Servicesager i E-Komplet
I denne artikel
Hvad er en servicesag?
Driver I en virksomhed, hvor I skal ud til kunderne på faste serviceintervaller, kan I med fordel bruge vores servicemodul.
Systemet hjælper jer med at automatisk genplanlægge besøg. Har I fx valgt, at I skal ud til en kunde hvert 2. år, så sørger E-Komplet for at genplanlægge alle de fremtidige aftaler med det interval. Vores servicestyring giver jer også mulighed for at overføre de dokumenter, noter og billeder der er tilknyttet sagen, til fremtidige aftaler. Derved har nye medarbejdere på sagen også altid adgang til vigtige informationer.
Ved oprettelse af servicesag, får sagen et sagsnummer som alle de andre sager. Når servicesagen faktureres, bliver den afsluttet og genplanlagt. Det vil sige, at der ud fra det angivne besøgsinterval automatisk bliver oprettet en ny sag og evt. aftale(-er)* med identiske oplysninger.
Den nye sag får den oprindelige sags sagsnummer med et undersagsnummer 001, 002 osv. fx:
Oprindelige servicesag: 68081
Servicebesøg 2: 68081-001
Servicebesøg 3: 68081-002
I styrer helt selv, om I vil håndtere jeres fakturering af servicesagerne som normalt eller om I ønsker at fakturere som abonnement.
Indstillinger for servicemodulet
Servicesager er en betalingsmodul og koster 500,00 DKK/måned.
Modulet kan slås til under Administration → Firmaopsætning:
Bemærk: Når modulet er slået til, kan det ikke slås fra igen.
Under Administration → Service- og Ab. indstillinger → Service/Abonnement kan I bestemme en række indstillinger, der påvirker jeres servicesager og specielt genplanlægning af disse:
- Montør på genplanlagte arbejdssedler: Her kan der vælges, hvem systemet skal foreslå som montør på den nye arbejdsseddel, når en servicesag bliver faktureret og genplanlagt.
- Undgå weekender, helligdage samt banklukkedage når servicesager genplanlægges: Hvis næste servicebesøg ligger i en weekend eller på en helligdag, vil datoen blive flyttet til den sidste hverdag før den pågældende dato.
- Startdato på genplanlagt servicesag: Her kan der vælges, hvilken dato der skal sættes som startdato på nye sager ved genplanlægning.
- Anvend startdato fra forrige sag
- Anvend udført dato fra forrige sags arbejdsseddel
Indstillingerne gemmes ved at klikke på 
i nederste højre hjørne.
Sådan oprettes en servicesag
1. Gå til Sager → Opret sag eller klik på den grønne knap 
helt til højre på skærmen – denne knap er synlig uanset hvor i systemet du står henne.
2. Herved fremkommer nedenstående side.
3. Her er det muligt at udfylde følgende faner: Sagsinformation, Arbejdssedler, Budget, Kvalitetssikring, Abonnement , Godkendere, Dokumentation og Arter.
Fanen "Sagsinformation"
Under fanen Sagsinformation skal I, som minimum udfylde de felter der er Stjernemarkeret. De resterende faner vil først blive låst op, når de stjernemarkeret felter er udfyldt.
Generelt
I sektionen Generelt under Sagsinformation kan I udfylde nedenstående felter:
- Hovedsag: Udfyldes kun, hvis sagen skal høre under en hovedsag. Læs mere om hovedsager og samlefakturering her.
- Tilbud: Her kan et tilbud knyttes til sagen, dog kan der ikke knyttes tilbud på service sager.
Bemærk: Debitor, startdato, arbejdsadresse, ansvarlig, dimensioner og andre oplysninger vil automatisk blive overført til sagen, hvis de er udfyldt i tilbuddet.
- Debitor: Her kan I søge en debitor frem efter navn, nummer eller adresse. Klik på den debitor, I gerne vil sætte på sagen. Er der udfyldt sagstype, sagsgruppe, sagsansvarlig, faktureringsmetode m.m. på den valgte debitor, vil denne opsætning automatisk følge med på sagen.
- Sagstype: Vælg sagstypen “servicesag”.
- Sagsgruppe: Vælg en sagsgruppe.
- Sagsnummer: Tildeles automatisk, hvis feltet efterlades tomt.
- Rekvisitionsnummer.
- Sagsnavn.
- Sagsbeskrivelse.
- Start- og slutdato: Ved servicesager angives slutdato ikke – sagen vil altså fremgå under igangværende arbejder indtil den bliver afsluttet.
- Besøgsinterval: Her vælges det tidsinterval, I ønsker der skal være mellem sager. Systemet vil planlægge alle de fremtidige sager og aftaler med det interval.
Tilknytning
I sektionen Tilknytning under Sagsinformation kan I udfylde følgende felter:
- Kontaktperson: Her kan I vælge imellem de kontaktpersoner, der er tilknyttet debitoren. I kan også oprette en ny kontaktperson ved at åbne rullemenuen og herefter trykke på
.
- Primær arbejdsadresse: Her kan I vælge imellem de adresser der er registreret på debitoren, eller oprette og tilknytte en ny arbejdsadresse ved at åbne rullemenuen og herefter trykke på .
- Ansvarlig: Vælg sagsansvarlig fra jeres medarbejderkartotek.
- Sælger: Her er det muligt at sætte en sælger op på sagen. Bemærk, at medarbejderen skal være oprettet som sælger.
- Formand: Her kan I vælge en formand for sagen.
- Blokér timeregistreringer: Sætter I flueben her, vil det ikke være muligt for montører at timeregistrere på sagen.
- Intern note: Note for kontoret.
- Skabelon: Her skal der kun sættes flueben, hvis sagen skal oprettes som en sagsskabelon.
Fakturering
I sektionen Fakturering under Sagsinformation kan I udfylde følgende felter:
- EAN-nummer: Hvis EAN-nummer er udfyldt på debitorkortet, vil feltet blive udfyldt automatisk.
- Betalingsbetingelser: Vælg betalingsbetingelser.
- Udfaktureringstype: Feltet udfyldes kun på entreprisesager.
- Samlefaktureringsype: Hvis I har tænkt jer at oprette undersager på denne sag og bruge samlefakturering, kan I her vælge hvordan hovedsagen og undersagerne skal faktureres:
- Importér automatisk linjer fra sag: Hovedsagen og de tilhørende undersager faktureres hver for sig. Fakturalinjer importeres automatisk fra den enkelte sag.
- Samlet: Fakturalinjerne fra hovedsagen og de tilhørende undersager samles på ét fakturagrundlag.
- Gruppér på sag: Fakturalinjerne fra hovedsagen og de tilhørende undersager samles på ét fakturagrundlag, men deles op af sagsnummer.
- IGVA: Dette felt skal være markeret.
- Intern: Vælges kun på interne sager, der ikke skal faktureres og hvorpå der føres intern tid, køb af værktøj, arbejdstøj m.m.
- Bogfør automatisk elektroniske købsfakturaer: Er denne indstilling slået til, vil elektroniske købsfakturaer på sagen blive bogført automatisk.
- Dækningsgrad i %: Dækningsgraden på sager bliver typisk udfyldt automatisk ud fra standardopsætningen på den valgte sagsgruppe, men kan tilpasses på den enkelte sag ved at rette i dette felt.
- Blokér timeregistreringer: Sætter I flueben her, vil det ikke være muligt for montører at timeregistrere på sagen.
- Avancegruppe: Her kan I sætte en avancegruppe op på sagen, hvis der skal anvendes prædefinerede regler til udregning af salgspriser.
- Prisgruppe: Her kan I sætte en prisgruppe op på sagen, hvis der skal anvendes prædefinerede regler til udregning salgsprisen på timer
Dimensioner og arter
I sektionen Dimensioner under Sagsinformation kan I specificere dimensioner for sagen:
- Afdeling: Knyt en afdeling til sagen.
- Bærer: Knyt en bærer til sagen.
- Formål: Knyt et formål til sagen.
I sektionen Arter under Sagsinformation kan I udfylde følgende felter (kræver rollen “Artsleder”):
- Brug arter: Vælg, om der skal anvendes arter på sagen.
- Registreringer med manglende arter: Vælg, hvordan systemet skal håndtere registreringer uden arter på denne sag:
- Gør intet: Registreringen gennemføres uden systemreaktion.
- Advar brugeren: Brugeren får en advarsel.
- Blokér: Registreringen kan ikke gemmes uden angivne arter.
Når alle obligatoriske felter under fanen Sagsinformation er udfyldt, kan I gemme sagen ved at trykke på 
eller gå videre til en af de andre faner i dialogen “Opret sag”.
Fanen "Arbejdssedler"
Under fanen Arbejdssedler kan I oprette arbejdssedler til sagen.
For at oprette en arbejdsseddel skal I under Opret arbejdsseddel udfylde sektionerne Generelt og Tilknytning:
Generelt
Under Generelt kan I udfylde følgende felter:
- Medarbejder: Her vælges den medarbejder, arbejdssedlen oprettes for.
- Ressourcegruppe: Skal arbejdssedlen oprettes for alle medarbejdere i en ressourcegruppe, vælges den pågældende ressourcegruppe i dette felt.
- Dato: Arbejdssedlens startdato og -tidspunkt.
- Arbejdsbeskrivelse: Her kan I lave en beskrivelse af det arbejde der skal udføres.
- Note fra montør: Feltet efterlades typisk tomt.
- Arter: Tildel en art til arbejdssedlen.
- Planlæg aftale: Fjernes fluebenet i dette felt, vil de tilhørende felter blive gråmarkeret, og der vil ikke blive lavet en aftale på arbejdssedlen.
- Startdato: Aftalens startdato og -tidspunkt.
- Slutdato: Aftalens slutdato og -tidspunkt.
- Kategori: Her kan I tildele aftalen en kategori, så den får en bestemt farve i planlægningen.
- Fast aftale: Vinges af, hvis aftalen skal gøres fast.
- Brug skyggeplanlægning: Vinges af, hvis I gerne vil skyggeplanlægge aftalen (således, at den ikke er synlig for medarbejderen før det angivne tidspunkt).
- Aftalen er synlig fra: Her angives tidspunktet, hvorfra aftalen skal være synlig i medarbejdernes kalender.
Faste aftaler
Funktionen “Fast aftale” giver mulighed for at oprette aftaler, som montører ikke kan ændre.
Under appindstillinger kan I konfigurere, om montører skal have rettigheder til at:
- Gøre faste aftaler ikke-faste.
- Redigere faste aftaler.
Tilknytning
Under Tilknytning kan I udfylde følgende felter:
- Kontaktperson: Her kan I vælge imellem de kontaktpersoner, der er knyttet til debitoren.
- Adresse: Her kan I vælge mellem de adresser der er registreret på debitoren
- Status: På nye arbejdssedler vil status altid være sat til “Ikke påbegyndt”.
- Sekundære statusser: Her kan I vælge en sekundær status på arbejdssedlen.
.
Arbejdssedlen er hermed oprettet:
I kan tilføje flere arbejdssedler ved at følge samme fremgangsmåde.
Herefter kan I gemme sagen ved at klikke på eller fortsætte opsætningen under de øvrige faner i dialogen “Opret sag”.
Bemærk: Under Administration → Sagsindstillinger → Arbejdssedler kan I vælge, om der skal være påkrævet minimum én arbejdsseddel på jeres sager, samt om der automatisk skal oprettes en arbejdsseddel på nye sager (kan opsættes for hver sagstype).
Fanen "Budget"
Under fanen Budget kan I lægge sagens budget på købspriser, løn og salgspriser.
Det budgettal, der angives ved sagsoprettelse, vil fremgå i sagsoversigten både under Budget og Forventet.
I sektionen Købspriser under fanen Budget angives de estimerede omkostninger på Materialer, Diverse/UE og Posteringer.
Bemærk: På sager med arter vil disse tre felter være gråmarkerede. Når arter anvendes på sagen, kan budgettet kun angives for Materialer og Diverse/UE, men ikke for Posteringer. Dette skal desuden gøres ved at opdele efter kreditor via funktionen
:
- Materialer: På sager uden arter kan budgettet for materialer angives enten uden opdeling efter kreditor eller med opdeling efter kreditor. På sager med arter er det derimod påkrævet at opdele budgettet efter kreditor. Klik på og angiv, hvor meget I forventer at købe for hos specifikke kreditorer, hvis en opdeling ønskes.
- Diverse: Den estimerede købspris for diverse/underentreprise kan angives som et uspecificeret beløb, eller I kan klikke på og specificere, hvor meget I forventer at købe for hos specifikke kreditorer. På sager med arter er det påkrævet at opdele budgettet efter kreditor. Kreditoren skal være oprettet som “Diverse/UE”, for at budgettet kan registreres under “Diverse/UE”.
- Posteringer: Estimeret beløb for posteringer i forbindelse med sagen. Dette felt kan kun udfyldes på sager uden arter.
Når ovenstående er udfyldt, vises den samlede købspris i feltet Total købspris.
I sektionen Løn under fanen Budget kan I udfylde de estimerede lønomkostninger. Hvis der er valgt en løndel på den sagsgruppe, der er tilknyttet sagen under fanen Sagsinformation, vil timelønnen fra denne løndel automatisk blive anvendt her.
Det er muligt at låse det enkelte felt ved at klikke på 
.
Når et felt låses, bliver værdien i feltet beregnet ud fra de tal, I angiver i de øvrige felter.
Hvis I fx låser Montørtimer total, skal de resterende felter under Løn udfyldes som følger:
- Timeløn: Estimeret timeløn.
- Løn: Estimat for de samlede lønudgifter (ekskl. zonetillæg og sociale tillæg).
- Montørtimer total: Når felterne Timeløn og Løn er udfyldt, vil dette felt beregne det tilsvarende antal montørtimer.
- Sociale tillæg: Estimat for sociale tillæg.
- Samlet zonetillæg: Estimeret zonetillæg.
Når ovenstående er udfyldt, vil de samlede lønomkostninger (inkl. zonetillæg og sociale tillæg) blive vist i feltet Totalløn i alt.
Feltet Totalomkostninger viser summen af Total købspris og Totalløn i alt.
Hvis I vil specificere det forventede antal timer for forskellige løndele, kan I gøre dette under 
:
1. Klik på i sektionen Løn under fanen Budget:
2. I det vindue, der nu åbnes, kan I redigere de eksisterende lønlinjer og oprette nye:
3. For at tilføje en ny lønlinje, klik på 
:
4. I får nu mulighed for at udfylde Løndel, Art (hvis arter er slået til på sagen), Timeantal, Timeløn, Løn, Sociale tillæg%, Samlet zonetillæg:
5. I kan låse de enkelte felter ved at klikke på . Når et felt låses, udregnes værdien automatisk på baggrund af de øvrige udfyldte felter.
6. Under Totalløn i alt vises de samlede lønomkostninger, som vil indgå i sagens budget.
7. Linjen gemmes ved at klikke på 
.
8. Når de ønskede linjer er oprettet, kan I lukke vinduet:
9. Felterne i sektionen Løn under fanen Budget vil nu vise sumtal for de lønlinjer, I har tilføjet under .
Under Salgspriser udfyldes de forventede indtægter. Heraf vil der blive beregnet en estimeret DG% for hver af posterne.
- Materialer: Estimeret salgspris på materialer.
- Diverse: Estimeret salgspris på varer/ydelser fra kreditorer med type “Diverse/UE”.
- Totalløn i alt: Estimeret salgspris på timer.
Feltet Total salgspris viser summen af alle tre felter.
Hvis I bruger arter, kan salgsbudgettet opdeles efter art:
1. Klik på 
.
2. I vinduet, der bliver vist, kan I vælge Art og herefter angive budgettet for posterne Materialer, Diverse og Totalløn i alt. I kan kun vælge mellem de arter, der tilknyttet sagen.
3. Når budgettet for en art er udfyldt, gemmes linjen ved at klikke på .
4. I kan herefter oprette flere linjer ved at følge samme fremgangsmåde.
Nederst på fanen Budget ses følgende sumtal:
- Totalomkostninger: Viser de samlede omkostninger til varekøb og løn.
- DG: Det vægtede gennemsnit af DB på materialer, diverse og totalløn.
- Avance: Det vægtede gennemsnit af avance på materialer, diverse og totalløn.
- DB: Beregnes som Total salgspris–Totalomkostninger.
Fanen "Kvalitetssikring"
Under fanen Kvalitetssikring kan I tilføje kvalitetssikringsskemaer til sagen. De montører, der har arbejdssedler på sagen, vil derefter kunne tilgå og udfylde disse skemaer via appen.
1. Markér de skemaer, I ønsker at tilknytte, under Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer.
2. Klik på pilen, der peger mod højre.
3. De valgte kvalitetsskemaer flyttes herefter til Tilknyttede kvalitetsskemaer.
4. Klik på 
for at gemme ændringerne.
5. De valgte kvalitetssikringsskemaer er nu knyttet til lokationen.
Herefter kan I gemme sagen ved at klikke på eller gå videre til en af de andre faner i dialogen “Opret sag”.
Det er muligt at tilknytte samme kvalitetssikringsskema ad flere omgange til samme sag — der skal blot oprettes en ny lokation.
1. Hvis en eksisterende lokation er markeret, klik på .
2. Angiv et navn på den nye lokation under Lokation.
3. Tilknyt de relevante kvalitetssikringsskemaer til den nye lokation.
4. Klik på 
.
5. Lokationen er hermed tilføjet.
6. Under Lokationer vises de oprettede lokationer samt antallet af tilknyttede kvalitetssikringsskemaer. For at redigere skemaer på en lokation skal I klikke på lokationen. De tilknyttede skemaer vil herefter blive vist under Tilknyttede kvalitetsskemaer, hvor I kan tilknytte eller fjerne skemaer for den valgte lokation.
Fanen "Abonnement"
Under fanen Abonnement er det muligt at sætte et abonnement op på sagen.
Ønskes dette, skal I aktivere funktionen Abonnement i øverste højre hjørne og herefter udfylde nedenstående felter.
- Debitornavn: Udfyldt automatisk med debitor fra sagen.
- Abonnementstype: Hvis abonnementet skal oprettes ud fra en abonnementstype, vælges denne her. Resten af felterne udfyldes automatisk baseret på den valgte abonnementstype, og eventuelle abonnementslinjer tilføjes automatisk. I har dog altid mulighed for at redigere både opsætningen og linjerne efter behov.
- Interval: Faktureringsintervallet (månedligt, halvårigt osv.).
- Fakturaoverskrift: Denne tekst vil automatisk blive foreslået som fakturaoverskrift, hver gang I opretter en abonnementsfaktura.
- Abonnement nr.
- Start- og slutdato: Slutdato er ikke påkrævet.
- Næste betalingsdato: Angiv næste betalingsdato.
- Kontaktperson: Vælg en eksisterende kontaktperson eller tilknyt en ny kontaktperson ved at åbne menuen og klikke på
.
- Arbejdsadresse: Vælg en eksisterende arbejdsadresse eller tilknyt en ny arbejdsadresse ved at åbne menuen og klikke på .
- Forsendelsesmetode: Vælg faktureringsmetoden (email, post, Nemhandel, BS).
- Betalingsbetingelser: Betalingsfrist på abonnementsfakturaer.
- Finanskonto: Finanskonto, abonnementsfakturaer skal bogføres på.
- Rekvisitionsnummer: Evt. rekvisitionsnummer.
- Afdeling: Her kan I sætte en afdeling på abonnementet, hvis I anvender denne dimension.
- Bærer: Her kan I sætte en bærer på abonnementet, hvis I anvender denne dimension.
- Formål: Her kan I sætte et formål på abonnementet, hvis I anvender denne dimension.
- Indeksregulering: I feltet Indeks kan I vælge et prisindeks. I kan vælge imellem de indekser der er oprettet under Service- og Ab. Indstillinger. Hvis det samme indeks skal anvendes på alle abonnementstypelinjer, sætter I et flueben ved “Brug det samme indeks til alle abonnementstypelinjer”.
- Anlægsstyring: Klik her for at angive oplysninger om anlægget.
Under Abonnementslinjer indsætter systemet automatisk linjerne fra den valgte abonnementstype. I har dog altid mulighed for at slette de linjer, I ikke har behov for, samt tilføje flere linjer efter behov.
Vejledningen herunder beskriver, hvordan I tilføjer en ny abonnementslinje.
1. Klik på 
ud for Abonnementslinjer.
2. Hermed vises nedenstående vindue.
3. Her kan I udfylde:
Abonnementstypelinje: Her kan I vælge mellem de linjer, der er tilføjet på jeres abonnementstyper.
Vare: Her kan I vælge og tilføje en abonnement-standardlinje.
Ad hoc-linje: Hvis I ønsker at tilføje en linje, som hverken er en standardlinje eller en abonnementstypelinje, skal I lade felterne Abonnementstypelinje og Vare stå tomme og i stedet kun udfylde feltet Beskrivelse.
Interval: Her vælger I, hvor ofte linjen skal med på en faktura – f.eks. hver faktura, hver anden faktura osv. Hvis I f.eks. har et opstartsgebyr, vælger du “Første faktura” – så vil linjen kun fremgå på den første faktura, der sendes til kunden.
Antal: Antallet, der skal faktureres.
Enhed: Enheden, som varen eller ydelsen måles i.
Beskrivelse: Den tekst, der kommer med på fakturaen.
Indeksregulering: Her kan I tilføje et prisindeks til denne abonnementstypelinje. Feltet vil være gråmarkeret, hvis funktionen “Brug det samme indeks til alle abonnementstypelinjer” er slået til i det forrige vindue.
Pris: Her kan I justere købspris, salgspris og rabat. Den salgspris, I angiver her, vil være den pris, der faktureres på netop dette abonnement.
4. Klik på for at tilføje linjen.
5. Linjen vil blive tilføjet under Abonnementslinjer.
Når alle linjer er tilføjet, klik på .
Fanen "Godkendere"
Under fanen Godkendere er det muligt at oprette godkenderregler, der kun gælder for den specifikke sag. Disse er regler der bestemmer, hvem der skal godkende købsfakturaer på denne sag, samt under hvilke betingelser. Bemærk at hvis sagen falder ind i de generelle godkenderregler, vil disse også gælde.
Denne vejledning beskriver, hvordan I opretter en godkender på sagen.
1. Klik på 
under fanen Godkendere i sagsdialogen.
2. Herved vises nedenstående vindue.
3. Her kan I udfylde:
- Godkender: Her søges den bruger frem, som I ønsker at oprette en godkenderregel på.
- Kreditor: Hvis brugeren skal godkende faktura fra en bestemt kreditor, vælges kreditoren her.
- Fra pris (ex. moms): Udfyldes, hvis godkender skal godkende købsfakturaer fra en bestemt pris.
- Til pris (ex. moms): Udfyldes, hvis godkender skal godkende købsfakturaer op til en bestemt pris.
- Først, Sidst, Rækkefølge nr.: Her vælges, hvilket nummer i rækkefølgen godkenderen er.
4. Klik på 
.
Godkenderen vil altid blive tilføjet til sidst i rækkefølgen på købsfakturaen, når den er på sagen. Hvis godkenderen både ligger i godkenderreglerne og på sagen, vil købsfakturaen få godkenderen med den laveste rækkefølge.
Bemærk: Hvis sagen er sat op som hovedsag, vil godkendere kopieres til undersager.
Fanen "Dokumentation"
Under fanen Dokumentation kan du uploade dokumenter og billeder til sagen.
I feltet Skabelon vælges en dokumentskabelon.
Systemet foreslår automatisk den skabelon, der er angivet som standardskabelon under Sagsindstillinger for denne sagstype. I menuen kan du vælge mellem alle de dokumentskabeloner, der er oprettet til den pågældende sagstype.
Når skabelonen er valgt, oprettes mapper fra den valgte skabelon i tabellen under Dokumentation.
Ved sagsoprettelse er det muligt at importere filer fra debitoren til sagen.
1. Klik på 
under fanen Dokumentation i sagsdialogen.
2. Sæt flueben ud for de filer, I vil importere til sagen.
3. Klik på 
.
1. Klik på 
.
2. Den nye mappe oprettes og tilføjes i tabellen.
3. Navngiv mappen, og tryk på Enter for at gemme.
I kan slette, omdøbe og hente eksisterende mapper ved at højreklikke på mappen og vælge den ønskede handling i menuen.
1. Dobbeltklik på den mappe, hvor filen skal gemmes.
2. Træk og slip filer fra jeres computer direkte ind i mappen i E-Komplet.
Bemærk:
Ved drag-and-drop bliver adgangsniveauet som standard sat til “Synlig for alle”. Adgangsniveauet kan efterfølgende ændres ved at højreklikke på filen og vælge “Ret adgangsniveau”.
Alternativt kan I klikke på 
og vælge en fil fra jeres computer. Herefter kan I vælge, hvem der skal have adgang til filen:
- Synlig for alle
- Synlig for kontoret
- Synlig for kontoret og formænd
Det er muligt at slette, omdøbe og hente den enkelte fil ved at højreklikke på filen og vælge den ønskede handling.
Filer kan også kopieres og flyttes til en anden mappe ved drag-and-drop.
Filen skal blot trækkes til den ønskede mappe i oversigten i venstre side. I får herefter vist en dialogboks, hvor I skal vælge, om filen skal kopieres eller flyttes.
I kan gemme og lukke sagen ved at klikke på eller fortsætte opsætningen under de øvrige faner i sagsdialogen.
Fanen "Arter"
Under fanen Arter kan I vælge de arter, der anvendes på sagen. Bemærk, at fanen først bliver tilgængelig, når brug af arter er aktiveret under fanen Sagsinformation.
Under fanen Arter er det både muligt at tilknytte eksisterende arter samt oprette nye arter og sumarter.
For oprettelse af arter og sumarter henviser vi til denne vejledning.
Denne vejledning beskriver, hvordan I ved sagsoprettelse tilknytter eksisterende artsskabeloner, arter eller sumarter til sagen.
1. Klik på 
under fanen Arter i sagsdialogen.
2. Der vises nu et vindue, hvor I kan skifte mellem tre faner afhængigt af, hvad I ønsker at tilknytte – artsskabeloner, arter eller sumarter.
- Under Skabeloner kan I se alle de oprettede artsskabeloner og knytte dem til sagen ved at klikke på
. - Den enkelte skabelon kan foldes ud for at se, hvilke sumarter og arter den indeholder.
- Under Sumarter kan I se alle de eksisterende sumarter og knytte dem til sagen ved at klikke på .
- Den enkelte sumart kan foldes ud for at vise, hvilke arter der hører under den.
- Under Arter kan I se alle de oprettede arter og knytte dem til sagen ved at klikke på .
3. De arter og sumarter, I har valgt at tilknytte, vil nu blive vist i en tabel under fanen Arter. Her har I følgende muligheder for tilpasning:
- Brug knapperne
og 
under Handlinger til henholdsvis at redigere og slette de enkelte arter. - Vælg, hvilke typer registreringer der er tilladt på den enkelte art:
- Timeregistreringer
- Materialer og Diverse/UE
- Direkte posteringer
- Angiv budget for den enkelte art på posterne
- Omsætning
- Materialer
- Diverse/UE
- Løn
4. I kan nu gemme og lukke sagen ved at klikke på eller fortsætte opsætningen under de øvrige faner i sagsdialogen.
Afslutning og genplanlægning af servicesag
En servicesag kan afsluttes og genplanlægges samtidig med at I bogfører en salgsfaktura på sagen. En alternativ måde at afslutte en servicesag på, er via sagsoversigten.
1. Søg sagen frem, fx i oversigten Igangværende arbejder.
2. Klik på 
i kolonnen Sagsnr.
3. Herved fremkommer sagsoversigten.
4. Klik på 
:
5. Nedenstående vindue vil komme frem. Her kan I rette følgende.
- Afslutningsdato: Afslutningsdato på denne servicesag.
- Genplanlæg: Hvis servicesagen skal genplanlægges, skal der være et flueben her.
- Besøgsinterval: Her vises det besøgsinterval der er valgt på sagen.
- Næste servicebesøg: Systemet vil foreslå en dato ifølge det interval, der er valgt på sagen. I kan altid manuelt tilrette dato for det næste besøg.
Desuden kan I vælge, om dokumenter, salgsfakturaer, aftaler, sagsnoter, arbejdssedler og kvalitetssikringsskemaer fra den nuværende sag skal kopieres til den nye sag.
Her får I også vist et overblik over de arbejdssedler og kvalitetssikringsskemaer der er på sagen. I bliver mødt af en besked om hvilken status disse vil få, når I afslutter sagen.
I får en advarsel, hvis der er ikke-håndterede linjer på sagen – timeregistreringer, købsfakturalinjer eller posteringer. Ligeledes kan I se, om der er åbne salgsfakturagrundlag på sagen. Når I afslutter sagen, vil disse blive slettet.
6. Klik på 
.
De afsluttede sager kan I finde (og evt. genåbne) under Sager → Afsluttede sager.
Genplanlægnings-historik
For servicesager er det muligt at gå ind og se den oprindelige sag og alle de genplanlagte sager.
1. Søg sagen frem, fx i oversigten Igangværende arbejder.
2. Klik på i kolonnen Sagsnr.
3. I kommer hermed til sagsoversigten. Skift til fanen Servicesags detaljer.
4. Her kan I se hele historikken for servicesagen. Her vil I kunne se både den oprindelige sag, samt de genplanlagte sager. Via luppen ud for den enkelte sag, kan I gå ind de enkelte sager. I sumboksen øverst på siden kan I se de samlede omkostninger og faktureret beløb for alle de sager der vises i oversigten.
Overblik over fremtidige servicebesøg
Denne vejledning beskriver, hvordan I kan få et overblik over de servicesager der er planlagt i fremtiden.
1. Gå til Service og Abonnement → Serviceoversigt .
2. Her har I overblikket over alle servicesager hvor startdato på sagen er i den valgte periode. Perioden vælges i rullemenuen øverst på siden. I kan fx vælge næste måned for at se de servicesager som skal udføres der. Med denne filtrering kan man altid have styr på sine servicesager og sørge for de bliver planlagt ind i den måned de bør tages. Vælger man at få vist alle servicesager kan man med fordel vælge “Ja” i kolonnen Aktiv. Så får man kun vist alle de aktive servicesager i sin oversigt.
3. I kan søge bestemte sager frem efter debitor, sagsnavn og mange andre kriterier.
4. Ud for hver sag i oversigten vises Forrige sags startdato, Sags startdato og Næste sags startdato.
Redigér eksisterende servicesag
Følg vejledningen her.
Ændring af sagsnummer på genplanlagt sag
Systemet er designet til at opretholde en logisk nummereringsrækkefølge for genplanlagte servicesager — den oprindelige sags sagsnummer suppleres med et undersagsnummer (001, 002 osv.).
Vi anbefaler ikke at ændre sagsnumre manuelt på genplanlagte sager, da dette kan påvirke systemets nummereringslogik. Hvis I alligevel ændrer sagsnummeret på en genplanlagt servicesag, skal I være opmærksom på følgende:
- En genplanlagt sag med et manuelt ændret sagsnummer forbliver bundet til det oprindelige sagsnummer. Derfor vil den stadig vises i listen over genplanlagte sager under Servicesags detaljer.
- Den genplanlagte sag kobles til det sagsnummer, der blev afsluttet ved genplanlægning, og denne binding ændres ikke, selv hvis sagsnummeret manuelt justeres efterfølgende.
- Når systemet tildeler et sagsnummer til den næste genplanlagte sag, tager det højde for det højeste eksisterende sagsnummer og fortsætter nummereringen derfra (se billedet nedenfor).
For at sikre en ensartet og logisk arbejdsgang anbefaler vi at følge systemets automatiske nummereringslogik.
Slet sag
Se denne vejledning.
