Anonymisering af debitor

Anonymiseringsfunktionen i E-Komplet giver dig mulighed for at anonymisere kunder, der ikke har været brugt i systemet et vist antal år, og hermed hjælper dig med at overholde de gældende lovmæssige krav omkring håndtering af personoplysninger. Ved anonymisering bliver kundens personoplysninger, såsom navn og adresse, permanent fjernet fra systemet, og kan ikke genskabes.

Formål og forudsætninger

Artikel 17 i Europa-Parlamentets og Rådets databeskyttelsesforordning (GDPR) fastslår, at en kunde har ret til at anmode om at få personoplysninger om sig selv slettet, hvis de ikke længere er nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet (Artikel 17: Ret til sletning).

Når du driver en virksomhed i Danmark, skal du imidlertid også tage hensyn til den danske bogføringslov og reglerne for opbevaring af regnskabsmateriale. Det fremgår nemlig af Kapitel 4 af bogføringsloven, at virksomheder skal opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Altså forbliver oplysninger om dine debitorer aktuelle i 5 år efter den sidste registrering på kunden, fx en faktura eller postering. Når denne periode er slut, er du forpligtet til at slette eller anonymisere kundens personoplysninger, hvis kunden anmoder om det. Til dette formål kan du anvende anonymiseringsfunktionen i E-Komplet, som du finder under Administration → Debitorer → Anonymisering.

For at en debitor eller kvikkunde (kunde der er knyttet til et tilbud men ikke oprettet som debitor) kan anonymiseres, skal følgende forudsætninger være opfyldt:

Der må ikke ligge åbne sager på debitor
Debitoren skal have en saldo på 0
Der må ikke have været aktivitet på debitor inden for den valgte opbevaringsperiode

Sådan anonymiserer du en debitor

For at kunne anonymisere en kunde skal du have rollen “Administrator” og/eller “Bogholder”.

1. Gå til Administration → Debitorer → Anonymisering.

2. I tabellen under Anonymisering vises de kunder, der kan anonymiseres. Der er to kategorier af kunder der vil fremgå af denne oversigt:

Kvikkunder, altså potentielle kunder der er blevet knyttet til et tilbud uden at blive oprettet som debitorer.

Inaktive privatkunder, der ikke har været i brug i et vist antal år ifølge den generelle opsætning under anonymiserings indstillinger (eller ifølge opsætningen på debitorkortet, hvis der er sat en individuel opbevaringsperiode op på denne debitor).

3. Sæt flueben ud for de debitorer, som du vil anonymisere.

4. Klik på .

5. Du kan nu bekræfte anonymiseringskørslen og udfylde nedenstående felter:

Bekræftelse af anonymisering: Skriv “Jeg forstår anonymisering” for at bekræfte, at du forstår, at debitorens data ikke vil kunne genskabes efter anonymisering.

Note: Valgfri note, som vil fremgå af anonymiserings loggen.

Valgfri anonymiserings felter: Sæt flueben ved de informationer, der skal anonymiseres.

6. Klik på .

7. De valgte debitorer er anonymiseret.

Debitor efter anonymisering

Når en debitor er anonymiseret, fremgår debitorens navn ikke længere af salgsfakturaer og posteringer.

Anonymiserings log

Under Anonymisering finder du også en oversigt over alle de anonymiseringer, der er blevet udført.

1. Gå Administration → Debitorer → Anonymisering.

2. Skift til fanen Anonymiserings log.

3. Her ses alle de udførte anonymiseringer, heriblandt kørslens start- og fuldførelses dato, hvem der har lavet anonymiseringen (brugernavn), noten der er blevet angivet ved kørslen, og antallet anonymiserede debitorer.

Anonymiserings indstillinger

Det er muligt at sætte en standard opbevaringsperiode op for både inaktive debitorer og kvikkunder.

Opbevaringsperioden er antallet af år, der skal være gået siden debitoren sidst blev brugt, for at debitoren fremgår af oversigten Anonymisering og kan anonymiseres.

1. Gå Administration → Debitorer → Anonymisering.

2. Skift til fanen Anonymiserings indstillinger.

3. I feltet Standard opbevaringsperiode (år) angives antallet af år, der skal gå, før inaktive debitorer kan anonymiseres. Denne opsætning vil gælde for alle inaktive debitorer, medmindre der er opsat en individuel opbevaringsperiode på den specifikke debitor (dette gøres på debitorkortet).

4. I feltet Kvikkunder opbevaringsperiode (år) angives antallet af år, der skal gå, før kvikkunder fremgår som anonymiserbare (kvikkunder = kunder der er knyttet til et tilbud men ikke oprettet som debitorer).

5. Klik på .

Individuel opbevaringsperiode på debitor

Ønskes der en individuel opbevaringsperiode på en debitor, kan dette sættes op på debitorkortet. Debitoren vil altså kunne anonymiseres ved udgang af den opsatte opbevaringsperiode (hvis debitoren ikke er blevet brugt inden for denne periode).

1. Gå til Debitorer → Debitorer.

2. Søg den debitor frem, som du vil rette opbevaringsperioden på.

3. Klik på under Handlinger ud for den pågældende debitor.