Opret sag
Opret sag
Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter sager i E-Komplet.
Der er flere måder, hvordan du kan påbegynde en ny sag i E-Komplet:
- Gå til fanen Sager → Opret sag.
- Tryk på
i »planlægningsmodulet«.
- Klik på den grønne knap
helt til højre på skærmen – denne knap er synlig uanset hvor i systemet du står henne.
Hermed fremkommer nedenstående side.
Her er det muligt at udfylde følgende faner: Sagsinformation, Arbejdssedler, Budget, Kvalitetssikring, Abonnement og Dokumentation.
Disse gennemgås i de følgende afsnit.
Sagsinformation
Under fanen Sagsinformation skal du som minimum udfylde de felter der er markeret med *.
OBS: De andre faner vil først blive låst op, når Debitor og Sagsgruppe er udfyldt under Sagsinformation.
Under Sagsinformation → Generelt finder du følgende opsætningsmuligheder.
- Hovedsag: Udfyldes kun, hvis sagen skal være en »undersag«. Her vælges den hovedsag, som den nye sag skal høre under.
- Tilbud: Her kan du tilknytte et »tilbud«.
- Debitor: Søg den ønskede debitor frem efter navn, nummer eller adresse, og klik på debitoren. Er der opsat sagstype, sagsgruppe, sagsansvarlig, faktureringsmetode m.m. på den valgte debitor, vil denne opsætning automatisk følge med på sagen. Se »Ret debitor«.
- Sagstype: Spjældsag, entreprise eller service.
- »Sagsgruppe«.
- Sagsnummer: Tildeles automatisk, hvis feltet efterlades tomt.
- Rekvisitionsnummer.
- Sagsnavn.
- Sagsbeskrivelse.
- Start- og slutdato: Bemærk, at slutdato kun angives ved entreprisesager. Ved spjældsager og servicesager angives slutdato ikke – sagen vil altså fremgå under »Igangværende arbejder« indtil den bliver afsluttet.
- Besøgsinterval: Feltet vil kun være aktiv ved oprettelse af servicesager, og vil som udgangspunkt være sat op efter jeres »standardopsætning«.
Under Sagsinformation → Tilknytning kan du angive følgende oplysninger.
- Kontaktperson: Her kan du vælge imellem de kontaktpersoner, der er tilknyttet debitoren. Du kan også oprette en ny kontaktperson ved at trykke på pilen og herefter på
.
- Primær arbejdsadresse: Her kan du vælge imellem de adresser der er registreret på debitoren, eller oprette og tilknytte en ny arbejdsadresse ved at trykke på pilen og herefter på .
- Ansvarlig: Vælg sagsansvarlig fra jeres medarbejderkartotek.
- Sælger: Vælg evt. sælger. Bemærk, at den pågældende medarbejder skal være opsat som sælger (»Medarbejdere«).
- Formand: Vælg evt. formand for sagen.
- Blokér timeregistreringer: Sætter du flueben her, vil det ikke være muligt for montører at timeregistrere på sagen.
- Intern note: Evt. note for kontoret.
- Skabelon: Sæt flueben her, hvis sagen skal oprettes som en »sagsskabelon«, som du kan kopiere til nye sager.
Under Fakturering kan du lave følgende opsætning.
- EAN-nummer: EAN-nummer vil blive udfyldt automatisk, hvis det er angivet på debitoren. EAN-nummer kan rettes på debitorkortet (»Ret debitor«).
- Betalingsbetingelser: Her kan du vælge mellem de betalingsbetingelser, der er oprettet under »Betalingsbetingelser«.
- Udfaktureringstype: Kan vælges kun, hvis sagstypen er sat til “entreprise” (»Fakturering af entreprisesager«).
- Samlefaktureringstype: Udfyldes kun på »hovedsager«:
-
-
Importér automatisk linjer fra sag: Hovedsagen og de tilhørende undersager faktureres hver for sig. Fakturalinjer importeres automatisk fra den enkelte sag.
-
Samlet: Fakturalinjerne fra hovedsagen og de tilhørende undersager samles på ét fakturagrundlag.
-
Gruppér på sag: Fakturalinjerne fra hovedsagen og de tilhørende undersager samles på ét fakturagrundlag, men deles op af sagsnummer.
-
- Du kan ligeledes vælge, hvordan sagen skal klassificeres:
- IGVA: Sager der skal faktureres.
- Intern: Interne sager, der ikke skal faktureres og hvorpå der føres intern tid, køb af værktøj, arbejdstøj m.m.
- Bogfør automatisk elektroniske købsfakturaer: Er denne indstilling slået til, vil elektroniske købsfakturaer på sagen blive bogført automatisk.
- Dækningsgrad i %: Dækningsgraden på sager bliver typisk udfyldt automatisk ud fra standardopsætningen på den valgte »sagsgruppe«, men kan tilpasses på den enkelte sag ved at rette i dette felt.
- Blokér timeregistreringer: Sætter du flueben her, vil det ikke være muligt for montører at timeregistrere på sagen.
- Avancegruppe: Her kan du opsætte sagen med en bestemt »avancegruppe«, hvis der skal anvendes prædefinerede regler til udregning af salgspriser.
- Prisgruppe: Du kan opsætte sagen med en bestemt »prisgruppe«, hvis der skal anvendes prædefinerede regler til udregning salgsprisen på timer.
- Afdeling, bærer, formål: Anvender I »dimensioner«, kan du bruge disse til at klassificere sagen.
Arbejdssedler
Under fanen Arbejdssedler kan du oprette arbejdssedler.
Tip: Under »Sagsindstillinger« har du mulighed for at vælge, om der skal være påkrævet minimum én arbejdsseddel på dine sager, samt om der automatisk skal oprettes en arbejdsseddel på nye sager (kan opsættes for hver sagstype).
For at oprette en arbejdsseddel, skal du under fanen Arbejdssedler udfylde sektionerne Generelt og Tilknytning.
Under Generelt udfyldes følgende felter:
- Medarbejder: Her vælges den medarbejder, arbejdssedlen oprettes for.
- Ressourcegruppe: Skal arbejdssedlen oprettes for alle medarbejdere i en ressourcegruppe, vælges den pågældende ressourcegruppe i dette felt. »Ressourcegrupper« oprettes under Administration → Generelt → Planlægning.
- Dato: Arbejdssedlens startdato og -tidspunkt.
- Arbejdsbeskrivelse: Her kan du lave en beskrivelse af det arbejde der skal udføres.
- Note fra montør: Feltet efterlades typisk tomt.
- Planlæg aftale: Fjernes fluebenet i dette felt, vil de tilhørende felter blive gråmarkeret, og der vil ikke blive lavet en aftale på arbejdssedlen.
- Startdato: Startdato og -tidspunkt for »aftalen«.
- Slutdato: Slutdato og -tidspunkt for »aftalen«.
- Kategori: Her kan du tildele aftalen en af de kategorier, der er oprettet under Administration → Generelt → »Planlægning«.
- Fast aftale: Vinges af, hvis aftalen skal gøres fast*.
- Brug skyggeplanlægning: Vinges af, du vil »skyggeplanlægge« aftalen (således, at den ikke er synlig for medarbejderen før det angivne tidspunkt).
- Aftalen er synlig fra: Her angives tidspunktet, hvorfra aftalen skal være synlig i medarbejdernes kalender.
*Formålet med funktionen Fast aftale er, at du kan oprette aftaler, som montørerne ikke kan ændre. Via Administration → »Appindstillinger« er det muligt at sætte op, om det skal være tilladt for montører at gøre faste aftaler ikke-faste og rette faste aftaler.
Under Tilknytning har du følgende opsætningsmuligheder:
- Kontaktperson: Her kan du vælge imellem de kontaktpersoner, der er knyttet til debitoren.
- Adresse: Her kan du vælge mellem de adresser der er registreret på debitoren
- Status: På nye arbejdssedler vil status altid være sat til “Ikke påbegyndt”.
- Sekundære statusser: Her kan du vælge en »sekundær status«.
.
Arbejdssedlen er hermed oprettet og vil vises under Arbejdssedler.
Du kan herefter tilføje flere arbejdssedler ved at følge samme fremgangsmåde.
Budget
Under fanen Budget kan du lægge et budget på sagen på følgende poster: købspriser, løn og salgspriser. Budget bruges især på entreprisesager.
Det budget, som du lægger når du opretter sagen, vil fremgå af kolonnen Forventet på »sagsoversigten«.
Under Købspriser angives de estimerede omkostninger på materialer, underentreprise og andet.
- Materialer: Den estimerede købspris på materialer. Kan angives som et samlet beløb uden at specificere kreditor, eller du kan trykke på + og specificere, hvor meget I forventer at købe for hos specifikke kreditorer.
- Diverse: Den estimerede købspris for diverse/underentreprise. Kan angives som et samlet beløb uden at specificere kreditor, eller du kan trykke på + og specificere de forventede omkostninger per kreditor.
- Posteringer: Estimat for andre omkostninger i forbindelse med sagen.
Når ovenstående er udfyldt, vil det samlede købspris blive vist i feltet Total købspris.
Under Løn angives de estimerede lønomkostninger.
Det er muligt at låse et af de tre øverste felter ved at klikke på 
. Således indikerer du, at feltet skal være afhængig af, hvad du angiver i de resterende to felter. Låser du f.eks. Montørtimer total, skal sektionen Løn udfyldes som beskrevet herunder..
- Timeløn: Estimeret timeløn.
- Løn: Estimat for de samlede lønudgifter (ekskl. zonetillæg og sociale tillæg).
- Montørtimer total: Når du har udfyldt felterne Timeløn og Løn, vil dette felt vise, hvor mange montørtimer dette svarer til.
- Samlet zonetillæg: Estimeret zonetillæg.
- Sociale tillæg: Estimat for sociale tillæg.
Når ovenstående er udfyldt, vil de samlede lønomkostninger (inkl. zonetillæg og sociale tillæg) blive vist i feltet Totalløn i alt.
Feltet Totalomkostninger viser summen af Total købspris og Totalløn i alt.
Under Salgspriser angives de forventede indtægter. Heraf vil der blive beregnet en estimeret DG% for hver af posterne.
- Materialer: Den estimerede salgspris på materialer.
- Diverse: De estimerede indtægter fra diverse/underentreprise.
- Totalløn i alt: Det estimerede salgspris på timer.
Feltet Total salgspris viser summen af de tre ovenstående felter.
Ud for Total salgspris vises det beregnede estimat af den samlede DG% på sagen.
Tip: Det er muligt at regne i felterne under Købspriser og Løn.
Kvalitetssikring
Under fanen Kvalitetssikring kan du knytte »kvalitetssikringsskemaer« til sagen.
1. Markér de ønskede skemaer under Ikke tilknyttede kvalitetsskemaer.
2. Tryk på pilen til højre.
3. De valgte kvalitetsskemaer bliver hermed flyttet over i Tilknyttede kvalitetsskemaer.
4. Klik på 
.
5. De valgte kvalitetssikringsskemaer er nu knyttet til lokationen.
Det er muligt at tilknytte samme kvalitetssikringsskema ad flere omgange til samme sag. Der skal blot oprettes en ny lokation.
1. Hvis en eksisterende lokation er markeret, tryk på .
2. Det vil nu være muligt at angive et navn på den nye lokation under Lokation.
3. Du kan nu tilknytte de ønskede kvalitetssikringsskemaer til den nye lokation som beskrevet i afsnittet ovenfor.
4. Tryk 
.
5. Lokationen er hermed tilføjet.
6. Under Lokationer vises de oprettede lokationer og antallet af tilknyttede kvalitetssikringsskemaer. Ønsker du at rette en lokation, klik på lokationen og de tilknyttede skemaer vil hermed blive vist under Tilknyttede kvalitetsskemaer. Du kan nu tilknytte og fjerne skemaer.
Abonnement
Under fanen Abonnement er det muligt at sætte et »abonnement« op på sagen.
Ønskes dette, skal du aktivere funktionen Abonnement i øverste højre hjørne og herefter udfylde nedenstående felter.
- Debitornavn: Vælg debitor.
- Abonnementstype: Hvis abonnementet skal oprettes ud fra en eksisterende »abonnementstype«, vælger du abonnementstypen her. Resten af felterne vil hermed blive udfyldt ud fra hvad der er sat op på abonnementstypen og der vil ligeledes blive tilføjet abonnementslinjer fra abonnementstypen. Du har dog altid mulighed for at rette både opsætningen og linjerne.
- Interval: Faktureringsintervallet (månedligt, halvårigt osv.).
- Fakturaoverskrift: Denne tekst vil automatisk blive foreslået som fakturaoverskrift, hver gang du opretter en abonnementsfaktura.
- Abonnement nr.
- Start- og slutdato: Slutdato er ikke påkrævet.
- Næste betalingsdato: Angiv næste betalingsdato.
- Kontaktperson: Vælg en eksisterende kontaktperson eller tilknyt en ny kontaktperson ved at åbne menuen og klikke på
.
- Arbejdsadresse: Vælg en eksisterende arbejdsadresse eller tilknyt en ny arbejdsadresse ved at åbne menuen og klikke på .
- Forsendelsesmetode: Vælg faktureringsmetoden (email, post, Nemhandel, BS).
- Betalingsbetingelser: Betalingsfrist på abonnementsfakturaer.
- Finanskonto: Finanskonto, abonnementsfakturaer skal bogføres på.
- Rekvisitionsnummer: Evt. rekvisitionsnummer.
- Afdeling: Her kan du sætte en afdeling på abonnementet, hvis I anvender denne dimension.
- Bærer: Her kan du sætte en bærer på abonnementet, hvis I anvender denne dimension.
- Formål: Her kan du sætte et formål på abonnementet, hvis I anvender denne dimension.
- Indeksregulering: I feltet Indeks kan du vælge et prisindeks. Du kan vælge imellem de indekser der er oprettet under Service- og Ab. Indstillinger. Hvis det samme indeks skal anvendes på alle abonnementstypelinjer, sætter du et flueben ved “Brug det samme indeks til alle abonnementstypelinjer”.
- Anlægsstyring: Klik her for at angive oplysninger om anlægget.
Under Abonnementslinjer vises de abonnementslinjer, der ligger på abonnementet. Her vil systemet automatisk indsætte linjerne fra den valgte abonnementstype. Det er dog altid muligt at slette de linjer du ikke har behov for, og tilføje flere linjer.
Vejledningen herunder beskriver, hvordan du tilføjer en ny abonnementslinje.
1. Tryk på 
ud for Abonnementslinjer.
2. Du får hermed vist nedenstående vindue.
3. Her kan du udfylde nedenstående felter.
- Abonnementstypelinje: Her er det muligt at vælge imellem de linjer der er tilføjet på dine abonnementstyper.
- Vare: Her er det muligt at vælge og tilføje en abonnement standardlinje.
- Hvis du skal tilføje en “ad hoc” linje, som hverken er en standardlinje eller en abonnementstypelinje, efterlad da felterne Abonnementstypelinje og Vare tomme og udfyld i stedet kun feltet Beskrivelse.
- Interval: Her vælger du, om linjen skal være med på hver faktura, hver anden faktura osv. Hvis man fx har et opstartsgebyr, vil man vælge ”Første faktura” – så vil den linje kun fremgå på den første faktura man sender til kunden.
- Antal: Antal.
- Enhed: Enhed.
- Beskrivelse: Beskrivelse, som vil komme med på fakturaen.
- Indeksregulering: Her kan du sætte et prisindeks op på denne abonnementstypelinje. Feltet vil være gråmarkeret, hvis funktionen “Brug det samme indeks til alle abonnementstypelinjer” er slået til i det forrige vindue.
- Pris: I denne sektion kan du justere købsprisen, salgsprisen og rabat. Prisen du sætter her, vil være den, der senere bliver faktureret ud på netop dette abonnement.
4. Tryk på 
for at tilføje linjen.
5. Linjen vil blive tilføjet under Abonnementslinjer.
Når alle linjer er tilføjet, tryk på i det nedenstående vindue.
Abonnementet er hermed sat op og vil fremgå af oversigten under »Abonnementer«.
Dokumentation
Under fanen Dokumentation kan du lægge dokumenter og billeder på sagen.
Vælg dokumentskabelon
I feltet Skabelon kan du vælge en »dokumentskabelon«. Dokumentskabeloner er prædefinerede mappestrukturer, som du kan oprette under »Sagsindstillinger«.
Her vil der som udgangspunkt være valgt den skabelon, der under »Sagsindstillinger« er opsat som standardskabelon for den pågældende sagstype. I rullemenuen kan du vælge mellem alle de dokumentskabeloner, der er oprettet til den pågældende sagstype.
Når skabelonen er valgt, vil der i tabellen under Dokumentation blive oprettet mapper fra den valgte skabelon.
Det er muligt at importere de filer der ligger på debitoren, til sagen.
1. Klik på 
.
2. Sæt flueben ved de filer, du vil importere på sagen.
3. Klik på 
.
1. Tryk 
.
2. Den nye mappe bliver hermed oprettet og tilføjet i tabellen.
3. Navngiv mappen og tryk Enter.
Du kan slette, omdøbe og hente de eksisterende mapper ved at højreklikke på mappen og vælge den ønskede handling:
1. Dobbeltklik på den mappe, filen skal gemmes i.
2. Filer kan trækkes fra din computer direkte ind i mappen i E-Komplet.
OBS: Ved drag-and-drop bliver adgangsniveauet som standard sat til “Synlig for alle”. Adgangsniveauet kan herefter rettes ved at højreklikke på filen og vælge “Ret adgangsniveau”.
Alternativt kan du klikke på 
og vælge filen fra din computer. Det vil herefter være muligt at vælge, hvem der skal have adgang til filen:
- Synlig for alle
- Synlig for kontoret
- Synlig for kontoret og formænd
Det er muligt at slette, omdøbe og hente filer ned ved at højreklikke på filen og vælge den ønskede handling.
Filer kan også kopieres og flyttes til en anden mappe ved drag-and-drop.
Filen skal blot trækkes til den ønskede mappe i oversigten i venstre side. Du får herefter vist en dialogboks, hvor du skal vælge, om filen skal kopieres eller flyttes.
Spjældsag
Når du opretter en sag med sagstype “spjæld”, skal du være opmærksom på følgende.
- Ved oprettelse af en spjældsag, angives der kun startdato på sagen. Sagen vil fremgå under »Igangværende arbejder« indtil du afslutter den.
- Feltet Besøgsinterval hører til sagstypen “service” og vil derfor være gråmarkeret.
- Feltet Udfaktureringstype under Sagsinformation → Fakturering vil være gråmarkeret, da den hører til sagstypen “entreprise”.
Entreprisesag
Når du opretter en sag med sagstype “entreprise”, skal du være opmærksom på følgende.
- Ved oprettelse af en entreprisesag, vil det fremgå at startdato er dagsdato og slutdato under fanen Sagsinformation ligger som standard et år ude i fremtiden. Dette er forudbestemt og kan ikke ændres. Det betyder, at når du »afslutter sagen«, skal du være opmærksom på at få ændret slutdato – ellers vil sagen fremgå under »Igangværende arbejder«, indtil slutdato er overskredet.
- Feltet Besøgsinterval hører til sagstypen “service” og vil derfor være gråmarkeret.
- Ved oprettelse af entreprisesager har du mulighed for at vælge en Udfaktureringstype under Sagsinformation → Fakturering. OBS: Udfaktureringstypen kan kun rettes, så længe der ikke er faktureret på sagen.
Læs mere om fakturering af entreprisesager i afsnittet »Fakturering af entreprisesager«.
Servicesag
Når du opretter en sag med sagstype “service”, skal du være opmærksom på følgende.
- Ved oprettelse af en servicesag, angives der kun en startdato på sagen. Sagen vil fremgå under »Igangværende arbejder«, indtil du afslutter den.
- Feltet Udfaktureringstype under Sagsinformation → Fakturering vil være gråmarkeret, da den hører til sagstypen “entreprise”.
- I feltet Besøgsinterval under Sagsinformation → Generelt vælges det ønskede genplanlægningsinterval. Systemet vil altid foreslå det besøgsinterval, der er sat op under »Service- og Ab. indstillinger«.
Genplanlægning
Ved oprettelse af servicesag, får sagen et sagsnummer som alle de andre sager. Når »servicesagen faktureres«, bliver den afsluttet og genplanlagt. Det vil sige, at der ud fra det angivne besøgsinterval automatisk bliver oprettet en ny sag og evt. aftale(-er)* med identiske oplysninger.
Den nye sag får den oprindelige sags sagsnummer med et undersagsnummer 001, 002 osv. Eksempel:
Oprindelige servicesag: 68081
Servicebesøg 2: 68081-001
Servicebesøg 3: 68081-002
Når du går ind på sagsoversigten for en servicesag, kan du under »Servicesags detaljer« se hele historikken for servicesagen. Her vil du kunne se både den oprindelige sag, samt de genplanlagte sager.
*Hvis aftalen på den oprindelige servicesag er »skyggeplanlagt« (dvs. gjort usynlig for medarbejderen i en bestemt periode før aftalens starttidspunkt), vil aftalerne på de genplanlagte sager også være opsat med skyggeplanlægning med samme tidsperiode.
Hoved-/Undersager
I E-Komplet er det muligt at oprette undersager, dvs. sager hørende under en hovedsag.
Denne funktion giver dig mulighed for at få et samlet overblik over udgifter og omsætning på hovedsagen og de tilknyttede undersager. Ligeledes giver den mulighed for at samle materialerne og timerne fra hovedsagen og de tilhørende undersager på én samlet faktura.
Opsætning af hovedsag
På hovedsager er det muligt at vælge, om hovedsagen og undersagerne skal faktureres hver for sig, eller om fakturalinjerne skal samles på ét fakturagrundlag. Dette kan både opsættes ved »sagsoprettelse« og tilrettes senere som beskrevet i denne guide.
1. Gå til Sager → Oversigter → Igangværende arbejder.
2. Søg sagen frem og klik på 
i kolonnen Sagsnummer.
3. Herved fremkommer sagsdialogen.
4. Bemærk: Hvis sagen er en hovedsag, vil feltet Hovedsag under Generelt være tomt.
5. I feltet Samlefaktureringstype vælger du, hvordan sagerne skal faktureres:
- Importér automatisk linjer fra sag: Hovedsagen og undersagerne faktureres hver for sig. Fakturalinjer importeres automatisk fra den enkelte sag.
Samlet: Fakturalinjerne fra både hovedsagen og undersager samles på ét fakturagrundlag.
Gruppér på sag : Fakturalinjerne fra både hovedsagen og undersager samles på ét fakturagrundlag men deles op af sagsnummer, som vist i eksemplet herunder:
6. Tryk 
.
Sagsoversigt - hovedsag
Hvis sagen er en hovedsag, vil »sagsoversigten« indeholde følgende funktioner.
- Øverst til højre vil du finde knappen
. Denne kan bruges til at oprette undersager il denne hovedsag direkte via sagsoversigten.
- Tabellen på sagsoversigten vil som udgangspunkt vise udgifter, omsætning og andre nøgletal for hovedsagen, men du kan også inkludere undersager. Når du klikker på filterpanelet øverst til venstre, får du mulighed for at vælge, hvilke undersager der skal medtages i oversigten. Du kan tilføje og fjerne sager fra oversigten ved hhv. at klikke på
eller 
.
Opret undersag
En undersag er en sag, der er koblet til en hovedsag.
Der er to måder, hvordan du kan oprette en undersag:
- Via knappen på »sagsoversigten« for hovedsagen.
- Ved at gå ind på »Ret sag«-dialogen for en eksisterende sag eller oprette en ny sag, hvor du i feltet Hovedsag under fanen »Sagsinformation« udfylder sagsnummeret på den hovedsag, sagen skal kobles til (dvs. hovedsagen skal være oprettet før).
Derved vil undersagen blive koblet til hovedsagen – debitor, sagsgruppe m.m. vil automatisk blive udfyldt fra hovedsagen.
