Ny salgsfaktura

Nyt salgsfakturagrundlag

Opret salgsfakturagrundlag

Salgsfakturagrundlag kan oprettes forskellige steder i systemet:

Under Debitorer → Salgsfaktura → Ny salgsfaktura (både med og uden en sag).

Via fanen »Sagsoversigt« → Ny salgsfaktura eller Ny salgsfaktura (import):

Via fanen Sager → »Arbejdssedler«.

Fakturagrundlaget vil være opstillet på følgende måde.

1. Klik på blyanten til højre for Vælg debitor.

2. Hermed fremkommer nedenstående vindue. Her udfyldes nedenstående felter.

Find debitor: Her kan du vælge en eksisterende debitor fra dit debitorkartotek. Skal fakturaen laves til en ny debitor, klikkes der på knappen .
Sagsnummer: Skal fakturaen knyttes til en sag, vælges sagsnummeret her.
Fakturadato: Dato der skal fremgå af fakturaen.
Betalingsbetingelser: Her vælges den ønskede betalingsfrist. Hvis der er valgt betalingsbetingelser på debitoren, vil disse automatisk blive foreslået.
Finanskonto: Systemet vil foreslå den finanskonto, som under kontoindstillinger er opsat som den konto, salgsfakturaer bogføres på. Skal denne specifikke faktura bogføres på en anden finanskonto, kan du vælge en anden konto i rullemenuen.
Erstat finanskonto på fakturalinjer ved ændring af finanskonto: Såfremt der ønskes, at den valgte finanskonto også fremgår på de enkelte fakturalinjer, skal du sætte et flueben her.

3. Tryk for at gemme opsætningen.

4. Hvis du har valgt et sagsnummer, vil systemet nu tilbyde dig at oprette fakturalinjer ud fra de registreringer, der er lavet på sagen (materialeforbrug, timer og posteringer). Du får vist nedenstående dialogboks, hvor du kan vælge de regler, der skal anvendes til import af registreringer fra sagen. Du kan også vælge, om du ønsker at importere alle linjer, håndterede eller ikke-håndterede linjer, samt angive den periode, som registreringer fra sagen skal importeres fra. Ønsker du at importere registreringer fra sagen, tryk .

5. Klik på blyanten til højre for Noter og referencer.

6. Hermed fremkommer nedenstående vindue, hvor du kan lave følgende opsætning.

Faktura overskrift: Angiv overskrift på fakturaen.
Rekvisitionsnummer: Her kan du angive et rekvisitionsnummer.
Deres reference: Her kan du angive en reference, der skal fremgå af fakturaen.
Kontaktperson: Her kan du vælge iblandt de kontaktpersoner, der er tilknyttet debitorkortet.
Arbejdsadresse: Her kan du vælge iblandt de arbejdsadresser, der er tilknyttet debitorkortet.
Arbejde udført: Felt til evt. kommentar.

7. Tryk for at gemme opsætningen.

8. Klik på blyanten til højre for Intern note.

9. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

Intern note: Her er det muligt at skrive en intern note.
Sagsbeskrivelse: Her kan du udfylde en sagsbeskrivelse.
Opdatér sagsbeskrivelse på sag: Vælger du denne indstilling til, vil beskrivelsen på den tilknyttede sag blive ændret til den beskrivelse, du har udfyldt her.
Arbejdsbeskrivelse: Her kan du udfylde en arbejdsbeskrivelse.
Note fra montør: Efterlades tomt. I dette felt vil der senere vises de noter, dine montører tilføjer via appen.
Medtag på faktura: Er der sat et flueben her, vil det pågældende felt blive medtaget på fakturaen.

10. Tryk for at gemme opsætningen.

Fakturagrundlaget er hermed opsat.

Fakturalinjer

I bunden af fakturagrundlaget vises som udgangspunkt de ikke-håndterede linjer fra sagen (dvs. materialer, posteringer og timeregistreringer, der ikke er markeret som håndteret på »sagsoversigten«).

Fakturalinjer kan enten tilføjes manuelt eller importeres fra sagen.

Sådan tilføjer du en fakturalinje manuelt

Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter en fakturalinje på grundlaget.

1. Klik på .

2. Herved fremkommer nedenstående vindue.

Linjetype: Her kan du vælge mellem forskellige linjetyper.
- Materiale forbrug: Vælger du denne linjetype, vil du herefter i feltet Varenavn kunne søge efter materialer i grossistkataloger.

- Standardlinje: Vælger du denne linjetype, vil du herefter i feltet Varenavn kunne vælge iblandt de oprettede »standardlinjer«.

- Blank linje: Bruges til at tilføje afstand mellem linjerne på fakturaen.

- Overskrift: Bruges til at lave grupperinger af linjerne (f.eks. en overskrift der hedder “Timer” og én der hedder “Materialer”).

- UE: Anvendes ved underentrepriser. Ved valg af denne linjetype, får du mulighed for manuelt at indtaste en varebeskrivelse, købspris, salgspris og evt. rabat.

- Leje: Vælger du denne linjetype, får du vist ekstra felter, hvor du kan vælge en startdato og slutdato på lejeperioden, samt et tidsinterval.

- Subtotal: Bruges til at tilføje en linje der viser subtotalen for de linjer der ligger inden. Således kan du på fakturaen få angivet subtotalen for én eller flere grupperinger af linjer. Er de varer, der ligger inden du tilføjer en subtotallinje, samlet under en overskrift, vil der på fakturaen stå “Subtotal: Overskrift” efterfulgt af det samlede beløb for de linjer, der ligger under den pågældende overskrift og over subtotallinjen.

Enhed: Som udgangspunkt vil enheden stå som “STK”.

Antal: Angiv antallet.

Varenummer: Angiv varenummer / søg efter eksisterende varenummer (katalogvarer).

Varenavn: Angiv varenavn / søg efter eksisterende varenavn (katalogvarer).

Bruttopris: Bruttoprisen på den fremsøgte vare vil stå her. Ved varer der tilføjes manuelt, kan du selv skrive prisen på.

Købsrabat i %: Eventuel købsrabat i % taster du i dette felt.

DG: Dækningsgrad. Når du udfylder både salgsprisen og DG, er det dækningsgraden der er styrende og vil overskrive salgsprisen. Ligeledes vil felterne Avance – Brutto og Avance – Netto automatisk blive udregnet baseret på den salgspris, købsrabat og DG, du har angivet.

Avance-Brutto: Her har du mulighed for at tilføje en avance på linjen eller ændre den avance der er hentet fra sagen. Avancen er det beløb, du ligger oveni købsprisen. Avance-Brutto angives som den procentmæssige del af bruttoprisen. Salgsprisen vil herefter blive udregnet:

Salgspris = Bruttopris + (Avance-Brutto% x Bruttopris)

Avance-Netto svarer til, hvad du faktisk tjener på videresalg af varen. Dette felt bliver udregnet automatisk og vil kun afvige fra Avance-Brutto, hvis der er angivet en købsrabat:

Avance-Netto% = (Salgspris/Bruttopris x (1-Købsrabat) – 1) x 100

Salgspris: Salgsprisen beregnes ud fra de regler der er sat op under »Salgsfakturaindstillinger«, samt den angivne bruttopris og avance/DG. Bemærk, at når du retter i feltet Salgspris, bliver avance og DG ikke rettet.

Salgsrabat i %: Eventuel salgsrabat i % taster du i dette felt.

Nettopris-Salg: Den endelige salgspris. Udregnes automatisk som

Nettopris-Salg = Salgspris x (1 – Salgsrabat i %)

Finanskonto: Som udgangspunkt er det den finanskonto der blev valgt ved tilføjelse af debitor, der anvendes. Du har dog mulighed for at vælge en anden finanskonto til den enkelte varelinje, hvis f.eks. det er en afgift. Det er kun muligt at vælge de finanskonti, hvor der kan posteres direkte på.

Bruttopriser og nettopriser kan skjules ved hhv. at sætte flueben i Skjul bruttopriser og Skjul nettopriser.

Momstype: Momstypen er som standard sat til at være den momskode, som der er sat op på selve »finanskontoen«. Det vil som regel være U25 (udgående moms). De momstyper du kan vælge imellem, er dem du har oprettet under »Momsindstillinger«. Det er kun muligt at vælge de momstyper der er udgående.

3. Klik på .

Linjen vil hermed blive tilføjet i tabellen nederst på fakturagrundlaget.

Importér registreringer fra sag

Via fakturagrundlaget er det muligt at importere de materialer, der er tilføjet som vareforbrug på sagen (via en »arbejdsseddel på appen« eller via »sagsoversigten via web«), samt de »timer«, der er registreret på sagen. Ved import bliver disse opstillet i form af fakturalinjer i bunden af fakturagrundlaget.

1. Klik på og herefter på Importér linjer fra sag.

2. Herved fremkommer nedenstående dialogboks. Her vælger du de regler, der skal anvendes til import, samt om du ønsker at importere alle linjer, eller kun håndterede/ikke-håndterede linjer. Du kan også vælge, hvilken periode registreringer fra sagen skal importeres fra.

3. Tryk .

4. De timer, materialer og posteringer, der er registreret på sagen, vil herved blive indsat på fakturagrundlaget.

5. Ved at dobbeltklikke på en linje, kan du få låst op de enkelte felter og foretage rettelser. For at fjerne en linje fra grundlaget, tryk i venstre side.

Tilføj standardlinjer

Standardlinjer er fakturalinjer, der er oprettet under Administration → Varer→ »Standardlinjer«.

Denne vejledning beskriver, hvordan du tilføjer en standardlinje til fakturagrundlaget.

1. Klik på inde på fakturagrundlaget.

2. Du får nu vist en oversigt over alle de standardlinjer, der er oprettet.

3. Indtast antallet under Antal ud for de linjer, du ønsker at tilføje til fakturaen.

4. Klik på .

De valgte standardlinjer vil herved blive indsat på fakturagrundlaget.

Ret / slet fakturalinjer

De tilføjede fakturalinjer vises i tabellen nederst på fakturagrundlaget.

Linjernes rækkefølge kan ændres ved “træk og slip”.

For at slette en fakturalinje, klik på .

Skal der slettes flere linjer på én gang, kan du sætte flueben ved de pågældende linjer og klikke på og herefter på Slet valgte fakturalinjer.

Under kan du også nemt og hurtigt markere flere linjer på én gang:

Påfør avance/salgsrabat

Avance Avance er differensen mellem en vares salgspris og omkostninger ved anskaffelse og salg af varen. Avancen er altså det beløb, du ligger oveni købsprisen, når du videresælger en vare.

Denne vejledning beskriver, hvordan du via salgsfakturagrundlaget kan rette avance/salgsrabat på flere fakturalinjer på én gang.

1. Hvis avance/salgsrabat kun skal ændres på nogle af linjerne, så skal du sætte flueben ved de pågældende linjer. Hvis ingen linjer er markeret, vil systemet opdatere alle linjerne.

2. Klik på knappen .

3. Herved fremkommer følgende dialogboks.

4. Her kan du vælge, hvordan avancen/DG eller salgsrabat skal udregnes, og angive den ønskede procentsats.

4. Klik på .

Scalepoint

Hvis sagen er oprettet via »Scalepoint« modulet, vil der kun faktureres for de linjer, der er hentet fra Scalepoint opgaven. Der faktureres ikke for andre materialer og timer, som evt. er tilføjet på sagen.

Øverst til højre på fakturagrundlaget vil du i dette tilfælde kunne se, om der er en forskel på, hvad der rent faktisk er blevet brugt på sagen (Sag), og hvad der faktureres for (Faktura).

Vedhæft filer

Det er muligt at vedhæfte filer til fakturagrundlaget, som du efterfølgende også kan vælge at sende til kunden sammen med fakturaen.

1. Klik på i højre side på fakturagrundlaget.

2. Hermed fremkommer nedenstående vindue. Er der allerede vedhæftet filer til grundlaget, vil disse ses i tabellen.

3. I denne dialogboks kan du foretage følgende handlinger:

Rette navn og adgangsniveau på den enkelte fil ved at klikke på .

Slette filer ved at klikke på .

Hente en fil ned ved at klikke på .

Vedhæfte nye filer ved at klikke på .

4. For at vedhæfte en ny fil, klik på .

5. Klik på det grå felt for at vælge en fil fra en mappe på din computer. Du kan også trække filen ind i feltet.

6. I feltet Adgangsniveau kan du vælge, hvem filen skal være synlig for.

7. Klik på .

Forhåndsvisning

Inden du bogfører, er det muligt at få fakturaen vist som PDF.

Ønskes dette, klik på i højre side af fakturagrundlaget.

Skift fakturaskabelon

Under Valgt skabelon kan du vælge den skabelon, fakturaen skal oprettes med.

Ved behov for nye skabeloner kontakt E-Komplet: support@e-komplet.dk

Bogfør og afsend salgsfaktura

Når fakturagrundlaget er oprettet og sat op, og der er tilføjet de fakturalinjer, kunden skal faktureres for, kan salgsfakturaen bogføres.

1. Klik på knappen i nederste højre hjørne på fakturagrundlaget.

2. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

Under Faktura information kan du ændre følgende indstillinger.

Faktura overskrift

Fakturadato: OBS: Har du lejevarer på sagen, er det ikke muligt at ændre fakturadato.

Afslut sag: Denne funktion vises kun, hvis fakturagrundlaget er knyttet til en sag. Er funktionen valgt til, vil den tilknyttede sag (og dermed de arbejdssedler og kvalitetssikringsskemaer, der ligger på sagen) blive afsluttet samtidig med at fakturaen bliver bogført. OBS: Denne funktion skal være slået til, hvis den tilknyttede sag er en servicesag, som du ønsker at »genplanlægge«.

Forsendelsesmetode: Forsendelsesmetoden vil være udfyldt automatisk ifølge opsætningen på »debitor«, men kan ændres her på den enkelte faktura, hvis nødvendigt. Læs mere om de forskellige forsendelsesmetoder herunder.

3. Klik på .

Forsendelsesmetoder

Ved valg af Forsendelsesmetode er der fire muligheder:

Post

Når du trykker ved forsendelsesmetode “Post”, vil fakturaen blive bogført og poppe op som en PDF visning. Fakturaen udskrives og sendes manuelt.

Email

Ved valg af forsendelsesmetoden “Email”, vil fakturaen blive sendt til kunden som en PDF-fil via e-mail. Før du afsender fakturaen, vil du have mulighed for at rette følgende oplysninger og indstillinger.

Til: Modtagerens e-mail. Der kan også sendes en kopi som Cc eller Bcc.

Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter til fakturagrundlaget, kan du sætte flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ud for den enkelte fil for at vedhæfte de ønskede filer til e-mailen.

E-mailskabelon: Her vises den e-mailskabelon, der er valgt som standard. Er der oprettet flere skabeloner, kan du vælge en anden. Se »E-mailskabeloner«.

Emne: I emnefeltet vil der som udgangspunkt vises fakturanummer og evt. sagsnummer, men du kan rette feltet efter behov.

Vedhæft XML: Hvis du ønsker at sende fakturaen som XML (udover at den bliver sendt som PDF), sæt et flueben i boksen .

Tekst: Her får du vist den valgte e-mailskabelon og kan rette teksten efter behov.

Nemhandel

Ved valg af forsendelsesmetoden “Nemhandel”, skal der angives kundens EAN eller CVR. Det angivne EAN/CVR skal være sat op til at kunne modtage fakturaer/kreditnotaer via Nemhandel.

OBS: Hvis der er moms på fakturaen, skal momsbeløbet udgøre mindst 0.01 kr. Det er muligt at sende 0-fakturaer – dog skal der på fakturaen være mindst én linje som har beløbet 0.00.

Du kan tjekke via dette link, om kundens EAN og/eller CVR er sat op til at kunne modtage fakturaer via NemHandel.

For at tjekke EAN nummeret, vælger du “EAN/GLN”:

For at tjekke CVR nummeret, vælger du “DK:CVR” :

Betalingsservice

Betalingsservice skal være opsat under »Salgsfakturaindstillinger«.

For opsætning af betalingsservice kontakt E-Komplet: support@e-komplet.dk

Send proformafaktura

Denne vejledning beskriver, hvordan du sender en proformafaktura. En proformafaktura er en midlertidig faktura, som typisk sendes til kunden før der leveres varer eller udføres tjenester.

1. Fakturagrundlaget skal være oprettet og sat op, og der skal være tilføjet de fakturalinjer, der skal fremgå af proformafakturaen.

2. Klik på nederst til højre på fakturagrundlaget.

3. Nedenstående vindue vil komme frem.

Til: Modtagerens e-mail. Der kan også sendes en kopi som Cc eller Bcc.

Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter, kan du sætte flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ud for den enkelte fil for at vedhæfte de ønskede filer til e-mailen.

Salgsfaktura proforma skabelon: Her vises den e-mailskabelon, der er valgt som standard. Er der oprettet flere skabeloner, kan du vælge en anden. Se »E-mailskabeloner«.

Vedhæft XML: Proforma sendes som en PDF. Der er desuden en mulighed for også at få filen sendt som XML ved at markere boksen .

4. Når ovenstående felter er udfyldt, klik på .

Status for forsendelse

Når en faktura er sendt, kan du kontrollere dens status under Status for forsendelse i oversigten »Alle salgsfakturaer«.

Du kan læse om betydningen af de forskellige statusser her: »Status for forsendelse«.

Ventetid ved bogføring af faktura

Oplever du, at det tager lang tid at bogføre fakturaer, som indeholder mange linjer, kontrollér da, om indstillingen Bogfør salgsfaktura i baggrunden er slået til under »Mine indstillinger«.

Når indstillingen er slået fra, vil kassen Opret og bogfør forblive åben, indtil fakturaen er bogført. Er indstillingen slået fra, vil kassen forsvinde hurtigere og fakturaen vil blive bogført i baggrunden.*

*Funktionen fungerer ikke ved forsendelsesmetoden “Post”.