Automatisera din fakturahantering
I denna artikel
OIO kontra PDF-fakturor
OIO- och PDF-fakturor är tekniskt sett båda elektroniska fakturor, men de skiljer sig åt i format och funktion.
En PDF-faktura är digital till sin natur. En PDF-faktura kräver dock fortfarande manuell hantering – och detta blir mindre praktiskt när det finns många av dem. Sanningen är att hantering av PDF-fakturor är tidskrävande. Vi föreslår därför en annan/kompletterande lösning. Detta kräver att du gör en liten förfrågan till dina leverantörer, men inte mycket mer än så. Du måste be dem att skicka dina inköpsfakturor som OIO.
Vi har skapat en standardbeskrivning som du kan skicka till dina leverantörer för att begära OIO-fakturering. Du kan ladda ner den här.
En OIO (även känd som OIOUBL) är en elektronisk faktura som skickas direkt från avsändarens ekonomisystem till mottagarens. Det innebär att fakturan laddas och behandlas automatiskt i ditt ekonomisystem. Allt du behöver göra är att godkänna den i E-Komplet. Det är också möjligt att ställa in automatisk bokföring av elektroniska fakturor från specifika kreditorer. Detta kan ställas in direkt på kreditkortet.
Det betyder dock inte att du ska sluta ta emot PDF-fakturor – särskilt eftersom inte alla leverantörer kan skicka OIO. Men vi rekommenderar att du tar emot de flesta av dina fakturor som OIO för att automatisera din fakturahantering så mycket som möjligt. Detta sparar tid, minimerar fel och ger dig en bättre överblick över dina finanser.
För att kunna ta emot OIO-fakturor måste du vara registrerad i Nemhandelsregistret.
- Här kan du läsa hur du blir en.
- Vi kan också sköta registreringen åt dig.
Befria dig själv och din inkorg
När du använder OIO är det inte bara din inkorg som får en välförtjänt paus. Om du ansvarar för fakturahantering kommer du att upptäcka ett snabbare och enklare sätt att sköta din bokföring. Med OIO eliminerar du också risken för skrivfel och eventuella flaskhalsar som kan uppstå i bokföringsprocessen.
Med OIO-fakturering får du fördelar som:
- Enhetlighet
- Automatisering
- Datagiltighet
- Tidsbesparingar
Enhetlighet
Genom att ta emot dina inköpsfakturor som OIO kan du skapa större enhetlighet i din redovisningsprocess. OIO är enkelt att integrera i ett ekonomisystem och har utvecklats med målet att vara ett standardiserat format. Detta gör det enkelt att ta emot, bearbeta och lagra fakturor.
Automatisering
Med OIO får du ett strukturerat dataformat som gör det möjligt att automatisera processer inom fakturering, bokföring och rapportering. I praktiken innebär detta att om du anger ett ärendenummer på dina beställningar hamnar dina inköpsfakturor automatiskt på rätt plats och debiteras det ärende som inköpet avser. Det är också möjligt att ställa in automatisk bokföring av elektroniska fakturor från specifika kreditorer. Detta kan ställas in direkt på kreditkortet.
Datagiltighet
När du tar emot OIO-fakturor har du möjlighet att validera och verifiera uppgifterna innan de importeras till ditt ekonomisystem. På så sätt kan du säkerställa att fakturorna innehåller nödvändig information, vilket avsevärt minskar risken för fel. Om en faktura till exempel innehåller felaktig information kommer den att avvisas – och därmed inte bokföras felaktigt.
Tidsbesparingar
Att hantera PDF-fakturor kan vara ganska tidskrävande – vi har till och med data som styrker detta. Vi har gjort en beräkning baserad på kunder som har genomgått en sanitetskontroll och som får PDF-fakturor från sina leverantörer. Beräkningen visar att dessa företag i genomsnitt lägger 115 timmar per år på att hantera PDF-fakturor. Genom att ta emot dina fakturor som OIO kan du spara mycket tid.
Brev till leverantörer – mall
Här hittar du en mall för ett brev som du kan skicka till dina leverantörer och be dem att skicka fakturor som OIO i framtiden:
Klicka bara på ”Aktivera redigering” och fyll i dina egna uppgifter i mallen.
