IGVA rapport

IGVA-rapport

I E-Komplet har du mulighed for at trække en rapport på dine igangværende sager — en IGVA-rapport.

IGVA-rapporten er et kodet regneark, hvor der er opsat et pivottabel. Den giver et overblik over diverse nøgletal for dine igangværende sager og giver dig indblik i, hvordan det samlet set går for forskellige sagstyper, sagssansvarlige, afdelinger m.m. Excel-formatet gør det nemt for dig at lave diverse sorteringer, så du kan få netop den analyse, du har brug for.

Sådan henter du IGVA-rapporten

Denne guide forklarer, hvordan du henter en IGVA-rapport.

1. Gå til Sager → Oversigter → Igangværende arbejder.

2. Øverst på siden kan du vælge den måned, du gerne vil danne rapporten for:

3. Klik på :

4. Rapporten bliver hermed hentet ned på din computer.

Beskrivelse af rapporten

IGVA-rapporten indeholder 5 faner, men åbner automatisk i fanen IGVA ANSVARLIGE. Første gang, du åbner filen, skal der trykkes på “Aktivér redigering” — arket vil nemlig være tomt indtil der er trykket på knappen:

Fanen "IGVA ANSVARLIGE"

På fanen IGVA ANSVARLIGE vises diverse nøgletal fordelt på projektleder og formand:

Projektleder: Sagernes sagsansvarlig.

Formand: Sagernes formand (kun til sager som har en formand på).

Begge tabeller viser følgende poster fordelt på den enkelte projektleder/formand:

Brutto Igangværende: Viser den samlede pris, man forventer, der skal faktureres på vedkommendes sager, for at få den ønskede dækningsgrad der er sat på sagerne. Formel: omkostninger/(100-DG) x 100.

Omkostninger materialer: Summering af de samlede omkostninger på vedkommendes sager.

Omkostninger løn: Summering af de realiserede løntimers omkostninger, der er registreret på sagerne — timeløn + overtid + zonetillæg + sociale tillæg.

Timeforbrug: Det samlede antal timer registreret på vedkommendes sager.

DG denne måned: Gennemsnit af alle sagers DG for denne måned. Formel: dækningsbidrag (DB) x 100 / salgspris.

Til fakturering: Det samlede beløb, man forventer der skal faktureres på alle vedkommendes sager, for at overholde den DG der er sat på sagerne. Formel: igangværende / (100-DG) x 100.

Ønsker du at se de data, der ligger til baggrund for de fundne tal, så kan du dobbeltklikke på det felt, du vil se baggrundsdata for — så bliver der åbnet en ny fane i arket.

Fanen "Data"

Alle tallene, som bruges til udregning i IGVA-rapporten, stammer fra fanebladet Data:

Denne fane indeholder alle sagerne, der er igangværende for den måned, du har valgt under Sager → Oversigter → Igangværende arbejder. Arket henter dog kun de sager som har flueben i “IGVA” — dermed er interne sager frasorteret. Du kan altså se de samme tal i rapporten, som vises under Igangværende arbejder i sammentællingsboksen, med nedenstående sortering:

Øverst til venstre på fanen Data ses, hvad det er for en rapport der er tale om, virksomhedens navn, dato på udskriften og hvem den er udskrevet af.

Går du med læseretningen, kan du se antallet af aktive sager, tallene dækker over. Felterne i beige farve øverst på fanen viser en sammentælling for alle sagerne. Nedenunder kan du se samme data fordelt på de enkelte sager:

Tilbudssum: Hvis en sag er oprettet med et tilbud, vil tilbudssummen være udfyldt. Dette svarer til hvad der står under budget på sagen.

Forventet omsætning: Viser den forventede omsætning, såfremt denne er udfyldt i kolonnen “Forventet” på sagsoversigten.

Omkostninger: Totale omkostninger registreret på sagen.

Igangværende: Det forventede beløb, der skal faktureres på sagen, ud fra sagens dækningsgrad. Formel: Omkostninger / (100-DG) x 100.

DG: Forventet dækningsgrad registreret på sagen.

Faktureret: Beløb faktureret på sagen — dermed den aktuelle omsætning på sagen indtil videre.

Faktureret, ændring: Forskellen på det der forventes at blive faktureret, og det der er faktureret. Formel: Ændring = Igangværende – Faktureret.

DG sidste måned: Sagens faktiske dækningsgrad sidste måned.

DG, ændring: Hvis der på sagen er udfyldt tal i rækkerne under “Forventet”, vil det være den nye dækningsgrad der vises her — den samme, som du kan finde på sagsoversigten under “Forventet” og ud for “Netto dækningsgrad”.

Omkostninger timer: Det realiserede timeomkostninger på sagen.

Omkostninger materialer: De realiserede materialeomkostninger på sagen.

Timer budget: Viser de lønomkostninger, der er tastet i sektionen “Løn” under budget på sagen.

Timer forventet: Viser de lønomkostninger, der er tastet i sektionen “Totalløn i alt” i kolonnen “Forventet” på sagsoversigten.

Registreret timer: Samlede antal timer, der er registreret på sagen.

Rest. timer: Antal timer, der mangler at blive timeregistreret, ud fra det antal timer der er budgetteret med. Formel: Rest. timer = Budgetteret timer – Realiserede timer.

DB/Time realiseret: Kommer fra kolonnen “Realiseret” på sagsoversigten og kan først udregnes, når der er realiseret omsætning, omkostninger og timeregistreringer på sagen. Formel: DB/time realiseret = (Omsætning – Omkostninger)/Antal registrerede timer.

Forventet DB/Time: Kommer fra kolonnen “Forventet” på sagsoversigten/budget på sagen. Formel: Forventet DB/time = (Omsætning – Omkostninger)/Antal registrerede timer.

Dækningsbidrag: Differencen mellem den faktiske omsætning og omkostninger på sagen på det aktuelle tidspunkt. Formel: DB = Omsætning – Omkostning.

Arket er sat op, således at kolonnerne “Sagsnr.”, “Sagsnavn” og “Sagsansvarlig” er låst ud langs siden.

Hvis du ønsker at fjerne nogle sager, som du tænker ikke skal med i resten af arket, så kan du slette dem på fanebladet Data ved at markere hele linjen og slette. Hele linjen kan markeres ved at stille sig på tallet i siden. Højreklik herefter på linjen og klik på “Slet”:

Du kan også slette linjen ved at trykke CTRL og så “-” (minustegnet) — så forsvinder hele linjen uden at efterlade et mellemrum.

Når du har slettet en linje, er det vigtigt at du husker at opdatere alle boksene i hvert faneblad i arket. Dette gøres ved at stille sig et tilfældigt sted i en boks, højreklikke og vælge “Opdater” — så bliver tallene opdateret i den boks du står i. Resten af boksene opdateres med samme fremgangsmåde:

Fanen "IGVA SAGSTYPE"

På fanen IGVA SAGSTYPE kan du se den økonomiske fordeling over forskellige sagsgrupper og sagstyper.

Ønsker du at se de data, der ligger i baggrund for de fundne tal, kan du få dem frem ved at dobbeltklikke på det enkelte felt — så vil der åbnes et nyt ark.

I tabellen “IGVA SAGSGRUPPE” kan du se følgende tal for den enkelte sagsgruppe:

Brutto Igangværende: Viser den samlede pris, man forventer, der skal faktureres på sagerne, for at få den ønskede dækningsgrad der er sat på sagerne. Formel: omkostninger / (100-DG) x 100.

Omkostninger materialer: Summering af de samlede omkostninger på sagerne med denne sagstype.

Omkostninger løn: Summering af de realiserede løntimers omkostninger, der er registreret på sagerne — timeløn + overtid + zonetillæg + sociale tillæg.

Timeforbrug: Det samlede antal timer registreret på sagerne.

DG denne måned: Gennemsnit af alle sagers DG for denne måned. Formel: dækningsbidrag (DB) x 100 / salgspris.

Til fakturering: Det samlede beløb, man forventer der skal faktureres, for at overholde den DG der er sat på sagerne. Formel: igangværende / (100-DG) x 100.

I tabellen “IGVA SAGSTYPE” kan du se samme poster som ovenfor, fordelt over “Entreprisesag”, “Spjældsag” og “Servicesag”, hvis service-modulet er slået til.

Fanen "IGVA DIMENSIONER"

På fanen IGVA DIMENSIONER kan du se den økonomiske fordeling over de tre dimensioner — “Afdeling”, “Bærer” og “Formål”.

Arket er delt således op, at der først kigges på dimensionen “Afdeling” og hvad der er bogført på den enkelte afdeling med de to andre dimensioner “Bærer” og “Formål”.

Indikationen “(tom)” betyder, at der er sager, hvor den pågældende dimension ikke er valgt. Det kan fx være, at der kun er udfyldt afdeling og formål på sagen, men ikke bærer, og lignende, alt efter hvad I har af data og registreringer på jeres site.

For den enkelte kombination af de tre dimensioner får du vist følgende tal:

Brutto Igangværende: Viser den samlede pris, man forventer, der skal faktureres på sagerne, for at få den ønskede dækningsgrad der er sat på sagerne. Formel: omkostninger / (100-DG) x 100.

Omkostninger materialer: Summering af de samlede omkostninger på sagerne med denne sagstype.

Omkostninger løn: Summering af de realiserede løntimers omkostninger, der er registreret på sagerne — timeløn + overtid + zonetillæg + sociale tillæg.

Timeforbrug: Det samlede antal timer registreret på sagerne.

DG denne måned: Gennemsnit af alle sagers DG for denne måned. Formel: dækningsbidrag (DB) x 100 / salgspris.

Til fakturering: Det samlede beløb, man forventer der skal faktureres, for at overholde den DG der er sat på sagerne. Formel: igangværende / (100-DG) x 100.

Fanen "IGVA ANALYSE"

På fanen IGVA ANALYSE kan du lave en skræddersyet analyse af dine igangværende sager.

I toppen af fanen finder du forskellige sorteringsbokse, hvor du kan sortere oversigten på “Sagstype”, “Sagsgruppe”, “Ansvarlig”, “Formand”, “Afdeling”, “Bærer” og “Formål”, samt “Sidste registrering”:

Hver boks indeholder nogle linjer, som er markeret fra starten af, hvilket betyder, at det er alle data der er taget med i oversigten.

I de enkelte bokse har du mulighed for at sortere på hvad du gerne vil se i oversigten nedenunder. Dette kan gøres på følgende måder:

1. Hvis det kun er ét af felterne der skal markeres, trykker du kun på den ene linje. Linjen bliver orange og er hermed valgt:

2. Er der flere valgmuligheder, du ønsker, kan du trykke på nedenstående ikon eller holde CTRL-knappen ned og herefter markere de ønskede linjer:

Du kan lave diverse sorteringer på alle kasserne på én gang, ikke kun én boks ad gangen. Dette gør, at du kan se nogle bestemte statistikker på en bestemt sagsgruppe og medarbejder eller noget andet du vælger.

Vil du gerne have nulstillet de felter/filter du har valgt, kan du trykke på tragten med det røde kryds:

Nedenunder sorteringsboksene kan du se resultatet af sorteringen på følgende poster:

Rækkemærkater: Den sagsvansvarlige på sagen.

Tilbudssum: Hvis en sag er oprettet med et tilbud, vil tilbudssummen være udfyldt. Dette svarer til hvad der står under budget på sagen.

Forventet omsætning IGVA: Den forventede omsætning, såfremt denne er udfyldt i kolonnen “Forventet” på sagsoversigten.

Brutto IGVA: Viser den samlede pris, man forventer, der skal faktureres på sagerne, for at få den ønskede dækningsgrad der er sat på sagerne. Formel: omkostninger / (100-DG) x 100.

Omkostninger materialer: Summering af de samlede omkostninger på sagerne med denne sagstype.

Omkostninger løn: Summering af de realiserede løntimers omkostninger, der er registreret på sagerne — timeløn + overtid + zonetillæg + sociale tillæg.

Timeforbrug: Det samlede antal timer registreret på sagerne.

DG total: Forventet dækningsgrad på sagerne.

DB. Pr. time realiseret: Kommer fra kolonnen “Realiseret” på sagsoversigten og kan først udregnes, når der er realiseret omsætning, omkostninger og timeregistreringer på sagen. Formel: DB Pr. time realiseret = (Omsætning – Omkostninger)/Antal registrerede timer

Faktureret d.d.: Beløb der er faktureret på sagerne, hermed den faktiske omsætning på sagen.

Kan faktureres: Det samlede beløb, man forventer der skal faktureres på alle sagerne for at overholde den DG der er sat på sagerne. Formel: Igangværende / (100-DG) x 100.

Til højre i skærmen kan du vælge at tilføje eller ændre i de pivottabelfelter du ser:

Når du har valgt de ønskede pivotfelter, vil du se, at oversigten vil blive tilpasset, så der kun vises data for de parametre, du har valgt.

Er du kommet til at fjerne vinduet med pivottabellens feltliste, kan du få det retur ved at trykke på “Pivottabelanalyse” og derefter vælge “Feltliste”: