Tilbud

Tilbudsmodulet i E-Komplet

Tilbudsmodulet i E-Komplet giver dig mulighed for at oprette tilbud. Når du opretter et tilbud, modtager kunden et link til vores tilbudsportal. På portalen kan kunden se en udspecificering af dit tilbud, tilføje kommentarer samt godkende. Hvis din kunde accepterer det fremsendte tilbud, kan du konvertere det til en sag med kun et enkelt klik – alle informationer overføres automatisk.

I E-Komplet kan du ligeledes få et overblik over alle aktive og afviste tilbud, og indblik i de tilbud, der er blevet accepteret og omdannet til en sag. Vores system gør det nemt at trække statistisk på afgivne, vundne og tabte tilbud. På den måde har du mulighed for at danne dig et overblik over, hvordan dine tilbud klarer sig.

Tilbudsoversigt

Tilbudsoversigten under Sager → Tilbud viser alle de oprettede tilbud – både de ikke sendte, sendte, accepterede og afviste. 

Det er muligt at sortere resultaterne i oversigten ud fra en række kriterier, såsom ansvarlig, gyldighedsdato, sandsynlighed, debitor, tilbudssum og mange andre. 

Kolonnen Status viser, om tilbuddet er sendt, ikke sendt, accepteret eller afvist, samt om der er oprettet en sag fra tilbuddet.

Ud for det enkelte tilbud finder du følgende funktioner:

  • Gå til tilbud : Bruges til at vise det pågældende tilbud og foretage evt. rettelser (kun muligt, hvis tilbuddet ikke er sendt).
  • Vedhæftede filer : Er der vedhæftet filer til tilbuddet, vil ikonet have en grøn baggrundsfarve .  Når du klikker på ikonet, får du vist de vedhæftede filer og kan vedhæfte nye filer og dokumenter. De vedhæftede filer kan fremsendes til kunden sammen med tilbuddet, når du sender det. 
  • Hent tilbud : Bruges til at hente tilbuddet ned som en PDF-fil.
  • Notifikationer : Bruges til at vise historikken for tilbuddet, såsom tidspunkt for oprettelse, opdateringer, accept osv. Her kan du ligeledes tilføje kommentarer.
  • Kopiér : Bruges til at oprette en kopi af det valgte tilbud. Du kan herefter finde det nyoprettede tilbud i tilbudsoversigten eller gå direkte til det nye tilbud ved at trykke på denne grønne boks som bliver vist nederst på skærmen lige efter du har trykket på :

  • Tilbudsportalen : Klik her for at få tilbuddet vist i tilbudsportalen.
  • Acceptér : Status på tilbuddet bliver ændret til “Accepteret”.
  • Afvis : Status på tilbuddet bliver ændret til “Afvist”.

OBS: Når et tilbud bliver accepteret eller afvist, forsvinder de sidste to valgmuligheder Acceptér og Afvis . Du kan dog stadigvæk ændre status på tilbuddet enten ved at klikke på Gå til tilbud og rette i feltet Status, eller ved at sætte flueben ved tilbuddet i oversigten og opdatere kolonnen Status via knappen .

Sumboksen i tilbudsoversigten

Øverst i oversigten finder du en sumboks, hvor du får et hurtigt overblik over antallet af tilbud i de forskellige kategorier. Derudover kan du se tilbudssummen i alt og den vægtede tilbudssum, som er beregnet ud fra sandsynlighedsprocenten på det enkelte tilbud.

Sumboksen viser altid en opsummering over de linjer der vises i tabellen på det pågældende tidspunkt, så vær opmærksom på, at tallene i sumboksen bliver opdateret, hver gang du sorterer i oversigten eller anvender et filter.

Opret tilbud

Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter et tilbud.

1. Gå til Sager → Tilbud.

2. Klik på  eller på den orange knap nederst i bjælken til højre .

3. Du vil nu få vist nedenstående billede, som er ens både ved oprettelse af et nyt tilbud og når du retter et eksisterende tilbud.

4. Nedenunder vil hver enkelt sektion blive gennemgået.

Valg af debitor, sælger og ansvarlig

Der er tre forskellige måder, hvordan du kan indsætte en debitor på tilbuddet.

1. Er kunden allerede oprettet på jeres site, kan du bruge søgefeltet under feltet Debitor. Når du taster et søgeord i dette felt, vil du i rullemenuen få vist matchende resultater fra debitorkartoteket. Klik på den debitor, som tilbuddet skal oprettes for. Oplysninger som navn, adresse, email, telefon, afdeling osv. vil hermed blive hentet fra debitorkortet og indsat i de tilsvarende felter på tilbuddet.

2. Oprettes tilbuddet til en ny kunde, kan du vælge at oprette kunden som en ny debitor. Åbn rullemenuen under feltet Debitor og klik på . Du får herefter vist et nyt vindue, hvor du kan oprette kunden.

3. Det er også muligt at vente med oprettelsen af debitor til efter tilbuddet er accepteret. Foretrækker du denne løsning, kan du oprette kunden som en “kvikkunde” ved at udfylde felterne Navn, Email, Telefon, Adresse, Postnr. og by under Debitor på tilbuddet. Således får du mulighed for at oprette debitoren med de indtastede oplysninger efter tilbuddet er accepteret og inden du opretter sagen. Feltet Kontaktperson kan ikke udfyldes på kvikkunder.

Når debitor er valgt, vil det være muligt at udfylde felterne Sælger og Ansvarlig. Disse informationer føres med over på sagen, når/hvis denne oprettes ud fra tilbuddet. 

Ansvarlig vil altid være forudindstillet til at være den person som opretter tilbuddet. Den ansvarlige vil få eventuelle tilbudsnotifikationer og opfølgningsanmodninger på »dashboardet«.

Derudover er det muligt at vælge Afdeling, Bærer og Formål, hvis disse »dimensioner« benyttes.

Sags- og datoindstillinger

I den midterste kolonne på tilbudsgrundlaget er det muligt at udfylde nedenstående felter.

  • Tilbudsnavn: Tilbudsnavnet vil blive påført det udsendte tilbud og samtidig fremgå som sagsnavn, hvis tilbuddet accepteres og sagen oprettes.
  • Tilbudsnummer: Tilbudsnummeret vil som udgangspunkt være fortløbende, når tilbuddet oprettes. Se Administration → Debitorer → »Tilbudsindstillinger«.
  • Status: Feltet viser dig om tilbuddet er sendt, ikke sendt, accepteret, afvist eller en skabelon. Status “Skabelon” vælges, hvis du ønsker at lave skabeloner til tilbud du ofte bruger. Skabelonen bruger du til at lave en kopi af, så du kun skal tilrette debitor og få andre oplysninger.
  • Deres ref.: Hvis du har en reference fra kunden, enten en person eller et nummer, kan du påføre det her, så det også synliggøres ved sagsoprettelse efter accept.
  • Forventet startdato/Forventet slutdato: Start- og slutdato på tilbuddet vil også gå videre med på sagen ved accept af tilbuddet. Det er ikke nødvendigt at disse felter udfyldes.
  • Gyldig til og med: Dato, tilbuddet skal være gyldig til og med.
  • Opfølgningsdato: Dato, hvor den ansvarlige skal modtage en notifikation på »dashboardet« i kassen Mine tilbud til opfølgning og/eller Tilbud til opfølgning.
  • Avancegruppe: Du kan sætte en avancegruppe op på tilbuddet, som vil gå videre med på sagen, når tilbuddet bliver accepteret.
  • Prisgruppe: Du kan sætte en prisgruppe op på tilbuddet, som vil gå videre med på sagen, når tilbuddet bliver accepteret.
  • Intern note: Noten vil ikke fremgå på tilbuddet som sendes til debitoren, men blot stå på sagen som en intern note til kontoret. Noten vil heller ikke kunne ses via appen. 
  • Tilbudsbeskrivelse på PDF: Beskrivelse, som vil blive påført tilbuddet. 

Tilbudslinjer

Nederst på tilbudsgrundlaget kan du tilføje de materialer og timer, som vil udgøre tilbudssummen. Linjerne vil danne grundlag for budgettet på den endelige sag.

Sådan tilføjer du materialer og timer på tilbuddet

1. Tryk på  på tilbudsgrundlaget for at oprette en ny linje. 

2. Der vil hermed blive indsat en ny linje i tabellen nederst på tilbudsgrundlaget.

3. I kolonnen Linjetype kan du vælge mellem følgende linjetyper:

  • Katalogvare: Vælg denne linjetype for at tilføje en vare fra grossistkataloget. Når du herefter indtaster et søgeord i feltet Varenummer eller Varebeskrivelse, får du vist en rullemenu med matchende resultater fra grossistkataloget. Klik på den vare, du vil indsætte på linjen. I feltet Antal kan du herefter vælge antallet. Enhed, Bruttopris, Salgspris og Nettopris vil blive indlæst fra kataloget, men kan tilrettes manuelt.
  • Løndel: Når du vælger denne linjetype, vil du i feltet Varebeskrivelse kunne søge efter de løndele, der er oprettet på sitet. Når du vælger en løndel, vil Bruttopris og Salgspris blive indlæst automatisk fra løndelen, men kan tilrettes manuelt. I feltet Antal angives antallet af timer. 
  • Standardlinje: Vælg denne linjetype for at tilføje en standardlinje. Når du herefter indtaster et søgeord i feltet Varenummer eller Varebeskrivelse, får du vist en menu med matchende standardlinjer. Klik på den standardlinje der skal tilføjes til tilbuddet. I feltet Antal kan du vælge antallet af enheder. Enhed, Bruttopris, Salgspris og Nettopris vil blive udfyldt automatisk, men kan tilrettes efter behov. Du har også mulighed for at justere priser, DG og rabat.
  • UE: Anvendes ved underentrepriser. Ved valg af denne linjetype, får du mulighed for manuelt at indtaste en varebeskrivelse, købspris, salgspris og evt. rabat.
  • Fritekst: Ved valg af denne linjetype, får du mulighed for manuelt at udfylde varebeskrivelse, købspris, salgspris, rabat og resten af felterne.
  • Overskrift: Bruges til at tilføje en overskrift for en gruppe af linjer. Det kan fx være du vil have en overskrift der hedder “Timer” og én der hedder “Materialer”.
  • Blank linje: Bruges hvis du har brug for afstand mellem linjerne.
  • Subtotal: Anvendes til at tilføje en linje der viser subtotalen de linjer der ligger inden. I hver ny subtotal medtages den gruppe af linjer, der ligger under den forrige subtotal. 

4. Når linjetypen er valgt, kan du i feltet Varebeskrivelse rette beskrivelsen på linjen.

Sådan retter du en tilbudslinje

For at rette en eksisterende linje på tilbuddet, klik på ud for den pågældende linje eller dobbeltklik på linjen. Felterne på linjen vil herefter blive låst op. Når du har lavet de nødvendige rettelser, tryk Enter for at gemme.

Linjernes rækkefølge kan ændres ved drag and drop.

Sådan sletter du en tilbudslinje

For at slette en linje fra tilbudsgrundlaget, klik på ud for den pågældende linje.

Du får herefter vist en dialogboks, hvor du skal bekræfte.

For at slette flere linjer på én gang, sæt flueben ved de linjer der skal slettes, og klik på .

Avance/salgsrabat på tilbudslinjerne

Du har også mulighed for at påføre avance eller salgsrabat på tilbudslinjerne.

1. Først sætter du flueben ud for de linjer, du vil opdatere. Markerer du ingen linjer, vil det kun være materialelinjer der vil blive opdateret.

2. Klik på knappen . Hermed fremkommer nedenstående vindue. 

4. Du kan herefter vælge, hvordan salgsprisen skal udregnes.

5. Tryk på for at opdatere de valgte linjer.

 

Sæt prisaftale på tilbud

Er der indgået en prisaftale med en materialeleverandør, kan du tilføje aftalen direkte på tilbuddet. Hvis tilbuddet bliver accepteret og omdannet til en sag, vil prisaftalen følge med.

1. Klik på knappen  på tilbudsgrundlaget.

2. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

3. Herefter er der måder, hvordan du kan sætte en prisaftale op på tilbuddet:

  • Du kan oprette aftalen direkte i E-Komplet.
  • Du kan hente en skabelon, som du udfylder og herefter indlæser i systemet.

Opret prisaftale på tilbuddet

1. Tryk på  på tilbudsgrundlaget.

2. Tryk på .

3. Du får herefter vist nedenstående vindue.

4. Her kan du udfylde nedenstående felter:

  • Kreditor: Her vælges den grossist som aftalen er indgået med. Feltet bliver udfyldt automatisk, hvis du vælger et katalognavn i feltet Varekatalog.
  • Gældende til: Her indsættes den dato, aftalen gælder til og med.
  • Varekatalog: Her vælges det katalog som indeholder den vare/varegruppe, som aftalen gælder for.
  • Varegruppe: Hvis rabatten gælder for en hel varegruppe, skal du angive den varegruppe, rabatten gælder for. Du behøver ikke at udfylde dette felt, hvis aftalen oprettes for en enkelt vare og Varenummer er udfyldt.
  • Varenummer: Her angives nummeret på den vare, som rabatten gælder for. Evt. foranstillede nuller skal angives. Feltet skal udfyldes, hvis feltet Varegruppe ikke er udfyldt.
  • Enhed: Varens enhed.
  • Antal: Forventet købsantal ifølge aftalen med grossisten.
  • Bruttopris: Bruttopris pr. enhed af varen (ikke påkrævet).
  • Rabat i %: Rabat i % for varegruppe eller varenummer.
  • Beskrivelse: Varens navn/beskrivelse (ikke påkrævet).

5. Tryk for at gemme aftalen. Prisreglerne fra aftalen vil herefter blive anvendt på alle de varelinjer på tilbuddet, som svarer til den valgte vare/varegruppe. Hvis tilbuddet bliver accepteret og omdannet til en sag, vil prisaftalen komme med på sagen.

Import af en prisaftale via skabelon

Det er ligeledes muligt at downloade en skabelon, som du udfylder i Excel og herefter importerer i E-Komplet.

1. Klik på på tilbudsgrundlaget og herefter på for at hente skabelonen ned.

2. Filen vil poppe op som et Excel-ikon nederst i venstre hjørne på din browser. Du kan også finde filen i mappen “Overførsler”.

3. I skabelonen finder du følgende tre ark:

  • Indsæt her: Her udfylder du kreditor, varegruppe/varenummer, katalognavn, enhed, antal osv.
  • Beskrivelse: Indeholder vejledning til udfyldelse af felterne i den første fane.
  • Eksempel: Eksempel på en udfyldt skabelon.

4. Når du har udfyldt skabelonen, skal filen gemmes og lukkes.

5. Klik på på tilbudsgrundlaget og på .

6. Tryk på og vælg den udfyldte skabelon fra din computer.

7. Tryk på .

8. Linjerne fra Excel-filen vil blive indlæst i E-Komplet. (Opstår der fejl under import, vil en fejlbesked komme frem. Læs fejlmeddelelsen og ret de eventuelle fejl i Excel arket, før du indlæser skabelonen igen).

9. Prisreglerne fra skabelonen er hermed importeret og vil blive anvendt på de relevante varer på tilbuddet. Hvis tilbuddet bliver accepteret og omdannet til en sag, vil prisaftalen komme med på sagen.

Læg/administrér filer på tilbuddet

Det er muligt at vedhæfte filer på et tilbud, som du efterfølgende kan vælge at sende til kunden sammen med selve tilbuddet.

Denne vejledning beskriver, hvordan du administrerer de eksisterende filer og lægger nye filer på et tilbud.

1. Gå til Sager → Tilbud.

2. Tryk på ud for det tilbud, du ønsker at vedhæfte filer til. Er der vedhæftet filer til tilbuddet, vil dette ikon have en grøn baggrundsfarve .

3. Du får hermed vist en oversigt over de filer, der ligger på tilbuddet. 

4. Her har du følgende muligheder.

  • Du kan omdøbe de eksisterende filer og mapper ved at højreklikke på filen/mappen og herefter klikke på .
  • Du kan rette adgangsniveauet på de eksisterende filer og mapper ved at højreklikke på filen/mappen og herefter klikke på .
  • Du kan slette de eksisterende filer og mapper ved at højreklikke på filen/mappen og herefter klikke på .
  • Du kan hente en fil/mappe ned ved at højreklikke på filen/mappen og herefter klikke på .
  • Du kan oprette en ny mappe ved at klikke på .
  • Du kan hente alle dokumenter ned ved at klikke på .

5. For at lægge en ny fil på tilbuddet, klik på eller træk filen fra din computer direkte ind i det hvide felt under de eksisterende filer. Når du indlæser en ny fil ved at klikke på , vil du få vist en dialogboks, hvor du kan vælge hvem filen skal være synlig for. Når du trækker filen ind, bliver adgangsniveauet som standard sat til “Synlig for alle”. Adgangsniveauet kan efterfølgende rettes ved at højreklikke på filen og klikke på . 

6. Herefter lukker du blot vinduet – dine ændringer vil blive gemt.

Budget på tilbuddet

I E-Komplet har du også mulighed for at lægge budget direkte på dine tilbud. Hvis tilbuddet bliver accepteret af kunden og omdannet til en sag, vil dette budget blive overført til sagen.

Denne vejledning beskriver, hvordan du lægger budget på et tilbud.

1. Gå til Sager → Tilbud.

2. Opret et nyt tilbudsgrundlag ved at trykke på eller gå ind på det tilbud, som du vil lægge budget på ved at trykke på  i venstre kolonne.

3. Tryk på inde på tilbudsgrundlaget.

4. Du får hermed vist sammentællinger på de linjer, der er sat på tilbuddet.

5. Under Købspriser kan du lægge budget på købspriser:

  • Materialer: Samlet købspris på materialer (uden moms).
  • Diverse: Samlet beløb for evt. ekstra omkostninger/UE.
  • Zonetillæg: Evt. zonetillæg ekskl. sociale tillæg.
  • Timer: Total antal timer på alle løndele.
  • Sociale tillæg i %: Vægtet gennemsnit på alle løndele.
  • Timeløn: Gennemsnitlig timeløn på alle løndele ekskl. sociale tillæg.
  • Løn i alt inkl. sociale tillæg: Samlede lønudgifter inkl. sociale tillæg og zonetillæg.
  • Kostpris i alt: Summen af felterne Materialer, Diverse og Løn i alt inkl. sociale tillæg.

6. Under Tilbudspriser kan du lægge budget på salgspriser:

  • Materialer: Samlet salgspris på materialer (uden moms).
  • Diverse: Samlet salgspris for evt. ekstra tjenester/UE.
  • Zonetillæg: Salgspris for evt. zonetillæg.
  • Løn i alt: Samlet salgspris på arbejdstimer.
  • Tilbudspris i alt: Summen af felterne Materialer, Diverse, Zonetillæg og Løn i alt.
  • Vægtet tilbudspris i alt: Bliver beregnet ud fra sandsynlighedsprocenten på tilbuddet.

7. Klik på .

Forsendelse af tilbud

Når tilbudsgrundlaget er udfyldt og alle linjerne er tilføjet, kan tilbuddet afsendes til kunden. 

Denne vejledning beskriver, hvordan du sender et tilbud til kunden. 

1. Gå til Sager → Tilbud.

2. Tryk på  ud for det tilbud som du vil sende.

3. Du får hermed vist det valgte tilbudsgrundlag. Her kan du kontrollere opsætningen og tilbudslinjerne.

4. I højre side af tilbudsgrundlaget vises summeringer på de tilbudslinjer, som er sat på tilbuddet. Her kan du bl.a. se de samlede omkostninger og salgspris og udfylde følgende felter:

  • Sandsynlighed i %: Her har du mulighed for at tage stilling til, hvor sandsynligt du forventer det er, at tilbuddet bliver accepteret og bliver til en sag.
  • Faktureringstype: Her vælger du, om tilbuddet skal være fastpris eller et overslag. Ved et fastpris tilbud vil de linjer der sættes på tilbuddet, også være de linjer, der faktureres ud i sidste ende på salgsfakturaen.
  • Overstyret salgspris: Salgsprisen bliver udregnet baseret på de linjer, du har tilføjet til tilbuddet. Ønsker du at overskrive denne salgspris, klik på Overstyret salgspris og tast den nye pris ind. Tilbudsskabelonen vil hermed blive ændret til “Skjul linjepriser DK” og priserne på de enkelte linjer vil blive skjult. Det vil heller ikke være muligt at tilføje linjer med type “Subtotal”. OBS: Overstyres salgsprisen, da vil der på din faktura fremkomme en enkelt linje med den overstyrede salgspris med teksten “Pris ifølge aftale”.

                                                                                      

  • Vægtet tilbudssum: Bliver beregnet ud fra sandsynlighedsprocenten på tilbuddet.
  • Vis tilbud: Funktionen kan bruges til at vise en PDF med tilbuddet.
  • Tilbudsskabelon: Her kan du vælge mellem forskellige tilbudsskabeloner.
5. Tryk i højre side af tilbudsgrundlaget.
 

6. Du får herefter mulighed for at vælge forsendelsesmetoden.

Forsendelsesmetode "post"

Ved valg af forsendelsesmetoden “Post”, skal tilbuddet udskrives og sendes manuelt.

Før du afsender tilbuddet, har du mulighed for at tilrette felterne Gyldig til og med og Opfølgningsdato.

Sætter du et flueben i boksen Generér nyt tilbud, vil tilbuddet blive vedhæftet på ny. Har du lavet ændringer på tilbuddet, fx ændret debitor, arbejdsadresse eller andet, vil disse ændringer altså komme med. 

Når du trykker på , bliver tilbuddet hentet ned som en PDF-fil på din computer. Samtidig vil status på tilbuddet i E-Komplet blive ændret til “Sendt”.

Du kan herefter printe tilbuddet og sende det til kunden.

Forsendelsesmetode "email"

Ved valg af fosendelsesmetoden “Email”, får du vist følgende felter.

  • Før du afsender tilbuddet, har du mulighed for at tilrette felterne Gyldig til og med og Opfølgningsdato.

  • Sætter du et flueben i boksen Generér nyt tilbud, vil tilbuddet blive vedhæftet på ny. Har du lavet ændringer på tilbuddet, fx ændret debitor, arbejdsadresse eller andet, vil disse ændringer altså komme med. 

  • Til: Modtagerens mail. Systemet vil foreslå den mail, der er registreret på debitor.
  • Cc, bcc: Her kan du angive en eller flere andre modtagere. Cc modtagere er synlige for andre, mens bcc-modtagere ikke er det. 
  • Vedhæft tilbudsfiler: Har du vedhæftet filer til tilbuddet, vil disse vises her. Ved at sætte et flueben i boksen Vedhæft tilbudsfiler, kan du vedhæfte alle filer til e-mailen på én gang. Du kan også markere enkelte filer. De valgte dokumenter vil blive vedhæftet i e-mailen og sendt til kunden sammen med selve tilbuddet.
  • Emne: Skriv et emne.
  • E-mailskabelon: Her kan du vælge en e-mailskabelon. E-mailskabeloner oprettes under Administration → Debitorer → »E-mailskabelon«. Du har dog stadigvæk mulighed for at ændre i teksten der vil komme med i e-mailen.
  • Tekst: Her får du vist den valgte e-mailskabelon. Teksten kan tilrettes efter ønske.

Når du trykker på , bliver tilbuddet sendt til de angivne mails og status på tilbuddet bliver samtidig ændret til “Sendt”.

Status for forsendelse

Når tilbuddet er sendt, kan du kontrollere dens status i oversigten Sager → Tilbud under Status for forsendelse.

Du kan læse om betydningen af de forskellige statusser her: »Status for forsendelse«.

Tilbudsnotifikationer

Under Sager → Tilbud kan du i kolonnen Notifikationer se antallet af ikke-håndterede notifikationer på hvert tilbud.

Ønsker du at se historikken for notifikationer på et bestemt tilbud, klik på i kolonnen til venstre ud for tilbuddet. (Hvis du står inde på tilbuddet, kan du få samme historik vist ved at klikke på knappen . Antallet af ikke-håndterede notifikationer vises på knappen.)

I historikken kan du se hvornår tilbuddet er oprettet, afsendt, afvist/accepteret osv.

Når kunden fx accepterer eller afviser tilbuddet via tilbudsportalen, kommer der en notifikation ind på tilbuddet. Disse notifikationer vises altid som ikke-håndterede indtil de bliver markeret som hånderet.

For at markere en notifikation som håndteret, klik på .

Du kan også markere alle notifikationer som håndterede på én gang ved at klikke på .

Du kan også tilføje kommentarer til historikken – skriv kommentaren i tekstfeltet og klik herefter på .

Kopiér tilbud

Denne vejledning beskriver, hvordan du kopierer et eksisterende tilbud til et nyt tilbudsgrundlag. 

1. Gå til Sager → Tilbud.

2. Tryk på  ud for det tilbud som du vil kopiere.

3. Du kommer hermed til tilbudsgrundlaget, hvor du kan kontrollere opsætningen og tilbudslinjerne.

5. Tryk på .

4. Der bliver oprettet en kopi af tilbuddet og du bliver omdirigeret direkte til det nye tilbud.

Masseopdatering af tilbud

Denne vejledning beskriver, hvordan du opdaterer flere tilbud på én gang. Følgende opsætning kan rettes på flere tilbud:

  • Status, ansvarlig og tilbudsnavn
  • Notifikationer – håndteret/ikke-håndteret
  • Startdato, slutdato, gyldig til og opfølgningsdato
  • Afdeling, bærer og formål

1. Gå til Sager → Tilbud.

2. Sæt flueben ud for de tilbud, du ønsker at opdatere.

3. Klik herefter på .

4. Du får herefter vist nedenstående vindue.

5. I det første felt vælger du, hvad der skal rettes.

6. I det andet felt kan du vælge en ny værdi for den valgte parameter. Har du fx valgt at ændre gyldigheden, vil det være muligt at vælge en ny dato.

7. Klik på  for at opdatere de valgte tilbud.

Konvertér tilbud til sag

Når et tilbud er accepteret af kunden, er det muligt at oprette en sag direkte fra tilbuddet.

Der er to måder, hvordan du kan oprette en sag fra et tilbud:

  • Klik på ikonet ud for det pågældende tilbud under Sager → Tilbud.

  • Klik på ikonet ud for det pågældende tilbud under Sager → Tilbud. Du kommer hermed til tilbudsgrundlaget og kan trykke på .

Du bliver hermed omdirigeret til fanen »Opret sag«, hvor du kan oprette sagen som du plejer.

Sagen bliver oprettet på baggrund af de oplysninger der er indskrevet i tilbuddet – debitor, startdato, avancegruppe, prisgruppe, budget og andre oplysninger vil komme med på sagen, hvis de er udfyldt på tilbuddet.

En kopi af tilbuddet bliver lagt som dokumentation på sagen.

Knyt tilbuddet til en eksisterende sag

Det er også muligt at knytte tilbuddet til en eksisterende sag.

1. Notér tilbudsnummeret.

2. Søg den pågældende sag frem under »Igangværende arbejder«.

3. Tryk på under Sagsnr.

4. Søg tilbuddet frem i feltet Tilbud for at kæde tilbuddet og sagen sammen.

5. Herved fremkommer nedenstående dialogboks, hvor du skal tage stilling til, om dokumentation og budget på sagen skal overskrives af det, der er registreret på tilbuddet.

5. Tryk på  for at lukke sagsdialogen.

Tilbudsanalyse

Denne vejledning beskriver, hvordan du danner en analyse over de tilbud, der er oprettet via sitet.

1. Gå til Sager → Tilbud.

2. Indstil det ønskede datospænd og filtrér de tilbud ud, som du vil medtage i analysen.

3. Tryk på knappen  

4. Systemet vil danne et Excel ark, som viser statistisk på afgivne, vundne og tabte tilbud. Filen vil blive hentet ned på din computer og gemt under “Overførsler”.

5. I Excel-filen kan du bl.a. se:

  • Antal vundne tilbud.
  • Antal tabte tilbud.
  • % Vundne tilbud.
  • Kontraktværdi m.m.

Tilbudsindstillinger

Under Administration → Debitorer → »Tilbudsindstillinger« har du mulighed for at rette i forskellige indstillinger til tilbudsmodulet. Her kan du:

  • Lave en standard opsætning for de sager, der oprettes via tilbudsmodulet.
  • Aktivere en ekstern tilbudsportal.
  • Vælge, hvilken opfølgningsdato og gyldighedsperiode der som standard skal sættes på nye tilbud.
  • Opsætte indstillinger til afsendelse af tilbud.

Genvejstaster

Ved oprettelse af et nyt tilbud og når du retter et eksisterende tilbud, er det muligt at benytte følgende genvejstaster.

: Åbn notifikationer.

: Åbn budget.

: Åbn prisaftaler.

: Åbn vedhæftede filer.

: Kopiér tilbud.

: Åbn boksen “Send tilbud”.

: Vis tilbud.

: Ny tilbudslinje.

Indholdsfortegnelse