Igangværende arbejder

Igangværende arbejder

Under fanen Sager → Oversigter → Igangværende arbejder kan du få et overblik over alle dine igangværende sager.

Oversigten vil som udgangspunkt stå på indeværende måned. Søges tilbage til foregående måneder, da vil oversigten vise dig de sager der var igangværende pr. den sidste dag den pågældende måned.

Oversigten viser både aktive og interne sager, men ikke afsluttede sager. Aktive sager er igangværende ordrer som endnu ikke er slutfaktureret, både spjæld-, entreprise- og servicesager. Interne sager er de sager, der er oprettet som interne sager. På interne sager føres typisk intern tid, køb af værktøj, arbejdstøj mv.

Hvis du vil se værdien af dine igangværende arbejder, er det vigtigt at sortere interne sager fra i din visning. Det kan du gøre ved at vælge “Ja” i kolonnen IGVA og “Nej” i kolonnen Intern sag og trykke på Enter.

Nu vises alle dine igangværende arbejder på siden – interne sager er sorteret fra.

Du kan nu se værdien af dine sager, hvad der er registreret af timer og materialer, hvornår der sidst er registreret på sagen og hvad dækningsbidraget er nu og her.

Det er altid muligt at sortere i oversigten, hvis du vil have visningen mere specifik, eksempelvis på en bestemt medarbejder, bestemt kunde eller sagsgruppe. Mulighederne er mange.

Bogføring af igangværende arbejder

Vi henviser til vejledningen »Bogføring af igangværende arbejder«.

Sumboks

I toppen af oversigten Igangværende arbejder vises hele tiden summen af de rækker du ser på din side. Tallene i boksen bliver opdateret hver gang du ændrer datospændet og/eller anvender et filter.

  • Kostpris: Materialer + timer registreret på sagen.
  • Faktureret: Summering af alle faktureringer på sagerne.
  • Difference i fakturering: Differencen mellem faktureret og igangværende.
  • DB/Time realiseret: DB fordelt ud på registrerede timer.
  • Forventet dækningsgrad: DG fra sagen, eller ændring fra tidligere måned via IGVA.
  • Realiseret dækningsgrad: DG regnet ud fra faktureret pris og kostprisen.
  • Ændring i dækningsbidrag: Forskellen mellem budget og forventet på sagen.
  • Realiseret kalkuleret timer: Timer registreret på sagen, ud fra en gennemsnitspris pr. time jf. budgettet.
  • Resttimer: Antal timer som mangler at blive registreret ud fra en gennemsnitspris pr. time jf. budgettet.
  • Dækningsbidrag: Differencen mellem faktureret og kostpris.

Nedenstående formler danner grundlag for udregning af DG%, DB, kostpris og salgspris på den enkelte sag.

DG% udregnes:

$$\text{DG}\% = (\text{salgspris} – \text{kostpris}) \cdot \frac{100}{\text{salgspris}}$$

DB udregnes:

$$\text{DB} = \text{salgspris } – \text{ kostpris}$$

Kostpris udregnes:

$$\text{kostpris} = \text{salgspris } – \text{ }(\text{salgspris} \cdot \frac{\text{DG} \%}{100})$$

Salgspris udregnes:

$$\text{salgspris} = 100 \cdot  (\frac{\text{kostpris}}{100- \text{DG} \%})$$

Igangværende udregnes:

$$\text{igangværende} = \frac{\text{omkostninger}}{100- \text{DG} \%}$$

Beskrivelse af kolonner i oversigten

Herunder beskrives kolonnerne i oversigten Igangværende arbejder. Se »Kolonneindstillinger«.

IGVA

Viser, om sagen hører til igangværende arbejder:

  • Ja: Sagen skal medtages i beregning af igangværende (sager der skal faktureres).
  • Nej: Sagen medtages ikke i beregning af igangværende (typisk interne sager der ikke skal faktureres).

Det er vigtigt du vælger “Ja” i kolonnen IGVA, når du skal have beregnet korrekt Difference i fakturering, som er det beløb man bogfører under igangværende.

Om en sag skal høre til igangværende arbejder eller interne sager, kan man opsætte direkte på sagen. Det kan ligeledes sættes op på sagsgruppeniveau (»Sagsgrupper«).

Intern sag

Viser, om sagen er intern. Om en sag skal høre til igangværende arbejder eller interne sager, kan man sætte op på sagen, når man udfylder fanen »Sagsinformation«. Det kan ligeledes sættes op på sagsgruppeniveau (»Sagsgrupper«).

Adresse

Hvis der er valgt primær arbejdsadresse på sag, som er forskellig fra debitoradresse, vil det være den der vises. Det vil så også være primæradressen, der foreslås til arbejdssedler. Oprettes der arbejdssedler med andre adresser end den der er valgt som primæradresse, vil der vises en stjerne ud for adressen i oversigten Igangværende arbejder.

Afdeling

Hvis der er udfyldt afdeling på sagen, vises den vises her.

Ansvarlig

Viser, hvem der er sat op som ansvarlig på sagen.

Bærer

Hvis der er udfyldt bærer på sagen, vises den vises her.

Beskrivelse

Sagsbeskrivelsen.

Dækningsbidrag

Her vises sagens dækningsbidrag, som er differensen mellem sagens omsætning og omkostning. Eksempel:

Omsætning = 1500, omkostninger = 1000

Dækningsbidrag = 1500-1000 = 500kr

Dage siden sidste reg. dato

Viser det antal dage der er gået siden der er sket en registrering på sagen. En registrering kan fx være timeregistrering, omkostning (køb) eller omsætning (salg). 

DB, ændring

Hvis forventet dækningsbidrag er ændret i forhold til forventet sidste måned, vises det beløb der er ændret.

DB/time realiseret

Det realiserede dækningsbidrag pr. time er differensen mellem sagens omsætning og omkostninger divideret med antal registrerede timer. Eksempel:

Omsætning = 1500, omkostninger = 1000, antal timer = 2

Dækningsbidrag = 1500-1000 = 500kr.

DB/Time realiseret = 500/2 = 250kr

Debitornavn

Debitor på sagen.

Debitornr.

Nummer på debitor på sagen.

DG

Viser sagens dækningsgrad.

Dækningsgrad beregnes som dækningsbidrag (DB) x 100 / salgspris.

Dækningsgradprocent som står i feltet, bruges til at beregne igangværende beløb. Er der sat DG på tilhørende sagsgruppe, vil det være denne der vises og bruges til beregning af igangværende. Dette overstyres, hvis der er lagt budget på sag. Så vil det være beregnet DG ud fra omkostning og omsætning, der benyttes. 

Ændres DG via Igangværende arbejder-oversigten, vil det være denne DG der anvendes til beregning, indtil forventet tallene på sagen ændres.

DG sidste måned

Sagens beregnede DG for sidste måned.

DG, ændring

Den procentvise ændring af forventet DG i forhold til sidste måned. Feltet kan med fordel bruges af projektledere og ledere til at kontrollere, om der er sager man mangler opfølgning på.

Faktureret

Viser det fakturerede beløb til dato.

Faktureret, ændring

Beløbet i Faktureret, ændring er det beløb, som også vises i sumboksen som Difference i fakturering. Beløbet viser hvad der kan faktureres, hvis den beregnede DG skal følges.

I sumboks er det det beløb, man bogfører som værende det igangværende beløb.

Formål

Hvis formål er udfyldt på sagen, vil den vises her.

Formand

Er der knyttet en formand til sagen, vises navn her.

Forventet DB/time

Her vises det forventede dækningsbidrag pr. time, ud fra budgettet på sagen.

Forventet omsætning

Her vises den forventede omsætning ud fra det oprindelige budget på sagen.

Gennemsnits kostpris timer

Viser den gennemsnitlige kostpris for de timer inkl. sociale tillæg, som er angivet under fanen »Budget« på sagen.

Igangværende

Her vises det beløb der kan/skal faktureres, hvis man skal lande på forventet DG. Beregnes ved at forventet DG lægges på realisteret omkostning. Modsvarer beløbet der vises ud for Igangværende i sumboksen.

Ikke-godkendte købsfakturaer

Viser antallet af ikke godkendte købsfakturaer på sagen.

Klar til fakturering

“Klar til fakturering” er en sekundær status på arbejdssedler, som findes i systemet som standard. Kan være “Ja” eller “Nej”. Ønsker I ikke at denne status skal være valgbar i app, kan den deaktiveres under Administration → »Arbejdssedler«.

Omk. materialer

Her vises summering af alle realiserede omkostninger på materialer.

Omk. timer

Summering af alle realiserede omkostninger på timer. 

OBS: Omkostninger for sociale tillæg og eventuelle tilknyttede løndele vises først på sag og dermed i Omk. timer, når de timerne er godkendt.

Omkostninger

Summen af samlede omkostninger.

Postnr.

Postnummer hørende til primær arbejdsadresse på sagen.

Realiseret/kalkuleret timer

Omkostninger af registrerede timer.

Registrerede timer

Her vises antallet af registrerede timer på sagen.

Rekvisitionsnummer

Hvis der på sagen er angivet et rekvisitionsnummer, vises den her.

Rest. timer

Her vises det antal timer der er tilbage, når man trækker realiserede timer fra forventede timer.

Sælger

Hvis der er angivet sælger på sagen, vises navn her.

Sagsgruppe

Sagsgruppe sagen hører til.

Sagsnavn

Sagsnavn.

Sagsnr.

Sagsnummer.

Sagstype

Spjældsag, entreprise eller service.

Sidste reg. dato

Viser dato for sidste registrering på sagen, f. eks. sidste køb, salg/kreditering eller timeregistrering.

Sidste time reg.

Viser dato for sidste timeregistrering.

Slutdato

Viser sagens slutdato.

Startdato

Viser sagens startdato.

Tilbudssum

Viser total salgspris, som er udfyldt på sagen under fanen Budget.

Timer budget

Viser samlet antal af timer til rådighed, ud fra de omkostninger der er angivet på sagen under fanen Budget.

Timer forventet

Viser samlet antal af timer til rådighed ud fra de omkostninger der er angivet ud for Totalløn i alt på sagen under fanen Budget.

Ret sag

Denne vejledning beskriver, hvordan du retter opsætningen på en sag.

1. Søg den pågældende sag frem, f.eks. i oversigten Igangværende arbejder.

2. Klik på  i kolonnen Sagsnr.

3. Hermed fremkommer nedenstående side.

4. Her er det muligt at foretage rettelser under følgende faner: Sagsinformation, Arbejdssedler, Budget, Kvalitetssikring, Abonnement og Dokumentation. 

Disse gennemgås i de følgende afsnit.

Sagsinformation

Under fanen Sagsinformation kan du rette den generelle opsætning på sagen.

Under Sagsinformation →  Generelt er der følgende opsætningsmuligheder.

  • Hovedsag: Feltet udfyldes kun, hvis sagen skal være en »undersag«. I så fald vælges den hovedsag, som sagen skal høre under.
  • Tilbud: Her kan du tilknytte sagen et »tilbud« eller rette det tilknyttede tilbud.
  • Debitor: Her kan du rette debitor på sagen. Er der opsat sagstype, sagsgruppe, sagsansvarlig, faktureringsmetode m.m. på den valgte debitor, vil denne opsætning automatisk følge med på sagen. 
  • Sagstype: Her er det muligt at rette sagstype (spjæld, entreprise, service). Dette er ikke muligt for entreprisesager, hvis der er faktureret på sagen.
  • Sagsnummer: Tildeles automatisk, hvis feltet efterlades tomt.
  • Rekvisitionsnummer.
  • Sagsnavn.
  • Sagsbeskrivelse.
  • Start- og slutdato: Slutdato angives kun ved entreprisesager. Ved spjældsager og servicesager angives slutdato ikke – sagen vil fremgå under »Igangværende arbejder« indtil den bliver afsluttet.
  • Besøgsinterval: Feltet er kun relevant for servicesager. Her vælges det tidsinterval, du ønsker der skal være mellem servicesager. Systemet vil planlægge alle de fremtidige sager og aftaler med det interval.
Ret kontaktperson på sagen

Under Sagsinformation →  Tilknytning er det muligt at rette kontaktperson på sagen. I feltet Kontaktperson kan du vælge imellem de kontaktpersoner, der tidligere er anvendt på debitoren.

Vælger du en kontaktperson, der har tilknyttede arbejdsadresser, vil nedenstående dialogboks komme frem.

  • Hvis arbejdsadressen på sagen skal ændres til en af de arbejdsadresser, der er knyttet til den valgte kontaktperson, vælges den ønskede adresse under Vælg ny arbejdsadresse. Hvis du vælger “Intet valgt”, vil feltet Primær arbejdsadresse på sagen blive ændret til et tomt felt.
  • Hvis de eksisterende* arbejdssedler skal overskrives med den nye kontaktperson og evt. adresse, så sætter du også flueben ud for Overskriv arbejdsadresser med nye tilknytninger. 
  • Herefter trykker du på . 
  • Trykker du i stedet på , vil hverken arbejdsadressen på sagen eller arbejdsadressen/kontaktpersonen på de eksisterende arbejdssedler, blive ændret.

*På nye arbejdssedler vil systemet fremadrettet foreslå de nye tilknytninger.

Opret kontaktperson

For at oprette en ny kontaktperson, klik på  under Kontaktperson.

Du kan herefter udfylde navn, telefon, e-mail og adresse.

Tryk . 

Du kan herefter vælge, om de eksisterende arbejdssedler skal overskrives med den nye kontaktperson/adresse.

Ret primær arbejdsadresse

I feltet Primær arbejdsadresse kan du vælge imellem de adresser der tidligere er anvendt på debitoren.

Vælger du en adresse, der har tilknyttede kontaktpersoner, vil nedenstående dialogboks komme frem.

  • Hvis kontaktpersonen på sagen skal ændres til en af de kontaktpersoner, der er knyttet til den valgte adresse, vælges den ønskede kontaktperson under Vælg ny kontaktperson. Hvis du vælger “Intet valgt”, vil feltet Kontaktperson på sagen blive ændret til et tomt felt.
  • Hvis de eksisterende* arbejdssedler skal overskrives med den nye arbejdsadresse og evt. kontaktperson, så sætter du også flueben ud for Overskriv arbejdsadresser med nye tilknytninger. 
  • Trykker du i stedet på , vil hverken kontaktpersonen på sagen eller arbejdsadressen/kontaktpersonen på de eksisterende arbejdssedler, blive ændret.
  • Herefter trykker du på . 

*På nye arbejdssedler vil systemet fremadrettet foreslå de nye tilknytninger.

Opret primær arbejdsadresse

For at oprette en ny primær arbejdsadresse, klik på  under Primær arbejdsadresse.

Du kan herefter udfylde adresse, postnummer og kontaktperson.

Tryk . 

Du kan herefter vælge, om de eksisterende arbejdssedler skal overskrives med den nye kontaktperson/adresse.

Intern information

Under Intern information kan du lave følgende opsætning.

  • Ansvarlig: Her kan du rette ansvarlig på sagen ved at vælge en anden medarbejder i jeres medarbejderkartotek.
  • Sælger: Her er det muligt at vælge en sælger. Du kan kun vælge imellem de medarbejdere der er opsat som sælgere (dette er en indstilling, der skal vinges af på medarbejderkortet under »Medarbejdere«).
  • Formand: Her kan du sætte en formand på sagen.
  • Blokér timeregistreringer: Sættes flueben her, vil det ikke være muligt for montører at timeregistrere på denne sag.
  • Intern note: Her kan du skrive en intern note, som vil være synlig på sagen via web.
  • Skabelon: Denne funktion bruges til at oprette sagen som »sagsskabelon«, som du senere kan kopiere til nye sager.
Fakturering

Under Fakturering kan du lave følgende opsætning.

  • EAN-nummer: EAN-nummer vil blive udfyldt automatisk, hvis det er angivet på debitoren. EAN-nummer kan rettes på debitorkortet (»Ret debitor«).
  • Betalingsbetingelser: Her kan du vælge mellem de betalingsbetingelser, der er oprettet under »Betalingsbetingelser«.
  • Udfaktureringstype: Kan vælges kun, hvis sagstypen er sat til “entreprise” (»Fakturering af entreprisesager«). Kan ikke rettes, hvis der er faktureret på sagen.
  • Samlefaktureringsype: Udfyldes kun på »hovedsager«:

    • Importér automatisk linjer fra sag: Hovedsagen og de tilhørende undersager faktureres hver for sig. Fakturalinjer importeres automatisk fra den enkelte sag.

    • Samlet: Fakturalinjerne fra hovedsagen og de tilhørende undersager samles på ét fakturagrundlag.

    • Gruppér på sag: Fakturalinjerne fra hovedsagen og de tilhørende undersager samles på ét fakturagrundlag, men deles op af sagsnummer. 

  • Du kan ligeledes vælge, hvordan sagen skal klassificeres:
    • IGVA: Sager der skal faktureres.
    • Intern: Interne sager, der ikke skal faktureres og hvorpå der føres intern tid, køb af værktøj, arbejdstøj m.m. 
  • Bogfør automatisk elektroniske købsfakturaer: Er denne indstilling slået til, vil elektroniske købsfakturaer på sagen blive bogført automatisk.
  • Dækningsgrad i %: Dækningsgraden på sager bliver typisk udfyldt automatisk ud fra standardopsætningen på den valgte »sagsgruppe«, men kan tilpasses på den enkelte sag ved at rette i dette felt.
  • Blokér timeregistreringer: Sætter du flueben her, vil det ikke være muligt for montører at timeregistrere på sagen.
  • Avancegruppe: Her kan du sætte en »avancegruppe« op på sagen, hvis der skal anvendes prædefinerede regler til udregning af salgspriser.
  • Prisgruppe: Du kan du sætte en »prisgruppe« op på sagen, hvis der skal anvendes prædefinerede regler til udregning af salgsprisen på timer.
  • Afdeling, Bærer, Formål: Anvender I »dimensioner«, kan du bruge disse til at klassificere sagen.
Arbejdssedler

Under fanen Arbejdssedler kan du redigere de eksisterende arbejdssedler og oprette nye arbejdssedler.

Tip: Under »Sagsindstillinger« har du mulighed for at vælge, om der skal være påkrævet minimum én arbejdsseddel på dine sager, samt om der automatisk skal oprettes en arbejdsseddel på nye sager (kan opsættes for hver sagstype).

Sådan opretter du en arbejdsseddel

For at oprette en arbejdsseddel, skal du under fanen Arbejdssedler udfylde sektionerne Generelt og Tilknytning. 

Under Generelt udfyldes følgende felter:

  • Medarbejder: Medarbejder, arbejdssedlen oprettes for.
  • Ressourcegruppe: Skal arbejdssedlen oprettes for alle medarbejdere i en ressourcegruppe, vælges den pågældende ressourcegruppe i dette felt. »Ressourcegrupper« oprettes under Administration → Generelt → Planlægning.
  • Dato: Arbejdssedlens startdato og -tidspunkt.
  • Arbejdsbeskrivelse: Beskrivelse af det arbejde der skal udføres.
  • Note fra montør: Feltet efterlades typisk tomt.
  • Planlæg aftale: Fjernes fluebenet i dette felt, vil de tilhørende felter blive gråmarkeret, og der vil ikke blive lavet en aftale på arbejdssedlen.
    • Startdato: Startdato og -tidspunkt for »aftalen«.
    • Slutdato: Slutdato og -tidspunkt for »aftalen«.
    • Kategori: Her kan du tildele aftalen en af de kategorier, der er oprettet under Administration → Generelt → »Planlægning«.
  • Fast aftale: Vinges af, hvis aftalen skal gøres fast*.
  • Brug skyggeplanlægning: Vinges af, du vil »skyggeplanlægge« aftalen (således, at den ikke er synlig for medarbejderen før det angivne tidspunkt).
    • Aftalen er synlig fra: Her angives tidspunktet, hvorfra aftalen skal være synlig i medarbejdernes kalender.

*Formålet med funktionen Fast aftale er, at du kan oprette aftaler, som montørerne ikke kan ændre. Via Administration → »Appindstillinger« er det muligt at sætte op, om det skal være tilladt for montører at gøre faste aftaler ikke-faste og rette faste aftaler.

Under Tilknytning har du følgende opsætningsmuligheder:

  • Kontaktperson: Her kan du vælge imellem de kontaktpersoner, der er knyttet til debitoren.
  • Adresse: Her kan du vælge mellem de adresser der er registreret på debitoren
  • Status: På nye arbejdssedler vil status altid være sat til “Ikke påbegyndt”.
Når ovenstående er udfyldt, tryk .

Arbejdssedlen er hermed oprettet og vil vises under Arbejdssedler.

Du kan herefter tilføje flere arbejdssedler ved at følge samme fremgangsmåde.

Sådan retter du en arbejdsseddel

De eksisterende arbejdssedler ses i højre side under Arbejdssedler.

Når du klikker på en arbejdsseddel, vil oplysningerne fra arbejdssedlen lægge sig i felterne under Ret arbejdsseddel.

Her kan du lave de ønskede rettelser.

Klik på  for at gemme arbejdssedlen.

Kvalitetssikring

Under fanen Kvalitetssikring kan du knytte »kvalitetssikringsskemaer« til sagen.

Tilknyt kvalitetssikringsskema

1. Markér de ønskede skemaer under Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer.

2. Tryk på pilen til højre.

3. De valgte kvalitetsskemaer bliver hermed flyttet over i Tilknyttede kvalitetsskemaer. 

4. Klik på .

5. De valgte kvalitetssikringsskemaer er nu knyttet til lokationen.

Tilføj lokation

Det er muligt at tilknytte samme kvalitetssikringsskema ad flere omgange til samme sag. Der skal blot oprettes en ny lokation. 

1. Hvis en eksisterende lokation er markeret, tryk på .

2. Det vil nu være muligt at angive et navn på den nye lokation under Lokation.

3. Tilknyt herefter de ønskede kvalitetssikringsskemaer til den nye lokation som beskrevet i afsnittet ovenfor.

4. Tryk .

5. Lokationen er hermed tilføjet. Under Lokationer kan du se antallet af de tilknyttede kvalitetsskemaer på hver lokation. Ved at klikke på den enkelte lokation, kan du se og rette de tilknyttede skemaer. 

Budget

Under fanen Budget kan du lægge budget på sagen på følgende poster: købspriser, løn og salgspriser. Budget bruges især på entreprisesager.

Det budget, som du lægger her, vil fremgå af kolonnen Budget på »sagsoversigten«. Det oprindelige budget, som blev lagt ved sagsoprettelsen, vil derimod fremgå af kolonnen Forventet*. På sagsoversigten har du altså muligheden for at sammenligne det forventede budget med den nuværende, samt se den faktiske omsætning og omkostninger på sagen. 

*Nederst i højre hjørne under fanen Budget ligger funktionen Overskriv forventede tal med budget. Denne funktion kan bruges, hvis du ønsker at både kolonnen Forventet og Budget på »sagsoversigten« bliver overskrevet, når du retter budgettallene her.

Købspriser

Under Købspriser angives de estimerede omkostninger på materialer, underentreprise og andet.

  • Materialer: Den estimerede købspris på materialer. Kan angives som et samlet beløb uden at specificere kreditor, eller du kan trykke på + og specificere, hvor meget I forventer at købe for hos specifikke kreditorer.
  • Diverse: Den estimerede købspris for diverse/underentreprise. Kan angives som et samlet beløb uden at specificere kreditor, eller du kan trykke på + og specificere de forventede omkostninger per kreditor.
  • Posteringer: Estimat for andre omkostninger i forbindelse med sagen.
Tip: Det er muligt at regne i ovenstående felter, f.eks. ved at skrive ” 10*250 “.

Når ovenstående er udfyldt, vil det samlede købspris blive vist i feltet Total købspris.

Løn

Under Løn angives de estimerede lønomkostninger. 

Tip: Du har mulighed for at låse et af de tre øverste felter ved at klikke på . Således indikerer du, at feltet skal være afhængig af, hvad du angiver i de resterende to felter. Låser du f.eks. Montørtimer total, skal sektionen Løn udfyldes på følgende vis.

  • Timeløn: Estimeret timeløn.
  • Løn: Estimat for de samlede lønudgifter (ekskl. zonetillæg og sociale tillæg).
  • Montørtimer total: Når du har udfyldt felterne Timeløn og Løn, vil dette felt vise, hvor mange montørtimer dette svarer til.
  • Samlet zonetillæg: Estimeret zonetillæg.
  • Sociale tillæg: Estimat for sociale tillæg.

Når ovenstående er udfyldt, vil de samlede lønomkostninger (inkl. zonetillæg og sociale tillæg) blive vist i feltet Totalløn i alt.

Feltet Tomtalomkostninger viser summen af Total købspris og Totalløn i alt.

Salgspriser

Under Salgspriser angives de forventede indtægter. Heraf vil der blive beregnet en estimeret DG% for hver af posterne.

  • Materialer: Den estimerede salgspris på materialer. 
  • Diverse: De estimerede indtægter fra diverse/underentreprise.
  • Totalløn i alt: Det estimerede salgspris på timer. 

Feltet Total salgspris viser summen af de tre ovenstående felter.

Ud for Total salgspris vises det beregnede estimat af den samlede DG% på sagen.

Tip: Det er muligt at regne i felterne under Købspriser og Løn.

Abonnement

Under fanen Abonnement er muligt at sætte et »abonnement« op på sagen.

Sådan sætter du et abonnement op på sagen

Udfyld nedenstående felter under fanen Abonnement.

  • Slå funktionen Abonnement til øverst til venstre.
  • Debitornavn: Her vises den debitor, der er knyttet til sagen.
  • Interval: Vælg det ønskede interval (månedligt, halvårigt osv.).
  • Fakturaoverskrift: Overskrift på kundens abonnementsfakturaer.
  • Abonnement nr.: Efterlader du feltet tomt, vil systemet automatisk tildele abonnementet et nummer.
  • Start- og slutdato: Vælg, hvornår abonnementet skal starte og slutte.
  • Næste betalingsdato: Som udgangspunkt lig med den angivne startdato.
  • Kontaktperson: Her kan du vælge en eksisterende kontaktperson eller oprette en ny ved at åbne rullemenuen og klikke på .
  • Arbejdsadresse: Her kan du søge iblandt de adresser, der tidligere har været registreret på sagen, eller tilføje en ny adresse ved at åbne rullemenuen og klikke på .
  • Betalingsbetingelser: Her vælges den betalingsfrist/forfaldsdato, der skal fremgå af abonnementsfakturaer.
  • Finanskonto: Her vælges den konto, abonnementsfakturaer skal bogføres på.
  • Det er også muligt at indtaste et Rekvisitionsnummer og klassificere abonnementet på afdeling, bærer og formål.
  • Hvis der skal indtastes oplysninger om anlægget, kan det gøres ved at trykke på Anlægsstyrring.
Når ovenstående er udfyldt, kan du tilføje abonnementslinjer som beskrevet i vejledningen herunder.
Sådan tilføjer du varer/services til abonnementet

I højre side af fanen Abonnement vises de abonnementslinjer, der ligger på abonnementet. Når du kobler en ny abonnementstype på sagen som beskrevet i det ovenstående afsnit, vil linjerne som udgangspunkt automatisk følge med fra abonnementstypen. Du kan herefter slette de linjer, der ikke er behov for, og tilføje andre varer og services, der skal være inkluderet i det pågældende abonnement.

Vejledningen herunder beskriver, hvordan du tilføjer en ny abonnementslinje.

1. Tryk på ud for Abonnementslinjer.

2. Du får herefter vist nedenstående vindue.

3. Her kan du udfylde nedenstående felter.

  • I feltet Interval vælger du, om linjen skal være med på hver faktura, hver anden faktura osv. Hvis man f. eks. har et opstartsgebyr, vil man vælge “Første faktura” – så vil den linje kun fremgå på den første faktura man sender til kunden.
  • Justér herefter felterne Antal, Enhed og Beskrivelse, hvis nødvendigt.
  • Under Pris kan du justere købsprisen, salgsprisen og rabat.

4. Tryk på for at tilføje linjen. 

5. Den nye linje vil nu vises under Abonnementslinjer.

6. Når opsætningen under Abonnement er lavet og de ønskede linjer er tilføjet under Abonnementslinjer, tryk på . Abonnementet er hermed sat op og vil fremgå af oversigten under »Abonnementer«.

Dokumentation

Under fanen Dokumentation kan du lægge dokumenter og billeder på sagen.

Vælg dokumentskabelon

I feltet Skabelon kan du vælge en »dokumentskabelon«. Dokumentskabeloner er prædefinerede mappestrukturer, som du kan oprette under »Sagsindstillinger«. 

Her vil der som udgangspunkt være valgt den skabelon, der under »Sagsindstillinger« er opsat som standardskabelon for den pågældende sagstype. I rullemenuen kan du vælge mellem alle de dokumentskabeloner, der er oprettet til den pågældende sagstype.

Når skabelonen er valgt, vil der i tabellen under Dokumentation blive oprettet mapper fra den valgte skabelon.

Sådan importerer du filer fra debitor

Det er muligt at importere de filer der ligger på debitoren, til sagen.

1. Klik på .

2. Sæt flueben ved de filer, du vil importere på sagen.

3. Klik på .

Sådan opretter du en dokumentmappe

1. Tryk . 

2. Mappen bliver hermed oprettet og tilføjet i tabellen. 

3. Navngiv mappen og tryk Enter.

Sådan administrerer du mapperne

Du kan slette, omdøbe og hente de eksisterende mapper ved at højreklikke på mappen og vælge den ønskede handling:

Sådan uploader du et dokument

1. Dobbeltklik på den mappe, filen skal gemmes i.

2. Filen kan trækkes fra mappen på din computer direkte ind i mappen i E-Komplet.

OBS: Ved drag-and-drop bliver adgangsniveauet som standard sat til “Synlig for alle”. Adgangsniveauet kan herefter rettes ved at højreklikke på filen og trykke Ret adgangsniveau.

2.a. Alternativt kan du klikke på  og vælge filen fra din computer. Her kan du også vælge, hvem der skal have adgang til filen:

  • Synlig for alle
  • Synlig for kontoret
  • Synlig for kontoret og formænd
Sådan administrerer du filerne

Det er muligt at slette, omdøbe og hente den enkelte fil ved at højreklikke på filen og vælge den ønskede handling.

Filer kan også kopieres og flyttes til en anden mappe ved drag-and-drop.

Filen skal blot trækkes til den ønskede mappe i oversigten i venstre side. Du får herefter vist en dialogboks, hvor du skal vælge, om filen skal kopieres eller flyttes.

Kopiér sag

Denne vejledning beskriver, hvordan du kopierer en sag.

1. Gå til Sager → Oversigter → Igangværende arbejder.

2. Søg sagen frem.

3. Klik på i kolonnen Sagsnr.

4. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

5. Her kan du ændre startdato, debitor, sagstype, sagsgruppe og sagsansvarlig.

6. Du kan ligeledes vælge, hvilke elementer fra den oprindelige sag der skal medtages i den nye sag ved hhv. at sætte/fjerne flueben i boksene Arbejdssedler, Kvalitetssikring, Filer, Tilbudsliste og Budget.

7. Når ovenstående er udfyldt, klikker du på . Du får herefter vist en bekræftelse med det oprindelige sagsnummer og det nye sagsnummer:

8. Du kan nu finde den nye sag i oversigten Igangværende arbejder.

IGVA-rapport

Via oversigten Igangværende arbejder er det muligt at udtrække IGVA-rapporter. IGVA-rapporten viser en analyse vedrørende jeres igangværende sager.

1. Gå til Sager → Oversigter → Igangværende arbejder.

2. Vælg en måned, opsæt eventuelle filtre og klik på .

3. Rapporten bliver hermed hentet ned som en Excel-fil på din computer.

Sådan bruger du IGVA-rapporten

IGVA-rapporten indeholder følgende ark:

Data: Data som danner grundlag for analysen.

IGVA sagstype: Her får du vist DG, omkostninger, timeforbrug, faktureringsbeløb og andre nøgletal for hver sagsgruppe og sagstype.

IGVA ansvarlig: Her får du vist DG, omkostninger, timeforbrug, faktureringsbeløb og andre nøgletal for hver projektleder og formand.

IGVA dimensioner: Hvis I anvender dimensioner (afdeling, bærer og formål), vil dette ark vise en analyse udspecificeret efter disse dimensioner:

IGVA analyse: Her har du mulighed for at lave en skræddersyet analyse vedrørende jeres igangværende arbejder. I boksene øverst kan du markere de kriterier, som analysen skal laves ud fra.

Ønsker du fx en analyse udelukkende for servicesager, klikker du på Service i boksen Sagstype:

På samme måde kan du filtrere analysen på sagsgruppe, ansvarlig, formand, dimensioner og andre kriterier.

Hvis du vil markere flere elementer i en boks, hold Ctrl-knappen ned. Alternativt kan du markere knappen øverst i den pågældende boks og herefter klikke på de elementer, der ikke skal medtages i analysen. For at rydde filtret, klik på øverst til højre i boksen.

Ordreporteføljerapport

Det er også muligt at hente en ordreporteføljerapport, som viser forventet omsætning, DG og DB på jeres aktive entreprisesager.

For at hente denne rapport, vælg først en måned øverst i oversigten Igangværende arbejder og klik på  . 

Rapporten vil blive hentet ned som en Excel-fil på din computer. For at åbne filen, klik på ikonet som popper op nederst i venstre hjørne i browserfanen eller gå til mappen “Overførsler” og åbn filen derfra.

I rapporten vises alle dine igangværende entreprisesager for den valgte måned. Ud for hver sag får du vist forventet omsætning, nuværende dækningsgrad, tilbudssum, omkostninger, faktureret beløb, DB m.m. I sumboksen øverst i regnearket vises totalen for alle entreprisesager.

Ret flere sager

Denne vejledning beskriver, hvordan du opdaterer flere sager på en gang. Det er muligt at opdatere følgende indstillinger: hovedsag, ansvarlig, DG, afdeling, bærer og formål. 

1. Gå til Sager → Oversigter → Igangværende arbejder.

2. Sæt flueben ud for de sager der skal rettes.

3. Klik herefter på øverst i oversigten.

4. Nedenstående dialogboks vil komme frem.

5. I det øverste felt vælger du, hvad der skal rettes.

6. I det næste felt vil se de tilsvarende valgmuligheder. Har du fx valgt, at du vil ændre ansvarlig, vil du have mulighed for at vælge en medarbejder.

7. Klik på for at gennemføre ændringen på de valgte sager.

Afslut flere sager

Denne vejledning beskriver, hvordan du afslutter flere sager på én gang.

1. Gå til Sager → Igangværende arbejder.

2. Søg de sager frem, som du vil afslutte.

3. Sæt flueben ud for de sager, som du vil afslutte.

4. Tryk på .

4. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

5. Vælg en afslutningsdato og klik på .

Indholdsfortegnelse