, når beløbet på fakturaen afviger fra det du har betalt til en udenlandsk kreditor eller modtaget fra en udenlandsk debitor, på grund af ændring i valutakursen i perioden mellem fakturaens udstedelses- og forfaldsdato.

Når du laver en betalingspostering af faktura med udenlandsk valuta, vil systemet automatisk oprette kursdifferencen. Kursdifferencen (alt efter om den er negativ eller positiv) posteres på den tabs- eller gevinstkonto der er valgt på den pågældende valuta.

I denne vejledning kan du læse, hvordan du udligner en debitorfaktura i tilfælde af, at der er opstået en kursdifference. Samme fremgangsmåde anvendes ved udligning af kreditorfakturaer.

1. Gå til Finans → Opret postering.

2. Søg debitoren frem i feltet “Konto”.

3. Når debitor er udfyldt, vil du i feltet “Kurs” få vist den kurs, der er valgt på debitors valuta:

4. Start med at udfylde følgende felter:

Modkonto: Som modkonto vælges typisk den bankkonto, som betalingen er trukket på eller gået ind på.

Beskrivelse: Posteringsbeskrivelse er påkrævet, og feltet skal derfor udfyldes. Et godt råd er at indsætte fakturanummeret på de fakturaer, posteringen refererer til, fx “Indbetaling xxxxxx”.

Bilagsnummer: Sættes automatisk fortløbende, hvis ikke feltet udfyldes. Systemet vil kun acceptere numre, der ligger inden for den opsatte bilagsserie, og som ikke tidligere har været brugt.

Afdeling: Her kan du vælge en afdeling, hvis posteringen skal specificeres på denne dimension. Feltet vil automatisk blive udfyldt, hvis der er valgt en afdeling på den faktura, du har valgt at udligne.

Bærer: Her kan du vælge en bærer, hvis posteringen skal specificeres på denne dimension. Feltet vil automatisk blive udfyldt, hvis der er valgt en bærer på den faktura, du har valgt at udligne.

Formål: Her kan du vælge et formål, hvis posteringen skal specificeres på denne dimension. Feltet vil automatisk blive udfyldt, hvis formål er valgt på den faktura, du har valgt at udligne.

5. Klik på ud for feltet “Faktura”:

6. I det vindue, der nu åbner, får du vist alle ikke-udlignede fakturaer for denne debitor. Ud for hver enkelt faktura kan du desuden se:

Beløb: Fakturabeløb i DKK.

Beløb i fremmedvaluta: Fakturabeløb i fremmedvaluta.

Restbeløb: Det ikke-udlignede beløb i DKK.

Restbeløb i fremmedvaluta: Det ikke-udlignede beløb i fremmedvaluta.

Kurs: Valutakurs.

7. Sæt flueben ud for de fakturaer, du vil udligne. Restbeløbet vil herved blive overført til feltet “Udligning”. Hvis ikke hele restbeløbet skal udlignes, har du mulighed for at ændre beløbet under “Udligning”.

8. Klik på .

9. De valgte fakturanumre og det samlede udligningsbeløb vil blive vist i sektionen “Postering”.

10. Hvis du, grundet kursdifferencen, har modtaget et mindre eller større beløb end det der vises i feltet “Beløb”, kan du indtaste det faktiske beløb i feltet “Indbetalingsbeløb”:

11. Klik på :

12. I sektionen “Kladde” vil der hermed blive tilføjet følgende posteringer:

Beløbet posteret på den valgte debitorkonto.

Beløbet posteret på den valgte modkonto.

Såfremt du har indtastet et indbetalingsbeløb, der afviger fra det fakturabeløb, som systemet har udregnet på baggrund af valutakursen, vil du også se en postering af kursdifferencen på den tabs- eller gevinstkonto, der er valgt for valutaen:

13. Kladden bogføres ved at trykke på .

Sådan bruger du boksen "Moms inkluderet"

Denne vejledning beskriver, hvordan du bruger boksen “Moms inkluderet” ved bogføring af debitor- og kreditorbetalinger under fanen Opret postering.

Eksemplet herunder tager udgangspunkt i en udgående betaling af en købsfaktura. Betalinger for varekøb posteres typisk på finanskonto “Varekøb”, der er kodet med 25% moms.

Beløbet er uden moms, og der skal tillægges samt beregnes moms

Hvis beløbet, du angiver i sektionen “Postering uden moms”, er eksklusiv moms, skal der ikke afkrydses i boksen “Moms inkluderet”.

I eksemplet nedenfor er beløbet på fakturaen 1000 kr. uden moms. Den beregnede moms bliver vist under “Momsbeløb”:

Systemet vil inkludere den beregnede moms i det samlede beløb der vises på kassekladden efter du har trykket på .

Beløbet i på linjen i kladden vil således lyde på 1250 kr.:

Når kladden er bogført, vil beløbet (uden moms) på de 1000 kr. være posteret på finanskontoen ”Varekøb”:

Momsen på de 250 kr. vil være posteret på finanskontoen ”Indgående moms”:

På selve bilaget kan du se alle de konti, der er blevet posteret på:

Beløbet er inkl. moms og der skal beregnes moms

Hvis beløbet, du angiver i sektionen “Postering uden moms”, er inklusiv moms, skal der afkrydses i boksen “Moms inkluderet”.

Systemet beregner automatisk momsen og viser den under “Momsbeløb”. I eksemplet nedenfor er beløbet på fakturaen 1000 kr. inkl. moms:

Beløbet på linjen i kladden vil således lyde på 1000 kr., da dette beløb er magen beløbet inkl. moms:

Når kladden er bogført, vil beløbet (uden moms) på de 800 kr. være posteret på finanskontoen “Varekøb”:

Momsen på de 200 kr. vil være posteret på finanskontoen “Indgående moms”:

Ved at klikke på ud for bilagsnummeret kan du få vist alle posteringer, der hører til bilaget:

Beløbet er uden moms og der skal ikke beregnes moms

Hvis den finanskonto der posteres på, har momskoden “Ingen moms” pålagt, har det ingen betydning, om der vinges af i boksen “Moms inkluderet” eller ej.

Her er det finanskontoen der bestemmer beregningen af momsen, som i dette tilfælde så vil være 0.

I eksemplet nedenfor er beløbet på fakturaen 1000 kr. uden moms, og den valgte konto er momsfri:

Da der ikke er pålagt moms, vil beløbet på kassekladden være magen til det indtastede. Systemet beregner automatisk momsen, som i dette tilfælde er 0 grundet indstillingerne på finanskontoen:

Beløbet på de 1000 kr. vil være posteret på finanskontoen “Varekøb”, og momsen på de 0 kr. vil være posteret på “Afregnet moms”:

Wiki

I denne artikel