Aftaler

Aftaler

En aftale i E-Komplet er en opgave, som vises i planlægningen og i medarbejderens E-Komplet-app. 

Der kan både oprettes aftaler med og uden en tilknyttet arbejdsseddel.

En aftale kan oprettes:

  • Ved oprettelse af en ny arbejdsseddel eller når du retter en eksisterende arbejdsseddel
  • Under Planlægning → Oversigter → Aftaler
  • Via de forskellige visninger under Planlægning (dag, arbejdsuge, tidslinje arbejdsdag osv.)

Opret aftale

Du kan oprette en aftale direkte ved oprettelse af en »arbejdsseddel«. 

Ellers kan du også gøre det via planlægnings-modulet som beskrevet i denne vejledning.

1. Gå til Planlægning → Oversigter → Aftaler. / Gå til Planlægning → Oversigter → Dag (eller en af de andre planlægningsvisninger).

2. Klik på / Klik på .

3. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

4. Her udfyldes nedenstående felter.

  • Emne: Emnet som vil vises i medarbejderens kalender.
  • Beskrivelse: Beskrivelsen som vil vises i medarbejderens kalender.
  • Opdatér beskrivelsen på tilknyttet arbejdsseddel: Sætter du flueben i denne boks, vil beskrivelsen på den tilknyttede arbejdsseddel blive opdateret samtidig med at du opdaterer beskrivelsen på aftalen.
  • Kategori: Her kan du tildele aftalen en af de kategorier, der er oprettet under Administration → Generelt → »Planlægning«. 
  • Fast aftale: Vinges af, hvis aftalen skal gøres fast.
  • Medarbejder: Her tilføjer du de medarbejdere, der skal være tilknyttet den pågældende opgave. 
  • Arbejdsseddel: Her kan du tilknytte en arbejdsseddel. Tast et søgeord i feltet, fx arbejdssedlens nummer eller beskrivelse.
  • Start- og sluttidspunkt: Start- og sluttidspunkt på aftalen.
  • Benyt skyggeplanlægning: Vinges af, hvis aftalen skal »skyggeplanlægges«. Bemærk, at der skal være valgt mindst én medarbejder.
    • Synlig fra: Tidspunkt hvorfra aftalen skal være synlig for medarbejdere i deres E-Komplet-app.

5. Ved at klikke på  er det muligt at indstille, at aftalen bliver gentaget på bestemte ugedage i et bestemt antal uger. 

  • Startdato: Startdato for perioden, som aftalen skal gentages i.
  • Start- og sluttidspunkt: Aftalens start- og sluttidspunkt.
  • Antal uger: Angiv antallet af uger, som aftalen skal gentages i.
  • Ugedage: Vælg, hvilken ugedag(-e) aftalen skal gentages.

Vælger du f.eks. “2” i Antal uger og sætter flueben ved Tirsdag og Torsdag, vil aftalen blive tilføjet i planlægningen på den første tirsdag og torsdag der kommer efter den angivne startdato, og på de samme ugedage ugen efter.

6. Når ovenstående er udfyldt, klik på . 

Aftalen er hermed oprettet og vil vises i planlægningen, samt i medarbejderens app.

Faste aftaler

Når du opretter en aftale, er det muligt at gøre den “fast”. Formålet med denne indstilling er, at du kan oprette aftaler, som montører ikke kan ændre.

Under Administration → »Appindstillinger« → Planlægning er det muligt at vælge, om det skal være tilladt for montører at gøre faste aftaler ikke-faste og flytte faste aftaler.

Skyggeplanlægning

Når du skyggeplanlægger en aftale, betyder det, at de tilknyttede medarbejdere først vil kunne se aftalen i deres E-Komplet-app efter et bestemt tidspunkt, som du vælger, når du opretter aftalen. Før dette tidspunkt vil aftalen kun være synlig i planlægningen, hvor det også vil være muligt at se, at den pågældende aftale er skyggeplanlagt og hvornår den vil blive vist for medarbejdere ( : aftalen er skyggeplanlagt og ikke synlig for medarbejdere, : aftalen var oprindeligt skyggeplanlagt og er synlig for medarbejdere nu).

Ønsker du at benytte dig af skyggeplanlægning, skal der være sat flueben ud for Brug skyggeplanlægning under Administration → Generelt → »Planlægning«.

Hvis du bruger skyggeplanlægning, kan det være aktuelt for dig at tilføje kolonnerne Skyggeplanlagt og Synlig fra til din visning under Planlægning → Oversigter → Aftaler. På den måde kan du se, hvilke aftaler der er skyggeplanlagt og hvornår de bliver synlige.

Oversigten "Aftaler"

Under Planlægning → Oversigter → Aftaler finder du alle de aftaler, der er oprettet både via jeres site og via appen.

Ud for hver aftale vises aftalens start- og slutdato, debitor, sagsnavn, medarbejdere, arbejdsseddel, aftalen er koblet på, samt status på arbejdssedlen.

Det er muligt at filtrere oversigten efter medarbejder, debitor, sagsnummer og mange andre kriterier.

Ret aftale

Denne vejledning beskriver, hvordan du retter en aftale via oversigten Aftaler.

1. Gå til Planlægning → Oversigter → Aftaler.

2. Søg den pågældende aftale frem.

3. Klik på blyanten ud for aftalen.

3. Nedenstående vindue vil komme frem.

4. Her kan du rette følgende indstillinger/oplysninger.

  • Emne.
  • Beskrivelse.
  • Opdatér beskrivelsen på tilknyttet arbejdsseddel: Er der sat flueben i denne boks, vil beskrivelsen på den tilknyttede arbejdsseddel blive opdateret samtidig med at du opdaterer beskrivelsen på aftalen.
  • Kategori: Her kan du vælge mellem de kategorier, der er oprettet under Administration → Generelt → »Planlægning«.
  • Fast aftale: Vinges af, hvis aftalen skal gøres fast.
  • Medarbejder: Her kan du fjerne/tilføje medarbejdere fra/til aftalen. 
  • Arbejdsseddel: Her kan du fjerne arbejdssedler og knytte nye arbejdssedler til aftalen.
  • Start- og sluttidspunkt: Aftalens start- og sluttidspunkt.
  • Benyt skyggeplanlægning: Vinges af, hvis aftalen skal »skyggeplanlægges«. Bemærk, at der skal være valgt mindst én medarbejder.
    • Synlig fra: Tidspunkt hvorfra aftalen skal være synlig for medarbejdere i deres E-Komplet-app.

5. Når de ønskede rettelser er foretaget, tryk .

Det er også muligt at rette aftaler direkte via de forskellige planlægnings-visninger – du skal blot klikke på den pågældende aftale, og det vil herefter være muligt at tilrette oplysningerne.

Slet aftale

Denne vejledning beskriver, hvordan du sletter en aftale via oversigten Aftaler.

1. Gå til Planlægning → Oversigter → Aftaler.

2. Søg den pågældende aftale frem.

3. Klik på  ud for aftalen.

4. Tryk OK for at bekræfte, at du vil slette aftalen.

Ret flere aftaler

Nedenstående opsætning kan opdateres på flere aftaler på én gang:

  • Starttidspunkt
  • Tidspunkt, hvorfra aftalerne skal være synlige for medarbejdere (hvis du bruger skyggeplanlægning)
  • Kategori
  • Medarbejdere
  • Status på den arbejdsseddel, aftalen er knyttet til

Denne vejledning beskriver, hvordan du kan rette de ovenstående parametre på flere aftaler på én gang.

1. Gå til Planlægning → Oversigter → Aftaler.

2. Sæt flueben ved de aftaler, du vil rette.

3. Klik på .

4.  Herefter fremkommer nedenstående vindue. I det øverste felt vælger du, hvad der skal rettes (du kan rette kun én af parametrene ad gangen):

  • Start: Starttidspunkt på de valgte aftaler.
  • Synlig fra: Tidspunkt, hvorfra aftalerne skal være synlige for medarbejdere (hvis du bruger skyggeplanlægning).
  • Ryk aftale antal dage: Det vil være muligt at rykke de valgte aftaler et bestemt antal dage.
  • Medarbejdere: Det vil være muligt at tilføje flere medarbejdere til de valgte aftaler.
  • Status: Status på de arbejdssedler, der er knyttet til de valgte aftaler.

5. Alt efter hvad du har valgt i det først felt, vil du nu få vist tilsvarende valgmuligheder. Har du f.eks. valgt “Synlig fra”, vil du have mulighed for at fravælge skyggeplanlægning eller vælge et nyt tidspunkt, hvorfra aftalerne skal være synlige for medarbejdere.

6. Når ovenstående er udfyldt, tryk .

 

Indholdsfortegnelse