Tips og tricks

5 effektiviseringer,
der kan frigøre flere ressourcer i din håndværksvirksomhed

Mærker du også travlheden i branchen og har følelsen af, at der er for lidt tid og for få hænder til at klare opgaverne? En effektivisering af arbejdsprocesser kan ikke fikse alt, men det kan være en god start! Vi giver her et bud på 5 områder, der med digitale værktøjer kan effektiviseres og frigøre ressourcer.

Mange håndværksvirksomheder oplever lige nu et ekstraordinært travlt marked med skarp konkurrence og mangel på kvalificeret arbejdskraft. For nogle betyder det, at manglende tid og hænder gør det svært at tage nye opgaver ind, skabe overblik over eksisterende opgaver m.m. Her kommer digitale værktøjer ind i billedet. Digitale værktøjer som f.eks. et ordrestyringssystem giver mange muligheder for at optimere og effektivisere interne processer – og netop det kan spare dig for tid og måske endda give bundlinjen et ekstra boost.

Vores bud på 5 områder, du kan effektivisere ved hjælp af digitale værktøjer:

1. Planlægning

Planlægning kan være lidt som et puslespil med 2000 brikker, hvor du tilmed mangler nogle af brikkerne – uden at have overblik over hvilke. Ved at effektivisere din planlægning gennem et digitalt planlægningsværktøj, får du et komplet overblik (og alle brikkerne til puslespillet).

Ved at gøre planlægningen digital bliver det nemmere at udnytte dit mandskab fuldt ud og derved undgå spildtid eller dobbeltbookninger. Du vil bl.a. nemt kunne se, hvilken opgave dine medarbejdere er i gang med i realtid, flytte en medarbejder til en anden opgave eller tilføje en ny opgave.

Digital planlægning kan også blive en konkurrencefordel for dig, fordi du let kan se, hvornår dine medarbejdere er ledige til en ny opgave. Du kan derfor hurtigt give kunden et svar på, hvornår der er tid til at løse opgaven. Der er heller ingen opgaver, der bliver glemt eller dobbeltbookede medarbejdere. Det er med til at skabe loyale kunder og kan samtidig give dig gode anbefalinger, der på sigt ender med nye opgaver.

2. Materialeindkøb

Et andet område, du kan spare ressourcer på, er materialeindkøb. Der findes hertil en række digitale indkøbsværktøjer, der kan hjælpe dig med at samle dine leverandører ét sted. Ved at samle dem ét sted, er der mange fordele at hente – du vil kunne spare både tid og penge.

Med et digitalt indkøbssystem skal du f.eks. ikke bruge tid på at gå ind på hver leverandørs webshop for at finde varer og sammenligne priser. Systemerne er nemlig designet, så du nemt og hurtigt kan finde det bedste køb. Der findes også funktioner som “favoritlister”, der viser de varer, du oftest bestiller og som du derfor hurtigt kan få lagt i kurven. Derudover vil du kunne gøre brug af automatisk fakturakontrol, hvor dine købsfakturaer bliver tjekket for fejl ift. priser og rabatter – og her kan der altså være penge at spare!

3. Prisberegner

Er din fortjeneste optimal? Det kan være en balancegang at sætte din avance, så du skaber en god fortjeneste, men samtidig ikke har for høje priser ift. konkurrenterne. Det kan for mange ende ud med, at de lægger sig for lavt. Derved får man en lavere fortjeneste, end hvad der egentlig er optimalt. Her kan digitale værktøjer faktisk også komme dig til gode.

Skal du til at vælge et ordrestyringssystem, findes der systemer, der tilbyder en integreret prisberegner. Hvis du allerede har et system med denne funktion – gør du så brug af den? En prisberegner kan nemlig hjælpe dig med at holde styre på de avancer, du gerne vil have på dine varer. Beregneren kan automatisk huske dine avancer, tillæg og priser f.eks. fra kunde til kunde. Det betyder, at du får frigjort tid, da du kan sætte regler for debitorer, varenumre, varegrupper etc. Prisberegneren kommer også med forslag til, hvilken avance du bør sætte på de forskellige regler. Du sparer derfor ikke blot tid, men optimerer også din indtjening. Det er en simpel, men effektiv måde at holde styr på dine priser og varer ved fakturering.

4. Data og rapportering

Endnu et område, hvor en optimering virkelig kan batte, er en nemmere adgang til data og rapporter. De fleste ordrestyringssystemer tilbyder en eller anden form for rapporteringsværktøj – også som en integreret del af løsningen. Det er ikke blot besværligt selv at skulle samle data og udarbejde rapporter – det er også tidskrævende. Med en digital løsning kan du trække rapporter ud med et par enkelte klik, og så har du din data med det samme, samlet ét sted.

Der er altså tid at spare, men der kan også være penge at spare. Hvis du f.eks. samler hele din virksomhed i ét system, kan du via systemet trække data og statistik ud på alt fra indtjening til medarbejdere. Du får altså adgang til data, der viser dig præcis, hvor du er effektiv og hvor du tjener penge – og hvor du eventuelt taber dem. Det vil sige, at du f.eks. kan bruge data til at se, om der er sagstyper, du taber penge på og derfor fremover kan fravælge. Det kan hjælpe dig med at gøre plads i kalenderen til andre mere værdiskabende opgaver.

5. Time- og materialeregistrering på app

Det er ikke kun på kontoret, at effektivisering gennem digitale værktøjer kan have stor effekt. Spildtid er ifølge mange af branchens eksperter en ressourcedræber og bl.a. en del af, hvorfor mange virksomheder har oplevelsen af at mangle folk.

Der er en del tid at frigøre for dine folk ved at give dem digital time- og materialeregistrering, sagsinformation, kvalitetssikring osv. Det betyder, at de kan undgå spildtid som f.eks. at ringe eller køre forbi kontoret for at se, hvilken opgave de skal ud på eller for at aflevere timesedler etc. I stedet for har de via en app alle nødvendige informationer lige ved hånden og kan afslutte en opgave direkte ude hos kunden. Det betyder også, at du kan fakturere så snart opgaven er meldt færdig og derved afslutte opgaverne meget hurtigere.