Tips og tricks

Digitale værktøjer sikrer i sig selv ikke optimering!

Håndværksvirksomheder er i stigende grad nødt til at tage stilling til, hvordan de kan øge effektiviteten og skabe konkurrencefordele. De fleste vælger digitalisering som vejen frem. Digitale værktøjer sikrer dog ikke optimering i sig selv! Her får du vores råd til, hvordan du kan udnytte dit værktøjs fulde potentiale – både for dig, der skal til at digitalisere og for dig, der allerede er godt i gang.

Ingen optimering uden omstilling

At få succes med et digitalt værktøj kræver først og fremmest, at du som virksomhed er klar til at omstille dig og imødekomme nye arbejdsprocesser. Når du vælger at digitalisere din virksomhed, vil der være områder, hvor nye processer skal implementeres. Det indebærer ikke nødvendigvis en stor, omfattende omstrukturering. Du skal dog forvente, at det vil kræve nogle ressourcer som f.eks. tid.

Tag et kig på dine arbejdsprocesser

Som mange andre ønsker du formentlig at anskaffe et digitalt værktøj med det formål at optimere arbejdsprocesser. Det er dog vigtigt, at du har sat dig ind i, hvad en digitalisering vil indebære for dine arbejdsgange. Du har måske et ønske om at minimere det manuelle tastearbejde i bogholderiet, men hvad er det helt nøjagtigt, du gerne vil have, at et økonomisystem skal kunne? At have et digitalt værktøj er ikke ensbetydende med, at du automatisk får effektiviseret arbejdsgangene!

Lad os tage et kig på dit ønske om at minimere tastearbejde. Du har derfor valgt et økonomisystem, der kan automatisere store dele af administrationen. Tanken er, at det vil spare en masse tid, og du vil opleve færre tastefejl i fakturaer osv. Når systemet er kommet i brug, er det blevet lettere at lave løn, sende fakturaer etc. – ligesom du ønskede. Men… Bogholderiet bruger stadig en del tid på tastearbejde, og du oplever også stadig fejl i købsfakturaer.

Ovenstående oplever vi faktisk sker. Årsagen findes ofte i små ting, man har glemt eller måske bare ikke har tænkt over. Det kan nemlig være en simpel ting som, at du stadig modtager dine købsfakturaer som PDF i stedet for OIO (elektroniske fakturaer). Med OIO-fakturaer er der ingen behov for manuel indtastning, fordi systemet automatisk aflæser linjerne. Det er en lille ting, men det har stor betydning ift. tidsbesparelser og minimering af fejl. Så husk at tage et nærmere kig på dine arbejdsprocesser – også efter, at du har implementeret din løsning.

Dialog og samarbejde er vigtigt

For nogle medarbejdere kan det være svært at omstille sig. Derfor bør du have i mente, at nogle måske har brug for ekstra hjælp og tid. Lyt til deres bekymringer og sørg for at hjælpe dem godt på vej! Giv dem indsigt i, hvad der kommer til at ske og hvornår. I sidste ende handler digital omstilling om samarbejde og vidensdeling.

Det vil måske kræve lidt tålmodighed og undervisning, før du er godt kørende med et digitalt værktøj. Det er en del af processen. De fleste udbydere af IT-værktøjer i håndværksbranchen tilbyder dog en grundig opstart, der hjælper dig godt i gang. Afsæt dog altid noget tid til at kigge på de forskellige udbydere. Prøv at tage en snak med dem, for at få en følelse af, hvem du også vil kunne have en god, løbende dialog med.

Udover hjælp fra jeres udbyder, kan sparring og samarbejde mellem kolleger også være en god vej frem. Udpeg f.eks. en IT-projektleder, der kan overse hele implementeringen og som lærer systemet nærmest fra ende til anden. Du kan også udpege nogle medarbejdere, der hurtigt er kommet godt ind i systemet, som tovholdere. De kan hjælpe deres kolleger med at blive fortrolige med systemet og sparre med hinanden om arbejdsprocesser.

Undgå at overse vigtige værktøjer

Hvis du ikke allerede er godt bekendt med de funktioner, dit digitale værktøj inkluderer, bør du tage et nærmere kig på dem. Brug lidt tid på at sætte dig ind i, hvilke funktioner værktøjet har og hvilke der er relevante for dig. Måske er der nogle funktioner, du ikke bruger, som kan hjælpe med at optimere din indtjening eller effektivisere dine medarbejdere?

De fleste af branchens digitale værktøjer er ikke udelukkende skabt til at optimere arbejdsprocesser. De kan også bruges som vækstværktøj. De fleste udbydere tilbyder derfor funktioner som f.eks. Business Intelligence, hvor du kan analysere din virksomhed nærmere. Business Intelligence giver adgang til vigtig viden om din virksomhed, dine omkostninger, indtjeninger og medarbejdere. Du har altså adgang til information, der kan hjælpe med at træffe beslutninger baseret på data fremfor din mavefornemmelse?

Tag et kig på disse funktioner – gør du brug af dem?

Prisberegner

Materialepriserne stiger, men husker du at få justeret dine priser efter det? Med en prisberegner kan du få hjælp til at sørge for, at dine priser og avance altid matcher eventuelle prisstigninger.

Efterkalkulation

Ofte afsluttes opgaver uden nogen form for evaluering. Hvordan er det egentlig gået med dine sager? Med efterkalkulation kan du se, hvilke sagstyper du tjener penge på og hvor du eventuelt taber dem. Det hjælper dig bl.a. med at afgøre om du muligvis bør undgå visse opgaver fremover.

Timeanalyse

Har du styr på hvem af dine medarbejdere, der er mest fakturerbare? Med en timeanalyse får du indblik i, hvem af dine medarbejdere er mest effektive, hvem har mest sygdom m.m.

Har du lyst til at høre mere om, hvordan du kommer godt i gang med digitalisering? Vil du gerne vide, hvordan E-Komplet kan hjælpe med at optimere din virksomhed? Vi sidder klar til en snak på tlf. 69 15 27 82.