Anonymisering af debitor

Anonymisering

Anonymisering af debitor er en funktion der giver dig mulighed for at anonymisere kunder, som ikke har været brugt i systemet et vist antal år. Ved anonymisering bliver kundens personoplysninger, såsom navn og adresse, permanent fjernet fra systemet.

OBS: Anonymiseret data kan ikke genskabes.

Formål og forudsætninger

Artikel 17 i Europa-Parlamentets og Rådets databeskyttelsesforordning (GDPR) fastslår, at en kunde har ret til at anmode om at få personoplysninger om sig selv slettet, hvis de ikke længere er nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet → »Artikel 17: Ret til sletning«.

Det fremgår samtidig af Kapitel 4 i den danske bogføringslov, at virksomheder skal opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører → »Bogføringsloven«.

Altså forbliver oplysninger om dine debitorer aktuelle i 5 år efter den sidste registrering på kunden, f.eks. en faktura eller postering. Når denne periode er slut, er du forpligtet til at slette eller anonymisere kundens personoplysninger, hvis kunden anmoder om det. Til dette formål kan du anvende anonymiserings funktionen under Administration → Debitorer → Anonymisering.

For at en debitor eller kvikkunde kan anonymiseres, skal følgende være opfyldt:

  • Der må ikke ligge åbne sager på debitoren.
  • Debitoren skal have en saldo på 0.
  • Der må ikke have været aktivitet på debitoren inden for den »opbevaringsperiode« der er sat op på debitoren.

“Kvikkunder” er kunder der er knyttet til et tilbud men ikke oprettet som debitorer.

Anonymisér debitor

Anonymisering af debitor kræver »rollen« Administrator eller Bogholder.

1. Gå til Administration → Debitorer → Anonymisering.

2. I tabellen under Anonymisering vises de kunder, der kan anonymiseres. Der er to kategorier af kunder der vil fremgå af denne oversigt:

  • Kvikkunder, altså potentielle kunder der er blevet knyttet til et »tilbud« uden at blive oprettet som debitorer. 
  • Inaktive privatkunder, der ikke har været i brug i et vist antal år ifølge den generelle opsætning under »Anonymiserings indstillinger« (eller ifølge opsætningen på debitorkortet, hvis der er sat en individuel opbevaringsperiode op på denne debitor).

3. Sæt flueben ud for de debitorer, som du vil anonymisere.

4. Klik på .

5. Du kan nu bekræfte anonymiseringskørslen og udfylde nedenstående felter:

  • Bekræftelse af anonymisering: Skriv “Jeg forstår anonymisering” for at bekræfte, at du forstår, at debitorens data ikke vil kunne genskabes efter anonymisering.
  • Valgfri anonymiserings felter: Sæt flueben ved de informationer, der skal anonymiseres.

6. Klik på .

7. De valgte debitorer er anonymiseret.

Debitor efter anonymisering

Når en debitor er anonymiseret, fremgår debitorens navn ikke længere af salgsfakturaer og posteringer.

Anonymiserings log

Under Anonymisering finder du også en oversigt over alle de anonymiseringer, der er blevet udført.

1. Gå Administration → Debitorer → Anonymisering.

2. Skift til fanen Anonymiserings log.

3. Her ses alle de udførte anonymiseringer, heriblandt kørslens start- og fuldførelses dato, hvem der har lavet anonymiseringen (brugernavn), noten der er blevet angivet ved kørslen, og antallet anonymiserede debitorer.

Anonymiserings indstillinger

Det er muligt at sætte en standard opbevaringsperiode op for både inaktive debitorer og kvikkunder.

Opbevaringsperioden er antallet af år, der skal være gået siden debitoren sidst blev brugt, for at debitoren fremgår af oversigten Anonymisering og kan anonymiseres.

1. Gå Administration → Debitorer → Anonymisering.

2. Skift til fanen Anonymiserings indstillinger.

3. I feltet Standard opbevaringsperiode (år) angives antallet af år, der skal gå, før inaktive debitorer kan anonymiseres. Denne opsætning vil gælde for alle inaktive debitorer, medmindre der er opsat en individuel opbevaringsperiode på den specifikke debitor (dette gøres på debitorkortet).

4. I feltet Kvikkunder opbevaringsperiode (år) angives antallet af år, der skal gå, før kvikkunder fremgår som anonymiserbare (kvikkunder = kunder der er knyttet til et tilbud men ikke oprettet som debitorer).

5. Klik på .

Individuel opbevaringsperiode

Ønskes der en individuel opbevaringsperiode på en debitor, kan dette sættes op på debitorkortet. Debitoren vil altså kunne anonymiseres ved udgang af den opsatte opbevaringsperiode (hvis debitoren ikke er blevet brugt inden for denne periode).

1. Gå til Debitorer → Debitorer.

2. Søg den debitor frem, som du vil rette opbevaringsperioden på.

3. Klik på  under Handlinger ud for den pågældende debitor.

4. Herved kommer debitorkortet frem. Skift til fanen Indstillinger.

5. Angiv den ønskede opbevaringsperiode under GDPR indstillinger.

6. Klik på .

Den individuelle opbevaringsperiode vil nu overstyre standard opsætningen.

Indholdsfortegnelse