Johnnys Staldtips

Rykkere

De fleste virksomheder har nok prøvet det; arbejdet er udført og fakturaen er sendt afsted. Betalingsfristen kommer og går, men der kommer ingen betaling ind på erhvervskontoen. I denne omgang af Staldtips kommer jeg til at gøre det kort, men godt — det skal handle om rykkere!

Få sat det hele i system

Der kan være mange grunde til, at en kundes betaling udebliver. Uanset hvilken grund, der gør sig gældende, er det frustrerende ikke at få betaling for en vare/det udførte arbejde. Når en betaling udebliver mangler du selvfølgelig først og fremmest pengene, men derudover skal du også bruge yderligere ressourcer på at få dem indkrævet.

I situationer med manglende betaling, er det vigtigt, at du rykker kunderne løbende, så ubetalte regninger forhåbentlig hurtigt kan blive afklaret. Derfor er det en god ide at få sat din rykkerprocedure i faste rammer og få lavet nogle rutiner for, hvordan processen skal håndteres — f.eks. kan du vælge en fast ugedag, hvor du sender rykkere afsted.

En overskuelig rykkerprocedure

I vores skattekiste af administrative funktioner gemmer der sig selvfølgelig også muligheden for at håndtere rykkere. I E-Komplets rykkermodul får du en oversigt over de fakturaer, der ikke er betalt — og som systemet derfor automatisk foreslår, at du skal danne en rykker for.

Rykkermodulet holder også automatisk styr på, om det er 1., 2. eller 3. rykker, der skal sendes eller om fakturaen skal videre til inkasso. Hvis du har kunder, som skal fritages for at modtage rykkere, har du også mulighed for at sætte det op. Det vil automatisk fremgå af oversigten, at den pågældende debitor er fritaget.

Sådan fungerer rykkere i E-Komplet

Vores rykkermodul gør det så simpelt som muligt at håndtere din rykkerprocedure. Du har kun 2 faner, du skal forholde dig til — “Rykkere” og “Udskriv rykkere”. Med dem kan du styre hele rykker-showet nemt og enkelt.

Når du møder fanen “Rykkere”, vil du bl.a. kunne se status på tidligere forsendelser, hvem rykkeren er sendt til samt hvorvidt en faktura er blevet betalt. Når du skal danne dig et overblik over de ubetalte fakturaer eller oprette en rykker, foregår det hele via fanen “Udskriv rykkere”. Her kan du se de debitorer, der har ubetalte fakturaer samt alt tilhørende information som f.eks. beløb, sidste rykkerdato, status for forsendelse m.v.

For at oprette en rykker, skal du markere den debitor fra listen, der skal have en rykker. Skal alle eller flere på listen have en rykker, markerer du blot dem med. Når du har valgt dem, der skal have en rykker, klikker du på “Opret”. Her bliver du mødt af en dialogboks, hvor du har en række valgmuligheder:

Skal der rykkergebyr på?
Skal der oprettes en kassekladde?
Skal oprindelig faktura sendes sammen med rykkeren?

Når du har taget stilling til ovenstående, er det bare at trykke “Send rykkere”.

Pro tip!

Hvis du vælger at sende rykkere én af gangen, har du mulighed for at overstyre den mailadresse, der foreslås som modtagermail — og du kan sætte yderligere modtagere på forsendelsen.