Automatisér din fakturahåndtering
I denne artikel
OIO- vs. PDF-fakturaer
OIO- og PDF-fakturaer er teknisk set begge elektroniske fakturaer, men de adskiller sig fra hinanden både ift. format og funktion.
En PDF-faktura er digital af natur. Det er dog sådan, at en PDF-faktura stadig kræver manuel behandling — og her bliver det altså mindre smart, når der er mange af dem. Sandheden er nemlig, at det er tidskrævende at håndtere PDF-fakturaer. Vi foreslår derfor en anden/supplerende løsning. Det kræver, at du stiller et mindre krav til dine leverandører, men heller ikke meget mere end det. Du skal nemlig bede dem om at sende dine købsfakturaer som OIO.
Vi har lavet en standardbeskrivelse, du kan sende til dine leverandører for at bede dem om OIO-fakturering. Du kan downloade den her.
En OIO (også kaldet OIOUBL) er en elektronisk faktura, der sendes direkte fra afsenderens økonomisystem til modtagerens. På den måde bliver fakturaen indlæst og behandlet helt automatisk i dit økonomisystem — du finder den under fanen “Ny købsfaktura“. Det eneste, du skal gøre, er blot at godkende den i systemet. Det er desuden muligt at sætte op, at elektroniske fakturaer fra bestemte kreditorer bliver bogført automatisk. Dette kan sættes op direkte på kreditorkortet.
Alt dette er dog ikke for at sige, at du skal stoppe med at modtage PDF-fakturaer — især da det ikke er alle leverandører, der kan sende OIO. Men vi vil anbefale, at du modtager størstedelen af dine fakturaer som OIO for at automatisere din fakturahåndteringsproces mest muligt. Derved sparer du tid, minimerer fejl og får endda bedre overblik over økonomien.
Befri dig selv og din indbakke
Når du gør brug af OIO, er det ikke kun din indbakke, der får sig et velfortjent pusterum. Hvis du sidder med fakturahåndtering, vil du opleve en hurtigere og nemmere måde at bogføre på. Med OIO fjerner du også risikoen for tastefejl og eventuelle flaskehalse, der kan være i forbindelse med bogføringsprocessen.
Med OIO-fakturering får du fordele som:
- Ensartethed
- Automatisering
- Datavaliditet
- Tidsbesparelser
Ensartethed
Ved at modtage dine købsfakturaer som OIO, kan du skabe mere ensartethed i din bogføringsproces. OIO er nemt at integrere i et økonomisystem og er udviklet med henblik på at være et standardiseret format. På den måde er det let at modtage, bearbejde og gemme fakturaer.
Automatisering
Med OIO får du et struktureret dataformat, der gør det muligt at automatisere processer i din fakturering, bogføring og rapportering. I praksis betyder det, at hvis du angiver et sagsnummer på dine ordrer, vil dine købsfakturaer helt automatisk lande det rette sted og belaste den sag, købet relaterer sig til. Det er desuden muligt at sætte op, at elektroniske fakturaer fra bestemte kreditorer bliver bogført automatisk. Dette kan sættes op direkte på kreditorkortet.
Datavaliditet
Når du modtager OIO-fakturaer har mulighed for at validere og verificere data, inden de bliver importeret til dit økonomisystem. På den måde kan du sikre, at fakturaerne indeholder de nødvendige oplysninger, og derved bliver risikoen for fejl også reduceret kraftigt. Hvis en faktura fx indeholder sagsinformationer, der ikke er korrekte, vil den blive afvist — og dermed heller ikke bogført forkert.
Tidsbesparelser
Det kan være ret tidskrævende at skulle håndtere PDF-fakturaer — det har vi endda data, der underbygger. Vi har lavet en beregning ud fra kunder, der har fået et sanity check og som modtager PDF-fakturaer fra deres leverandører. Den beregning viser, at de virksomheder i gennemsnit bruger 115 timer om året — kun på at håndtere PDF-fakturaer. Ved at modtage dine fakturaer som OIO, kan der altså være en del tid at spare.
