Ny salgsfaktura med/uden sag

I denne artikel

Sådan opretter du et salgsfakturagrundlag

Denne guide beskriver, hvordan du opretter en salgsfaktura med eller uden en tilknyttet sag.

1. Gå til Debitorer → Salgsfaktura → Ny salgsfaktura.

2. Klik på blyanten  til højre for Vælg debitor.

3. Du kan nu udfylde følgende felter.

  • Find debitor: Her kan du vælge en eksisterende debitor fra dit debitorkartotek. Skal fakturaen laves til en ny debitor, kan du oprette debitoren ved at klikke på .
  • Sagsnummer: Skal fakturaen knyttes til en sag, vælges sagsnummeret her.
  • Fakturadato: Dato der skal fremgå af fakturaen.
  • Betalingsbetingelser: Her vælges den ønskede betalingsfrist. Hvis der er valgt betalingsbetingelser på debitoren, vil disse automatisk blive foreslået.
  • Finanskonto: Systemet vil foreslå den finanskonto, som under kontoindstillinger er opsat som den konto, salgsfakturaer bogføres på. Skal denne specifikke faktura bogføres på en anden finanskonto, kan du vælge en anden konto i rullemenuen.
  • Erstat finanskonto på fakturalinjer ved ændring af finanskonto: Såfremt der ønskes, at den valgte finanskonto også fremgår på de enkelte fakturalinjer, skal du sætte et flueben her.
  • Afdeling/Bærer/Formål: Her kan du vælge de ønskede dimensioner.

3. Tryk  for at gemme opsætningen.

4. Hvis du har valgt et sagsnummer, vil systemet tilbyde dig at oprette fakturalinjer ud fra de registreringer, der er lavet på sagen (materialeforbrug, timer og posteringer). Du får vist nedenstående dialogboks, hvor du kan vælge de regler, der skal anvendes til import af registreringer fra sagen. Du kan også vælge, om du ønsker at importere alle linjer, håndterede eller ikke-håndterede linjer, samt angive den periode, som registreringer fra sagen skal importeres fra. Ønsker du at importere registreringer fra sagen, klik på .

5. Klik på blyanten  til højre for Noter og referencer.

6. Hermed fremkommer nedenstående vindue:

  • Faktura overskrift: Overskrift på fakturaen.
  • Rekvisitionsnummer: Evt. rekvisitionsnummer.
  • Deres reference: Evt. reference fra kunden (navn, nummer el. lign.).
  • Kontaktperson: Her kan du vælge iblandt de kontaktpersoner, der er tilknyttet debitorkortet.
  • Arbejdsadresse: Her kan du vælge iblandt de arbejdsadresser, der er er koblet på debitorkortet.
  • Arbejde udført: Evt. kommentar.

7. Tryk  for at gemme opsætningen.

8. Klik på blyanten  til højre for Intern note.

9. Hermed fremkommer nedenstående vindue.

  • Intern note: Intern note.
  • Sagsbeskrivelse: Sagsbeskrivelsen fra den valgte sag.
  • Opdatér sagsbeskrivelse på sag: Vælger du denne indstilling til, vil beskrivelsen på den tilknyttede sag blive ændret til den beskrivelse, du har udfyldt i ovenstående felt.
  • Arbejdsbeskrivelse: Arbejdsbeskrivelse.
  • Note fra montør: Efterlades tomt. I dette felt vil der senere vises de noter, dine montører tilføjer via appen.
  • Medtag på faktura: Er der sat et flueben her, vil det pågældende felt blive medtaget på fakturaen.

10. Tryk  for at gemme opsætningen.

11. Under Valgt skabelon kan du vælge mellem de skabeloner, I har til salgsfaktura.

12. Når fakturagrundlaget er udfyldt, kan du tilføje fakturalinjer og herefter bogføre fakturaen.

Fakturalinjer

Når fakturagrundlaget er sat op, kan du tilføje de varer og services, kunden skal faktureres for. Det er både muligt at oprette manuelle fakturalinjer, tilføje standardlinjer og importere timeregistreringer og materialer fra den tilknyttede sag. 

Ikke-håndterede registreringer fra den tilknyttede sag bliver automatisk sat ind på grundlaget.

Manuelle fakturalinjer

Hvis fakturagrundlaget er oprettet uden en tilknyttet sag, eller hvis du fx ønsker at tilføje materialer der ikke er registreret på sagen, kan fakturalinjer oprettes manuelt.

Klik på :

Hermed fremkommer nedenstående vindue:

Her udfyldes nedenstående felter:

  • Linjetype: Her kan du vælge mellem nedenstående linjetyper.
    • Materiale forbrug: Vælger du denne linjetype, vil du herefter i feltet Varenavn kunne søge varer frem i de indlæste grossistkataloger.
    • Standardlinje: Vælger du denne linjetype, vil du herefter i feltet Varenavn kunne vælge iblandt dine standardlinjer.
    • Blank linje: Bruges til at tilføje afstand mellem linjerne på fakturaen.
    • Overskrift: Bruges til at lave grupperinger af linjerne (f.eks. en overskrift der hedder “Timer” og én der hedder “Materialer”).
    • UE: Anvendes ved underentrepriser. Ved valg af denne linjetype, får du mulighed for manuelt at indtaste en varebeskrivelse, købspris, salgspris og evt. rabat. 
    • Leje: Vælger du denne linjetype, får du vist ekstra felter, hvor du kan vælge en startdato og slutdato på lejeperioden, samt et tidsinterval.
    • Subtotal: Bruges til at tilføje en linje der viser subtotalen for de linjer der ligger inden. Således kan du på fakturaen få angivet subtotalen for én eller flere grupperinger af linjer. Er de varer, der ligger inden du tilføjer en subtotallinje, samlet under en overskrift, vil der på fakturaen stå “Subtotal: Overskrift” efterfulgt af det samlede beløb for de linjer, der ligger under den pågældende overskrift og over subtotallinjen.
  • Enhed: Vælg en enhed.
  • Antal: Angiv antallet.
  • Varenummer: Angiv et varenummer selv eller søg et eksisterende varenummer frem.
  • Varenavn: Angiv et varenavn eller søg et eksisterende varenavn frem.
  • Bruttopris: Bruttoprisen på den fremsøgte vare vil stå her. Ved varer der tilføjes manuelt, kan du selv skrive prisen på.
  • Købsrabat i %: Eventuel købsrabat i % taster du i dette felt.
  • DG: Dækningsgrad. Når du udfylder både salgsprisen og DG, er det dækningsgraden der er styrende og vil overskrive salgsprisen. Ligeledes vil felterne Avance – Brutto og Avance – Netto automatisk blive udregnet baseret på den salgspris, købsrabat og DG, du har angivet.
  • Avance-Brutto: Her har du mulighed for at tilføje en avance på linjen eller ændre den avance der er hentet fra sagen. Avancen er det beløb, du ligger oveni købsprisen. Avance-Brutto angives som den procentmæssige del af bruttoprisen.
  • Avance-Netto svarer til, hvad du faktisk tjener på videresalg af varen. Dette felt bliver udregnet automatisk og vil kun afvige fra Avance-Brutto, hvis der er angivet en købsrabat.
  • Salgspris: Salgsprisen beregnes ud fra de regler der er sat op under salgsfakturaindstillinger, den angivne bruttopris og avance/DG. Bemærk, at når du retter i feltet Salgspris, bliver avance og DG ikke rettet.
  • Salgsrabat i %: Eventuel salgsrabat i % taster du i dette felt.
  • Nettopris-Salg: Den endelige salgspris.
  • Finanskonto: Som udgangspunkt er det den finanskonto der blev valgt ved tilføjelse af debitor, der anvendes. Du har dog mulighed for at vælge en anden finanskonto til den enkelte varelinje, hvis f.eks. det er en afgift. Det er kun muligt at vælge de finanskonti, hvor der kan posteres direkte på.
  • Bruttopriser og nettopriser kan skjules ved hhv. at sætte flueben i Skjul bruttopriser og Skjul nettopriser.
  • Momstype: Momstypen er som standard sat til at være den momstype, som der er sat op på selve finanskontoen. Det vil som regel være U25 (udgående moms). De momstyper du kan vælge imellem, er dem du har oprettet under momsindstillinger. 

Når ovenstående er udfyldt, klik på . Linjen vil hermed blive tilføjet på fakturagrundlaget.

Standardlinjer

Denne vejledning beskriver, hvordan du tilføjer en standardlinje til fakturagrundlaget.

Klik på :

Du får nu vist en oversigt over alle de standardlinjer, der er oprettet.

Angiv antallet ud for de linjer, du ønsker at tilføje til fakturaen.

Klik på  for at tilføje de valgte linjer til fakturaen.

Sådan importerer du fakturalinjer fra sag

Hvis du ved oprettelse af fakturagrundlaget har knyttet fakturaen til en sag og valgt at importere registreringer fra denne sag, vil varelinjer, timeregistreringer og posteringer fra sagen i forvejen være importeret og vises i tabellen nederst på grundlaget:

Hvis du vil importere registreringerne fra sagen på ny, følg nedenstående vejledning.

1. Klik på og herefter på Importér linjer fra sag.

2. Herved fremkommer nedenstående dialogboks. Her vælger du de regler, der skal anvendes til import, samt om du ønsker at importere alle linjer, håndterede eller ikke-håndterede linjer. Du kan også vælge perioden, som registreringerne skal importeres fra.

3. Klik på .

4. De timer, materialer og posteringer, der er registreret på sagen inden for den valgte periode, vil herved blive indsat på fakturagrundlaget.

Sådan retter og sletter du fakturalinjer

For at rette en fakturalinje, dobbeltklik på linjen. Linjen vil hermed blive vist i et nyt vindue, hvor oplysningerne kan rettes.

Du kan ændre rækkefølgen af linjerne ved drag & drop.

For at fjerne en linje fra grundlaget, tryk i venstre side ud for linjen. Skal der slettes flere linjer på én gang, kan du sætte flueben ved de pågældende linjer og klikke på  og herefter på .

Under  kan du også nemt og hurtigt markere flere linjer på én gang ved at vælge Markér.

Sådan retter du avance og salgsrabat på flere fakturalinjer

Denne vejledning beskriver, hvordan du via salgsfakturagrundlaget kan rette avance og salgsrabat på flere fakturalinjer på én gang. 

1. Hvis avance/salgsrabat kun skal ændres på nogle af linjerne, så skal du sætte flueben ved de pågældende linjer. Hvis ingen linjer er markeret, vil systemet opdatere alle linjerne.

2. Klik på knappen .

3. Herved fremkommer følgende dialogboks.

4. Her kan du vælge, hvordan avancen, dækningsgrad eller salgsrabat skal udregnes, og angive den ønskede procentsats. 

5. Klik på .

Sådan vedhæfter du filer til fakturaen

Det er muligt at vedhæfte filer til fakturagrundlaget, som du efterfølgende kan vælge at sende til kunden sammen med fakturaen.

1. Klik på i højre side på fakturagrundlaget.

2. Hermed fremkommer nedenstående vindue. Er der allerede vedhæftet filer til grundlaget, vil disse ses i tabellen.

3. Her kan du foretage følgende handlinger:

  • Rette navn og adgangsniveau på den enkelte fil ved at klikke på .
  • Slette filer ved at klikke på .
  • Hente en fil ned ved at klikke på .
  • Vedhæfte nye filer ved at klikke på .

4. For at vedhæfte en ny fil, klik på . 

5. Klik på det grå felt for at vælge en fil fra en mappe på din computer. Du kan også trække filen ind i feltet. 

6. I feltet Adgangsniveau kan du vælge, hvem filen skal være synlig for.

7. Klik på .

Sådan skriver du en faktureringsnote

Ved at klikke på øverst på fakturagrundlaget, kan du skrive en note til grundlaget.

Noten vil herefter vises både på grundlaget og ud for fakturaen i oversigten Alle salgsfakturaer:

Bogføring og afsendelse af fakturaen

Når fakturagrundlaget er oprettet og sat op, og der er tilføjet de fakturalinjer, kunden skal faktureres for, kan salgsfakturaen bogføres.

Inden du bogfører, har du mulighed for at forhåndsvise fakturaen. Ønskes dette, klik på i højre side af fakturagrundlaget.

Denne vejledning beskriver, hvordan du bogfører og afsender salgsfakturaen.

Klik på knappen  i nederste højre hjørne på fakturagrundlaget:

Hermed fremkommer nedenstående vindue. 

Under Faktura information kan du ændre følgende indstillinger:

  • Faktura overskrift: Overskrift på fakturaen.
  • Fakturadato: Dato der skal fremgå af fakturaen. Har du lejevarer på sagen, vil dato ikke kunne ændres.
  • Afslut sag: Denne funktion vises kun, hvis fakturagrundlaget er knyttet til en sag. Er funktionen valgt til, vil den tilknyttede sag (og dermed de arbejdssedler og kvalitetssikringsskemaer, der ligger på sagen) blive afsluttet samtidig med at fakturaen bliver bogført. 
  • Forsendelsesmetode: Forsendelsesmetoden vil være udfyldt automatisk ifølge opsætningen på debitorkortet, men kan ændres her på den enkelte faktura, hvis nødvendigt.

Valg af forsendelsesmetode

Ved valg af Forsendelsesmetode er der fire muligheder:


Forsendelsesmetode "Post"

Denne forsendelsesmetode vælges, hvis du vil udskrive fakturaen og sende den til kunden med posten. Når du trykker , vil fakturaen blive bogført og poppe op som en PDF fil, du kan hente ned.

Forsendelsesmetode "Email"

Ved valg af denne forsendelsesmetode, vil fakturaen blive sendt til kunden som en PDF-fil via e-mail. Før du afsender fakturaen, vil du have mulighed for at rette følgende oplysninger og indstillinger.

  • Til: Modtagerens email.
  • Cc, Bcc: Her kan du angive en eller flere andre modtagere. Cc modtagere er synlige for andre, mens Bcc-modtagere ikke er det.
  • Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter til fakturagrundlaget, kan vælge at sende disse til kunden ved at sætte et flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ud for den enkelte fil.

  • E-mailskabelon: Her vises den e-mailskabelon, der er valgt som standard. Er der oprettet flere skabeloner, kan du vælge en anden. 
  • Emne: I emnefeltet vil der som udgangspunkt vises fakturanummer og evt. sagsnummer, men du kan rette feltet efter behov.
  • Vedhæft XML faktura i mail: Vinges af, hvis du ønsker, at fakturaen bliver sendt i både XML og PDF-format.
  • Tekst: Her får du vist den valgte e-mailskabelon og kan rette teksten efter behov.

Når ovenstående er udfyldt, tryk for at bogføre og afsende fakturaen.

Forsendelsesmetode "Nemhandel"

Ved valg af forsendelsesmetoden “Nemhandel”, skal der angives kundens EAN eller CVR. Det angivne EAN/CVR skal være sat op til at kunne modtage fakturaer via Nemhandel.

Hvis der er moms på fakturaen, skal momsbeløbet udgøre mindst 0.01 kr. Det er muligt at sende 0-fakturaer – dog skal der på fakturaen være mindst én linje som har beløbet 0.00.

Du kan tjekke via dette link, om kundens EAN og/eller CVR er sat op til at kunne modtage fakturaer via NemHandel.

For at tjekke EAN nummeret, vælger du “EAN/GLN”:

For at tjekke CVR nummeret, vælger du “DK:CVR” :

  • Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter til fakturagrundlaget, kan vælge at sende disse til kunden ved at sætte et flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ud for den enkelte fil.

Når ovenstående er udfyldt, tryk . Fakturaen bliver hermed bogført og sendt til kunden.

Forsendelsesmetode "Betalingsservice"

For at du kan bruge denne forsendelsesmetode, skal betalingsservice være opsat under salgsfakturaindstillinger.

For opsætning af betalingsservice kontakt E-Komplet: support@e-komplet.dk 

Sådan sender du en proformafaktura

Denne vejledning beskriver, hvordan du sender en proformafaktura.

1. Fakturagrundlaget skal være oprettet og der er skal være tilføjet de fakturalinjer, der skal fremgå af proformafakturaen.

2. Klik på nederst til højre på fakturagrundlaget.

3. Nedenstående vindue vil komme frem.

  • Til: Modtagerens e-mail. Der kan også sendes en kopi som Cc eller Bcc.
  • Vedhæft fakturafiler: Har du vedhæftet dokumenter, kan du sætte flueben i boksen Vedhæft fakturafiler eller ud for den enkelte fil for at vedhæfte de ønskede filer til e-mailen.
  • Salgsfaktura proforma skabelon: Her vises den e-mailskabelon, der er valgt som standard. Er der oprettet flere skabeloner, kan du vælge en anden. 
  • Vedhæft XML: Proforma sendes som en PDF. Der er desuden en mulighed for også at få filen sendt som XML ved at markere boksen .

4. Når ovenstående felter er udfyldt, klik på .

 Relaterede emner

DEBITOR ⋅ PRISMATRIX

PRISGRUPPE ⋅ E-MAILSKABELONER

AVANCEGRUPPE ⋅ FORFALDSOVERSIGT

 Betalingsbetingelser

Har du brug for yderligere valgmuligheder i feltet Betalingsbetingelser, kan disse oprettes under Administration → Betalingsbetingelser.

 Formler

Feltet Salgspris bliver udregnet:
bruttopris + (avance-brutto% x bruttopris)

Feltet Avance-Netto bliver udregnet:
(salgspris/bruttopris x (1-købsrabat) - 1) x 100

Feltet Nettopris-Salg bliver udregnet:
salgspris x (1 - salgsrabat %)

 Genvejstaster

Under Debitorer → Ny salgsfaktura er det muligt at benytte følgende genvejstaster.

: Åbn dialogboksen Opret og bogfør.

: Tilføj salgsfakturalinje.

 Tilføj standardlinjer.

: Gem salgsfakturalinje / Gem oplysninger i dialogboks.

: Gem og opret ny salgsfakturalinje.

: Markér første salgsfakturalinje.

: Åbn note(r) på sagen.

: Luk popup.

: Gå til forrige salgsfakturalinje.

: Gå til næste salgsfakturalinje.

 Avance

Avance er differensen mellem en vares salgspris og omkostninger ved anskaffelse og salg af varen. Avancen er altså det beløb, du ligger oveni købsprisen, når du videresælger en vare.

 Ventetid ved bogføring

Oplever du, at det tager lang tid at bogføre fakturaer som indeholder mange linjer, kontrollér da, om indstillingen Bogfør salgsfaktura i baggrunden er slået til under Mine indstillinger.

Når indstillingen er slået fra, vil kassen Opret og bogfør forblive åben, indtil fakturaen er bogført. Er indstillingen slået fra, vil kassen forsvinde hurtigere og fakturaen vil blive bogført i baggrunden.*

*Fungerer ikke ved forsendelsesmetoden "Post".

 OBS: Servicesag

Er du i gang med at bogføre en faktura på en servicesag, som skal genplanlægges, skal der være flueben i feltet Afslut sag for at sagen bliver genplanlagt.

 Elektroniske fakturaer

For at du kan sende og modtage elektroniske fakturaer, kræver det, at elektronisk fakturering er sat op for din virksomhed igennem en tredjepart, såsom Sproom eller lignende løsninger.

 Status for forsendelse

Efter bogføring kan du kontrollere fakturaens forsendelsesstatus under Alle salgsfakturaer.

 Proformafaktura

En proformafaktura er en midlertidig faktura, som typisk sendes til kunden før der leveres varer eller udføres tjenester. 

 Læs også

Postering af debitor-/ kreditorbetalinger

Debitorkartotek i E-Komplet