Fakturagrundlag

Ikke-bogførte fakturagrundlag

Oversigten Debitorer → Salgsfaktura → Fakturagrundlag viser alle de salgsfakturagrundlag, du har oprettet, men ikke bogført.

Sumboksen øverst til venstre viser det samlede fakturabeløb med og uden moms, og den samlede moms på alle de fakturaer der ligger i oversigten.

Øverst på siden har du mulighed for at rette datospændet.

Slet fakturagrundlag

Via oversigten Fakturagrundlag kan du nemt slette de fakturagrundlag, du ikke skal bruge.

1. Gå til Debitorer → Salgsfaktura → Fakturagrundlag.

2. Sæt flueben ved de fakturagrundlag, du ønsker at slette.

3. Tryk .

Opret og bogfør flere fakturaer

Under Debitorer → Salgsfaktura → Fakturagrundlag er det muligt at oprette og bogføre flere fakturaer på én gang.

1. Sæt flueben ud for de fakturagrundlag, der skal bogføres, og klik på .

2. Hermed fremkommer nedenstående boks.

3. Her får du vist antallet af fakturaer til afsendelse og forsendelsesmetoden. Forsendelsesmetoden vil være den, der er opsat på debitor.

4. Under Indstillinger kan du vælge at slå følgende funktioner til.

Modtag kopi af fakturaer: Sætter du flueben heri, vil en kopi af fakturaerne blive sendt til din e-mail.
Overstyr fakturadato: Sætter du flueben heri, vil der være mulighed for at redigere fakturadato før du afsender fakturaerne.
Afslut sager: Sætter du flueben heri, vil de sager, som fakturaerne er knyttet til, blive afsluttet.
Genplanlæg service sager: Sæt flueben heri, hvis du ønsker at de servicesager, der er knyttet til fakturaerne, bliver »genplanlagt«.
Vedhæft dokumenter fra fakturagrundlag: Er der sat flueben ved denne funktion, vil de dokumenter, der er vedhæftet til fakturagrundlaget, blive sendt til kunden sammen med fakturaen.

5. Når ovenstående er udfyldt, klik på . De valgte fakturaer er nu bogført.

Ret fakturagrundlag

Denne vejledning beskriver, hvordan du færdiggør og bogfører et eksisterende fakturagrundlag.

1. Gå til fanen Debitorer → Salgsfaktura → Fakturagrundlag.

2. Søg fakturagrundlaget frem.

3. Klik på luppen i kolonnen Fakturatype.

4. Du bliver herved omdirigeret til det valgte fakturagrundlag.

5. Via blyanten kan du rette opsætningen på fakturaen – såsom betalingsbetingelser, sag, overskrift og andre oplysninger og indstillinger.

Fakturalinjer

I bunden af fakturagrundlaget vises de fakturalinjer, der enten er tilføjet manuelt eller importeret fra sagen.

Hvis der er foretaget nye registreringer på sagen, siden der sidst blev importeret fakturalinjer på grundlaget, vil du øverst på siden få vist meddelelsen:

Ved at holde musen henover denne besked, kan du få vist antallet af de nye materialer og timeregistreringer, der er blevet registreret. I dette tilfælde kan det være nødvendigt at importere de manglende linjer, før du afsender salgsfakturaen.

Sådan tilføjer du en fakturalinje manuelt

Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter en fakturalinje på grundlaget.

1. Klik på .

2. Herved fremkommer nedenstående vindue.

Linjetype: Her kan du vælge mellem forskellige linjetyper.
- Materiale forbrug: Vælger du denne linjetype, vil du herefter i feltet Varenavn kunne søge efter materialer i grossistkataloger.

- Standardlinje: Vælger du denne linjetype, vil du herefter i feltet Varenavn kunne vælge iblandt de oprettede »standardlinjer«.

- Blank linje: Bruges til at tilføje afstand mellem linjerne på fakturaen.

- Overskrift: Bruges til at lave grupperinger af linjerne (f.eks. en overskrift der hedder “Timer” og én der hedder “Materialer”).

- UE: Anvendes ved underentrepriser. Ved valg af denne linjetype, får du mulighed for manuelt at indtaste en varebeskrivelse, købspris, salgspris og evt. rabat.

- Leje: Vælger du denne linjetype, får du vist ekstra felter, hvor du kan vælge en startdato og slutdato på lejeperioden, samt et tidsinterval.

- Subtotal: Bruges til at tilføje en linje der viser subtotalen for de linjer der ligger inden. Således kan du på fakturaen få angivet subtotalen for én eller flere grupperinger af linjer. Er de varer, der ligger inden du tilføjer en subtotallinje, samlet under en overskrift, vil der på fakturaen stå “Subtotal: Overskrift” efterfulgt af det samlede beløb for de linjer, der ligger under den pågældende overskrift og over subtotallinjen.

Enhed: Som udgangspunkt vil enheden stå som “STK”.

Antal: Angiv antallet.

Varenummer: Angiv varenummer / søg efter eksisterende varenummer (katalogvarer).

Varenavn: Angiv varenavn / søg efter eksisterende varenavn (katalogvarer).

Bruttopris: Bruttoprisen på den fremsøgte vare vil stå her. Ved varer der tilføjes manuelt, kan du selv skrive prisen på.

Købsrabat i %: Eventuel købsrabat i % taster du i dette felt.

DG: Dækningsgrad. Når du udfylder både salgsprisen og DG, er det dækningsgraden der er styrende og vil overskrive salgsprisen. Ligeledes vil felterne Avance – Brutto og Avance – Netto automatisk blive udregnet baseret på den salgspris, købsrabat og DG, du har angivet.

Avance-Brutto: Her har du mulighed for at tilføje en avance på linjen eller ændre den avance der er hentet fra sagen. Avancen er det beløb, du ligger oveni købsprisen. Avance-Brutto angives som den procentmæssige del af bruttoprisen. Salgsprisen vil herefter blive udregnet:

Salgspris = Bruttopris + (Avance-Brutto% x Bruttopris)

Avance-Netto svarer til, hvad du faktisk tjener på videresalg af varen. Dette felt bliver udregnet automatisk og vil kun afvige fra Avance-Brutto, hvis der er angivet en købsrabat:

Avance-Netto% = (Salgspris/Bruttopris x (1-Købsrabat) – 1) x 100

Salgspris: Salgsprisen beregnes ud fra de regler der er sat op under »Salgsfakturaindstillinger«, samt den angivne bruttopris og avance/DG. Bemærk, at når du retter i feltet Salgspris, bliver avance og DG ikke rettet.

Salgsrabat i %: Eventuel salgsrabat i % taster du i dette felt.

Nettopris-Salg: Den endelige salgspris. Udregnes automatisk som

Nettopris-Salg = Salgspris x (1 – Salgsrabat i %)

Finanskonto: Som udgangspunkt er det den finanskonto der blev valgt ved tilføjelse af debitor, der anvendes. Du har dog mulighed for at vælge en anden finanskonto til den enkelte varelinje, hvis f.eks. det er en afgift. Det er kun muligt at vælge de finanskonti, hvor der kan posteres direkte på.

Bruttopriser og nettopriser kan skjules ved hhv. at sætte flueben i Skjul bruttopriser og Skjul nettopriser.

Momstype: Momstypen er som standard sat til at være den momskode, som der er sat op på selve »finanskontoen«. Det vil som regel være U25 (udgående moms). De momstyper du kan vælge imellem, er dem du har oprettet under »Momsindstillinger«. Det er kun muligt at vælge de momstyper der er udgående.

3. Klik på .

Linjen vil hermed blive tilføjet i tabellen nederst på fakturagrundlaget.

Importér registreringer fra sag

Via fakturagrundlaget er det muligt at importere de materialer, der er tilføjet som vareforbrug på sagen (via en »arbejdsseddel på appen« eller via »sagsoversigten via web«), samt de »timer«, der er registreret på sagen. Ved import bliver disse opstillet i form af fakturalinjer i bunden af fakturagrundlaget.

1. Klik på og herefter på Importér linjer fra sag.

2. Herved fremkommer nedenstående dialogboks. Her vælger du de regler, der skal anvendes til import, samt om du ønsker at importere alle linjer, eller kun håndterede/ikke-håndterede linjer. Du kan også vælge, hvilken periode registreringer fra sagen skal importeres fra.

3. Tryk .

4. De timer, materialer og posteringer, der er registreret på sagen, vil herved blive indsat på fakturagrundlaget.

5. Ved at dobbeltklikke på en linje, kan du få låst op de enkelte felter og foretage rettelser. For at fjerne en linje fra grundlaget, tryk i venstre side.

Tilføj standardlinjer

Standardlinjer er fakturalinjer, der er oprettet under Administration → Varer→ »Standardlinjer«.

Denne vejledning beskriver, hvordan du tilføjer en standardlinje til fakturagrundlaget.

1. Klik på inde på fakturagrundlaget.

2. Du får nu vist en oversigt over alle de standardlinjer, der er oprettet.

3. Indtast antallet under Antal ud for de linjer, du ønsker at tilføje til fakturaen.

4. Klik på .

De valgte standardlinjer vil herved blive indsat på fakturagrundlaget.

Ret / slet fakturalinjer

De tilføjede fakturalinjer vises i tabellen nederst på fakturagrundlaget.

Linjernes rækkefølge kan ændres ved “træk og slip”.

For at slette en fakturalinje, klik på .

Skal der slettes flere linjer på én gang, kan du sætte flueben ved de pågældende linjer og klikke på og herefter på Slet valgte fakturalinjer.

Under kan du også nemt og hurtigt markere flere linjer på én gang:

Bogfør og afsend salgsfaktura

Når fakturagrundlaget er sat op, og der er tilføjet de fakturalinjer, kunden skal faktureres for, kan salgsfakturaen bogføres.

1. Klik på knappen i nederste højre hjørne på fakturagrundlaget.

2. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

Under Faktura information kan du ændre følgende indstillinger.

Faktura overskrift

Fakturadato: OBS: Har du lejevarer på sagen, er det ikke muligt at ændre fakturadato.

Afslut sag: Denne funktion vises kun, hvis fakturagrundlaget er knyttet til en sag. Er funktionen valgt til, vil den tilknyttede sag (og dermed de arbejdssedler og kvalitetssikringsskemaer, der ligger på sagen) blive afsluttet samtidig med at fakturaen bliver bogført. OBS: Denne funktion skal være slået til, hvis den tilknyttede sag er en servicesag, som du ønsker at »genplanlægge«.

Forsendelsesmetode: Forsendelsesmetoden vil være udfyldt automatisk ifølge opsætningen på »debitor«, men kan ændres her på den enkelte faktura, hvis nødvendigt. Læs mere om de forskellige forsendelsesmetoder herunder.

3. Klik på .

Forsendelsesmetoder

Ved valg af Forsendelsesmetode er der fire muligheder:

Post

Når du trykker ved forsendelsesmetode “Post”, vil fakturaen blive bogført og poppe op som en PDF visning. Fakturaen udskrives og sendes manuelt.

Email

Ved valg af forsendelsesmetoden “Email”, vil fakturaen blive sendt til kunden som en PDF-fil via e-mail. Før du afsender fakturaen, vil du have mulighed for at rette følgende oplysninger og indstillinger.

Til: Modtagerens e-mail. Der kan også sendes en kopi som Cc eller Bcc.

Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter til fakturagrundlaget, kan du sætte flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ud for den enkelte fil for at vedhæfte de ønskede filer til e-mailen.

E-mailskabelon: Her vises den e-mailskabelon, der er valgt som standard. Er der oprettet flere skabeloner, kan du vælge en anden. Se »E-mailskabeloner«.

Emne: I emnefeltet vil der som udgangspunkt vises fakturanummer og evt. sagsnummer, men du kan rette feltet efter behov.

Vedhæft XML: Hvis du ønsker at sende fakturaen som XML (udover at den bliver sendt som PDF), sæt et flueben i boksen .

Tekst: Her får du vist den valgte e-mailskabelon og kan rette teksten efter behov.

Nemhandel

Ved valg af forsendelsesmetoden “Nemhandel”, skal der angives kundens EAN eller CVR. Det angivne EAN/CVR skal være sat op til at kunne modtage fakturaer/kreditnotaer.

OBS: Hvis der er moms på fakturaen, skal momsbeløbet udgøre mindst 0.01 kr. Det er muligt at sende 0-fakturaer – dog skal der på fakturaen være mindst én linje som har beløbet 0.00.

Du kan tjekke via dette link, om kundens EAN og/eller CVR er sat op til at kunne modtage fakturaer via NemHandel.

For at tjekke EAN nummeret, vælger du “EAN/GLN”:

For at tjekke CVR nummeret, vælger du “DK:CVR” :

Har du vedhæftet dokumenter til fakturaen, kan du sætte flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ved den enkelte fil – de valgte filer vil herved blive sendt til kunden sammen med fakturaen.

Betalingsservice

Betalingsservice skal være opsat under »Salgsfakturaindstillinger«.

For opsætning af betalingsservice kontakt E-Komplet: support@e-komplet.dk

Status for forsendelse

Når en faktura er sendt, kan du kontrollere dens status under Status for forsendelse i oversigten »Alle salgsfakturaer«.

Du kan læse om betydningen af de forskellige statusser her: »Status for forsendelse«.

Oplever du, at det tager lang tid at bogføre fakturaer, som indeholder mange linjer, kontrollér da, om indstillingen Bogfør salgsfaktura i baggrunden er slået til under »Mine indstillinger«.

Når indstillingen er slået fra, vil kassen Opret og bogfør forblive åben, indtil fakturaen er bogført. Er indstillingen slået fra, vil kassen forsvinde hurtigere og fakturaen vil blive bogført i baggrunden.*

*Funktionen fungerer ikke ved forsendelsesmetoden “Post”.