E-mailskabeloner

E-mailskabeloner

Under Administration → Debitorer → E-mailskabelon er det muligt at oprette skabeloner til de e-mails, som dine kunder modtager sammen med fakturaer, tilbud, rykkere, kontoudtog og andre dokumenter. Ved at bruge e-mailskabeloner, sparer du tid, undgår fejl og sikrer, at dine e-mails altid har samme indhold og formatering.

Det er muligt at oprette flere e-mailskabeloner til hvert formål (faktura, rykker, tilbud osv.) og herefter sætte én af skabelonerne op som standardskabelon.

I tabellen under Administration → Debitorer → E-mailskabelon vises alle de e-mailskabeloner der er oprettet.

E-mailskabeloner kan oprettes til følgende dokumenttyper: salgsfaktura, salgsfaktura proforma, aconto, aconto proforma, rykker, kontoudtog, stadeopgørelse, stadeopgørelse proforma, tilbud. I kolonnen Type kan du se, hvilken dokumenttype den enkelte skabelon hører til.

Til venstre, under Standardskabeloner, kan du se, hvilke af skabelonerne der er valgt som standardskabeloner. En standardskabelon er den skabelon, som der som standard er valgt ved afsendelse af en af ovenstående dokumenter. Dog er det ved afsendelse af et dokument altid muligt at vælge mellem alle de e-mailskabeloner der er oprettet for pågældende dokumenttype.

Opret e-mailskabelon

Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter en e-mailskabelon til afsendelse af f.eks. faktura, kontoudtog, rykker og andre dokumenttyper.

1. Gå til Administration → Debitorer → E-mailskabelon.

2. Klik på nederst på siden.

3. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

4. Navngiv skabelonen og vælg, hvilken dokumenttype den oprettes for. Du kan vælge mellem salgsfaktura, aconto, rykker, kontoudtog, stadeopgørelse, stadeopgørelse (proforma), salgsfaktura (proforma), aconto (proforma) og tilbud.

5. Klik på .

6. Nu kan du skrive selve teksten, som der skal stå i den e-mail, kunden modtager. Det er muligt at oprette flere versioner af samme skabelon i forskellige sprog.

7. For at tilføje tekst, klik på .

8. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

9. Her kan du skrive teksten, indsætte dynamiske felter og se en forhåndvisning af e-mailen.

  • Titel: Skriv den tekst, som skal stå i emnefeltet.
  • Tekst: Skriv og formatér den tekst, som skal stå i selve e-mailen.
  • Sprog: Vælg sproget.
  • Indsæt flettefelt: Bruges til at indsætte dynamiske flettefelter. Du står blot hvor du ønsker flettefeltet skal være, og vælger flettefeltet fra Indsæt flettefelt. Flettefelterne er markeret med []. Flettefelter er dynamiske felter, som automatisk bliver udfyldt med de tilsvarende data fra systemet. På den måde behøver du ikke selv at skrive oplysningerne ind. Skriver man f.eks. “Faktura nr. [Fakturanummer]”, da flettefeltet automatisk blive erstattet med det faktiske fakturanummer, når man bruger skabelonen. Det er muligt at indsætte følgende flettefelter:
  •  
  • [Brugernavn]: Brugernavn på den bruger, der sender mailen.
  • [DebitorNavn]: Debitornavn.
  • [Debitornummer]: Debitornummer.
  • [Email]: E-mailadressen fra »Firmaopsætning« → Firmaindstillinger.
  • [Fakturanummer]: Fakturanummer.
  • [Fakturaoverskrift]: Fakturaoverskrift.
  • [Finanskonto]: Finanskonto (ved skabelontype “kontoudtog”).
  • [Firmanavn]: Firmanavn fra »Firmaopsætning« → Firmaindstillinger.
  • [FraDato]: Startdato på tilbuddet (opsættes ved oprettelse af tilbud).
  • [GyldigTil]: Den dato, tilbuddet er gyldig til og med (opsat ved oprettelse af tilbud).
  • [Konto]: Kontonummer fra »Firmaopsætning« → Firmaindstillinger.
  • [Sagsnavn]: Sagsnavn.
  • [Sagsnummer]: Sagsnummer.
  • [Telefon]: Telefonnumer fra »Firmaopsætning« → Firmaindstillinger.
  • [TilbudsAnsvarlig]: Navnet på tilbudsansvarlig.
  • [TilbudsAnsvarligEmail]: Tilbudsansvarliges email.
  • [TilbudsAnsvarligPhone]: Tilbudsansvarliges telefon.
  • [TilbudsLink]: Indsætter en knap, som omdirigerer kunden til tilbudsportalen.
  • [TilbudsLinkTekst]: Indsætter en URL, som omdirigerer kunden til tilbudsportalen.
  • [Tilbudsoverskrift]: Tilbudsoverskrift.
  • [TilDato]: Slutdato på tilbuddet (opsat ved oprettelse af tilbud).
  • Under Forhåndsvisning vises et eksempel på hvordan det vil se ud hos kunde, når de modtager mailen.

10. Tryk  for at gemme skabelonen. Skabelonen er hermed oprettet og vil vises under Administration → Debitorer → E-mailskabelon. 

11. Ønsker du at tilføje flere sprog til samme skabelon, kan du gå ind på skabelonen ved at klikke på  under Handlinger og herefter på , hvorefter du følger samme fremgangsmåde som ovenfor.

12. Herefter kan du også sætte skabelonen op som »standardskabelon« for den pågældende dokumenttype.

Ret e-mailskabelon

Denne vejledning beskriver, hvordan du retter en e-mailskabelon.

1. Gå til Administration → Debitorer → E-mailskabelon.

2. Klik på ud for den skabelon, du ønsker at rette.

3. Du får herefter vist nedenstående vindue. Her kan du se de forskellige sprogversioner af denne skabelon.

4. Klik på under Handlinger ud for det sprog, du vil rette.

5. Du får herefter vist nedenstående vindue.

6. Her kan du rette nedenstående felter:

  • Titel: Tekst som skal stå i emnefeltet.
  • Tekst: Tekst som skal stå i selve e-mailen.
  • Sprog: Sproget.
  • Indsæt flettefelt: Bruges til at indsætte dynamiske flettefelter. Du står blot hvor du ønsker flettefeltet skal være, og vælger flettefeltet fra Indsæt flettefelt. Flettefelterne er markeret med []. Flettefelter er dynamiske felter, som automatisk bliver udfyldt med de tilsvarende data fra systemet. På den måde behøver du ikke selv at skrive oplysningerne ind. Skriver man f.eks. “Faktura nr. [Fakturanummer]”, da flettefeltet automatisk blive erstattet med det faktiske fakturanummer, når man bruger skabelonen. Det er muligt at indsætte følgende flettefelter:
    • [Brugernavn]: Brugernavn på den bruger, der sender mailen.
    • [DebitorNavn]: Debitornavn.
    • [Debitornummer]: Debitornummer.
    • [Email]: E-mailadressen fra »Firmaopsætning« → Firmaindstillinger.
    • [Fakturanummer]: Fakturanummer.
    • [Fakturaoverskrift]: Fakturaoverskrift.
    • [Finanskonto]: Finanskonto (ved skabelontype “kontoudtog”).
    • [Firmanavn]: Firmanavn fra »Firmaopsætning« → Firmaindstillinger.
    • [FraDato]: Startdato på tilbuddet (opsættes ved oprettelse af tilbud).
    • [GyldigTil]: Den dato, tilbuddet er gyldig til og med (opsat ved oprettelse af tilbud).
    • [Konto]: Kontonummer fra »Firmaopsætning« → Firmaindstillinger.
    • [Sagsnavn]: Sagsnavn.
    • [Sagsnummer]: Sagsnummer.
    • [Telefon]: Telefonnumer fra »Firmaopsætning« → Firmaindstillinger.
    • [TilbudsAnsvarlig]: Navnet på tilbudsansvarlig.
    • [TilbudsAnsvarligEmail]: Tilbudsansvarliges email.
    • [TilbudsAnsvarligPhone]: Tilbudsansvarliges telefon.
    • [TilbudsLink]: Indsætter en knap, som omdirigerer kunden til tilbudsportalen.
    • [TilbudsLinkTekst]: Indsætter en URL, som omdirigerer kunden til tilbudsportalen.
    • [Tilbudsoverskrift]: Tilbudsoverskrift.
    • [TilDato]: Slutdato på tilbuddet (opsat ved oprettelse af tilbud).
  • Under Forhåndsvisning vises et eksempel på hvordan det vil se ud hos kunde, når de modtager mailen.

7. Tryk  for at gemme skabelonen. Skabelonen er hermed gemt og vil vises under Administration → Debitorer → E-mailskabelon. 

8. Ønsker du at tilføje flere sprog til samme skabelon, kan du gå ind på skabelonen ved at klikke på  under Handlinger og herefter på , hvorefter du følger samme fremgangsmåde som ovenfor.

Standardskabeloner

Under Administration → Debitorer → E-mailskabelon kan du også sætte op, hvilke skabeloner der som standard skal være valgt ved afsendelse af hhv.

  • Salgsfaktura & proforma
  • Aconto & proforma
  • Stadeopgørelse & proforma
  • Rykker
  • Kontoudtog
  • Tilbud

Ved afsendelse af det enkelte dokument er det muligt at vælge mellem alle de e-mailskabeloner der er oprettet for pågældende dokumenttype.

Indholdsfortegnelse